Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long

Nền kinh tế thị trường hoạt động theo các quy luật kinh tế khách quan đã tạo ra một thị trường cạnh tranh khốc liệt mà ở đó để tồn tại và không ngừng lớn mạnh, các doanh nghiệp luôn phải theo

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế thị trường hoạt động theo các quy luật kinh tế khách quanđã tạo ra một thị trường cạnh tranh khốc liệt mà ở đó để tồn tại và khôngngừng lớn mạnh, các doanh nghiệp luôn phải theo đuổi mục tiêu kinh tế caonhất là lợi nhuận Thực tế cho thấy các doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả thìmới có thể tồn tại và phát triển Một câu hỏi đặt ra cho các doanh nghiệp làphải làm gì để đạt lợi nhuận tối đa trong giới hạn năng lực sản xuất của mình.

Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp phải tìm ra giải pháp tổchức kinh doanh tối ưu nhất để có thể hoạt động kinh doanh một cách có hiệuquả Doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cả các vấn đề, thực hiện hàng loạtcác giải pháp kinh tế để tối đa hoá lợi nhuận, cực tiểu hoá chi phí Một trongcác giải pháp luôn được các doanh nghiệp chú trọng là giải pháp phát huy nộilực Để thực hiện được các giải pháp phát huy nội lực thì công tác hạch toánkế toán đóng vai trò quan trọng, trong đó hạch toán chi phí nguyên vật liệuđược coi là công cụ sắc bén hiệu quả nhất.

Trong doanh nghiệp xây dựng, nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọnglớn trong giá thành sản phẩm Sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu sẽlàm giảm chi phí, tăng lợi nhuận đáng kể cho doanh nghiệp, điều này phụthuộc vào phần lớn công tác hạch toán nguyên vật liệu Vì vậy việc hiểu, vậndụng đúng và sáng tạo trong công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu là vấnđề hàng đầu của doanh nghiệp Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Longcũng không nằm ngoài quy luật đó Là một công ty nhà nước hoạt động tronglĩnh vực xây dựng, lại vừa đi vào cổ phần hoá nên công ty đang phải đối đầu

với nhiều thử thách Sử dụng hình thức kế toán tập trung nhưng do đặc điểmsản xuất của công ty là các công trình nằm rải rác ngoài trời nên việc quản lý,

giám sát nguyên vật liệu của công ty đang gặp rất nhiều khó khăn Trong quátrình hạch toán nguyên vật liệu công ty luôn tiến hành mọi biện pháp cải tiếncho phù hợp với tình hình thực tế, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những tồntại vướng mắc đòi hỏi phải tìm ra phương hướng hoàn thiện.

Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Longem thấy rõ tầm quan trọng của kế toán vật liệu cũng như những vấn đề chưa

thời gian học tập tại trường, với sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo,anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài:“Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 ThăngLong”.

Nội dung của luận văn ngoài lời mở đầu và kết luận, được chia làm 3chương sau:

Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trongdoanh nghiệp xây lắp.

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổphần xây dựng số 2 Thăng Long.

Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xâydựng số 2 Thăng Long.

Với thời gian có hạn và khả năng không cho phép nên bài viết của emchắc chắn còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiếncủa các thầy cô giáo và các anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán của côngty để bản luận văn của em hoàn thiện hơn nữa.

Hà Nội, ngày 8 tháng 4 năm2005Sinh viên: Trịnh Thị Vân

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu

Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn sản xuất phải có đủ 3 yếu tố cơ bảnlà: Tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động Theo Các Mác, tấtcả mọi vật trong thiên nhiên ở quanh ta mà lao động tác động vào nhằm biếnđổi nó phù hợp với mục đích của con người đều là đối tượng lao động Nhưvậy nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động Tuy nhiên Mác cũng chỉ rarằng bất cứ một loại nguyên vật liệu nào cũng là đối tượng lao động nhưngkhông phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉtrong điều kiện đối tượng thay đổi do lao động thì đối tượng đó mới là nguyênvật liệu Ví dụ như nhôm trong quặng bôxit không là nguyên vật liệu nhưngkhi nó được con người hao phí lao động tìm ra và tách khỏi quặng, phục vụcho ngành công nghiệp thì nhôm mới được gọi là nguyên vật liệu.

Trong doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu rất đa dạng, phong phú vềchủng loại, phức tạp về kỹ thuật Khi tham gia vào quá trính sản xuất kinhdoanh, nó không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu Nó chỉ tham giavào một chu kỳ sản xuất kinh doanh Về giá trị, nguyên vật liệu là một bộphận của vốn kinh doanh, khi tham gia sản xuất giá trị của nó được chuyểndịch một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra mà đối với doanh nghiệp xây lắpđó là các công trình cầu đường, nhà ở

1.1.2 Đặc điểm kinh doanh xây dựng ảnh hưởng tới hạch toán nguyên vậtliệu tại các đơn vị sản xuất kinh doanh xây dựng.

Doanh nghiệp nào cũng có đặc thù riêng ảnh hưởng đến công tác kếtoán trong doanh nghiệp đó Ngành xây dựng có đặc trưng riêng biệt so vớicác ngành khác bởi sản phẩm của xây dựng là các công trình có kết cấu phức

các khoản mục chi phí Mặt khác sản phẩm của ngành xây dựng thường cốđịnh tại nơi sản xuất, trong khi đó các yếu tố để tiến hành sản xuất như cácloại xe máy, thiết bị, nhân công lại vận động từ nơi này sang nơi khác Trongquá trình di chuyển các yếu tố đó thường gây ra hao hụt, mất mát do điều kiệnkhách quan và chủ quan của doanh nghiệp nên yêu cầu quản lý là tất yếu.Hơn nữa, việc xây dựng còn chịu tác động của địa chất công trình và điềukiện khí hậu, thời tiết của địa phương cho nên công tác quản lý và sử dụng tàisản, vật tư cho công trình rất phức tạp đòi hỏi phải có mức giá cho từng loạicông tác xây lắp cho từng vùng lãnh thổ.

1.1.3 Vị trí, vai trò nguyên vật liệu trong quá trình xây lắp.

Mỗi quá trình thi công xây lắp là sự kết hợp của ba yếu tố: Đối tượnglao động, sức lao động và tư liệu lao động Nếu thiếu một trong ba yếu tố nàythì không thể tiến hành thi công xây lắp được Vì vậy nguyên vật liệu chiếmmột vị trí quan trọng trong quá trình thi công Mặt khác trong ngành xây dựngcơ bản, vật liệu thường chiếm một tỷ trọng khá lớn, từ 60% đến 70% giá trịcông trình Như vậy mỗi một sự thay đổi về chi phí nguyên vật liệu dù lớnhay nhỏ cũng ảnh hưởng lớn giá thành sản phẩm Do số lượng và chất lượngcông trình phần lớn bị ảnh hưởng bởi số lượng và chất lượng vật liệu tạo ranó, nên vật liệu có chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại phù hợp vớicông trình thì mới tạo ra những công trình có chất lượng cao Mà chất lượngcông trình lại là một yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp trong ngành xâydựng có thể chiến thắng trong cạnh tranh, giúp doanh nghiệp nâng cao uy tíncủa mình trong bối cảnh nền kinh tế thị trường Như vậy có thể khẳng địnhnguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong hoạt độngsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, tăng cường công tác quản lý,công tác kế toán nguyên vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm, hiệu quảnguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình, hạ thấp chi phí sảnxuất, giá thành sản phẩm vừa là yêu cầu cấp thiết vừa là một biện pháp giatăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

1.1.4 Vai trò của kế toán đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.

Kế toán là công cụ phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính của các doanhnghiệp, trong đó kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong côngtác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phảnánh tổng hợp số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản và tình hìnhnhập, xuất, tồn kho vật liệu

Để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại vật liệu cho quátrình thi công, xây lắp, doanh nghiệp cần dựa vào kế toán nguyên vật liệu,thông qua kế toán nguyên vật liệu mà nắm bắt thông tin về nguyên vật liệutrên các mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn từ đó đề ra biện pháp quảnlý thích hợp.

Do đó kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo những yêu cầu và nhiệmvụ đã được quy định.

1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu.

* Xuất phát từ vai trò đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản

xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trịở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng.

- Để có được nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình thi công thì nguồnchủ yếu là thu mua Do đó ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về sốlượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và cả tiếnđộ về thời gian phù hợp với kế hoạch thi công công trình Đồng thời tiến hànhđánh giá kế hoạch mua vật liệu nhằm lựa chọn nguồn mua với giá trị muathấp nhất mà vẫn đảm bảo yêu cầu về số lượng và chất lượng vật liệu.

- Ở khâu bảo quản, dự trữ: Doanh nghiệp cần tổ chức tốt hệ thống khotàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện vận chuyển, cân đo, thực hiện đúngchế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng mất mát hao hụt,đảm bảo an toàn cho vật liệu Hệ thống kho tàng bến bãi hợp lý, phù hợp đặcđiểm từng loại vật liệu giúp quá trình nhập, xuất, kiểm tra vật liệu dễ dàng.Đối với việc dự trữ, doanh nghiệp cần xác định được định mức dự trữ tốithiểu, tối đa cho từng loại, từng thứ vật liệu tránh tình trạng khan hiếm vậtliệu, ảnh hưởng đến tiến độ thi công các công trình hoặc việc dự trữ quá mứccần thiết sẽ gây ra hiện tượng ứ đọng vốn.

- Khâu sử dụng: Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sởđịnh mức và dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, hạnchế hao hụt, mất mát trong quá trình thi công Muốn vậy công ty cần tổ chứctốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu cho từngđối tượng sử dụng như các công trình hay từng hạng mục công trình.

Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể quy định các hình thức thưởng phạtrõ ràng đối với những người liên quan tới quá trình quản lý và sử dụng vậtliệu Từ đó đề cao ý thức, trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trongdoanh nghiệp.

* Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế của kế toán và

xuất phát từ vị trí, vai trò, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong các doanhnghiệp xây lắp thì kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện phân loại, đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với các chuẩnmực, nguyên tắc kế toán đã quy định cũng như các yêu cầu quản trị của doanhnghiệp.

- Tổ chức ghi chép đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyểnnguyên vật liệu về hiện vật và giá trị Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tếcủa nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời,chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về sử dụng nguyênvật liệu cho sản xuất.

- Tổ chức kế toán phù hợp với kế toán hàng tồn kho, áp dụng đúng đắncác phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu đảm bảo cung cấp thôngtin, số liệu kịp thời đúng đắn cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp.

- Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệutrong quá trình xây lắp Tiến hành kiểm kê tài sản nói chung và vật liệu nóiriêng theo quy định của nhà nước.

1.3 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.1.3.1 Phân loại

Trong các doanh nghiệp xây lắp, vật liệu được sử dụng có rất nhiềuloại, nhiều thứ khác nhau về nội dung kinh tế, công dụng và nguồn nhập Đểcó thể quản lý vật liệu một cách chặt chẽ và hạch toán chi tiết từng loại, từngthứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần tiến hành phânchia chúng theo những tiêu thức nhất định.

* Căn cứ vào vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản

xuất kinh doanh, vật liệu được chia thành các loại:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là các đối tượng lao động cấu thành nêncác thực thể sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua ngoài) Đối với các doanhnghiệp xây dựng cơ bản đó là sắt, thép, xi măng, cát, sỏi, đá

- Nguyên vật liệu phụ: Là các loại nguyên vật liệu được sử dụng để làmtăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việcquản lý sản xuất sản phẩm, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loạithuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, phụ gia

- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượngtrong quá trình sản xuất kinh doanh, gồm xăng, dầu, khí gas, than củi

- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thaythế cho dụng cụ, máy móc, phương tiện vận tải, thiết bị xây lắp.

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại vật liệu và thiết bịcần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu, vật tư xây dựng mà doanh nghiệpmua dùng trong công tác xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.

- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu chưa được xếp vào các loại vật liệutrên, thường là những vật liệu được loại ra trong quá trình sản xuất hoặc phếliệu từ thanh lý tài sản cố định.

Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được nội dung,chức năng kinh tế của từng loại vật liệu, là cơ sở để xác định mức tiêu hao,định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, là cơ sở tổ chức hạchtoán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp từ đó có phương hướng vàbiện pháp quản lý khoa học đối với từng loại vật liệu.

* Căn cứ mục đích sử dụng nguyên vật liệu hay nội dung quy định

phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu được chiathành:

- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công xây lắp các công trình.- Nguyên vật liệu dùng cho phục vụ quản lý phân xưởng, quản lý doanhnghiệp và các nhu cầu khác.

Cách phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết các loại nguyênvật liệu theo mục đích sử dụng và là cơ sở để hạch toán chính xác các loạinguyên vật liệu sử dụng được thể hiện trên các tài khoản kế toán.

* Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu thì nguyên vật liệu được chia thành:

- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài chủ yếu là do mua ngoài, liêndoanh, biếu tặng

- Nguyên vật liệu thuê gia công chế biến.- Nguyên vật liệu tự sản xuất

Cách phân loại này là cơ sở để kiểm tra, xác định giá vật liệu nhập khohợp lý Đồng thời nó cũng là cơ sở để nhà quản trị phân tích đánh giá lựachọn cách thức mua hoặc nhập vật liệu từ các nguồn mua tốt nhất.

1.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá nguyên vật liệu là xác định trị giá của nó ở những thời điểmnhất định theo những nguyên tắc nhất định Công việc này có ý nghĩa quantrọng trong công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu Thông qua việcđánh giá nguyên vật liệu, kế toán mới ghi chép đầy đủ và có hệ thống các chiphí cấu thành nên giá nguyên vật liệu mua vào, giá trị nguyên vật liệu tiêu haotrong quá trình sản xuất Từ đó xác định chính xác giá trị sản phẩm sản xuấtra trong kỳ Mặt khác đánh giá chính xác vật liệu còn góp phần tính toán sátthực số tài sản hiện có của doanh nghiệp, đảm bảo thông tin cung cấp trên báocáo tài chính là trung thực, hợp lý.

* Yêu cầu đánh giá nguyên vật liệu.

- Yêu cầu xác thực: Việc đánh giá nguyên vật liệu phải được tiến hànhtrên cơ sở tổng hợp đầy đủ chi phí cấu thành nên giá trị của nguyên vật liệuđồng thời phải loại trừ ra khỏi giá trị vật liệu những chi phí không hợp lý, hợplệ.

- Yêu cầu thống nhất: Việc đánh giá vật liệu phải đảm bảo thống nhấtvề nội dung và phương pháp đánh giá giữa các kỳ hạch toán của doanhnghiệp.

* Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu (theo chuẩn mực số 02 - Hàng

tồn kho)

- Nguyên tắc giá gốc (giá phí): Theo nguyên tắc này, tất cả các loại tàisản, vật liệu phải được phản ánh, ghi chép theo giá phí của chúng, tức là toànbộ số tiền mà đơn vị đã bỏ ra để có tài sản đó ở tư thế sẵn sàng sử dụng.

- Nguyên tắc nhất quán, liên tục: Nguyên tắc này đòi hỏi phải áp dụngcác khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực và các phương pháp tính toán phảithống nhất trong suốt các niên độ kế toán Nếu có sự thay đổi về phương phápđánh giá thì phải được sự chấp thuận của cơ quan quản lý liên quan và phảisau một thời gian nhất định (thường là một niên độ kế toán).

* Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế: Theo quyđịnh hiện hành, kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giáthực tế có nghĩa là nguyên vật liệu khi nhập kho phải phản ánh theo giá thựctế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế theo đúng phương pháp quyđịnh Trị giá của nguyên vật liệu trên sổ sách, báo cáo tài chính nhất thiết phảitheo giá thực tế.

Trị giá nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ từng nguồn nhập mà trị giá

thực tế của nguyên vật liệu được xác định như sau:

+ Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn nhập kho bao gồm giá mua ghitrên hoá đơn, chí phí mua, thuế nhập khẩu (nếu có) trừ đi các khoản đượcgiảm giá, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại (nếu có).

Trong đó, chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ,tiền thuê kho bãi, tiền công tác phí của cán bộ đi mua và chi phí hợp lệ khác

Giá mua thực tế là số tiền thực tế phải trả cho người bán Trường hợpvật tư mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theophương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế giá trị gia tăng Nếu vật tưmua vào sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng theophương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, dự án thì giámua là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng).

+ Nhập do tự sản xuất: Trị giá nguyên vật liệu là giá thành thực tế sảnxuất nguyên vật liệu đó

+ Nhập do thuê ngoài gia công, chế biến: Trị giá nguyên vật liệu thuêngoài gia công chế biến bao gồm trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất thuêngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu đến nơi gia côngchế biến và từ nơi gia công chế biến về doanh nghiệp, tiền thuê gia công chếbiến.

+ Nhập do tự gia công chế biến: Trị giá nguyên vật liệu tự gia công chếbiến bao gồm trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất gia công chế biến và chi phígia công chế biến.

+ Nhập do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá nguyên vật liệu nhận vốngóp liên doanh bao gồm trị giá nguyên vật liệu do các bên thoả thuận và chiphí vận chuyển nếu có.

+ Nhập do được cấp, biếu, tặng: Trị giá nguyên vật liệu là giá ghi trênbiên bản giao nhận hay giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh.

+ Nhập kho nguyên vật liệu là phế liệu thu hồi: Trị giá thực tế nguyênvật liệu là giá ước tính có thể sử dụng hay giá bán có thể thu hồi.

Tính giá nguyên vật liệu xuất kho: Tuỳ theo đặc điểm hoạt động, yêu

cầu, trình độ quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật ở từng doanh nghiệp mà lựachọn các phương pháp sau:

+ Phương pháp tính theo giá đích danh (theo danh đơn riêng biệt): Theophương pháp này, khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộclô nào và đơn giá của lô đó để tính trị giá vốn của vật tư xuất kho Phươngpháp này áp dụng cho các doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện

được từng lô hàng, trong giá mua vật tư đã bao gồm chi phí vận chuyển và chiphí khác có liên quan.

+ Tính theo đơn giá bình quân: Căn cứ vào số lượng xuất kho và đơngiá bình quân gia quyền, theo công thức là:

+ Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Giả định giá vật tư nhậptrước sẽ được dùng để xuất kho trước Số còn lại sẽ được tính theo đơn giácủa các lần nhập sau Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp tổ chứcghi chép, hạch toán riêng biệt về số lượng, đơn giá, phẩm cấp của từng thứ vậttư theo từng lần nhập, xuất và doanh nghiệp chỉ sử dụng giá vốn thực tế đểghi sổ.

+ Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả địnhrằng đơn giá của lô hàng nào nhập sau sẽ được dùng làm đơn giá xuất kho đầutiên Số còn lại được tính theo đơn giá của các lần nhập trước đó Phươngpháp này có tính đến thời điểm xuất kho nguyên vật liệu chứ không phải đếncuối kỳ mới xác định Do đó giá cả giảm thì chi phí nguyên vật liệu sẽ thấp,lợi nhuận tăng và ngược lại.

+ Phương pháp tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ: Khi xuất khovật liệu trong tháng thì lấy giá thực tế bình quân tồn đầu kỳ để tính ra giá trịnguyên vật liệu nhập kho Phương pháp này ghi sổ kịp thời nhưng lại khôngchính xác vì giá nguyên vật liệu kỳ trước sẽ không phản ánh chính xác chi phínguyên vật liệu trong kỳ này gây ảnh hưởng đến công tác tính giá thành.

1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu.1.4.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủkho và kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho; nhằm đảm bảotheo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm

thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết vật liệu phù hợp góp phần tăngcường quản lý nguyên vật liệu.

1.4.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng.

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụkinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư hàng hoá đều phải lậpchứng từ bắt buộc đầy đủ kịp thời, theo đúng mẫu biểu, nội dung và phươngpháp lập Người lập phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của cácchứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mọi chứng từ về vậtliệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kếtoán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệukịp thời của các bộ phận, cá nhân liên quan.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/ QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995, QĐ 885/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của bộ trưởngbộ tài chính, các chứng từ kế toán vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)- Biên bản kiểm kê vật liệu (mẫu 08-VT)

- Hoá đơn GTGT- Hoá đơn bán hàng

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)- Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhànước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT)- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT)

1.4.1.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

Để tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, tuỳ theo điều kiện cụthể của mỗi doanh nghiệp mà áp dụng một trong các phương pháp sau:

- Phương pháp ghi thẻ song song

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển- Phương pháp sổ số dư

* Phương pháp ghi thẻ song song.

+ Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập,xuất, tồn kho của từng thứ vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng.

Thẻ kho do kế toán lập và ghi các chi tiết: Tên, nhãn hiệu, quy cách,đơn vị tính, mã số vật liệu sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ởkho Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợplý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số thực nhập, xuất vào chứng từvà thẻ kho Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho Định kỳ thủ khogửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật tư lên chophòng kế toán.

+ Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vậtliệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và giá trịcủa từng thứ vật liệu Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, lập bảng kênhập, xuất, tồn rồi kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho, số liệu dòng tổngcộng trên bảng kê nhập, xuất, tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp và sốliệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.

Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theophương pháp ghi thẻ song song bằng sơ đồ sau:

chi tiết

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu kiểm tra

Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.

Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp vềchỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều, việc kiểm tra đối chiếu tiếnhành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra tính kịp thời của kế toán.Điều kiện áp dụng: Trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu,khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không thường xuyên, trìnhđộ của cán bộ kế toán còn hạn chế.

* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

+ Tại kho: Việc ghi chép ở kho cũng giống như trong phương pháp ghithẻ song song.

+ Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chéptình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cho cả

năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vàosổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuấttrên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho gửi lên.

Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉtiêu giá trị Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếuluân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp.

Nội dung và trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương phápsổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 2:

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

Ưu điểm: Khối lượng ghi chép kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lầnvào cuối tháng.

Bảng kê xuấtBảng kê nhập

Phiếu xuấtPhiếu nhập

Thẻ kho

Sổ đối chiếuluân chuyển

Điều kiện áp dụng: Sử dụng trong các doanh nghiệp không có nhiềunghiệp vụ nhập, xuất vật liệu, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vậtliệu, do vậy không có điều kiện ghi chép tình hình nhập xuất hàng ngày.

* Phương pháp sổ số dư:

+ Tại kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập, xuất,tồn về số lượng thì còn sử dụng sổ số dư để ghi số lượng vật tư tồn kho và sửdụng cho cả năm Vào cuối mỗi tháng tháng, sổ số dư được chuyển cho thủkho Thủ kho căn cứ vào số lượng tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệuthực hiện trên thẻ kho để ghi, sau đó chuyển về cho phòng kế toán.

+ Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sẽ kiểm tra lại và hoànthiện các chứng từ, sau đó căn cứ vào các chứng từ để ghi vào các bảng kênhập, bảng kê xuất nguyên vật liệu Cuối tháng, căn cứ vào các số liệu trêncác bảng kê để ghi vào các bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sau đó dựa vào sốdư của thủ kho gửi lên, kế toán tính ra giá trị nguyên vật liệu nhập,xuất, tồntrong kỳ Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổsố dư, bảng kê nhập, xuất tồn và số liệu kế toán tổng hợp.

Nội dung và trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương phápsổ số dư có thể được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 3:

Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu

Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kếtoán, giảm khối lượng được ghi chép, công việc được tiến hành.

Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết sốhiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt số lượng nhiều khiphải xem trên thẻ kho Việc kiểm tra, phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho vàphòng kế toán nhiều khi gặp khó khăn.

Sổ số dư

Bảng tổng hợpnhập-xuất-tồn

Thẻ kho

+ Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập,xuất nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu đã xây dựng hệ thốngdanh điểm vật liệu, trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán vững vàng.

1.4.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.

Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản, các sổ kế toán tổng hợpđể phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát.

Nguyên vật liệu cũng là đối tượng kế toán, nó là tài sản lưu động thuộcnhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp, được nhập, xuất kho thường xuyên chonên việc mở các tài khoản tổng hợp để ghi chép và xác định trị giá nguyên vậtliệu tồn kho, xuất kho tuỳ thuộc vào doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theophương pháp nào Tuy nhiên theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày16/12/1998 của bộ tài chính, trong doanh nghiệp xây lắp chỉ áp dụng kế toántổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên mà khôngáp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ.

Phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho là phương pháp ghichép phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn các loạinguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán và các sổ kế toán khi có các chứngtừ nhập, xuất Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào cácchứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụngđể ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán Giá trị nguyên vật liệu tồn kho trêncác tài khoản, sổ kế toán có thể được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳkế toán.

Ưu điểm của phương pháp này là độ chính xác cao, biết được tình hìnhhiện có của nguyên vật liệu, nhưng lại hạn chế ở chỗ khối lượng công việclớn, tốn nhiều thời gian.

1.4.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng

Để kế toán tổng hợp nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản chủyếu sau: TK 152,TK 151, TK 331, TK 133

- TK 152"Nguyên liệu, vật liệu" dùng để phản ánh số hiện có, tình hìnhtăng, giảm các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế.

TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theotừng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kế toán vàyêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

TK 1521- Nguyên vật liệu chínhTK 1522- Vật liệu phụ

TK 1523- Nhiên liệu

TK 1524- Phụ tùng thay thếTK 1525- Thiết bị xây dựngTK 1528- Vật liệu khác

Trong từng tài khoản cấp 2 có thể mở chi tiết các tài khoản cấp 3, cấp4 tới từng nhóm thứ nguyên vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanhnghiệp.

- TK 151-"Hàng mua đang đi đường": Phản ánh trị giá vốn các loại vậttư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với người bánnhưng cuối kỳ hàng vẫn chưa về đến doanh nghiệp và theo dõi tình hình hàngđang đi đường kỳ trước về nhập kho doanh nghiệp kỳ này.

- TK 133 "Thuế GTGT được khấu trừ": Phản ánh thuế GTGT đượckhấu trừ, đã khấu trừ, còn được khấu trừ Việc áp dụng thuế GTGT giúpdoanh nghiệp tránh được việc đánh trùng lặp thuế như thuế doanh thu trướcđây TK 133 chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuếGTGT theo phương pháp khấu trừ thuế theo đúng quy định.

TK 133 có hai tài khoản cấp 2:

+ TK 1331: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của vật tưhàng hoá, dịch vụ.

+ TK 1332: Phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của tài sản cốđịnh.

- TK 331- "Phải trả cho người bán": Phản ánh quan hệ thanh toán giữadoanh nghiệp với nhà cung cấp hay người nhận thầu về các khoản vật tư,hàng hoá, lao vụ dịch vụ theo hợp đồng với doanh nghiệp Tài khoản này cầntheo dõi cho từng đối tượng cụ thể (từng người bán, người nhận thầu ) để

Ngoài các tài khoản trên, kế toán vật liệu còn sử dụng các tài khoảnliên quan như TK 111, TK 112, TK 128, TK 141,TK 138, TK 411, TK 621,TK 627, TK 641, TK 642

1.4.2.2 Hệ thống sổ tổng hợp nguyên vật liệu.

Tuỳ hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để tổ chức hệ thống sổkế toán tổng hợp cho phù hợp đặc điểm yêu cầu quản lý và trình độ hạch toáncủa doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xácvà nâng cao hiệu quả công tác kế toán.

* Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các sổ kế toán:

+ Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký chuyên dùng.+ Sổ cái TK 152, 331

+ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết các TK 152, 331

* Hình thức nhật ký chứng từ gồm các sổ kế toán:

+ Sổ chi tiết tài khoản 331

+ Các nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 3, số 5, số 6, số 7 + Bảng kê số 3, bảng kê số 4

+ Bảng phân bổ số 2.+ Sổ cái TK 152, 331

* Hình thức nhật ký - Sổ cái dùng các sổ kế toán:

+ Sổ nhật ký- Sổ cái

+ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết vật liệu sản phẩm, hànghoá, thẻ kho, sổ chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ, sổ chitiết tiền gửi, tiền vay

* Hình thức chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán:

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ+ Sổ cái TK 152

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như: Sổ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư sản phẩmhàng hoá, thẻ kho, sổ chi tiết chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành sản phẩm,dịch vụ

1.4.2.3 Trình tự kế toán

Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

TK 1331

(Nếu có)

TK 632,157(16)

TK 111,112,138,334,642

(6) Nhập do nhận lại vốn góp liên doanh bằng nguyên vật liệu.

(7) Vật liệu xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, không dùng hết nhập lại kho.(8) Tăng do vật liệu tự chế không thuê ngoài gia công chế biến.

(9) Xuất nguyên vật liệu để chế tạo sản phẩm, cho công tác xây dựng cơ bản.(10) Xuất nguyên vật liệu cho bán hàng, quản lý doanh nghiệp, quản lý ở cácđội.

(11) Xuất nguyên vật liệu cho hoạt động xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn nhàcửa, vật kiến trúc.

(12) Xuất nguyên vật liệu để góp vốn liên doanh.

(13) Xuất nguyên vật liệu để thuê ngoài gia công chế biến.(14) Nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê.

(15) Nguyên vật liệu mua về không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng,trả lại.

(16) Xuất bán trực tiếp, gửi bán.(17a) Đánh giá giảm nguyên vật liệu.(17b) Đánh giá tăng nguyên vật liệu.

1.5 Kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng máy vi tính.

1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong điều kiệnứng dụng phần mềm kế toán.

Để tổ chức tốt kế toán nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu quản lý nguyênvật liệu của doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệmvụ sau:

- Tổ chức mã hoá đối tượng cần quản lý, mà cụ thể ở đây là nguyên vậtliệu giúp cho việc nhận diện thông tin về các nghiệp vụ nhập xuất không bịnhầm lẫn, nhất là trong hệ thống xử lý tự động.

- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kếtoán nguyên vật liệu trên máy, bao gồm việc xác định, xây dựng hệ thốngdanh mục chứng từ trên máy và tổ chức luân chuyển, xử lý, lưu trữ, bảo quảnchứng từ.

- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán bằng cách quy định danh mục tàikhoản trên máy chi tiết hoá các tài khoản cấp 1 thành các tài khoản cấp 2, 3 sao cho phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp đãáp dụng.

- Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán tương ứng với hệ thống sổsách kế toán và trình tự hệ thống hoá thông tin thích hợp nhất với đặc điểmcủa doanh nghiệp

- Tổ chức kiểm kê, kiểm nhận, đánh giá lại vật tư cũng như lựa chọncác phương pháp xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập, xuất kho mộtcách hợp lý đảm bảo thuận tiện cho quá trình sản xuất kinh doanh cũng nhưquá trình quản lý của doanh nghiệp.

- Trình bày và cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình nhập, xuất, tồnkho nguyên vật liệu trên cơ sở các sổ sách, báo cáo

1.5.2 Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán nguyên vật liệu trongđiều kiện ứng dụng kế toán máy.

- Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp rất phong phú, đa dạng và biếnđộng thường xuyên, do đó khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểmvật tư và để tăng cường tính tự động hoá có thể đặt sẵn mức thuế GTGT củavật tư ở phần danh mục.

- Nguyên vật liệu có điểm đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thểchia thành phần hành kế toán nguyên vật liệu thành 2 phần là kế toán cácnghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất Khi nhập, xuất kho phải chỉ rõtên kho bảo quản lưu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lượng tồn của từng loạivật liệu.

- Đối với các nghiệp vụ nhập kho vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu vềgiá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho Trường hợpnhập 1 phiếu nhiều nguyên vật liệu thì chương trình cũng cho phép nhập cùngnhưng phải cùng kho Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí chotừng nguyên vật liệu làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.

- Đối với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu thì chương trình phải tựđộng tính được giá vốn xuất kho Vì chi phí vật liệu là khoản chi phí trực tiếptính cho đối tượng chịu chi phí nên khi xuất phải chỉ ra tên đối tượng để tậphợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giáthành.

Trình tự xử lý có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 5:

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬTLIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG2.1 Khái quát chung về công ty.

Phiếu nhập, phiếu xuât, chứng từ khác

Nhập các chứng từ vào máy

Mã đối tượng kế toán

Nội dung các nghiệp vụPhấn mềm MVT

xử lý tự động

- Sổ chi tiểt NVL- Sổ cái

- Báo cáo nhập, xuất, tồn và các báo cáo khác

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.

Tên công ty: Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long.

Tên giao dịch quốc tế: Thăng Long construction joint stock companyN02

Trụ sở chính: Đường Phạm Văn Đồng, huyện Từ Liêm, thành phố HàNội.

Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là công ty cổ phần nhànước trực thuộc tổng công ty xây dựng Thăng Long.

Tiền thân công ty là xí nghiệp cơ khí xây lắp Thăng Long được thànhlập ngày 10/12/1966 với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng các công trình phụcvụ cho sự nghiệp chống Mĩ cứu nước và xây dựng sau hoà bình.

Ngày 27/03/1993 Bộ GTVT ra quyết định số 497/QĐ/GTVT quyếtđịnh thành lập Công ty xây dựng và kiến trúc Thăng Long từ xí nghiệp cơ khíxây lắp Thăng Long.

Theo quyết định số 4003/QĐ-TCCB/LĐ ngày 22/08/1995 của bộGTVT, công ty xây dựng và kiến trúc Thăng Long được đổi tên thành Côngty xây dựng công trình kiến trúc Thăng Long trực thuộc tổng công ty xâydựng cầu Thăng Long với chức năng nhiệm vụ là xây dựng các công trìnhcông nghiệp, dân dụng, sản xuất cấu kiện bê tông và vật liệu xây dựng, xâydựng các công trình giao thông và kinh doanh khách sạn, du lịch.

Ngày 03/11/1999 Bộ GTVT ra quyết định số 31/1999/QĐ/GTVT đổitên thành công ty xây dựng số 2 Thăng Long với ngành nghề kinh doanh chủyếu là xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông

Ngày 17/09/2001 Bộ trưởng Bộ GTVT ra quyết định số 3057QĐ/BGTVT về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nước công ty xây dựng số 2Thăng Long thành công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long trực thuộctổng công ty xây dựng Thăng Long

Vốn điều lệ của công ty khi thành lập là 5.100.000.000 đồng.Trong đó:

- Vốn nhà nước là: 1.071.000.000 đồng (chiếm 21%)

- Vốn của các cổ đông khác là: 969.000.000 đồng (chiếm 19%)Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, công ty đã hoàn thành vàbàn giao nhiều công trình giao thông, dân dụng và công nghiệp lớn đưa vàosử dụng phục vụ cho nền kinh tế quốc dân Một số công trình tiêu biểu màcông ty đã thực hiện được như: Nhà in tổng công ty hàng không, nhà ga quốctế Lào, nhà điều hành bộ GTVT, rạp chiếu bóng, sở văn hoá Lai Châu, chợSắt Hải Phòng, Liên doanh khách sạn Việt - Nhật, Trải Thảm mặt cầu HàmRồng - Sông Mã, đường Bảo Đông - Mường Noong (CHDCND Lào) Riêngnăm 2003, các công trình và địa bàn thi công chủ yếu là Quốc lộ 18 BắcNinh- Nội Bài, gói thầu D6 đường HCM, quốc lộ 14B - Đà Nẵng, quốc lộ 2Vân Cơ - Đền Hùng

Ngoài ra, trong những năm qua công ty còn được nhà nước, bộ ngànhliên quan công nhận những thành tích trong lao động sản xuất: Đạt huânchương lao động hạng 3; nhiều bằng khen, giấy khen của Bộ và tổng công tytrao tặng; Đảng bộ liên tục được công nhận là đảng bộ trong sạch, vững mạnhtừ năm 1990 đến nay Đặc biệt có hai công trình được công nhận đạt chấtlượng xuất sắc.

Trong những năm qua công ty đã khẳng định mình bằng chính uy tín vàchất lượng đối với những công trình được giao nhận và sản phẩm sản xuất ra.Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm từ năm 2002 đến năm2004 thể hiện qua một số chỉ tiêu tài chính sau:

Một số chỉ tiêu tài chính của công ty

1 Giá trị sản lượng (tr.đ) 87.000 115.000 71.0002 Tổng doanh thu (tr.đ) 12.676,9 92.314,6 56.000

4 Thuế và các khoản phải nộpNSNN (tr.đ)

5 Nguồn vốn chủ sở hữu (tr.đ) 2.510,7 5.100 5.100

7 Thu nhập bình quân tháng(nghìn đồng/người)

Các chỉ tiêu trên đã phần nào phản ánh những thăng trầm của công tytrong quá trình phát triển Tuy nhiên đó là những vấn đề hết sức bình thườngđối với các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường hiện nay Dovậy công ty vẫn đang trong quá trình tìm tòi ra những hướng đi mới cho phùhợp với hoàn cảnh Và chắc chắn công ty sẽ còn có những bước tiến xa hơnnữa.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần xâydựng số 2 Thăng Long.

2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chínhcủa công ty

* Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là một công ty xây dựng

nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có những đặc điểm cơ bảnsau:

- Được thực hiện trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết với đơn vị chủ đầutư sau khi trúng thầu hoặc được chỉ định thầu Trong hợp đồng hai bên đãthống nhất với nhau về giá trị thanh toán của công trình cùng với các điềukiện khác.

- Tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm đã được xác định cụ thể trong hồ

- Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc có quy mô lớn,kết cấu phức tạp, mang tính chất đơn chiếc, thời gian xây dựng dài.

- Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện cần thiếtcho sản phẩm như các loại xe máy, thiết bị, nhân công phải di chuyển theođịa điểm đặt công trình Mặt khác, việc xây dựng còn chịu ảnh hưởng của địachất công trình và các điều kiện thời tiết, khí hậu của địa phương cho nêncông tác quản lý và sử dụng tài sản, vật tư cho công trình rất phức tạp, đòi hỏiphải có mức giá cho từng loại xây lắp cho từng vùng lãnh thổ.

- Trong các doanh nghiệp xây lắp, cơ chế khoán đang được áp dụngrộng rãi, với các hình thức giao khoán khác nhau như: Khoán gọn công trình,khoán theo từng khoản mục chi phí Cho nên phải hình thành bên giao khoán,bên nhận khoán và giá khoán.

* Với chức năng nhiệm vụ chính của công ty là chuyên trách thi công

xây dựng các công trình giao thông, các công trình công nghiệp và dân dụng,thì công ty kinh doanh các ngành nghề chủ yếu sau:

- Xây dựng công trình giao thông trong và ngoài nước (bao gồm: Cầu,đường, sân bay, bến cảng, san lấp mặt bằng )

- Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng và công trình điệnđến 35 KV.

- Nạo vét, bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình.

- Đầu tư xây dựng cơ bản các công trình cơ sở hạ tầng, cụm dân cư,khu đô thị, giao thông vận tải.

- Khai thác khoáng sản và kinh doanh vật liệu xây dựng, cấu kiện thép,cấu kiện bê tông đúc sẵn, bê tông nhựa.

- Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị.

- Sửa chữa xe máy thiết bị thi công, gia công cơ khí.

- Tư vấn thiết kế, thí nghiệm vật liệu, tư vấn giám sát công trình khôngdo công ty thi công.

- Kinh doanh thương mại, dịch vụ du lịch, khách sạn.

2.1.2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ của công ty.

Chính những đặc điểm riêng có của ngành như trên mà quy trình côngnghệ sản xuất của công ty cũng tuân thủ theo quy trình sản xuất xây lắp, ta cóthể khái quát quy trình đó như sau:

Sơ đồ 6: Quy trình công nghệ của công ty

Để thi công công trình, công ty có thể khoán gọn cho các đội sản xuấttuỳ thuộc từng công trình Trên cơ sở ký kết hợp đồng với công ty, phòng kỹthuật tính toán, lên kế hoạch cụ thể của nội bộ công ty về hạn mức vật tư đểgiao khoán cụ thể cho từng đội và thống nhất với các đội về các điều khoảncho việc thi công các công trình thông qua bản giao khoán Quyết định giaonhiệm vụ do phòng kế hoạch điều độ soạn cụ thể cho từng đội, từng côngtrình Ở các đội tiến hành phân công nhiệm vụ và khoán công việc cụ thể chotừng tổ thi công.

Ở khâu thi công lại bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau:

- Giai đoạn 1: Chuẩn bị thi công Đây là giai đoạn các đội tiến hànhnhận, giải phóng mặt bằng, xây các lán trại, đường công vụ và chuẩn bị mọiphương tiện khác cho quá trình thi công.

Mua vật tư, tổ chức nhân công

thi công

Nghiệm thubàn giaocông trình

Lập kế hoạch thi công

- Giai đoạn 2: Thi công phần hạ bộ Giai đoạn này có nhiệm vụ tạo mặtbằng cho công trình và thi công phần móng của công trình theo đúng thiết kếbao gồm các công việc như đúc, đóng cọc, làm móng, đổ bê tông trụ thân.

- Giai đoạn 3: Thi công phần thượng bộ Nhiệm vụ của giai đoạn này làđúc dầm, lao dầm.

- Giai đoạn 4: Đây là giai đoạn hoàn thiện, bao gồm các công việc nhưlàm mặt cầu, lan can cầu, lắp đèn chiếu sáng, dọn sạch lòng sông, làm đườnglên cầu, thử trọng tải cầu và hoàn thiện bàn giao.

Cuối tháng hoặc khi hoàn thành hợp đồng giao khoán, đội tiến hànhnghiệm thu, đánh giá công việc về số lượng, chất lượng công việc đã hoànthành của các tổ làm cơ sở thanh toán tiền lương cho từng tổ sản xuất theođơn giá trong hợp đồng giao khoán quy định.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

Để tăng cường bộ máy quản lý có hiệu lực, đảm bảo quản lý chặt chẽtất cả các khâu kinh doanh nhằm nâng cao chất lượng công trình và giảmnhững chi phí không cần thiết, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý của mìnhtheo cơ chế chế độ thủ trưởng, có sự hoạt động của tổ chức Đảng, công đoàn,thanh niên Việc quản lý của công ty được hội đồng quản trị trực tiếp điềuhành, bao gồm các phòng ban chức năng và các đội, đơn vị sản xuất; mỗiphòng ban đều có chức năng nhiệm vụ riêng của mình trong mối quan hệthống nhất.

* Hội đồng quản trị bao gồm:

- Chủ tịch hội đồng quản trị (kiêm giám đốc điều hành): Là người giữvai trò chủ đạo chung theo chế độ và luật định, người điều hành hoạt độngkinh doanh hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trịcủa công ty về việc thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ được giao.

- Ban kiểm soát: Chịu trách nhiệm giám sát hoạt động chung của côngty.

- Các thành viên: Là những người tham gia vào quá trình tổ chức quảnlý công ty, quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi người phụ thuộc vào số cổ phầnmà họ nắm giữ.

* Ban giám đốc gồm: Giám đốc, các phó giám đốc, và các phòng banchức năng.

- Các phó giám đốc: Công ty có 5 phó giám đốc, làm tham mưu chogiám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, mỗi người chịu trách nhiệmtrước giám đốc điều hành trực tiếp theo khu vực địa lý.

- Các phòng chức năng được tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý sảnxuất kinh doanh, bao gồm 7 phòng ban chức năng:

1 Phòng kinh tế hợp đồng: Chịu trách nhiệm ký và thanh lý các hợpđồng kinh tế, lập và duyệt các định mức đơn giá tiền lương, lập hồ sơ thanhtoán với chủ đầu tư theo giá trị khối lượng hoàn thành, lập bản giao khoáncho các đội.

2 Phòng kế hoạch thị trường: Tổng hợp kế hoạch các bộ phận và lập kếhoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị, đôn đốc theo dõi và tổng hợp báocáo kết quả thực hiện.

3 Phòng kỹ thuật: Nghiên cứu áp dụng những tiến bộ khoa học kỹthuật vào thực tế sản xuất, nhằm nâng cao năng xuất, chất lượng, hiệu quả sảnxuất kinh doanh; tính toán khối lượng, lập hồ sơ đấu thầu, xác định khốilượng thực tế phải làm tại hiện trường để giúp phòng kế hoạch điều đội giaoviệc; lập hạn mức vật tư, theo dõi, kiểm tra về hạn mức kỹ thuật, chất lượngcác công trình, các dự án của công ty đã và đang thực hịên.

4 Phòng tuyển chọn cán bộ - lao động tiền lương (TCLĐ - CBTL): Tổchức tuyển chọn lao động, phân công lao động, sắp xếp điều phối lao độngcho các đội sản xuất, hình thành các chứng từ về lao động, tiền lương cho cacbộ phận của công ty.

5 Phòng máy - vật tư: Cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại, chấtlượng vật tư cho các công trình theo kế hoạch quản lý, tham mưu sử dụngtoàn bộ máy móc, thiết bị phương tiện vận tải cho toàn công ty.

6 Phòng tài chính - kế toán: Thực hiện ghi chép, xử lý, cung cấp sốliệu về tình hình tài chính; huy động, phân phối, giám sát các nguồn vốn, bảotoàn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tổ chức trả lương cho cán bộ côngnhân viên.

Về cơ cấu của một đội sản xuất trong công ty gồm: Đội trưởng, đội phókỹ thuật, từ 1 đến 3 kỹ thuật viên là kỹ sư chuyên ngành; từ 1 đến 2 nhân viênthống kê kế toán, 1 nhân viên tiếp liệu, 1 thủ kho được bố trí tuỳ theo tínhchất, quy mô sản xuất của đội, có thể bố trí kiêm nghiệm để giảm bớt địnhbiên và tăng thêm thu nhập.

Trong quá trình hoạt động, các phòng ban của công ty đã thực hiện đầyđủ, nghiêm túc chức năng nhiệm vụ được giao, thường xuyên có sự phối hợpgiữa các phòng ban đơn vị liên quan để thực hiện có hiệu quả chức năngnhiệm vụ của mình.

Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty có thể minh hoạ theo sơ đồ 07

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Hiện nay, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức chứng từ ghisổ, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Bộ máykế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung Theo hình thức này,công ty tổ chức một phòng kế toán duy nhất làm nhiệm vụ hạch toán chi tiếtvà hạch toán tổng hợp Phòng kế toán tổ chức mọi công việc kế toán, thựchiện đầy đủ, có chất lượng từ khâu đầu xử lý các chứng từ nhập, xuất vật tưđến khâu cuối tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo kế toán Ngoài ra bộmáy kế toán phải tham gia phân tích hoạt động kinh tế, kiểm kê tài sản, kiểmtra kế toán, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài sản kế toán theo quy định.

Dưới các xưởng, đội thi công thường đi theo các công trình xây dựng,do đó các nhân viên thống kê kế toán đội tiến hành hạch toán ban đầu cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công trường, thực hiện xử lý sơ bộ chứng từliên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở đội; lập bảng kê, định kỳ gửivề cho phòng kế toán của công ty để hạch toán.

Phòng tài chính, kế toán của công ty gồm 8 người, mỗi kế toán viênphụ trách việc theo dõi ghi chép một số sổ và các tài liệu liên quan đến phầnviệc của mình.

- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản,gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việckế toán cho kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý,chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán.

- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp chi phí, tính giá thành, và xác định kếtquả kinh doanh; kiểm tra số liệu của các bộ phận kế toán khác chuyển sangphục vụ cho việc khoá sổ kế toán, lập báo cáo kế toán

- Kế toán vật liệu, công nợ khách hàng: Theo dõi số hiện có, tình hìnhbiến động của từng loại vật liệu, xác định chi phí vật liệu cho từng công trìnhcũng đồng thời theo dõi tình hình thanh toán công nợ với khách hàng.

- Kế toán tiền lương: Tiến hành tính lương và BHXH phải trả chongười lao động trong doanh nghiệp đồng thời ghi chép tổng hợp tiền lươngtrong doanh nghiệp.

- Kế toán tiền mặt, công nợ nội bộ: Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõicác khoản thu chi tiền mặt, các khoản thanh toán nội bộ trong công ty

- Kế toán giao dịch ngân hàng: Chịu trách nhiểm trong việc làm thủ tụcthanh toán qua ngân hàng, theo dõi các khoản nợ gốc, lãi vay các tổ chức tíndụng Cuối tháng lập bảng kê báo cáo.

- Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ: Theo dõi tình hình biếnđộng tăng, giảm tài sản cố định đầy đủ, kịp thời đồng thời tiến hành lập bảngphân bổ công cụ, dụng cụ xuất dùng để theo dõi việc sử dụng công cụ, dụngcụ của doanh nghiệp.

- Thống kê đội: Theo dõi, tập hợp tất cả các khoản chi phí trực tiếp phátsinh, tổng hợp số liệu báo cáo về phòng tài chính - kế toán của công ty.

Có thể nói, việc lựa chọn bộ máy kế toán theo mô hình tập trung đãgiúp công ty kiểm tra công tác kế toán dễ dàng, mọi thông tin được cung cấpmột cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, lãnh đạo công ty có thể nắm được tìnhhình hoạt động của công ty nhanh chóng, tạo điều kiện cho công ty trang bịcác phương tiện ghi chép, tính toán, quản lý thông tin.

Sơ đồ 8: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty:

Kế toán trưởng

Kế toán tiền mặt, công nợ nội

Kế toán giao dịch ngân hàng

Kế toán vật tư

công nợ khách

Kế toán tổng hợp

Kế toán TSCĐ

công cụ,dụng cụ

Kế toán tiền lương,BHXH,

Thống kê kế toán đội

Sơ đồ 7: Cơ cấu quản lý của công ty

Hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm kế toán AF5 tức chươngtrình kế toán AFsystem phiên bản 5.C năm 1998 - 2000 của công ty NDT vớigiao diện như sau:

Màn hình 1:

Một số đặc điểm nổi bật của phần mềm này là:

- Khi nhấn đúp chuột vào biểu tượng phần mềm trên màn hình máy tínhthì màn hình giao diện của phần mềm hiện ra như trên Người sử dụng chỉviệc điền tên người sử dụng và mật khẩu đúng và nhấn vào chữ "đồng ý" thìmàn hình hệ thống hiện ra như sau:

Màn hình 2:

- Màn hình hệ thống chỉ bao gồm các mục: Hệ thống, danh mục,chứng từ, báo biểu, tuỳ chọn, soạn thảo, hướng dẫn nên có thể nói là đơn giản,dễ sử dụng Khi cần làm việc ta chỉ cần kích chuột tại mục đó, máy tự hiện racác chương trình ứng dụng phù hợp với yêu cầu của người sử dụng.

- Máy tự động tính, xử lý thông tin sau khi kế toán nhập dữ liệu cầnthiết như tự động tính giá thành từng công trình chi tiết theo từng khoản mục,tự động tính và trích khấu hao tài sản cố định, tự in các báo cáo, các chứng từtheo đúng yêu cầu quản lý của đơn vị Riêng phần hành kế toán tiền lươngcông ty không sử dụng phần mềm để tính toán mà dùng chương trình Exel sauđó phần mềm chỉ in ra các báo cáo, các sổ cần thiết

- Đối với các nguồn nhập liệu khác nhau, phần mềm cho phép sử dụngcác màn hình nhập liệu khác nhau Chẳng hạn, đối với nguyên vật liệu, mànhình nhập và xuất vật liệu sẽ khác nhau Đối với các nghiệp vụ xuất khácnhau như xuất chuyển kho và xuất cho sản xuất cũng sẽ có hai màn hình nhậpliệu khác nhau.

- Quy trình xử lý nghiệp vụ của máy cũng tương tự quy trình xử lý hệthống hoá thông tin trong kế toán trên máy vi tính, có thể được hiểu như sau:

Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào nộidung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các chứng từ gốc, cậpnhật số liệu vào máy theo đúng đối tượng mã hoá đã được cài đặt trong phầnmềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, danh mục vật tư đúng quan hệ đối ứng tài khoản Máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết TK theotừng đối tượng và tự động ghi vào sổ cái TK có mặt trong định khoản, bảngkê liên quan Phần mềm chỉ thực hiện các bút toán đơn giản khi xác định sốphát sinh, số dư trên tài khoản Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết(kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn ) chương trình AF5 cho phép làm tựđộng qua các bút toán kết chuyển đã được cài đặt trong chương trình màngười sử dụng lựa chọn Khi người sử dụng chọn đúng bút toán kết chuyển,máy sẽ tự động kết chuyển toàn bộ giá trị dư nợ (dư có) hiện thời của TK kếtchuyển sang bên có (bên nợ) của tài khoản được kết chuyển.

Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in ra bất kỳ lúc nào các sổ chi tiết, sổcái TK sau các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng phươngpháp "xâu lọc" Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tổng hợp tự động củamáy mà hai bộ phận kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được thực hiện đồngthời

2.2.2 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty

Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long là một công ty xây dựngnên nguyên vật liệu của công ty cũng có một số đặc điểm chung của doanhnghiệp xây dựng như sự đa dạng phong phú về chủng loại, quy cách, về tỷtrọng nguyên vật liệu chiếm trong chi phí xây dựng công trình Cụ thể, mộtsố loại nguyên vật liệu mang tính chất đặc thù như ximăng, cát, sỏi, đá, vôi,gạch Chi phí nguyên vật liệu của công ty chiếm 65% - 70% trong tổng chiphí xây dựng công trình Vật liệu của công ty không qua hệ thống kho mà đểngoài trời, do vậy hao hụt tự nhiên thường cao Chính vì vậy mà đòi hỏi việcbảo quản vật liệu của công ty phải đảm bảo những yêu cầu cơ bản như sạchsẽ, thoáng mát, không ẩm ướt Ví dụ, cát mua về không nhập kho mà đổ ngayngoài bãi gần chỗ xây dựng, nếu trong thời gian thi công mà gặp mưa gió bấtthường nếu công ty không che đậy cẩn thận có thể sẽ bị trôi đi làm hao hụt tự