Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu của từng đội, từng công trình, các đội phải làm phiếu đề nghị lĩnh vật tư, đội trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư và căn cứ vào biên bản giao khoán công trình hay hạng mục công trình, phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho. Trường hợp phòng vật tư mua nguyên vật liệu chuyển thẳng cho đội sản xuất thì phiếu xuất kho được lập cùng phiếu nhập kho. Thông thường các đội tự mua nguyên vật liệu sau đó làm thủ tục nhập kho tại phòng vật tư đồng thời lập luôn phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại phòng vật tư
- Liên 2: Thủ kho nhận rồi chuyển lên cho phòng kế toán - Liên 3: Do đội nhận vật tư giữ
Phiếu xuất kho trước hết được đưa lên cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt rồi giao cho đội sản xuất, thủ kho sau khi nhận được phiếu xuất kho sẽ kiểm tra tính chính xác và căn cứ vào đó để xuất vật tư.
Ngoài số lượng vật liệu xuất kho chủ yếu cho thi công công trình, cho quản lý phục vụ quá trình thi công thì nguyên vật liệu của công ty còn được bán (đó là các phế liệu thu hồi từ công trình) hoặc cho các đơn vị khác trong cùng tổng công ty vay tạm thời hoặc xuất cho các đội gia công.
Trong trường hợp xuất cho các đơn vị khác trong cùng tổng công ty thi công thì căn cứ vào hợp đồng vay mượn giữa các đơn vị vay với công ty đã được giám đốc ký duyệt, phòng vật tư lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu này cũng được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc tại phòng vật tư
- Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ vận chuyển trên đường - Liên 3: Thủ kho giữ làm thủ tục xuất hàng và làm căn cứ ghi vào thẻ kho Trường hợp xuất bán thì kế toán lập hoá đơn bán hàng, đây cũng chính là phiếu xuất kho (có kèm theo hoá đơn giá trị gia tăng). Hóa đơn bán hàng cũng được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại phòng vật tư - Liên 2: Khách hàng giữ
- Liên 3: Thủ kho giữ
Phiếu lĩnh vật tư phục vụ cho thi công công trình 14B-Đà Nẵng.
Biểu số 2:
PHIẾU LĨNH VẬT TƯ
Ngày 08/09/2004 Đơn vị lĩnh vật tư: Đội 201
Lý do lĩnh: Thi công công trình 14B-Đà Nẵng Tại kho: Đội 201 (hàng nhập xuất ngay)
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
1 Đá hộc m3 800
2 Cát vàng m3 400
3 Đá 1×2 m3 50
Thủ trưởng đơn vị Phòng vật tư Phòng kỹ thuật Phụ trách bộ phận Người yêu cầu
(ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu này và biên bản giao khoán phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất kho sau:
2.2.5.3 Tổ chức danh mục vật tư ở công ty.
Theo quy định của bộ tài chính, toàn bộ các đối tượng quản lý của doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính đều phải tiến hành mã hoá. Riêng vật tư hàng hoá trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Do đó yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng danh điểm. Tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long quy định danh mục vật tư gồm mã 3 cấp, trong mỗi cấp được chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu khác nhau, trong mỗi loại nguyên vật liệu lại có các nhóm khác nhau.
Sau đây là danh mục một số vật tư trong công ty:
Màn hình 3:
Chẳng hạn, trong danh mục trên: NC là nguyên liệu chính - mã cấp 1
NCC là nguyên liệu chính Cát các loại - mã cấp 2 NCC01 là cát đen A3 - mã cấp 3
2.2.5.4 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty.
Hiện nay, việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu của công ty được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Đây là một phương pháp ngày càng được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp bởi ưu điểm của nó là việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Đặc biệt trong điều kiện ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán thì việc xử lý, tính toán của kế toán trở lên dễ dàng hơn rất nhiều. Đặc điểm của phương pháp ghi thẻ song song là sự kết hợp chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho và ghi chép của kế toán tại phòng kế toán, trên cơ sở đó giám sát tình hình cung cấp, sử dụng nguyên vật liệu tại công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ở kho: Hàng ngày khi các nghiệp vụ nhập, xuất thực tế phát sinh, thủ
kho thực hiện việc thu phát vật liệu và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các phiếu nhập, xuất kho và thẻ kho của từng thứ vật liệu. Mỗi loại vật liệu chỉ được theo dõi trên một thẻ kho. Toàn bộ những loại nguyên vật liệu được công ty tiến hành nhập, xuất thẳng khi lập phiếu nhập cũng chính là phiếu xuất nên số dư cuối ngày của các loại nguyên vật liệu bằng không (không có tồn kho nguyên vật liệu đó).
Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật tư hàng hoá cho phòng kế toán.
Ở phòng kế toán: Định kỳ nhận được phiếu xuất kho của thủ kho gửi lên,
kế toán vật liệu kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hoàn chỉnh chứng từ. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán nên kế toán chỉ phải nhập số liệu từ các chứng từ liên quan vào máy, phần mềm cài đặt tự xử lý thông tin và có thể in ra các sổ và chứng từ cần thiết. Đối với mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc đối với mỗi loại xuất khác nhau chẳng hạn như xuất chuyển kho và xuất
nhập, xuất, toàn bộ sẽ được ghi vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp vật liệu phục vụ cho việc quản lý vật liệu của doanh nghiệp. Sổ chi tiết là sổ dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất của từng loại vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán vật liệu tiến hành thao tác cộng sổ chi tiết trên máy và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, tránh tình trạng nhầm lẫn trong quá trình ghi sổ. Quá trình nhập dữ liệu vào máy được thực hiện một lần cho cả kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, vì vậy em sẽ trình bày phần nhập dữ liệu ở phần kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu.
2.2.5.5 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long. số 2 Thăng Long.
Đồng thời với quá trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán cũng phải ghi sổ tổng hợp nguyên vật liệu. Phương pháp kế toán mà công ty đang áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Như đã giới thiệu ở trên, đây là phương pháp ghi chép thường xuyên các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư trên các tài khoản kế toán. Vì vậy để theo dõi tình hình biến động tăng, giảm nguyên vật liệu tại công ty, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
TK 152"nguyên vật liệu": Theo dõi giá trị hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.
TK 331"phải trả người bán": Theo dõi tình hình thanh toán khoản tiền phải trả nhà cung cấp vật tư của công ty.
Một số tài khoản khác liên quan như: TK621, TK623, TK141, TK111, TK112, TK133...
* Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu của công ty phần lớn được mua ngoài (mua chịu hoặc mua bằng tiền tạm ứng). Việc mua, bán nguyên vật liệu trong điều kiện nền kinh tế thị trường thường diễn ra thông thoáng, nhanh gọn. Nhìn chung đối với các công ty xây dựng, vật liệu mua ngoài thường ở gần công trình thi công nên ở công ty ít khi có trường hợp hoá đơn về mà nguyên vật liệu chưa về trong tháng và ngược lại. Vì vậy công tác ghi sổ kế toán đơn giản hơn do chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng.
Ngoài nguồn mua ngoài bằng tạm ứng hay mua chịu, công ty còn nhập nguyên vật liệu từ các nguồn khác như vật liệu do các xưởng sản xuất gia công, thu hồi cho vay tạm thời, nhập lại nguyên vật liệu do không dùng hết...
Việc mua nguyên vật liệu bằng tạm ứng diễn ra thường xuyên trong công ty. Trước hết cán bộ hay người lao động trong công ty sẽ được ứng trước một khoản tiền nhất định để mua vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đã được duyệt. Sau khi hoàn thành việc mua, người nhận tạm ứng sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng nộp cho công ty yêu cầu thanh toán tạm ứng.
Việc cập nhật dữ liệu về tình hình nhập kho nguyên vật liệu do mua bằng tạm ứng được tiến hành giống thanh toán tạm ứng và trên cơ sở các chứng từ như hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng và giấy thanh toán tạm ứng. Căn cứ vào nội dung kinh tế được phản ánh trên các chứng từ, kế toán nhập dữ liệu vào máy ở màn hình nhập liệu sau:
Màn hình 4:
Trước hết để vào màn hình nhập liệu, kích chuột tại biểu tượng phần mềm kế toán mà công ty sử dụng, giao diện phần mềm hiện ra. Sau đó người sử dụng điền các thông tin về tên và mật khẩu đúng thì màn hình hệ thống các menu xuất hiện. Kích tiếp chuột vào menu "báo biểu", chọn mục nguyên liệu, vật liệu, chọn tiếp mục nguyên liệu vật liệu mua ngoài, sau đó máy hiện ra
màn hình nhập liệu như trên. Sau đó kế toán nhập dữ liệu vào máy, căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập theo các chỉ tiêu có trên màn hình nhập liệu.
Ví dụ (theo ví dụ 1): Ngày 08/09/2004, ông Bình dùng tiền tạm ứng
của công ty để mua đá hộc cho công ty với số lượng 800m3, đơn giá 54.000đ/ m3 của công ty VLXD Lê Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoá. Kế toán tiến hành nhập liệu theo các chỉ tiêu sau:
−Loại chứng từ: Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ - nhập mua
−Kho nhập: Đội 201
−Ngày: 08/09/2004
−Số phiếu nhập: 8
−Hoá đơn ngày: 08/09/2004
−Mã khách VAT: 100208
−Mã số thuế: (máy tự động)
−Mã đối tượng tập hợp: 14B
−Diễn giải: Ông Bình nhập mua của công ty VLXD Lê Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoá (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
−Mã hàng hoá: NCD13 −Tên hàng hoá: Đá hộc −ĐVT: M3 −Số lượng: 800 −Đơn giá vốn: 54000 −Tiền vốn: (máy tự động) −% thuế: 10 −Cộng tiền vốn: (máy tự động)
−Thuế VAT: (máy tự động)
Sau khi nhập song nội dung một nghiệp vụ , kế toán có thể nhấn chuột phải vào bảng để nhập thêm các nghiệp vụ khác và kết thúc việc nhập liệu bằng nút "lưu".
Trên cơ sở các đối tượng được mã hoá, nội dung nghiệp vụ được cập nhật thì máy sẽ thực hiện ghi các nội dung ngoài màn hình nhập dữ liệu vào sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư. Tuỳ theo yêu cầu thông tin của đơn vị mà kế toán có thể cung cấp bất cứ lúc nào thông qua lệnh in. Cuối tháng kế toán phải lọc chứng từ theo nguồn nhập để đánh số chứng từ ghi sổ.
GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG
Đề nghị: Giám đốc Tên tôi là: Đỗ Văn Bình
• Ngày 08/09/2004 tôi mua cho đội 201( phục vụ thi công công trình 14B- Đà Nẵng) lượng đá hộc là 800m3,với đơn giá là 54.000 đồng/ m3, lượng cát vàng là 400, đơn giá 45000đ/m3, lượng đá 1×2 là 50 m3, đơn giá 110000đ/m3 bằng tiền tạm ứng
• Giá chưa có thuế là 66.700.000 đồng
• Thuế GTGT(10%) 6.670.000 đồng
• Tổng thanh toán 73.370.000 đồng
• Bằng chữ: Bảy mươi ba triệu ba trăm bảy mươi nghìn đồng
• Đề nghị giám đốc thanh toán tiền mua trên.
• Giám đốc ký duyệt Ngày 08/09/2004
• Người xin thanh toán
• (Ký tên)
• •
• b) Trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài(chịu nợ).
• Có trường hợp công ty không mua nguyên vật liệu bằng tạm ứng mà chịu nợ với người bán. Đây cũng là một trường hợp thường thấy trong mua bán ở nền kinh tế thị trường. Trong trường hợp này, công ty cũng căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ như trên, tiến hành nhập dữ liệu ở màn hình giống như mua bằng tạm ứng, tuy nhiên có nhập thêm chỉ tiêu về mã khách hàng công nợ, thời hạn thanh toán.
• Ví dụ: Ngày 13/09/2004, ông Trung nhập mua đá hộc tại công ty vật liệu xây dựng Lê Thanh, Lam Sơn, Thanh Hoá với số lượng 150m3,
• Thuế GTGT(10%) 787.500 đồng Tổng thanh toán 8.662.500 đồng Chưa trả tiền người bán.
Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng hay hoá đơn bán hàng và phiếu nhập kho số 13, kế toán tiến hành nhập nội dung nghiệp vụ này vào máy theo các chỉ tiêu:
−Loại chứng từ: Phiếu nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ - nhập mua
−Kho nhập: Đội 201 −Ngày: 13/09/2004 −Số phiếu nhập: 13 −Mã khách VAT:... −Mã số thuế: (máy tự động) −Mã khách hàng công nợ: ... −Mã đối tượng tập hợp: 14B
−Hoá đơn ngày: 13/09/2004
−Thời hạn thanh toán: ...
−Mã hàng hoá: NCD13 −Tên hàng hoá: Đá hộc −ĐVT: M3 −Số lượng: 150 −Đơn giá vốn: 52500 −Tiền vốn: (máy tự động) −% thuế: 10 −Cộng tiền vốn: (máy tự động) −TK nợ: 152, TK có: 331, số tiền: 7875000 −TK nợ: 133, TK có: 331, số tiền: 787500 −Lưu ↵
Khi nội dung nghiệp vụ này được nhập vào máy, máy cũng sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật liệu đá hộc, sổ chi tiết phải trả người bán, bảng tổng
hợp chứng từ gốc. Số liệu trên bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại sẽ là cơ sở để máy lập chứng từ ghi sổ:
Từ các chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp tiến hành lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Biểu số 10: SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Từ ngày 01/09/2004 đến ngày 30/9/2004 CTGS Số Ngày Số tiền CTGS Số Ngày Số tiền ... ... ... 18 30/09 30.000.000 13 30/09 399.331.887,8 19 30/09 78.890.700,9 14 30/09 20.345.566,6 20 30/09 50.880.000 15 30/09 53.898.000 21 30/09 40.000.000 16 30/09 12.670.500 22 30/09 368.250.889 17 30/09 108.899.900,6 ... ... ...
Trong trường hợp công ty mua ngoài bằng nhập khẩu (đây là trường hợp ít khi xảy ra trong công ty) thì công ty phải tính thuế nhập kho theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp ngân sách nhà nước cho hàng nhập khẩu. Sau đó kế toán cũng căn cứ vào phiếu nhập kho, chứng từ liêu quan đến vật tư nhập khẩu để nhập dữ liệu vào máy theo định khoản sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 152
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách (3333)
Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản
Ở đây, khi nhập nội dung một định khoản xong đã bao gồm cả việc nhập chỉ tiêu % thuế GTGT và nhấn nút Enter máy sẽ hỏi có muốn nhập thêm định khoản thứ hai về thuế không thì kế toán chọn có và nhập nội dung định khoản thứ 2 bình thường.
c) Trường hợp nhập kho NVL do xưởng sản xuất chế tạo.
Đây là trường hợp chỉ xảy ra trong thời gian gần đây và với số lượng ít. Đối với trường hợp này kế toán sau khi nhận được phiếu nhập kho vật tư do người lao động trong công ty tự chế thì tiến hành nhập dữ liệu vào máy ở màn hình sau:
Màn hình 5:
Các chỉ tiêu bắt buộc phải nhập trong phần này là loại chứng từ, kho nhập, ngày, số phiếu nhập, đối tượng pháp nhân, diễn giải, mã, tên hàng hoá vật tư, đơn vị tính, số lượng, đơn giá vốn, TK nợ (152), TK có (154)
Sau khi nhập xong, máy sẽ tự động xử lý thông tin theo quy trình đã đề cập ở trên
Ví dụ: Căn cứ vào PNK số 18 ngày 18/09, kế toán nhập dữ liệu lần lượt
theo các chỉ tiêu kể trên và theo định khoản sau: Nợ TK 152 30.478.900
Có TK 154 30.478.900
Số liệu này đã được phản ánh trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư,