CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.2.4 Nhận số vận đơn chuyển phát nhanh, kiểm tra quá trình vận chuyển chứng từ
chuyển chứng từ gốc
Sau khi nhân viên chứng từ kiểm tra bộ chứng từ copy, nếu khơng có sai sót gì thì nhân viên chứng từ sẽ xác nhận với đại lý để bên phía đại lý tiến hành gửi bộ chứng từ gốc thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh.
Đối với công ty đại lý logistic tại nước ngoài, họ thường sử dụng dịch vụ của DHL, thông thường sẽ mất khoảng 3-4 ngày để vận chuyển bộ chứng từ sang văn phịng Cơng ty Thịnh Phát, tàu đi từ cảng nước ngoài sang cảng Cát Lái mất 20 – 25 ngày tùy thuộc vào cảng, vậy là ngày nhận được chứng từ gốc và ngày tàu về sẽ cách xa nhau. Vì vậy nhân viên chứng từ sẽ nhập liệu thông tin ngày tàu đi và đến vào phần mềm quản lý của
20 công ty để tiện theo dõi lô hàng. Thông thường chứng từ gốc sẽ rất ít khi có sai sót do sai sót nếu có đã được phát hiện từ lúc nhân viên chứng từ kiểm tra chứng từ nháp và chứng từ copy.
Ưu điểm: Đội xe đã ngày càng được đầu tư, cơng ty có đội xe gồm: trên 40 đầu kéo container, 15 xe vận tải chuyên dụng, gần 35 remooc để vận chuyển hàng nên chủ động trong khâu vận chuyển. Điều này góp phần nâng cao uy tín của cơng ty đối với khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa đúng thời gian, đúng địa điểm quy định, giải phóngđược lượng hàng hố.
Hạn chế: Mặc dù với đội ngũ nhân viên được đánh giá là khá tốt về nghiệp giao nhận và kinh nghiệm cao nhưng so với các công ty khác trong nước và trên thế giới thì trình độ của đội ngũ nhân viên Cơng ty vẫn cịn nhiều mặt yếu kém và cần phải đào tạo thêm để đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay. Điều này thể hiện cụ thể rằng nhân viên giao nhận của công ty đã lên đến 25 người nhưng chỉ hơn 10 người am hiểu nghiệp vụ, còn lại chỉ phụ làm thêm việc đơn giản hơn hoặc một khâu trong quá trình giao nhận, như vậy sẽ làm giảm hiệu quả trong hoạt động giao nhận mà trong giai đoạn hiện nay mỗi công ty.