Hoàn thiện công tác kế toán và quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong Công ty cổ phần Xây dựng số 2 Thăng Long
MỤC LỤC
Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư hàng hoá đều phải lập chứng từ bắt buộc đầy đủ kịp thời, theo đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, lập bảng kê nhập, xuất, tồn rồi kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho, số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập, xuất, tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp và số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
- TK 151-"Hàng mua đang đi đường": Phản ánh trị giá vốn các loại vật tư, hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với người bán nhưng cuối kỳ hàng vẫn chưa về đến doanh nghiệp và theo dừi tỡnh hỡnh hàng đang đi đường kỳ trước về nhập kho doanh nghiệp kỳ này. Tuỳ hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp cho phù hợp đặc điểm yêu cầu quản lý và trình độ hạch toán của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng máy vi tính
Chức năng, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán nguyên vật liệu trên máy, bao gồm việc xác định, xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy và tổ chức luân chuyển, xử lý, lưu trữ, bảo quản chứng từ. - Tổ chức kiểm kê, kiểm nhận, đánh giá lại vật tư cũng như lựa chọn các phương pháp xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập, xuất kho một cách hợp lý đảm bảo thuận tiện cho quá trình sản xuất kinh doanh cũng như quá trình quản lý của doanh nghiệp.
Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng kế toán máy
- Tổ chức mã hoá đối tượng cần quản lý, mà cụ thể ở đây là nguyên vật liệu giúp cho việc nhận diện thông tin về các nghiệp vụ nhập xuất không bị nhầm lẫn, nhất là trong hệ thống xử lý tự động. Vì chi phí vật liệu là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí nên khi xuất phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành.
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Một số công trình tiêu biểu mà công ty đã thực hiện được như: Nhà in tổng công ty hàng không, nhà ga quốc tế Lào, nhà điều hành bộ GTVT, rạp chiếu bóng, sở văn hoá Lai Châu, chợ Sắt Hải Phòng, Liên doanh khách sạn Việt - Nhật, Trải Thảm mặt cầu Hàm Rồng - Sông Mã, đường Bảo Đông - Mường Noong (CHDCND Lào). Ngoài ra, trong những năm qua công ty còn được nhà nước, bộ ngành liên quan công nhận những thành tích trong lao động sản xuất: Đạt huân chương lao động hạng 3; nhiều bằng khen, giấy khen của Bộ và tổng công ty trao tặng; Đảng bộ liên tục được công nhận là đảng bộ trong sạch, vững mạnh từ năm 1990 đến nay.
Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long
Trên cơ sở ký kết hợp đồng với công ty, phòng kỹ thuật tính toán, lên kế hoạch cụ thể của nội bộ công ty về hạn mức vật tư để giao khoán cụ thể cho từng đội và thống nhất với các đội về các điều khoản cho việc thi công các công trình thông qua bản giao khoán. Cuối tháng hoặc khi hoàn thành hợp đồng giao khoán, đội tiến hành nghiệm thu, đánh giá công việc về số lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành của các tổ làm cơ sở thanh toán tiền lương cho từng tổ sản xuất theo đơn giá trong hợp đồng giao khoán quy định.
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Phòng kỹ thuật: Nghiên cứu áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào thực tế sản xuất, nhằm nâng cao năng xuất, chất lượng, hiệu quả sản xuất kinh doanh; tính toán khối lượng, lập hồ sơ đấu thầu, xác định khối lượng thực tế phải làm tại hiện trường để giúp phòng kế hoạch điều đội giao việc; lập hạn mức vật tư, theo dừi, kiểm tra về hạn mức kỹ thuật, chất lượng các công trình, các dự án của công ty đã và đang thực hịên. Có thể nói, việc lựa chọn bộ máy kế toán theo mô hình tập trung đã giúp công ty kiểm tra công tác kế toán dễ dàng, mọi thông tin được cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác, lãnh đạo công ty có thể nắm được tình hình hoạt động của công ty nhanh chóng, tạo điều kiện cho công ty trang bị các phương tiện ghi chép, tính toán, quản lý thông tin.
Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty
Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các chứng từ gốc, cập nhật số liệu vào máy theo đúng đối tượng mã hoá đã được cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, danh mục vật tư. Do đó, một số vật tư đặc chủng ngoại nhập như: Neo cầu, cáp dự ứng lực, thép dự ứng lực, gối cầu cao su, khe co giãn..hoặc các vật tư chủ yếu đều do phòng vật tư thiết bị trực tiếp mua sắm và quản lý sử dụng theo bản giao khoán.
Phân loại và đánh giá vật liệu .1 Phân loại vật liệu
Các loại vật liệu có thể mua ngay, vận chuyển nhanh chóng nhưng có khi lại phải mua ở xa, thậm chí phải nhập từ nước ngoài, có loại bảo quản trong kho, có loại không bảo quản được trong kho gây khó khăn cho doanh nghiệp. Phương pháp này cho phép công ty dễ quản lý vật liệu theo trị giá thực tế khi nhập nhưng lại hạn chế ở chỗ nếu công trình xây dựng tiến hành trong thời gian dài, giá cả nguyên vật liệu có sự biến động lớn thi việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm sẽ không chính xác, có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp.
Tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại công ty
Công ty tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp đích danh có dựa trên cơ sở thực tế xuất lô nguyên vật liệu nào thì lấy đúng với trị giá thực tế lúc nhập của lô hàng đó để xuất dùng cho đối tượng sử dụng. Muốn tạo ra những công trình có chất lượng tốt, bên cạnh việc đảm bảo kỹ thuật thì chất lượng, chủng loại vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công trình nên công tác quản lý vật liệu về chất lượng, chủng loại luôn được công ty quan tâm đúng mức.
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Ngoài số lượng vật liệu xuất kho chủ yếu cho thi công công trình, cho quản lý phục vụ quá trình thi công thì nguyên vật liệu của công ty còn được bán (đó là các phế liệu thu hồi từ công trình) hoặc cho các đơn vị khác trong cùng tổng công ty vay tạm thời hoặc xuất cho các đội gia công. - Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ vận chuyển trên đường - Liên 3: Thủ kho giữ làm thủ tục xuất hàng và làm căn cứ ghi vào thẻ kho Trường hợp xuất bán thì kế toán lập hoá đơn bán hàng, đây cũng chính là phiếu xuất kho (có kèm theo hoá đơn giá trị gia tăng).
PHIẾU LĨNH VẬT TƯ
Tổ chức danh mục vật tư ở công ty
Theo quy định của bộ tài chính, toàn bộ các đối tượng quản lý của doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng máy vi tính đều phải tiến hành mã hoá. Tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long quy định danh mục vật tư gồm mã 3 cấp, trong mỗi cấp được chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu khác nhau, trong mỗi loại nguyên vật liệu lại có các nhóm khác nhau.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty
Cuối tháng, kế toán vật liệu tiến hành thao tác cộng sổ chi tiết trên máy và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, tránh tình trạng nhầm lẫn trong quá trình ghi sổ. Quá trình nhập dữ liệu vào máy được thực hiện một lần cho cả kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, vì vậy em sẽ trình bày phần nhập dữ liệu ở phần kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long
Việc cập nhật dữ liệu về tình hình nhập kho nguyên vật liệu do mua bằng tạm ứng được tiến hành giống thanh toán tạm ứng và trên cơ sở các chứng từ như hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng và giấy thanh toán tạm ứng. Trên cơ sở các đối tượng được mã hoá, nội dung nghiệp vụ được cập nhật thì máy sẽ thực hiện ghi các nội dung ngoài màn hình nhập dữ liệu vào sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư.
GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG
Khi nội dung nghiệp vụ này được nhập vào máy, máy cũng sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật liệu đá hộc, sổ chi tiết phải trả người bán, bảng tổng. Từ các chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp tiến hành lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái.
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ví dụ: Trong cùng ngày 08/09/2004, cùng với việc tiến hành các thủ tục nhập công ty cũng làm luôn thủ tục xuất kho cho số nguyên vật liệu do ông Đỗ Văn Bình mua (phiếu nhập kho số 8). Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho số 8 nhập nội dung nghiệp vụ này vào máy theo các chỉ tiêu sau:. −Loại chứng từ: Phiếu xuất vật liệu. −Đối tượng pháp nhân: DOI18. −Diễn giải: Xuất phục vụ thi công công trình 14B Đà Nẵng. −Tên hàng hoá: Đá hộc. Khi nhập nội dung nghiệp vụ trên vào máy, máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết vật tư, sổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. Và tương tự như phần nhập thì bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại đối với trường hợp xuất cũng là cơ sở để lập chứng từ ghi sổ. Công ty CPXD số 2 CHỨNG TỪ GHI SỔ. Loại chứng từ: NLVL 2- Phiếu xuất kho Ngày, số CT,. Tài khoản nợ. Tài khoản có. Tiền nợ Tiền có. Đã ghi sổ cái ngày.. Người lập biểu Kế toán trưởng. b) Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho quản lý doanh nghiệp. Nguyên vật liệu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng không lớn trong doanh nghiệp nhưng luôn ổn định và cần thiết. Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán nhập dữ liệu vào máy ở màn hình xuất. c) Trường hợp xuất kho cho các đơn vị vay mượn tạm thời. Đây là trường hợp cũng thường xuyên xảy ra trong các đơn vị thành viên của tổng công ty. Khi có nghiệp vụ này xảy ra kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, nhập số liệu ở màn hình sau:. −Loại chứng từ: Phiếu xuất chuyển kho. −Di chuyển đến kho: Đội thi công công ty cầu 7 Thăng Long. −Diễn giải: Xuất cho công ty cầu 7 Thăng Long vay tạm thời. Sau khi nhập nội dung trên máy sẽ tự động xử lý số liệu cập nhật vào sổ chi tiết vật liệu và các sổ sách khác có liên quan. d)Xuất bán phế liệu. Trong quá trình thi công công trình, nếu có phế liệu xuất bán, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho để nhập dữ liệu ở màn hình. Trường hợp công ty bán trực tiếp không qua nhập kho thì kế toán nhập dữ liệu theo định khoản:. e) Xuất cho các đội gia công. Sau khi cập nhật đúng nội dung nghiệp vụ, máy sẽ tự ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết khác có liên quan và cuối tháng trên cơ sở kế toán vật tư lọc dữ liệu.
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2 THĂNG LONG
- Nhận xét chung về tình hình tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dứng số 2 Thăng Long
- Nội dung hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long
Đặc biệt trong trường hợp vật tư do đội mua thường mua đến đâu xuất đến đó, không có tồn kho, nếu các công trình ở xa thì việc lập phiếu nhập kho, khi có yêu cầu sản xuất các đội phải lập phiếu lĩnh vật tư do đội trưởng ký xác nhận sau đó gửi về cho phòng vật tư để lập phiếu xuất kho, phiếu này phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị rồi lại chuyển về cho các đội sau đó mới được phép xuất kho sản xuất. Để phản ánh chi tiết hơn nữa giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng, chi tiết cho các tài khoản cấp 1, cấp 2, chi tiết theo từng loại sản phẩm, đối tượng tập hợp chi phí đồng thời tổng hợp toàn bộ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng trong phạm vi toàn doanh nghiệp, công ty có thể lập bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu.