Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân (37 trang)

Với sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, đã buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng cơ bản phải tìm ra con đường đúng

Lời mở đầu

Với sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế nhằm đáp ứng yêu cầu của nền kinh tếthị trờng, đã buộc các doanh nghiệp mà đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng cơbản phải tìm ra con đờng đúng đắn và phơng án sản xuất kinh doanh tối u để có thểđứng vững trong nền kinh tế thị trờng Để dành lợi nhuận tối đa, cơ chế hạch toánđòi hỏi các doanh nghiệp xây dựng cơ bản phải trang trải đợc các chi phí bỏ ra vàcó lãi Mặt khác, các công trình xây dựng cơ bản hiện nay đang tổ chức theo phơngthức đấu thầu Do vậy giá trị dự toán đợc tính toán một cách chính xác Điều nàykhông cho phép các doanh nghiệp sử dụng lãng phí vốn đầu t.

Để đáp ứng yêu cầu trên, các doanh gnhiệp trong quá trình sản xuất phải tínhtoán đợc các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời Hạchtoán chính xác chi phí là cơ sở để tính đúng tính đủ giá thành Từ đó giúp chodoanh nghiệp hạ thấp chi phí tới mức tối đa, hạ thấp giá thành sản phẩm, biện pháptốt nhất để tăng lợi nhuận Bởi vì vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong kết cấu giá thànhsản phẩm Đặc biệt trong xây dựng cơ bản chiém tới 70% giá trị công trình Vì vậylàm tốt công tác kế toán NVL là nhân tố quyết định làm hạ thấp giá thành, tăng thunhập cho doanh nghiệp Đây là một vấn đề đang đợc các doanh nghiệp quan tâmhiện nay.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trongviệc quản lý chi phí của doanh nghiệp Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ

Phần ĐT&XD Bảo Quân em đã đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu đề tài "Tổ chức công

tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân " làm

chuyên đề tốt nghiệp của mình Trong quá trình nghiên cứu về lý luận thực tế để

hoàn thành đề tài Em nhận đợc sự tận tình giúp đỡ của Thầy giáo TS Hà Đức

Trụ và các cô phòng tài chính kế toán công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân Kết

hợp với kiến thức học hỏi ở trờng và sự nỗ lực của bản thân nhng do thời gian vàtrình độ chuyên môn còn hạn chế, nên chuyên đề của em không thể tránh khỏinhững thiếu sót.

Nội dung của chuyên đề này ngoài lời mở đầu và kết luận đợc chia làm3phần:

Phần thứ nhất: Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán

nguyên vật liệu công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp xây lắp.

Phần thứ hai: Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở

công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân.

PhÇn thø ba: Mét sè nhËn xÐt vµ kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n

Nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty Cæ PhÇn §T&XD B¶o Qu©n.

1 Đặc điểm và vai trò của NVL đối với quá trình xây lắp:

a.Đặc điểm của nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, một trong 3 yếu tố cơ bản của quátrình SXKD là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới Trong quá trình sảnxuất tạo ra sản phẩm mới, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, chúng bịhao mòn toàn bộ và bị thay đổi về hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thểcủa sản phẩm Về mặt giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ một lần giá trị vào giá trịsản phẩm mới tạo ra.

b.Vai trò của NVL đối với quá trình xây lắp:

Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về NVL thờng chiếm tỉ trọng lớn từ65%-70% trong tổng giá trị công trình Mỗi sự biến động về chi phí NVL cũng làmảnh hởng đến giá thành sản phẩm Trong cơ chế thị trờng hiện nay việc cung cấpvật liệu còn cần đảm bảo giá cả hợp lý tạo đều kiện cho doanh nghiệp làm ăn cóhiệu quả NVL có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động SXKD của doanhnghiệp Nếu thiếu NVL thì không thể tiến hành đợc các hoạt động sản xuất vật chấtnói chung và quá trình thi công xây lấp nói riêng.

Trong quá trình thi công xây lắp công trình, thông qua kế toán NVL từ đó cóthể đánh giá những khoản chi phí cha hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm Bởi vậy cầntập chung quản lý chặt chẽ vật liệu ở tất cả các khâu nhằm hạ thấp chi phí sản xuấtsản phẩm, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sảnphẩm cho xã hội Có thể nói rằng, NVL giữ vị trí quan trọng không thể thiếu đợctrong quá trình thi công xây lắp.

2 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu:

Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, kiểm soát các hoạt độngSXKD của doanh nghiệp, kế toán thực sự là công cụ quan trọng để đáp ứng nhu cầuquản lý của DN Trong đó hoạch toán NVL là một phần quan trọng của công tác kếtoán Bởi hạch toán kế toán NVL có đầy đủ, chính xác kịp thời mới giúp cho lãnhđạo DN nắm bắt đợc tình hình thu mua, xuất dùng và dự trữ NVL để từ đó đa rabiện pháp quản lý cho phù hợp.

II Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: 1.Phân loại nguyên vật liệu:

Trong các DN sản xuất vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệttrong nghành XDCB với nội dung kinh tế và tính năng lý hoá học khác nhau Để cóthể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại vật liệu càn thiếtphải tiến hành phân loại NVL.

a Phân loại theo nội dung kinh tế:

-NVL chính: Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, làcơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm ( cát, xi măng, sỏi, sắt, thép ) -NVL phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất, khôngcấu thành thực thể chính của sản phẩm Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong quátrình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lợng vật liệu chính và sản phẩm,phục vụ công tác quản lý, thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật bao gói sảnphẩm Trong nghành XDCB gồm: sơn, dầu, mỡ phục vụ cho quá trình sản xuất -Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhng có tác dụng cungcấp nhiệt lợng trong quá trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chếtạo sản phẩm có thể diễn ra bình thờng nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắnnh: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm,cho các phơng tiện máy móc, thiết bị hoạt động.

-Phụ tùng thay thế: Là các phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửachữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải ( vòng bi, săm lốp )

-Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị mà đơn vị sử dụng chođầu t xây dựng cơ bản và cả những thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu(bằng kim loại, bằng gỗ hoặc bằng bê tông ) dùng để lắp đặt các công trình XDCB -Phế liệu: là các vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tàisản có thể sử dụng lại hay bán ra ngoài

-Vật liệu khác: là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất , chế tạosản phẩm gỗ, sắt, thép hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lýTSCĐ

2 Tính giá nguyên vật liệu:

Tính giá NVL là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL.Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Trong công tác hạch toánNVL ở các doanh nghiệp sản xuất, NVL đợc tính theo giá thực tế Song do đặcđiểm của NVL có nhiều chủng loại, thờng xuyên biến động trong quá trình sản

xuất kinh doanh và do yêu cầu của công tác kế toán NVL là phản ánh kịp thời tìnhhình biến động và số hiện có của NVL nên trong công tác kế toán NVL còn có thểđánh giá theo cách hạch toán

2.1 Tính giá NVL theo giá thực tế:

a Giá thực tế NVL nhập kho:

+ NVL nhập kho do mua ngoài: Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộcđối tợng nộp thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ thuế, giá trị NVL mua vào là giáthực tế không có VAT đầu vào Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuếVAT theo phơng pháp trực tiếp và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuếVAT, giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế VAT đầu vào )cộng với chi phí thu mua thực tế trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có ) + NVL thuê ngoài gia công chế biến: Thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giáthực tế của NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến cộng với các chi phí vậnchuyển, bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về DN cộng với số tiền phải trảcho ngời gia công chế biến.

+ NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh:giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận( nếu có ).

+ Với phế liệu: giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thuhồi tối thiểu.

+ Với NVL đợc tặng, đợc cấp, giá trị thực tế tính theo giá thị trờng tơng ơng cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.

đ-c Giá thực tế NVL xuất kho:

Vật liệu thu mua nhập kho thờng xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do đógiá thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau.Vì thế khi xuất khokế toán phải tính toán xác định đợc giá vốn thực tế xuất kho cho các nhu cầu, đối t-ợng sử dụng khác nhau theo phơng pháp tính giá vốn thực tế xuất kho đã đăng kýáp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán Để tính giá vốn thựctế của NVL xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau:

-Phơng pháp 1: Tính theo đơn giá thực tế tồn đầu kỳ

Theo phơng pháp này thì giá thực tế NVL xuất kho đợc tính trên cơ sở số ợng NVL xuất kho và đơn giá thực tế NVL tồn đầu kỳ.

Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho X Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ -Phơng pháp 2: Tính theo giá thực tế đơn vị bình quân

Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳĐơn giá thực tế

bình quân =

Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳGiá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho X Đơn giá thực tế bình quân

Ngời ta cũng có thể tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ trớc theo công thức: Giá thực tế tồn đầu kỳ ( cuối kỳ trớc )

Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc =

2.2 Đánh giá NVL theo giá hạch toán:

Do NVL có nhiều loại, nhiều thứ, thờng xuyên tăng giảm trong quá trìnhhoạt động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán NVL phải phảnánh và cung cấp thông tin kịp thời tình hình biến động và số hiện có về NVL dovậy trong công tác thực tế về hạch toán NVL còn có thể đợc đánh giá theo giá hạchtoán ( giá kế hoạch hay một giá ổn định trong kỳ hạch toán ) Trong trờng họp nàyvào cuối kỳ hạch toán, kế toán tính giá thực tế của NVL đã xuất kho trong kỳ trêncơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán cuả NVL Còn giá hạchtoán của NVL đợc sử dụng để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập, xuất,tồn kho NVL và để đánh giá thực tế của NVL xuất dùng trong tháng và tồn khocuối tháng.

Cuối kỳ hạch toán tính giá thực tế của NVL thực hiện nh sau:

-Tổng hợp giá trị thực tế và giá trị hạch toán của NVL tồn kho đầu tháng vànhập kho trong tháng.

-Tính hệ số chênh lệch giá thực tế với giá hạch toán của NVL theo côngthức.

Giá thực tế của NVL Giá thực tế của NVL tồn kho đầu tháng + nhập kho trong tháng H =

Giá hạch toán của NVL Giá hạch toán của NVL tồn kho đầu tháng + nhập kho trong tháng

- Tổng hợp giá trị hạch toán của NVL xuất kho trong tháng để tính giá thực tế của NVL xuất kho trong tháng

Giá thực tế của Giá hạch toán của Hệ số chênh lệch NVL xuất dùng = NVL xuất dùng X giữa giá thực tế với

trong tháng trong tháng giá hạch toán

III.Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL:

Trong DN, công việc quản lý NVL do nhiều đơn vị, bộ phận tham gia, nhngviệc quản lý tình hình nhập xuất và tồn kho NVL chủ yếu do bộ phận kho và phòngkế toán của DN thực hiện Việc hạch toán, theo dõi chi tiết NVL đợc thực hiện theocác phơng pháp sau:

+ Phơng pháp ghi thẻ song song

+ Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển + Phơng pháp sổ số d.

Mỗi phơng pháp đều có những nhợc điểm riêng Trong việc hạch toán chi tiếtvật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu lựa chọn phơng pháp thíchhợp với điều kiện cụ thể của DN.Và nh vậy cần nắm vững nội dung,u nhợc điểm vàđiều kiện áp dụng của mỗi phơng pháp đó.

1 Phơng pháp thẻ song song: ( Phụ lục 01 )

-ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho tiếnhành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng.

Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý,hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từthẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi ( hoặckế toán xuống kho nhận ) các chứng từ xuất, nhập đã đợc phân loại theo từng thứvật liệu cho phòng kế toán

-ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL để ghi chéptình hình nhập, xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Về cơ bản sổ (thẻ) kếtoán chi tiết NVL có kết cấu giống nh thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chéptheo chỉ tiêu gía trị Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếuvới thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp số liệu

kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng Tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL theotừng nhóm từng loại NVL.

Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sót.

Nh ợc điểm : Phải ghi chi tiết NVL từng danh điểm, nên nếu nhiều loại NVLthì sẽ rất phức tạp.

Thích hợp với các DN có ít chủng loại NVL, khối lợng các nghiệp vụ nhậpxuất ít, không thờng xuyên

2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: ( Phụ lục 02 )

- ở kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng thực hiện trên thẻ kho giống nh ơng pháp thẻ song song.

-ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hìnhnhập – xuất – tồn kho của từng thứ NVL ở từng kho dùng cho cả năm, nhng mỗitháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luânchuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từnhập xuất địng kỳ thủ kho gửi lên Sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cảvề chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu sốliệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp

Ưu điểm: Giảm nhẹ việc ghi chép so với phơng pháp thẻ song song, khôngphụ thuộc vào danh điểm NVL.

Nh ợc điểm : Dồn công việc vào cuối kỳ kế toán, cung cấp thông tin cha kịpthời Còn trùng lập.

Thích hợp trong các DN sản xuất không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, khôngbố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết NVL do vậy không có điều kiện để ghi chép,theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.

3 Phơng pháp sổ số d: ( Phụ lục 03 )

-ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho,nhng định kỳ hay cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dvào cột số lợng.

-ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho chung cho cả năm để ghichép tình hình nhập, xuất Từ các bảng kê nhập xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập,luỹ kế xuất rồi từ các bảng luỹ kế lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từngnhóm, loại NVL theo chỉ tiêu giá trị.

Cuối tháng khi nhận sổ số d thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuốitháng do thủ kho tính ghi ở sổ số d và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho đểghi vào cột số tiền trên sổ số d.

Việc kiểm tra đối chiếu đợc căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số d vàbảng kê tổng hợp nhập xuất tồn và số liệu kế toán tổng hợp

Ưu điểm:Tránh đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảmnhẹ việc ghi chép, thuận lợi cho việc cung cấp tài liệu, số liệu.

Nh ợc điểm : Hạch toán khá phức tạp, kiểm tra đối chiếu khó khăn, phải tổchức hạch toán cho từng danh điểm vật t.

Thích hợp với các DN có khối lợng các nghiệp vụ kinh tế về nhập xuất NVLdiễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại và đã xây dựng đợc hệ thống danh điểmNVL.

IV Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu:

1 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:

a.Đặc điểm của phơng pháp:

Nguyên vật liệu là TSLĐ thuộc nhóm hàng tồn kho của DN Phơng pháp kêkhai hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép, phản ánh thờng xuyên và có hệ thống vềtình hình nhập xuất tồn các loại NL trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp khicó chứng từ nhập xuất hàng tồn kho Vì vậy có thể xác định đợc giá trị hàng tồnkho vào bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho nói chung đợc áp dụng rộngrãi cho mọi loại hình DN có quy lớn nhỏ khác nhau.

b Tài khoản kế toán sử dụng:

Để tiến hành kế toán tổng hợp nhập , xuất NVL theo phơng pháp kê khai ờng xuyên kế toán sử dụng chủ yếu các tài khoản sau đây:

-TK 152 “ Nguyên liệu, nguyên vật liệu ”: Tài khoản này dùng để ghi chépphản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá vốn thực tế.

Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng DN, TK 152 đợc mở chitiết theo yêu cầu quản lý.

-TK 151 “ Hàng mua đang đi đờng “ : Tài khoản này dùng để phản ánh cácloại vật t hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với ngời bánnhng cha về nhập kho.

-TK 331 “ Phải trả cho ngời bán “ : Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệthanh toán giữa DN với ngời cung cấp hàng hoá, vật t cho DN.

Để đáp ứng yêu cầu quản lý của DN, TK 331 cần đợc mở chi tiết cho từng đốitợng cụ thể: từng ngời bán, ngời nhận thầu TK 331 có số d cả bên Nợ và bên Cóvậy cần chú ý khi lập bảng cân đối kế toán.

-TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “ : Tài khoản này dùng để phảnánh việc lập dự phòng và sử lý các tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khicó những băngf chứng chắc chắn về xsự giảm giá thờng xuyên liên tục của hàngtồn kho của DN.

-TK 133 “ Thuế GTGT đợc khấu trừ ”: Tài khoản này dùng để phản ánh thuếGTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ.

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác nh: 112 ( TGNH ),621 ( CP NVL TT ), 627 ( CP SXC ), 641 ( CPBH ), 642 (CP QLDN ), 623 ( CP sủdụng MTC).

Ta có thể khái quát tổng hợp nhập, xuất NVL theo phơng pháp kê khai thờng

xuyên nh trên Phụ lục 04

2 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

a Đặc điểm của phơng pháp:

Khác với phơng pháp kê khai thờng xuyên giá trị hàng tồn kho ở phơng phápnày không căn cứ vào số liệu trên các sổ TK, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vàokết quả kiểm kê Tiếp đó trị giá hàng xuất kho cũng không căn cứ vào các chứngtừ xuất kho để tổng hợp mà phân loại theo các đối tợng sử dụng rồi ghi vào kết quảkiểm kê và giá trị vật t mua vào ( nhập kho ) trong kỳ tính theo công thức sau:

Giá thực tế Giá trị NVL Giá trị NVL Giá trị NVLcủa NVL xuất = tồn kho đầu + nhập kho - tồn kho cuốidùng trong kỳ kỳ trong kỳ kỳ

Cuối kỳ tiến hành kiểm kê định gá trị NVL tồn kho cuối kỳ và tính trị giáNVL xuất kho trong kỳ để kết chuyển vào các TK liên quan.

Ta có thể tóm tắt kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL theo phơng pháp KKĐK

nh trên Phụ lục 05

b.Tài khoản kế toán sử dụng:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi , phản ánh thờngxuyên , liên tục tình hình, xuất nguyên liệu trên TK152 Giá trị của nguyên vật liệumua vào nhập kho trong kỳ đợc theo dõi phản ánh ở một tài khoản riêng , “TK611mua hàng ” , còn các tài khoản khác tồn kho ( TK152 , 151 ) chỉ dùng để phản ánhgá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

- TK 611 có hai tài khoản hàng cấp 2 : + TK 6111: mua nguyên vật liệu + TK 6112 : mua hang hoá

Ngoài ra kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu thêo phơng pháp kiểmkê địng kỳ còn sử dụng một số tài khoản khác nh : TK 111 , 112 , 141 , 331 , 627 ,641 , 642

V Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp NVL :

Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ tài chính ban hành ở nớc ta hiện DN cóthể sử dụng hình thức sổ sách kế toán đó là :

- Hình thức nhật ký chung ( Phụ lục 06 )

- Hình thức nhật ký chứng từ.- Hình thức chứng từ ghi sổ.

Mỗi một hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêngthích hợp với từng đơn vị cụ thể và có những u nhợc điểm khác nhau Do đó ghivận dụng hình thức sổ kế toán nào cần phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tínhchất hoạt động, yêu cầu quản lý, quy mô của DN, trình độ chuyên môn của nhânviên kế toán để áp dụng cho thích hợp, nhằm phát huy u điểm, khắc phục nhợcđiểm của hình thức kế toán đợc vận dụng.

Tuỳ theo hình thức kế toán DN áp dụng mà kế toán tổng hợp nhập, xuất khoNVL đợc phản ánh trên các sổ kế toán phù hợp.

chơng ii

tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán NVLtại công ty Cổ phần đT&xd bảo quân

I tổng quan về công ty cổ phần ĐT&XD bảo quân:

1 1.Quá trình hình thành và phát triển công ty Cổ Phần ĐT&XD Bảo Quân

-Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân là loại hình công ty Cổ Phần ĐT&XD 2thành viên đợc thành lập vào 26-02-2001;

-Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102002027 do Sở Kế hoạch và Đầu t HàNội cấp ngày 26-02-2001

Tên công ty :Công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo QuânTên giao dịch quốc tế : Bao Quan Co.,Ltd

Địa chỉ : Số 118 Hoàng Văn Thái - Phờng Phơng Mai– Quận Thanh Hà Nội

xuân-Mã Số Thuế :01.011.00.307

Đại diện pháp luật: Ông Bùi Xuân Trung- Giám đốcKế toán trởng : Mai Thị Mỵ

Với số vốn kinh doanh là: 8.000.000.000 đồng

Phơng hớng sản xuất kinh doanh của công ty đợc xác định trên nền tảng cácchức năng và nghĩa vụ đợc nêu trong điều lệ tổ chức, quyết định thành lập và giấyphép đăng ký kinh doanh của công ty.

Trong suốt gần 4 năm hoạt động và phát triển, Công ty Cổ phần ĐT&XDBảo Quân đã có đóng góp lớn trong khối sản xuất kinh doanh các doanh nghiệpngoài quốc doanh của Hà nội Từ chỗ chỉ có 20 cán bộ công nhân viên ngày thànhlập, doanh thu năm cũng cha cao Đến nay Công ty đã đảm bảo việc làm cho 35cán bộ công nhân viên, tài sản và vốn có trên 10 tỷ đồng, quỹ đầu t mới cũngkhông ngừng đợc gia tăng, thu nhập bình quân mỗi năm của một lao động tăngcao, gấp hơn 3 lần so với trớc kia, cuộc sống và điều kiện làm việc của ngời laođộng đợc cải thiện rõ rệt …

Nhìn chung công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân cha phải là DN có quy môlớn nhng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty lại đạt hiệu quả cao Điều nàythể hiện qua 1 số chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty những năm gần đây:

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2003-2004

Đơn vị: VNĐ

1 Tổng doanh thu11.010.149.88613.795.885.0352.785.735.14925.32 Doanh thu thuần11.010.149.88613.657.789.7972.647.639.91124.053 Giá vốn hàng bán10.479.142.23712.670.034.3262.190.892.08920.914 Lợi nhuận gộp531.007.649987.755.471456.747.82286.025 Chi phí quản lý424.396.542931.340.275506.943.733119.5

6 LN thuần từ HĐKD34.203.60456.415.19622.211.59264.947 Tổng LN trớc thuế35.159.41456.415.19621.255.78260.468 Thuế TNDN 9.389.75418.052.863 8.663.10992.269 LN sau thuế25.769.66038.362.33312.592.67348.87

Qua bảng số liệu cho thấy tổng quát tình hình sản xuất kinh doanh của công tytrong 2 năm qua là tơng đối tốt.

Doanh thu tăng lên: Năm 2003 doanh thu chỉ đạt 11010149886 đồng thì năm2004 đạt đến 13795885035 đồng tơng ứng 25.30% Đây là một kết quả đáng kíchlệ đối với một doanh nghiệp nói chung và công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quânnói riêng.

Lợi nhuận gộp năm 2003so với năm 2004 tăng 456747822 đồng, tỉ lệ tăng là86.02%

Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 506943733 đồng so với năm 2003, tỉ lệtăng 119.5% là quá lớn.Chi phí quản lý của công ty cần phải giảm trong nhữngnăm tiếp theo.

Lợi nhuận sau thuế của công ty tăng đáng kể Nếu năm 2003 lợi nhuận sauthuế đạt 25769660 đồng thì năm 2004 đạt 38362333 đồng hay 48.87%.

Nhìn chung công ty hoạt động khá tốt, lợi nhuận sau tăng hơn nhiều so vớinăm trớc Công ty cần duy trì tốt hoạt động sản xuất kinh doanh

Dịch vụ cho thuê tài sản ( máy móc thiết bị phục vụ xây dựng ) Buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng

3 Đặc điểm kinh doanh của công ty:

Là doanh nghiệp xây dựng có tính đặc thù riêng biệt, các công trình xây dựnghầu hết có khối lợng lớn và chia làm nhiều công đoạn, công việc thờng xuyên phảithực hiện ngoài trời nên chịu nhiều ảnh hởng yếu tố của thiên nhiên Luôn luônphải lu động theo các công trình hoặc hạng mục công trình Phạm vi hoạt động củaxí nhiệp trong cả nớc.

Hiện nay công ty đang hoạt động sản xuất kinh doanh với hai lĩnh vực chủyếu là: Xây dựng và Thơng mại Nhng ở đây chủ yếu nghiên cứu về xây dựng cơbản

Quy trình sản xuất xây dựng:

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy của công ty: ( Phụ lục 07 )

Bộ máy quản lý của công ty đứng đầu là Giám đốc chịu trách nhiệm về mọihoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, có trách nhiệm về quản lý chung toànbộ hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả sản xuấtkinh doanh và các khoản nghĩa vụ đối với nhà nớc.

+ Phó giám đốc phụ trách lĩnh vực sản xuất:

Thay mặt giám đốc điều hành trực tiếp mọi hoạt động về sản xuất

+Kế toán trởng phụ trách lĩnh vực tài chính và hạch toán kinh doanh của xínghiệp

* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chuyên môn:

-Phòng tài chính - kế toán: Có chức năng giám đốc về tài chính, theo

dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dới hình thái tiền tệ, hạch toánkế toán các nghiệp vụ phát sinh ở công ty thông qua hạch toán các khoản thu mua,nhập khẩu, xuất khẩu hàng hoá, các chi phí phát sinh, doanh thu, thanh toán vớikhách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế …theo đúng các chế độ kếtoán của Nhà nớc và công ty; tham gia đề xuất với Ban giám đốc các biện pháptăng cờng quản lý sản xuất, kinh doanh trong quyền hạn và trách nhiệm của mình.

-Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ hàng hoá, tiếp xúc với

khách hàng, thăm dò thị trờng, có chức năng đề ra các kế hoạch kinh doanh để đápứng yêu cầu của thị trờng.

-Phòng kỹ thuật thi công : Quản lý, hớng dẫn công tác kỹ thuật thi

công và an toàn trong công ty.

-Phòng tổ chức hàmh chính: Xây dựng cơ cấu tổ chức sản xuất và quản

lý toàn bộ lao động, quản lý công tác tiền lơng, thực hiện chế độ chính sách đối vớingời lao động.

Ngoài ra công ty còn có:3 đội xây lắp

5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty: ( Phụ lục 08 ) a.Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty bao gồm:

-Trởng phòngTài chính-kế toán: Là ngời phụ trách chung trong việc quản lý,điều hành và kiểm soát hoạt động kinh tế giúp ban giám đốc có h ớng chỉ đạo toànbộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

-Phó phòng Tài chính- kế toán (kế toán tổng hợp): Phụ trách tổng hợp tất cả cácsố liệu, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tài chính.Nhận

thầu Lập dự toánchuẩn bị thi công

công Nghiệm thu bàn giao

Thanhtoán

-Kế toán viên: Thu, chi tiền mặt, tiền gửi và xử lý hạch toán các chứng từ -Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt.

b Chế độ kế toán áp dụng trong công ty:

-Chế độ kế toán: áp dụng chế độ kế toán đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ -Niên độ kế toán: áp dụng theo năm,niên độ kế toán của công ty bắt đầu từngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12

-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phơng phápchuyển đổi các đồng tiền khác.

Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam

.Phơng pháp chuyển đổi ngoại tệ: Theo tỉ giá trên thị trờng liên ngân hàngnhà nớc VN.

-Phơng pháp kế toán TSCĐ:

.Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo nguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị cònlại đang theo dõi, không đánh giá lại mà chỉ phân loại.

-Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thờng xuyên.

-Phơng pháp tính các khoản dự phòng, trích nộp và hoàn nhập: cha tiến hành -Phơng pháp tính thuế GTGT: theo phơng pháp khấu trừ.

-Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là: Nhật ký chung

II.Tình hình thực tế tổ chức kế toán NVL ở công ty Cổ phần ĐT&XD

Bảo Quân:

1 Phân loại nguyên vật liệu ở công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân:

Để tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trờng công ty phải sử dụng một khối lợng NVL rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học hợp lý Tại công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân cũng tiến hành phân loại NVL.

+ Nguyên liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm sản xuất ra ( cát, xi măng, sỏi, sắt, thép )

+ Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất, chế tạosản phẩm nh làm tăng chất lợng của nguyên liệu chính hay làm tăng chất lợng sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, cho sản xuất (sơn, dầu, phụ gia )

+ Nhiên liệu : Là loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạt động của máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải cho cho DN nh xăng, dầu

+ Phụ tùng thay thế: Là phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chữa của máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị mà đơn vị sử dụng cho đầu t xây dựng cơ bản bao gồm cả những thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và kết cấu.

+ Vật liệu khác: Là những vật loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nh gỗ, sắt, thép hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ

2 Tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty Cổ phần ĐT&XD Bảo Quân: Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán NKC việc ghi sổ đợc tiến hành ởhai nơi là ở kho và ở phòng kế toán Chứng từ kế toán sử dụng trong phần hành kế toán chi tiết NVL bao gồm:

-Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT ) -Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- VT ) -Hoá đơn ( GTGT ) ( Mẫu 01 GTKT ) -Thẻ kho ( Mẫu 02- VT )

-Phiếu chi ( Mẫu 02- VT )

Khi NVL đến công trình trình tự kế toán đợc tiến hành nh sau:

Trình tự nhập, xuất kho NVL:

Kế toán vật liệu phải viết phiếu nhập kho, thủ kho phải ký vào chỗ ngời nhận hàng và vào thẻ kho hàng ngày Cuối tháng kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho đối chiếu với thẻ kho tính ra lợng tồn kho cuối kỳ.

a.Thủ tục nhập kho :

ở công ty Bảo Quân, việc mua vật t thơng do phòng kế hoạch đảm nhận, mua theo kế hoạch cung cấp vật t hoặc theo yêu cầu sản xuất Khi vật liệu đợc mua về, ngời đi mmua sẽ mang hoá đơn mua hàng nh: Hoá đơn bán hàng, hoa sđơn GTGT của đơn vị bán, hoá đơn cớc phí vận chuyển lên phòng kế toán Trớc khi nhập kho, vật t mua về sẽ đợc thủ khovà kế toán vật liệu kiểm tra số lợng, chất lợng quy cách đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán vật liệu sẽ viết phiếu nhập kho.Trờng hợp vật liệu mua về nếu có khối lợng lớn, giá trị cao thì côngty sẽ có ban kiểm nghiệm vật t lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật t ” Sau khi đã có ý kiến của ban kiểm nghiệm vật t về số hàng mua về đúng quy cách, mẫu mã, chất l-ợng theo hoá đơn thì thủ kho mới tiến hành cho nhập kho.

b.Thủ tục xuất kho:

ở công ty Bảo Quân, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất sản phẩm NVL của công ty gồm nhều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thờng xuyên Việc xuất vật liệu đợc căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở các đơn đặt hàng đang đợc ký kết Hàng ngày phòng kế hoạch viết phiếu sản xuất cho từng đội Theo phiếu sản xuất và dựa trên cơ sở tính toán kỹ thuật các độisẽ có yêu cầu xuất loại vật t nào, số lợng bao nhiêu Khi đó phòng kế hoạch sẽ viết phiếu và các đội sẽ cử ngời xuống kho để nhận NVL.

Sau khi đối chiếu khối lợng NVL trên phiếu xuất kho tại cột số lợng yêu cầu đối với khối lợng NVL thực tế có trong kho, thủ kho sẽ ghi vào phiếu xuất kho ở cột số lợng thực xuất và ký xác nhận.Sau đó thủ kho tiến hành xuất kho NVL.

3 Kế toán chi tiết NVL tại công ty Bảo Quân:

Công ty áp dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiết NVL.Trình tự đợc tiến hành nh sau:

a ở kho

Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL tiến hành phân loại để ghi vào thẻ kho, đồng thời ghi luôn danh điểm NVL vào phiếu nhập kho và xuất kho Theo nguyên tắc cuối tháng thủ kho căn cứ vào số tồn trên thẻ kho để đốichiếu với phòng kế toán

Trích thẻ kho : ở công ty Bảo Quân ngày 09 tháng 08 năm 2004 đã nhập kho 800lít dầu động cơ HĐ 50, 400 lít dầu động cơ SAF 40, 400lít dầu thuỷ lực HLP 46 thủ kho đã nhận đã nhận đợc phiếu nhập kho và tiến hành ghi thẻ kho.

b ở phòng kế toán

Định kỳ 5-7 ngày 1 lần kế toán NVL xuống kho kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho đồng thời nhận các chứng từ nhập, xuất NVL về phòng kế toán.

Do công việc quá nhiều công ty không lập phiếu giao nhận chứng từ mà thay bằng ký nhận vào thẻ kho Khi nhận chứng từ kế toán NVL phải kiểm tra xem thủ kho vào thẻ kho và trừ thẻ kho có đúng không Vậy nên thực chất thẻ kho đợc thay thế cho sổ giao nhận chứng từ.

sau khi rút các chứng từ nhập, xuất NVL về kế toán NVL nhập số liệu vào cộttồn kho trên thẻ kho vào sổ số d theo chỉ tiêu hiện vật ( cột số lợng ) nhân với giá bình quân để tính giá trị từng loại NVL tồn kho cuối tháng ( cột số tiền ).

Sổ số d đợc đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm NVL: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu mỗi nhóm lại đợc mở ra cho từng loại NVL riêng Sổ số d đ-ợc cán bộ phòng kế toán lập nh sau:

- Căn cứ vào thẻ kho ( cột tồn ) và giá bình quân kế toán ghi sổ số d.- Sổ này đợc lập thành các cột sau:

+ Cột danh điểm NVL + Cột tên NVL

+ Cột đơn vị tính + Cột giá bình quân

+ Cột ghi số tồn đầu kỳ theo chỉ tiêu số lợng và giá trị + Cột tồn của thẻkho tháng 1, 2, 3 để ghi số lợng và số tiền ( bằng số lợng nhân với giá bình quân ) Công ty sử dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiết NVL giúp cho côngviệc ghi chép đợc dễ dàng, thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyên của kế toán đốivới việc ghhi chép của thủ kho phát huy vai trò của kế toán trong công tác hạch toán và quản lý NVL Phơng pháp này giúp công tác kế toán đạt đợc sự chính xác, chất lợng kế toán cao hơn, và phục vụ tích cực cho lãnh đạo công ty trong việc quản lý, thu mua, dự trữ và sử dụng NVL

4 Tài khoản sử dụng cho công tác kế toán NVL Tại công ty:

Hiện nay công ty Bảo Quân đang áp dụng chế độ kế toán của các doanh

nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 144/2001/ QĐ - BTC ngày 21/12/2001 của Bộ tài chính.

Để phù hợp với quá trình hạch toán ở công ty, công tác kế toán vật liệu sử dụng những tài khoản tổng hợp sau:

-TK 152 “ nguyên liệu, vật liệu ” Dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảm NVL theo giá thực tế bình quân.

Tài khoản 152 đợc mở chi tiết thành các TK cấp 2 sau : TK 1521 “ Nguyên liệu chính ”

TK 1522 “ Vật liệu phụ ” TK 1523 “ Nhiên liệu ”

-TK 111, 112, 141: Phản ánh các nghiệp vụ mua vật t bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tiền tạm ứng và việc thanh toán số tiền đó.

- TK 1331 “ Thuế VAT đợc khấu trừ ” dùng để phản ánh số VAT đầu vào đợckhấu trừ phát sinh trong kỳ

-TK 311 : Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn và tình hình trả nợ tiền vay của DN.

-TK 331 “ Phải trả ngời bán ” theo dõi quan hệ thanh toán giữa công ty với nhà cung cấp trong trờng hợp công ty mua vật t nhng cha trả tiền Tài khoản này đ-ợc mở chi tiết cho từng đối tợng nhà cung cấp.

-TK 642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp ”chi tiết theo TK cấp 2 (6422) “ chi phí vật liệu ” phản ánh chi phí vật liệu xuất kho dùng cho quản lý toàn DN.

TK ghi Nợ: NVL xuất dùng cho QLDN

TK ghi Có 6422 : Kết chuyển sang 642 để kết chuyển sang 154

-Công ty không sử dụng TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp ”, TK 627 “Chi phí SXC ”, TK 641 “ chi phí bán hàng ” mà dùng thẳng vào TK 154 vì Công ty áp dụngtheo chế độ kế toán đối với các DN vừa và nhỏ.

5 Kế toán tổng hợp nhập – xuất NVL tại công ty:

5.1: Kế toán NVL nhập:

a Đối với NVL công ty mua trả tiền ngay:

+ Nếu trả ngay bằng tiền mặt thì viết phiếu chi trả cho khách hàng nhng đều phản ánh trên TK 152

Nợ TK 152