CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
4.2 GIẢI PHÁP NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HĨA TẠI CƠNG
4.2.4 Hoàn thiện khâu giao nhận với cảng và giao hàng cho doanh nghiệp nhập
nghiệp nhập khẩu
- Nội dung giải pháp:
Tổ chức quá trình vận chuyển: Sau khi đã ký hợp đồng vận chuyển và giao hàng lên phương tiện vận chuyển chở hàng đến đúng nơi quy định mà người uỷ thác yêu cầu thì Cơng ty khơng phải đã hết trách nhiệm. Để thực hiện quá trình vận chuyển này thì đồng thời với việc người vận tải chở hàng đến cho nhà nhập khẩu Công ty phải cử 1 hoặc 2 cán bộ của Công ty cùng áp tải hàng hoá trong khi vận tải trên đường để cùng giám sát những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá được đặt ra cho người vận tải và hỗ trợ cho người vận tải trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại. Cán bộ áp tải hàng phải luôn giữ liên lạc với Công ty để thơng báo về tình hình vận chuyển. Khi gặp
40 khó khăn cần phải liên lạc với Cơng ty để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Công ty trong việc xử lý giải quyết tình huống khó khăn trở ngại đó.
Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu: Khi hàng hoá đã được chở đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng nhập khẩu. Cán bộ áp tải hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho chủ hàng và phải lập biên bản giao hành theo đúng khối lượng chất lượng mà nhà xuất nhập khẩu đã uỷ thác cho Công ty. Cán bộ áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký vào biên bản giao hàng vì đây sẽ là cơ sở để Cơng ty địi tiền cước phí giao nhận của người uỷ thác. Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người uỷ thác sau đó nộp lại cho Công ty.
Ư
Sơ đồ 4.2: Quá trình vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu
- Chuẩn bị giao nhận với cảng:
Chuẩn bị những thông tin cần thiết để giao nhận với cảng như vị trí cont, kho lấy hàng (nếu là hàng lẻ), bản sao tờ khai, phiếu đóng gói, phiếu xuất kho, phiếu xuất cont. Liên hệ với bộ phận vận tải và kho bãi công ty.
- Giao nhận với cảng:
Ln có mặt lúc giao nhận hàng, kiểm đếm, quan sát hàng hóa. Nếu hàng hóa bị tổn thất phải lập ngay chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi chủ hàng. Theo dõi q trình bốc xếp lên phương tiện vận tải.
Cơng ty
Nhận hàng từ bãi cảng
Vận chuyển con’t về kho bãi của cơng
ty Đóng hàng vào container Lưu kho hàng hóa Rút hàng ra khỏi container để kiểm hàng Tổ chức quá trình vận chuyển Giao hàng cho chủ hàng Giao container rỗng cho hãng tàu
41 - Giao hàng cho doanh nghiệp nhập khẩu:
Nếu hàng lưu kho: đưa hàng về kho doanh nghiệp, rút hàng ra khỏi cont (nếu là hàng cont). Trước đó bộ phận giao nhận phải thơng báo cho bộ phận kho để bố trí sắp xếp và phương pháp bảo quản hợp lý tránh làm hư hỏng hàng hóa ảnh hưởng tới khách hàng và uy tín danh nghiệp.
Hàng khơng lưu kho: tổ chức phương án vận tải. - Giao hàng:
Xuất trình bảo vệ phiếu giao hàng trước khi hàng ra cổng (nếu hàng lưu kho bãi công ty). Thông báo cho người nhận hàng biết.
Thực hiện kiểm đếm, giám sát quá trình giao hàng và giao hàng theo danh mục hàng hóa. Ghi chép đầy đủ thơng tin hàng hóa vào biên bản giao hàng (3 bản) có chữ ký của người nhận và lái xe. Báo cáo cho ngay cho cấp trên nếu gặp tình huống bất ngờ, không xử lý được.
- Sau khi giao hàng:
Cập nhật thông tin vào sổ theo dõi giao hàng cho chủ hàng. Báo cáo ngay cho cấp trên về ngày giờ, số lượng giao, địa điểm và vấn để phát sinh để theo dõi rút kinh nghiệm cũng như đánh giá chất lượng công việc.
Tập hợp, sao chụp tất cả chứng từ liên quan để lập chứng từ làm cơ sở yêu cầu doanh nghiệp ủy thác nhập khẩu thanh tốn phí dịch vụ và giải quyết tranh chấp nếu có. Ngồi ra để tránh chịu tổn thất khi chi phí vận chuyển tăng thì cơng ty nên tìm hiểu tình giá nguyên liệu thường xun để có mức phí phù hợp cùng với khâu nghiên cứu thị trường ở giải pháp đã trình bày ở phía trên.
- Dự kiến kết quả đạt được:
Tránh thiếu sót trong chứng từ pháp lý ban đầu bảo vệ quyền lợi chủ hàng. Giảm thiểu tình trạng bồi thường khi hàng hóa khách hàng hư hỏng do bảo quản khơng đúng cách. Ít chịu ảnh hưởng biến động giá nhiên liệu thị trường.
4.2.5 Hoàn thiện khâu lập chứng từ u cầu thanh tốn phí dịch vụ
- Nội dung giải pháp:
Việc tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hố cần vận chuyển đến cho chủ hàng NK có một ý nghĩa hết sức quan trọng, bởi vì nếu như khơng nắm bắt hiểu rõ được quá trình vận chuyển và làm cho hàng hoá dễ bị biến chất, hư hỏng, đổ vỡ. Đồng thời với quá trình làm thủ tục nhận hàng NK thì Cơng ty cần phải có sự chuẩn bị về nhân
42 công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dở, lưu kho hoặc vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thoả thuận giữa hai bên. Hiện Cơng ty đang có lợi thế rất lớn là có được một hệ thống kho bãi khang trang có thể phục vụ tốt nhất mọi nhu cầu lưu giữ bất kỳ một loại hàng hoá nào. Tuy nhiên cũng cần xác định tính hợp lý của từng lơ hàng trong việc lưu giữ ở vị trí kho bãi nào để thuận tiện nhất cho việc xếp dở và nâng hạ hàng hoá để vận chuyển.
Nếu là hàng u cầu lưu kho như của Ford thì hàng hố được lưu giữ tại kho riêng của Cơng ty phải được an tồn, kho bãi phải được chuẩn bị tốt, đủ tiêu chuẩn phù hợp với những điều kiện kỹ thuật bắt buộc áp dụng đối với từng loại hàng hố đã được nghiên cứu tìm hiểu.
Tập hợp tồn bộ chứng từ hàng hóa, chứng từ giao hàng và các hóa đơn gửi cho doanh nghiệp ủy thác nhập khẩu yêu cầu thanh toán.
Để tạo thuận lợi trong thanh tốn Cơng ty Thịnh Phát mở tài
khoản ở ngân hàng nước ngồi có chi nhánh trên khắp thế giới như HSBC, ANZ hoặc các ngân hàng liên kết với ngân hàng nước ngoài.
Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ các doanh nghiệp mới hợp tác lần đầu. Thông qua các hiệp hội giao nhận trong ngồi nước để tìm hiểu cũng như u cầu thanh tốn đối với những doanh nghiệp khơng thanh tốn phí dịch vụ.
- Dự kiến kết quả đạt được:
Thuận lợi, an tồn hơn trong thanh tốn quốc tế, giảm thiểu tối đa tình trạng nợ khó địi.