Nguyên vật liệu của công ty phần lớn là được mua ở ngoài. Việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng kỹ thuật dự trù khối lượng vật tư tiêu hao rồi sau đó chuyển cho phòng vật tư hoặc các đội sản xuất để mua sắm. Thông thường vật liệu do các đội mua, trường hợp mua với khối lượng lớn hoặc các trường hợp đặc biệt thì phòng vật tư của công ty mua. Khi công ty có ký kết hợp đồng với nhà cung cấp vật tư thì phòng vật tư của công ty sẽ cử cán bộ phòng đi mua, rồi căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán hàng, phòng vật tư sẽ tiến hành nhập kho vật liệu. Trường hợp các đội tự mua thì phải mua theo đúng bản giao khoán, nếu mua vượt định mức đề ra thì phải dừng lại. Đội tự ký hợp đồng với người bán sau đó lấy hoá đơn của người bán về phòng vật tư làm thủ tục nhập, xuất vật liệu tại đây. Cuối cùng chuyển hoá đơn về cho phòng kế toán để hạch toán.
Khi nhập kho thủ kho phải tiến hành kiểm tra chủng loại, số lượng ghi trên hóa đơn, cho tiến hành nhập kho, ghi số thực nhập rồi ký nhận vào phiếu nhập kho. Đối với những mặt hàng có nhiều chi tiết nhỏ, dễ mất mát, dễ vỡ, dễ hỏng, khó bảo quản khi hàng về nhập kho phải làm biên bản giao nhận hàng làm cơ sở ràng buộc giữa bên giao và bên nhận. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại phòng vật tư.
- Liên 2: Thủ kho giữ rồi chuyển cho phòng kế toán. - Liên 3: Do đội có nhu cầu sử dụng vật tư giữ.