Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện (2009)

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện (2009)

LỜI NÓI ĐẦU

Thực hiện công cuộc đổi mới, Việt Nam đã tiến hành chuyển đổi từ nềnkinh tế tập trung, quan liêu, bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết củaNhà nước, đòi hỏi các Doanh nghiệp phải thay đổi cung cách làm việc Cơchế thị trường mở khuyến khích phát triển tất cả các thành phần kinh tế Tuynhiên, khi chuyển sang cơ chế thị trường với tính năng động đã tạo ra môitrường cạnh tranh khốc liệt giữa các Doanh nghiệp đặc biệt là Doanh nghiệpsản xuất Điều này đòi hỏi các Doanh nghiệp phải tìm ra con đường đi choriêng mình, phải vươn lên từ chính nội lực của bản thân Doanh nghiệp cầntạo ra lợi nhuận cao nhất bằng cách giảm chi phí sản xuất Doanh nghiệp nàolàm được điều đó mới có thể hoạt động ổn định, phát triển, có tích luỹ để táimở rộng sản xuất, đồng thời khẳng định được vị trí của mình trên thị trường.

Hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành cần có 3 yếu tố sau: Tưliệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động Nguyên vật liệu chính là đốitượng lao động, là cơ sở chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm Nguyênvật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị sản phẩm, tổ chức tốt công tác kếtoán nguyên vật liệu sẽ giúp Doanh nghiệp giảm chi phí, hạ giá thành sảnphẩm Kế toán nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng trong toànbộ công tác kế toán của Doanh nghiệp Để quản lý và sử dụng nguyên vật liệucó hiệu quả cần phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu một cách khoahọc, hạch toán đầy đủ, kịp thời tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu, sẽ tạođiều kiện thuận lợi cho công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sảnphẩm Vì vậy, đòi hỏi kế toán hạch toán cho phù hợp với điều kiện sản xuấtcủa từng Doanh nghiệp, đảm bảo được yêu cầu quản lý.

Xuất phát từ nhận thức trên, sau khi tiếp xúc với thực tế trong thời gianthực tập tại công ty, với sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Minh Phương,

cùng lãnh đạo và các cán bộ phòng kế toán của công ty Cổ phần Dịch vụ viễnthông & In Bưu điện, em đã chọn đề tài: “Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªnvËt liÖu ë C«ng ty Cæ phÇn DÞch vô viÔn th«ng & In Bu ®iÖn”.

Kết cấu của luận văn gồm 3 phần như sau:

Phần 1: Khái quát về Công ty Cổ phần dịch vụ viễn thông và inBưu điện

Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phầnDịch vụ viễn thông & In Bưu điện.

Phần 3: Đánh giá thực trạng và phương hướng hoàn thiện kế toánvật liệu tại Công ty Cổ phần Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện.

Mặc dù rất cố gắng nhưng do còn có những hạn chế nhất định về thờigian, trình độ và khả năng tiếp cận thực tế nên chắc chắn chuyên đề này sẽkhông tránh khỏi những thiếu sót.

Em rất mong được sự giúp đỡ, góp ý, chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn vàcác cán bộ lãnh đạo, cán bộ nghiệp vụ của công ty Cổ phần Dịch vụ viễnthông & In Bưu điện.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.

Công ty cổ phần Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện có tiền khởi là nhàIn “Chính Nghĩa” trực thuộc phòng cung ứng vật tư Tổng cục Bưu điện, địa điểm đóng tại số 100 - Phố Hàng Trống – Hà Nội Nhiệm vụ lúc đó của xưởng In là đảm nhiệm in ấn toàn bộ ấn phẩm khai thác cho khu, sở, Ty Bưu điện và giấy tờ, sách báo lưu hành nội bộ, tập san chuyên ngành cho các sở, Ty dưới sự lãnh đạo của Tổng cục Bưu điện.

Đến tháng 10 năm 1959, phòng cung ứng vật tư Bưu điện chuyến sangkho Bưu điện Trung ương quản lý và chuyển cơ sở sản xuất về 64 - Trần Phú– Hà Nội.

Tháng 3 năm 1962 xưởng In tách khỏi Cục Bưu điện Trung ương để trởthành đơn vị hạch toán độc lập trực thuộc Cục vật tư Bưu điện và đơn vịchuyển về 14 - Trần Hưng Đạo – Hà Nội.

Năm 1965 xưởng chuyển sang Yên Viên – Gia Lâm – Hà Nội làm việc.Cục vật tư quyết định sát nhập xưởng In với Bưu điện Trung ương, sau đổitên thành “Xí nghiệp cung tiêu Bưu điện”.

Tháng 12 năm 1966, xưởng in Bưu điện được tách khỏi kho Bưu điênTrung ương thành một đơn vị trực thuộc Công ty vật tư Bưu điện.

Năm 1980 xưởng chuyển về Đặng Xá – Gia Lâm và được đổi tên thành“Xưởng In và may”.

Tháng 8 năm 1985 lãnh đạo Tổng cục quyết định tách Xưởng In ra khỏiCông ty vật tư với tên gọi “Xí nghiệp In Bưu điện”.

Ngày 24/12/2002 theo quyết định số 527/QĐ – TCCB/HĐQT của Hộiđồng quản trị Tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, xí nghiệp InBưu điện được đổi tên thành “Công ty In Bưu điện”, địa điểm đóng tại 564 -Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm – Hà Nội và Đặng Xá – Gia Lâm – Hà Nội.

Công ty In Bưu điện có tên giao dịch quốc tế là Post andTelecomunication Printing Company (viết tắt là: PTPRINT), là doanh nghiệpNhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh thương mại, là đơnvị thành viên thuộc Tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, hạchtoán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản tại Ngânhàng Công Thương Hà Nội.

Ngày 24/08/2004, Hội đồng Quản trị Tổng Công ty Bưu chính viễnthông họp quyết định và chuyển lên Bộ trưởng Bộ Bưu chính viễn thông đềnghị phê duyệt phương án cổ phần hoá và quyết định chuyển Công ty Bưuđiện thành Công ty Cổ phần In Bưu điện với tên giao dịch tiếng Anh của côngty là: Post and Telecommunication Printing Joint Stock Company (viết tắt là:PTP) Theo phương án này, Công ty cổ phần In Bưu điện có số vốn điều lệ 25tỷ đồng, được chia thành 250.000 cổ phần, mỗi cổ phần có giá trị 100.000đồng.

Theo quyết định số 199/QĐ – HĐQT, ngày 10 tháng 08 năm 2007 củaHội đồng quản trị, Công ty CP In Bưu điện chuyển thành Công ty Cổ phầnDịch vụ Viễn Thông & In Bưu Điện có số vốn điều lệ 68 tỷ đồng.

Mặc dù có rất nhiều lần tách ra, nhập vào và có những thời kỳ Công tygặp nhiều khó khăn nhưng được sự quan tâm và chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạoTổng Cục Bưu Điện và Tổng Công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam,cộng với sự nỗ lực, phấn đấu của Lãnh đạo Công ty và tập thể Cán bộ côngnhân viên trong Công ty, Công ty đã ngày càng phát triển, các chỉ tiêu thựchiện năm sau luôn cao hơn năm trước Sau 50 năm xây dựng, phát triển vàtrưởng thành, đến nay Công ty In Bưu Điện đã sản xuất được hơn 300 loại ấnphẩm với số lượng lớn, chất lượng cao và ngày càng đổi mới nhiều hơn trongquản lý tổ chức sản xuất để giữ vững và ngày càng phát triển không ngừng,đảm bảo đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu

Để đáp ứng tốt được yêu cầu quản lý, kế toán vật tư trong doanhnghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức thực hiện phân loại, đánh giá vật tư phù hợp nguyên tắc,chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phươngpháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong Doanh nghiệp để ghi chép, phân loạitổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảmcủa vật tư trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấpthông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư, kếhoạch sử dụng vật tư cho sản xuất và tình hình thanh toán.

- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng cho các đối tượng tậphợp chi phí sản xuất kinh doanh.

- Tính toán, phản ánh chính xác số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồnkho Phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất đểdoanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế mức tối đa thiệt hại xảy ra.

1.3.Đặc điểm mặt hàng kinh doanh

In các loại ấn phẩm, sách, báo, tạp chí và các loại ấn phẩm tem nhãn,bao bì phục vụ chuyên ngành Bưu chính - viễn thông và xã hội.

Sản xuất và kinh doanh các loại vật liệu, bao bì phục vụ khai thác bưuchính viễn thông.

In danh bạ điện thoại, danh bạ bưu cục cho các tỉnh, thành phố.Tạo mẫu, chế bản và tách màu điện tử thuộc ngành in.

Kinh doanh, xuất khẩu, nhập khẩu máy móc, thiết bị, vật tư chuyênngành Bưu chính viễn thông, điện, điện tử tin học, in ấn.

Cho thuê văn phòng, kinh doanh đại lý khai thác các dịch vụ Bưu chínhviễn thông, dịch vụ du lịch.

Đầu tư trong các lĩnh vực Bưu chính viễn thông, công nghiệp, nhà ở, cơsở hạ tầng, các khu vực công nghiệp, đô thị và các lĩnh vực đầu tư khác theoquy định của pháp luật.

Liên doanh liên kết các tổ chức kinh tế trong nước và nước ngoài phùhợp với các quy định của pháp luật

1.4.Tình hình sản xuất kinh doanh1.4.1.Tình hình sản xuất kinh doanh

Bằng những nỗ lực đầu tư và phong trào thi đua lao động sản xuất đãđưa lại cho Công ty những thành quả tốt đẹp.

Chỉ tiêu Đơn vị Năm2004

1.4.2 Sơ đồ và quy trình công nghệ sản xuất

Công ty đang áp dụng quy trình công nghệ với sản phẩm là các loại sảnphẩm in Quy trình công nghệ của công ty là một quy trình đơn giản, sản xuấtsản phẩm diễn ra một cách liên tục và khép kín từ khâu đầu tiên đến khâucuối cùng

Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm in

- Chế bản: Khi nhận được tài liệu gốc, bộ phận kỹ thuật sản xuất trên

cơ sở nội dung in sẽ thiết kế kỹ thuật theo yêu cầu in.

- Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh, bình bản làm nhiệm vụ

bố trí tất cả các loại (chữ, hình ảnh…) có cùng một màu vào các tấm mica theo từng trang in.

- Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mica do bộ phận bình bản chuyển

sang, bộ phận phơi bản có nhiệm vụ chế bản vào khuôn nhôm hoặc kẽm.Chế bản

- Tở giấy và Dỗ có cắt là quá trình song song với các khâu trên nhằm

chuẩn bị NVL sẵn sàng cho sản xuất.

- In: Khi nhận được các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm (đã được

phơi), lúc này bộ phận in offset sẽ tiến hành in hàng loạt theo các chế bảnkhuôn in đó.

- Hoàn chỉnh sản phẩm: Khi nhận được các bản in từ bộ phận in đã

hoàn thành, bộ phận hoàn chỉnh sản phẩm sẽ tiến hành phân loại và hoànthiện sản phẩm trước khi xuất bán như: Pha, xén, đóng quyển, đóng gói, nhậpkho và chuyển cho khách hàng

- Đối với sản phẩm thẻ viễn thông, quy trình công nghệ gồm các côngđoạn sau:

In phôi – Cá thể hóa ( phủ số bí mật ) – Kiểm tra số - Hoàn chỉnh

Có thể khái quát quy trình công nghệ chung của sản xuất sản phẩm thẻviễn thông như sau:

Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm thẻ viễn thông

1.5 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty

- Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty như sau:

Ban Giám đốc do Tổng Giám đốc đứng đầu sẽ đưa ra quyết định kinhdoanh cùng với sự tham mưu của các phòng ban chức năng Giám đốc làngười trực tiếp điều hành các phòng ban thông qua các Trưởng phòng Các

In phôi Cá thể hóa(phủ số bí mật)

Kiểm tra số

Hoàn chỉnh

Trưởng phòng đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau, có đặc trưng riêng, cóquan hệ mật thiết với nhau, đều tác động đến kết quả hoạt động kinh doanhcủa Doanh nghiệp.

- Chức năng quản lý một số phòng, ban.

+ Đại hội cổ đông: kiểm soát hoạt động của Hội đồng quản trị và Bảnkiểm soát.

+ Hội đồng quản trị: Quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích,quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổđông.

+ Ban kiểm soát: Kiểm tra, giám sát tính trung thực, hợp lý, hợp pháptrong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh

+ Ban Giám đốc điều hành:

Tổng Giám đốc: Chịu trách nhiệm về hiệu quả sản xuất kinh doanh củaCông ty.

Phó Tổng Giám đốc thường trực: Giúp việc cho Tổng Giám đốc trongcông tác điều hành sản xuất của Công ty.

Phó Tổng Giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho Tổng Giám đốc trongviệc điều hành hoạt động kinh doanh.

Phòng sản xuất: Tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty, điều hành toàn bộ dây chuyền sản xuất sản phẩm củaCông ty thông qua Lệnh sản xuất.

Phòng Kế toán Tài chính - Thống kê: Phòng kế toán có trách nhiệm ghichép, thu nhận, kiểm tra, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tổng hợp và lập báocáo kế toán của toàn Công ty.

Phòng Tổng hợp: Tổng hợp, đánh giá, tình hình sản xuất kinh doanhcủa Công ty.

Ban bảo vệ, kiểm soát: Kiểm soát về mặt an ninh, trật tự của Công ty.

Nhà máy In Bưu điện: Tổ chức sản xuất ấn phẩm theo lệnh sản xuất,theo chỉ tiêu, kế hoạch và nhiệm vụ Công ty giao.

Các trung tâm Kinh doanh Bưu điện: Tiêu thụ các loại sản phẩm doCông ty sản xuất ra, kinh doanh các loại hàng hoá theo giấy phép của Côngty.

Đại hội đồng cổ đông

Hội đồng quản trịBan Giám đốc

điều hành

Ban kiểm soát

Phòng sản xuất

P.Kế toán TC-TK

Phòng tổng hợp

Ban bảo vệ, kiểm soát

Nhà máy In

Bưu điệntâm KD-BĐCác trung

Chi nhánh miền Nam

Chi nhánh miền Trung

Chi nhánh Hà Nội

Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý

1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của những năm qua

Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông vàin Bưu điện trong 2 năm 2007,2008

Bảng 1-4:Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2007 – 2008

Đơn vị tính:VND

+/-1 Doanh thu bánhàng và cung cấpdịch vụ

176.686.743.078 191.088.498.707 92,46 14.401.755.6292 Các khoản

-3 Doanh thuthuần bán hàng vàcung cấp dịch vụ

176.686.743.078 191.088.498.707 92,46 14.401.755.6294 Giá vốn hàng

bán 134.469.762.057 135.098.530.388 99,53 628.768.3315 Lợi nhuận gộp

về bán hàng vàcung cấp dịch vụ

42.216.981.021 55.989.968.319 75,4 13.772.987.2986 Doanh thu hoạt

động tài chính 196.397.896 3.966.830.641 4,95 3.770.432.7457 Chi phí tài

chính 3.451.519.674 3.840.448.419 89,87 388.928.7458 Chi phí bán

hàng 13.215.552.931 17.692.526.875 74,7 4.476.973.9449 Chi phí quản lý

doanh nghiệp 14.649.013.040 13.224.333.835

8 (1.424.679.205)10 Lợi nhuận 11.097.293.272 25.199.489.831 44,04 14.102.196.559

thuần từ hoạtđộng kinh doanh11 Thu nhập

khác 596.457.332 1.025.135.274 58,18 428.677.94212 Chi phí khác

161.826.673 5.312.900 3045,

92 (156.513.773)13 Lợi nhuận

khác 434.630.659 1.019.822.374 42,62 585.191.71514 Tổng lợi

nhuận kế toántrước thuế

11.531.923.931 26.219.312.205 43,98 14.687.388.27415 Thuế thu nhập

doanh nghiệp - 3.672.743.379 - 3.672.743.37916 Lợi nhuận sau

thuế thu nhậpdoanh nghiệp

Lợi nhuận kế toán trước thuế của doanh nghiệp cũng tăng lên đángkể,trong năm 2007,lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp là:11.531.923.931đồng,nhưng sang năm 2008, lợi nhuận trước thuế của doanh nghiệp đã lên tới:26.219.312.205 đồng ,có nghĩa là tăng 14.687.388.274 đồng.Như vậy lợinhuận năm 2008 so với năm 2007 tăng lên đáng kể do doanh thu bán hàng và

cung cấp dịch vụ tăng lên trong khi giăm bớt được một số chi phí đáng kể nhưchi phí quản lý doanh nghiệp năm 2008 giảm so với năm 2007 là1.424.679.205 đồng,chi phí khác giảm 156.513.773 đồng

Bảng 1-5:Các chỉ tiêu đánh giá tình hình tài chính của công ty

1 Bố trí cơ cấu tài sản (%)

+ TSDH/Tổng tài sản 25,81% 21,36% (4,51%)+ TSNH/Tổng tài sản 74,19% 78,65% 4,46%2 Bố trí cơ cấu vốn(%)

3 Tỷ suất sinh lời

+ tỷ suất lợi nhuận sauthuế/Doanh thu

+ Lợi nhuận/Tổng TSBQ 6,94% 7,8% 0,86%+ Lợi nhuận/Vốn CSH 12,71% 15,61% 2,9%4 Thu nhập bình quân (đồng/

Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/Tổng tài sản năm 2007 là 6,94%, năm 2008 là7,3%, năm sau tăng so với năm trước là 0,86% Doanh nghiệp cần chú trọngthúc đẩy tỷ suất này để một đồng vốn đầu tư cho tài sản sẽ tạo được nhiềuđồng lợi nhuận hơn Đầu tư vào máy móc thiết bị hiện đại để nâng cao năngsuất cũng như chất lượng sản phẩm thu hút nhiều khách hàng làm tăng lợinhuận.

Tỷ suất lợi nhuận / vốn CSH năm 2008 tăng so với năm 2007 là 2,9%.Thu nhập bình quân một người một htangs năm 2008 cũng tăng lên sovới năm 2007 là 200.000 đồng

II Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

2.1.1.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức theo mô hình tập trung – phân tán,có sự thống nhất từ trên xuống dưới.

Sơ đồ 1.6: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán

thuế Thủ quỹ

Kế toán ở các Nhà máy, Trung tâm, Chi

nhánh

+ Tổ chức việc lập kế hoạch về tài chính tín dụng, kế hoạch về vốn, chỉtiêu tiền mặt nhằm phục vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả Phối hợp cùngcác phòng ban liên quan lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch sửa chữa, mua sắmTSCĐ, kế hoạch đầu tư, kế hoạch quý, năm.

+ Kế toán trưởng còn có liên quan đến công tác tài chính của công ty vàkết hợp các phòng ban trong công ty xây dựng các định mức về chi phí tiềnlương, kế hoạch sản xuất, sử dụng vật tư, kế hoạch thu vốn và xác định giáthành sản phẩm.

+ Định kỳ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho ban lãnh đạo côngty Cuối kỳ báo cáo kết hợp phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanhcủa đơn vị và lập kế hoạch sản xuất kỳ sau.

+ Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc công ty về công tác kế toán tàichính của công ty cũng như số liệu trên các Báo cáo tài chính.

- Kế toán tổng hợp

+ Tập hợp số liệu của các kế toán viên khác, khoá sổ để lập báo cáoquyết toán.

Quan hệ chỉ đạoQuan hệ báo sổ

+ Báo cáo kế toán trưởng kịp thời về xử lý các số liệu kế toán hàngtháng trước khi khoá sổ lên Báo cáo tài chính.

+ Cuối kỳ lập một số báo cáo như sau: Bảng cân đối kế toán

Báo cáo phân tích một số chỉ tiêu tài chínhThuyết minh báo cáo tài chính…

+ Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về thời gian nộp báo cáo,chất lượng báo cáo Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ trước khi trình ký.

- Kế toán tài sản cố định

+ Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trịTSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng của TSCĐ trong công tycũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin đểkiểm tra, giám sát việc thường xuyên giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ vàkế hoạch đầu tư đổi mới TSCĐ của công ty.

+Tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sảnxuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ quy định.

+ Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ,giám sát việc sửa chữa TSCĐ về chi phí và kết quả của công việc sửa chữa.

+ Tính toán phản ánh kịp thời, chính xác tình hình xây dựng, trang bịthêm, đổi mới, nâng cấp hoặc tháo dỡ bớt làm tăng (giảm) nguyên giá TSCĐcũng như tình hình nhượng bán, thanh lý TSCĐ.

- Kế toán nguyên vật liệu

+ Theo dõi tình hình vật liệu của công ty.

+ Hàng ngày cập nhật phiếu xuất kho, nhập kho vào máy.

+ Lên báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật tư cho kế toán trưởng.+ Đối chiếu số liệu với các bộ phận khác.

+ Các báo cáo phải lập như:

Báo cáo nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu.Bảng giá nguyên vật liệu xuất kho.

- Kế toán chuyên quản

+ Theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, công tác nhập hàng,xuất kho hàng hoá thành phẩm và hàng hoá tồn kho của công ty.

+ Cập nhật hoá đơn bán hàng; chứng từ phát sinh tại đơn vị và chuyểncho kế toán tổng hợp.

+ Theo dõi tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mìnhquản lý.

- Kế toán thanh toán

+ Đảm nhiệm công tác liên quan đến tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng.+ Kết hợp cùng các bộ phận kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứngtừ được sử dụng.

+ Các báo cáo phải nộp:

Báo cáo tồn quỹ tiền mặt.

Báo cáo tiền gửi Ngân hàng (có xác nhận số dư của Ngân hàng)và chốt số liệu báo cáo.

+ Theo dõi tình hình công nợ của công ty và báo cáo công nợ cho kếtoán trưởng.

+ Lập bảng phân tích tình công nợ.

- Kế toán thuế

+ Lập các báo cáo tổng hợp kê khai thuế GTGT hàng tháng theo mẫuquy định.

+ Lập bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào theo mẫu quy định.

+ Thực hiện lập các báo cáo liên quan các nghĩa vụ về thuế đối với Nhànước.

- Thủ quỹ

+ Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi được Ban giám đốc, kế toán trưởngký duyệt làm thủ tục thu, chi tiền mặt cho khách hàng.

+ Ký các thủ tục vay và nhận tiền mặt vào công ty.+ Phát tiền lương hàng tháng đến từng người lao động.

+ Cuối kỳ nhận chứng từ kế toán để đóng và lưu trữ chứng từ theo quyđịnh của Nhà nước.

+ Cuối kỳ cùng với kế toán thanh toán tiến hành kiểm kê quỹ.

Như vậy, cùng với bộ máy quản lý của công ty, bộ máy kế toán cũng cómô hình tổ chức tập trung, có sự quản lý thống nhất từ trên xuống Vượt quathử thách chuyển đổi cơ chế quản lý từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung, quanliêu, bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước XHCN,công ty đã có sự phát triển vượt bậc Phòng kế toán tài chính cũng có bướcphát triển, hoàn thành tốt vai trò, chức năng quan trọng của mình Sự pháttriển của phòng kế toán đã góp phần không nhỏ vào quá trình phát triển chungcủa công ty.

2.2.Hình thức kế toán và đặc điểm phần hành kế toán của từng bộ phận kếtoán.

2.2.1 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty.

Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01 dương lịch hàng năm và kết thúc vàongày 31/12 dương lịch hàng năm.

Đơn vị tiền tệ: VNĐ (viết tắt là đồng).

Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thườngxuyên.

Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao theo đườngthẳng.

Phương pháp xác định giá trị nguyên vật liệu xuất: Phương pháp bìnhquân gia quyền cuối tháng.

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cái tài chính

Sơ đồ 1.7: Quy trình ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Ghi chú:

- Hệ thống chứng từ kế toán

Công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theoquyết định số 15/2006 – QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tàichính.

2.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng tại công ty

Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất được ban hành theoquyết định số 15/2006 – QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tàichính và một số văn bản mới ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung hệ thống tàikhoản cần thiết cho một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh.

2.2.3 Hệ thống sổ kế toán

Hệ thống sổ Công ty áp dụng là:

Sổ kế toán tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, Sổ cái tài khoản.

Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết NVL, Sổ chi tiết thanh toán vớingười mua, người bán…

Hiện nay, Công ty cổ phần Dịch vụ viễn thông & In bưu điện áp dụngkế toán máy ở tất cả các phần hành kế toán Phần mềm mà công ty áp dụng làphần mềm kế toán MISA.

- Hệ thống báo cáo tài chính

Công ty cổ phần Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện áp dụng hệ thốngbáo cáo theo quyết định số 15/2006 – QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộtrưởng Bộ tài chính Các báo cáo tài chính mà Công ty phải lập gồm: Bảng

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángKiểm tra, đối chiếu

cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh báo cáotài chính, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Ngoài ra để phục vụ nhu cầu quản lý, Công ty còn lập các báo cáo quảntrị như: Báo cáo tăng (giảm TSCĐ), Báo cáo quỹ, Bảng tổng hợp số dư côngnợ cuối kỳ.

1.1 Phân loại nguyên vật liệu

Các Doanh nghiệp khác nhau thì có những đặc điểm kinh doanh khácnhau, sản phẩm tạo ra cũng khác nhau Do vậy, nguyên vật liệu sản xuất rấtphong phú, để tiện cho việc quản lý thì cần phải phân loại nguyên vật liệu Có

thể nói, phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp nguyên vật liệu cùng loại vớinhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để theo dõi, quảnlý và hạch toán chính xác.

Dưới nhiều góc độ nghiên cứu khác nhau, tuỳ theo yêu cầu và trình độquản lý có thể phân loại nguyên vật liệu theo các tiêu thức khác nhau Phânloại theo nguồn hình thành, phân loại theo quyền sở hữu, phân loại theonguồn tài trợ, phân loại theo tính năng lý hoá, theo quy cách phẩm chất, theomục đích sử dụng Theo các cách phân loại này mà Doanh nghiệp đặt ra yêucầu quản lý cho từng thứ vật tư Có nhiều phương pháp để mã hoá tuỳ thuộcvào từng doanh nghiệp Trong quá trình mã hoá phải tiến hành tổ chức khaibáo, cài đặt… cho phần mềm kế toán đó Thông thường việc tổ chức khaibáo, cài đặt được thực hiện một lần ban đầu khi áp dụng phần mềm kế toán.Nếu Doanh nghiệp có bổ sung thêm thì vẫn có thể tổ chức khai báo thêm khiphát sinh Do đó, tuỳ theo yêu cầu quản trị vật liệu mà từng Doanh nghiệpthực hiện việc phân loại và mã hoá cho phù hợp Có các cách phân loại sau:

- Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị Doanh nghiệp thìnguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

+ Nguyên liệu, vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu, vật

liệu chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nênthực thể sản phẩm; toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trịsản phẩm mới.

+ Vật liêu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để làm

tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việcquản lý sản xuất, bao gói sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thànhnên thực thể sản phẩm.

+ Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá

trình sản xuất kinh doanh, phục vụ công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải,công tác quản lý… Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hay thể khí.

+ Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy

móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ…

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng

cho công việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cảthiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùngđể lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản.

+ Vật liệu khác: Là loại vật liệu không được xếp vào các loại trên Các

loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệuthu hồi do thanh lý TSCĐ…

Ngoài ra, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết củaDoanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên được chia thành từngnhóm, từng thứ Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao,định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, là cơ sở để hạchtoán chi tiết nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp.

- Căn cứ vào nguồn gốc hình thành, nguyên vật liệu được chia thành:

+ Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài: Là loại vật liệu mà Doanh nghiệp

không tự sản xuất mà do mua ngoài để phục vụ cho quá trình sản xuất.

+ Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công: Là loại vật liệu Doanh

nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho quá trình sản xuất.

Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kếhoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyênvật liệu nhập kho.

- Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liêu được chiathành:

+ Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh.+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý.

+ Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác.

1.2 Tổ chức tính giá tại công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện.

1.2.1 Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu nhập kho

Nguyên vật liệu dùng sản xuất trong Công ty chủ yếu được thu mua từbên ngoài, Công ty không tự sản xuất

NVL mua ngoài: NVL mua ngoài được mua từ 2 nguồn là trong nướcvà nhập khẩu.

- NVL thu mua trong nước: Giá thực tế NVL nhập

Ví dụ: Nhập kho giấy Bãi Bằng của Công ty sản xuất giấy Bãi Bằng

theo Hoá đơn số 002601 ngày 10/03/2008 Giá mua ghi trên hoá đơn là:85.123.000đ và chi phí vận chuyển là 1.350.000đ thì giá thực tế nhập kho là: 85.123.000 + 1.350.000 = 86.473.000đ

Ghi chú: Nếu như Doanh nghiệp mua vật liệu mà chi phí vận chuyển,bốc dỡ bên bán chịu và chi phí này được cộng luôn vào giá mua vật liệu thìgiá thực tế của vật liệu đúng bằng giá mua trên hoá đơn.

- NVL nhập khẩu:Giá thực tế NVL

nhập kho = trên hoá đơnGiá mua ghi + Thuế nhập khẩu + chuyển, bốc dỡChi phí vận

Ví dụ: Theo Hóa đơn GTGT số 002808 ngày 26/03/2008, Công ty mua

giấy Cacbonless của Công ty văn phòng phẩm Việt Hàn: Giá ghi nguyên trênhoá đơn (chưa thuế) của lô hàng này là: 130.800.000đ, thuế nhập khẩu 5%.

Giá thực tế NVL nhập kho là:

130.800.000 +130.800.000 x 5% = 196.200.000 (đ)

1.2.2 Tính giá thực tế NVL xuất kho

Nghiệp vụ xuất kho NVL được thực hiện hàng ngày, chủ yếu là xuấtcho sản xuất sản phẩm, ngoài ra NVL còn được xuất dùng chung cho phânxưởng.

Ví dụ: Đầu tháng 03/2008 tồn kho giấy Cacbonless là 253kg trị giá là:

4.960.000đ Tổng lượng giấy mà Công ty nhập kho trong tháng là: 880kg,tổng giá thực tế là: 17.276.000đ Tổng số lượng giấy Cacbonless xuất kho đểphục vụ cho sản xuất trong tháng là 610kg.

Trong điều kiện Công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính như hiệnnay thì trị giá vốn NVL xuất kho được tự động tính trên máy, kế toán viên chỉnhập số liệu vào máy, sau đó các số liệu là do máy hoàn toàn xử lý.

Giá trị thực tế NVL xuất kho =

Giá trị NVL tồn kho đầu tháng +

Giá trị NVL nhập kho trong thángSố lượng NVL

tồn kho đầu tháng + nhập trong thángSố lượng NVL

Lượng NVL xuất kho trong

Giá trị thực tế NVL xuất kho =

4.960.000 + 17.276.000

x 12.003.500đ

II.Kế toán chi tiết NVL ở Công ty

2.1 Kế toán chi tiết vật liệu tại kho

2.1.1 Thủ tục nhập kho vật liệu

Phòng sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mứctiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL Căn cứ vào định mức đã xây dựngđược và đơn đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch mua, sau đó trình lênGiám đốc ký duyệt rồi chuyển cho cán bộ vật tư đi thu mua NVL Khi NVLvề đến công ty, căn cứ vào hợp đồng mua bán thủ kho cùng Ban kiểm nghiệmvật tư của công ty tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quycách, đơn giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng và tiến hànhlập ngay Biên bản kiểm nghiệm và Biên bản giao nhận vật tư, hàng hoá nhậpkho Sau đó, căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm thủ kho sẽ nhập dữ liệu vàomáy tính qua phần mềm MISA, Phiếu nhập kho tại kho sẽ được chuyển lênKế toán vật tư - Tại phòng kế toán theo định kỳ để làm căn cứ nhập vàoMISA của Công ty

Biên bản bàn giao vật tư hàng hoá được lập thành 3 liên: - Liên 1 lưu tại kho để theo dõi và nhập kho.

- Liên 2 giao cho người mua hàng để làm thủ tục hoàn thiệnchứng từ thanh toán với phòng kế toán.

- Liên 3 lưu tại gốc.

Mỗi phiếu nhập kho được lập thành 4 liên:

- Một liên được lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc ở phòng sản xuất.- Một liên được dùng để thanh toán

- Một liên dùng lưu hành nội bộ (lưu tại kho).- Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán.

Vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng quy định đảm bảocho việc bảo quản vật liệu cũng như theo dõi tốt việc xuất kho.

Sơ đồ 2.1: Quy trình nhập kho NVL.

- Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, Công ty CP Dịch vụ viễn thông &In Bưu điện mua:

Giấy Carbon CB trắng 210

Ghi chú:

Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm các thủ tục nhập kho phếliệu thu hồi mà khi sản xuất, phế liệu thu hồi được lấy ra từ các phân xưởngsản xuất và nhập thẳng vào kho phế liệu

2.1.2 Thủ tục xuất kho.

Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện chủ yếu xuất nguyên vậtliệu dùng cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra nguyên vật liệu còn xuất dùngchung cho các phân xưởng

Nguyên vật

liệu Ban kiểm nghiệm Nhập NVL, ghi thẻ khobảo quảnGhi sổ,

Đối với NVL chính, khi các trung tâm kinh doanh vật tư của Công tycó đơn đặt hàng sẽ lập phương án kinh doanh chuyển sang phòng tài chính kếtoán để thẩm định và trình Giám đốc ký duyệt Phòng sản xuất sẽ căn cứ vàođơn đặt hàng lập Lệnh sản xuất (Biểu số: 06) Trên lệnh sản xuất có ghi rõ tênNVL xuất, chủng loại, số lượng và mục đích xuất dùng Lệnh sản xuất đượcchuyển xuống cho thủ kho Thủ kho căn cứ vào lệnh sản xuất, xuất kho vật tư.Đối với nguyên vật liệu xuất dùng chung (NVL phụ) cho phân xưởngvà khối quản lý thì khi có nhu cầu cần sử dụng thì trưởng đơn vị có nhu cầuviết Phiếu cấp vật tư (Biểu số: 07) Trên Phiếu cấp vật tư nêu rõ nội dung,mục đích sử dụng, ghi rõ danh mục vật tư cần lĩnh về số lượng, quy cách…vàđưa lên phòng sản xuất

Sau khi xuất kho trên máy, thủ kho in phiếu xuất kho và gửi về phòngkế toán định kỳ 1 tuần/lần Trên phiếu xuất kho phải thể hiện đầy đủ các chỉtiêu như: cấp cho đơn vị, số lượng vật tư, hàng hoá.

Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng kho vàđược lập thành 4 liên:

- Một liên lưu tại phòng sản xuất.- Một liên giao cho người nhận vật tư.- Một liên lưu hành nội bộ (lưu tại kho).

- Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán.

Sơ đồ 2.2: Quy trình xuất kho NVL.

Ví dụ: Ngày 02/03/2008 Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điệnxuất kho Giấy Couche 150 khổ 79 với số lượng là: 226 kg với đơn giá là:11.800đ theo Phiếu xuất kho số X02TT2/08.03 (Biểu số: 08).

Phiếu xin lĩnh NVLNVL tại

Xuất NVL

ghi thẻ Ghi sổ, lưu trữ

2.2 Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu.

Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện đã sử dụng phương phápThẻ song song để hạch toán chi tiết NVL.

Phiếu xuất kho

chi tiết NVL

Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn

Sổ kế toán tổng hợp NVL

Ghi hàng ngày

Ghi cuối thángĐối chiếu

Thủ kho dùng Thẻ kho (Biểu số: 09) để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của từng chủng loại nguyên vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.Thẻ kho do thủ kho giữ và ghi chép Hàng ngày, khi thủ kho nhận được cácchứng từ liên quan nhập - xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra lại tính hợplý, hợp pháp của chứng từ rồi mới thực hiện nghiệp vụ nhập - xuất, sau đó vàothẻ kho theo chỉ tiêu số lượng thực tế vật liệu nhập - xuất Các chứng từ nhập- xuất được thủ kho phân loại theo Phiếu nhập, Phiếu xuất để giao cho phòngkế toán theo định kỳ Cuối tháng, thủ kho kiểm tra số tồn kho thực tế và sốtồn ghi trên Thẻ kho.

-Sau khi nhập kho trên máy, thủ kho in phiếu nhập kho và gửi về phòngkế toán định kỳ 1 tuần/lần Trên phiếu nhập kho phải thể hiện đầy đủ các chỉtiêu như: Nhà cung cấp, số lượng vật tư, hàng hoá.

Đối với kho vật tư của công ty, mỗi phiếu nhập thủ kho chuyển vềphòng kế toán 1 bản.

Đối với các kho của các đơn vị khác, mỗi phiếu nhập thủ kho chuyểnvề phòng kế toán 2 bản để phòng kế toán chuyển về từng đơn vị theo dõi.

- Tại phòng kế toán:

Định kỳ, khi nhận được chứng từ nhập - xuất NVL do thủ kho chuyểnđến, kế toán NVL căn cứ và phân loại chứng từ có hoá đơn đỏ, đã hoàn thiệnthủ tục để nhập liệu cho từng chứng từ vào máy.

Hiện nay, Công ty đang ứng dụng phần mềm MISA vào công tác kếtoán, vì vậy kế toán chi tiết vật liệu là quá trình cập nhật và quản lý “Sổ chitiết nguyên vật liệu” thông qua “Bảng danh mục mã vật tư” Khai báo mã vậttư cho loại vật liệu nào là mở chi tiết cho loại vật liệu đó Trình tự kế toán chitiết vật liệu trên máy vi tính có thế khái quát như sau:

Dữ liệu đầu vào

- Nhập chứng từ vật liệu: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho

- Khai báo thông tin do máy yêu cầu.

Máy xử lý thông tin liên quan đến kế toán chi tiết vật liệu và cho ra dữ liệu tổng hợp.

Sơ đồ 2.4: Trình tự kế toán chi tiết vật liệu trên máy vi tính

Biểu số 10: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa từ ngày 01/03/2008 đến ngày31/03/2008.

Sau khi lập sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, kế toán chi tiết không lập bảngkê Nhập - xuất – tồn từng thứ vật liệu cũng không sử dụng sổ chi tiết Nhập –xuất – tồn (lượng) mà cuối tháng, máy tự động cho ra báo cáo tồn kho, Báocáo tồn kho Công ty sử dụng là một bảng tổng hợp về tình hình nhập – xuất –tồn kho NVL trong cả kỳ về số lượng và giá trị.

Biểu số 11: Báo cáo tổng hợp tồn kho (kho NVL chính).

2.3 Kế toán chi tiết NVL tại phòng kế toán

Nói tới hạch toán kế là nói tới sự phản ánh số hiện có và tình hình biếnđộng của toàn bộ tài sản của Doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị Chỉ nguyên kếtoán chi tiết thì chưa đảm bảo được yêu cầu này mà bên cạnh kế toán chi tiếtkhông thể thiếu vai trò của kế toán tổng hợp.

Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép, phản ánh một cách tổng hợpNVL theo tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và cácbáo cáo tài chính theo chỉ tiêu số lượng, giá trị.

Công ty CP Dịch vụ viễn thông &In Bưu điện sử dụng phần mềm kếtoán MISA vào hạch toán kế toán và kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ.

2.3.1 Hệ thống tài khoản sử dụng

Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty được thực hiệntheo phương pháp kê khai thường xuyên Theo phương pháp này, kế toántổng hợp sử dụng các TK sau để hạch toán các nghiệp vụ liên quan:

TK152 - NVL: Tài khoản này được Công ty mở chi tiết thành các TKcấp 2 sau:

- TK 1521- Vật liệu chính- TK 1522- Vật liệu phụ.

Các nghiệp vụ nhập vật tư Công ty sử dụng các tài khoản có liên quansau:

- TK 111- Tiền mặt

- TK 112- Tiền gửi Ngân hàng- TK 141- Tạm ứng

- TK 331- Phải trả người bán- TK 338- Phải trả, phải nộp khác

Các nghiệp vụ xuất vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh được phản ánhtrên các tài khoản.

- TK 621- Chi phí NVL trực tiếp- TK 627- Chi phí sản xuất chung- TK 641- Chi phí bán hàng

- TK 642- Chi phí quản lý Doanh nghiệp

2.3.2 Kế toán tổng hợp nhập NVL

NVL của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, vì vậy kế toán tổng hợpNVL chủ yếu gắn liền với kế toán công nợ phải trả với nhà cung cấp Hiện

nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, đảm bảo cho công tácquản lý NVL tốt, Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán MISA trong kế toánmáy Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng về tình hình nhập xuất NVL đượcthực hiện tự động trên máy một cách linh hoạt, hiệu quả thông qua phần mềmMISA đã cài đặt.

Công ty đã xây dựng mã nhà cung cấp cho từng khách hàng, nhà cungcấp nên rất thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán vật liệu trên máy.

Trích Bảng mã hóa khách hàng, nhà cung cấp

VHVT Công ty văn hoá phẩm Việt Thái

BCLTQTKVI Trung tâm bưu chính liên tỉnh và quốc tế KVI

Kế toán nhập kho vật tư hàng hoá được thực hiện trong mục “Nhập vậttư, hàng hoá” của trường “Quản lý kho” trên màn hình giao diện Khi có phátsinh các nghiệp vụ nhập kho, kế toán phải xác định các vật tư, hàng hoá đó đãđược khai báo trong danh sách vật tư, hàng hoá hay chưa? Trong trường hợpnếu chưa khai báo thì phải khai báo vật tư, hàng hoá, phải xác định tiếp khoquản lý các loại vật tư, hàng hoá nhập đã khai báo chưa để có thể khai báothêm mới từ kho đến loại vật tư, hàng hoá chi tiết.

Sau khi khai báo thêm mới vật tư, hàng hoá chi tiết phải đăng ký khocho loại vật tư, hàng hoá đó Sau đó vào “Quản lý kho”, rồi vào “Nhập vật tư,hàng hoá” để nhập các thông tin về nhập kho vật tư Trước khi nhập thông tinphải ấn Ctrl-Insert để nhập mới Các cột cần phải nhập gồm:

Mã chi nhánh: Đơn vị nhập hàng hóa.Phần chứng từ:

Số CT: Mã số của chứng từ

Ngày: Ngày nhậpPhần Người bán

Tên NCC: Mã nhà cung cấpĐịa chỉ: Địa chỉ NCC.

Diễn giải: Nghiệp vụ nhập vật tư, hàng hóa (lý do nhập vật tư hànghóa).

Mã vật tư: Mã vật tư, hàng hóa nhập Mã kho: Mã kho nhập vật tư hàng hoáTK Nợ

TK đối ứng

Số lượng: Số lượng vật tư, hàng hoáĐơn giá: Đơn giá vật tư, hàng hoá.

Thành tiền: Tổng số tiền của vật tư, hàng hoá.

Trước tiên là số CT, ngày tháng: Điều này có nghĩa xác định được mãsố của chứng từ nhập kho, ngày tháng nhập kho, trong một tháng có thể mởmột số chứng từ ghi sổ tuỳ theo mục đích sử dụng thực tế để theo dõi nhậpkho phát sinh trong một thời gian.

Mỗi một loại vật tư được nhập trên một dòng Thao tác nhập trên mộtdòng thì kế toán có thể thêm mục để nhập các số liệu vào: TK Nợ, TK Có, mãvật tư.

Cột “số CT” sẽ tự động nhảy theo số thứ tự nhập vào máy Các cột “Tên NCC” nếu không nhớ ta có thể nhập bằng cách nháy đúp chuột vào cộtđó sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép chọn một cách trực quan chính xác.

Nếu trong một chứng từ có nhiều loại vật tư của một nhà cung cấp thìthực hiện việc cắt dán, rồi thay mã cũng như số lượng vật tư, đảm bảo mỗiloại vật tư đều nhập trên một dòng theo nội dung của từng cột.

Khi kế toán NVL nhận được các hoá đơn mua hàng, kế toán sẽ tiếnhành nhập các số liệu đó vào máy theo trình tự trên Sau đó máy tự động lậpra các chứng từ, mẫu sổ Để xem xét, kiểm tra và in ra các loại chứng từ, mẫusổ nhập vật tư hàng hoá đã thực hiện, kế toán vào Menu “Tệp” trên màn hìnhgiao diện, sau đó chọn “In báo cáo” rồi chọn các chứng từ, báo cáo cần xemvà in để xem và in, như: Phiếu nhập kho, Tập hợp các chứng từ theo mã thốngkê chứng từ, Thẻ kho, Báo cáo tồn kho, Sổ cái tài khoản, Bảng cân đối sốphát sinh

Hạch toán nghiệp vụ nhập kho

- Đối với NVL mua từ bên ngoài (trong nước):

Hiện nay, Công ty chủ yếu thu mua nguyên vật liệu của các nhà sảnxuất trong nước, mua trên thị trường tự do.

Trường hợp NVL mua về cùng hoá đơn, đã nhập kho:Nợ TK 152

Nợ TK 133 (1331)

Có TK 111 – Nếu thanh toán bằng tiền mặt Có TK 112 – Nếu thanh toán bằng TGNH Có TK 141 – Nếu thanh toán bằng tiền tạm ứng Có TK 331 – Nếu chưa thanh toán với người bán.Ví dụ:

Theo hoá đơn GTGT số 8340 của Công ty In và văn phòng phẩm ngày08/03/2008, Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện nhập giấy Couche150 khổ 79*109 với số lượng là: 904 kg, đơn giá là: 11.800đ, thành tiền là:10.667.200đ Kèm theo hoá đơn của Công ty In và văn phòng phẩm thì số tiềnmà Công ty CP Dịch vụ viễn thông &In Bưu điện phải trả là: 11.733.920đ Kếtoán định khoản như sau:

Nợ TK 152 10.667.200

Nợ TK 133 1.066.720

Có TK 331 11.733.920

Theo hóa đơn GTGT số 8340 ngày 08/03/2008 Nhân viên kế toán tiếnhành mở màn hình nhập dữ liệu:

Các bước nhập liệu với chứng từ này như sau:

Đối với màn hình nhập liệu thể hiện nhập liệu theo hóa đơn.

Phần Nhà cung cấp:

Ô “ Tên”: VPPP – Công ty In và Văn phòng phẩmÔ “ Địa chỉ”: Hoàn Kiếm – Hà Nội

Ô “ MST”: 0100687474Phần chứng từ:

Ô “ Ngày”: 08/03/2008Ô “Số”: 01/03NKÔ “Số hóa đơn”: 8340

Ô “Ngày hóa đơn”: 01/03/2008Ô “Ký hiệu HĐ”: AU/2008Ô “Loại tiền”: VNĐ

Ô “Thành tiền”: 10,667,200.

Sau khi kết thúc việc định khoản trên máy, kế toán gõ phím F2 để ghiviệc nhập liệu vào máy

Đối với màn hình nhập liệu thể hiện thuế GTGT.

Các Ô nhập liệu từ Phần nhà cung cấp đến ô “Diễn giải” ta đều làmgiống như phần trên và thêm các ô sau:

Ô “Mã thuế”: V10Ô “Thuế suất”: 10

Ô “Tiền thuế”: 1,066,720.Ô “ TK thuế”: 1331

Cuối cùng dùng chuột kích vào ô Thuế ở cuối màn hình

- Đối với NVL mua từ bên ngoài (nhập khẩu)

Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, kế toán sẽ nhập số liệu vào máy theođịnh khoản:

Nợ TK 152 – (Giá mua + Thuế nhập khẩu) Có TK 331 – Nếu chưa thanh toán cho người bán (Tổng giá thanh

toán) Có TK 111 – Nếu thanh toán bằng tiền mặt

Có TK 112 – Nếu thanh toán bằng TGNH Có TK 333 (3333)

Và phản ánh thuế GTGT phải nộp ở khâu nhập khẩu.

Nợ TK 1331 – Nếu thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ

Nợ TK 152 – Nếu thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ Có TK 333

Ví dụ:

Theo hóa đơn số 1152 và 1153 (Mua theo phương thức ủy thác nhậpkhẩu) của Công ty In hàng không (Ngọc Lâm – Long Biên) ngày 03/03/2008.Công ty CP DVVT & In Bưu điện nhập khẩu Giấy Carbon CB trắng 210 với

số lượng 5,600 kg, đơn giá 28,000đ, thành tiền 156,800,000 Kế toán đinhkhoản như sau:

Nợ TK 152 172,480,000

Có TK 331 156,800,000 Có TK 333 15,680,000Nợ TK 1331 15,680,000

Có TK 333 15,680,000

Theo hóa đơn GTGT số 8340 ngày 08/03/2008 Nhân viên kế toán tiến hànhmở màn hình nhập dữ liệu:

Các bước nhập liệu với chứng từ này như sau:

Đối với màn hình nhập liệu thể hiện nhập liệu theo hóa đơn.

Phần Nhà cung cấp:

Ô “ Tên”: IHK – Công ty In hàng khôngÔ “ Địa chỉ”: Ngọc Lâm – Long Biên Ô “ MST”: 1001080140

Phần chứng từ:

Ô “ Ngày”: 10/03/2008Ô “Số”: 02/03NK

Ô “Số hóa đơn”: 1152, 1153Ô “Ngày hóa đơn”: 03/03/2008Ô “Ký hiệu HĐ”: CV/2008Ô “Loại tiền”: VNĐ

Ô “TKĐƯ”: 331Ô “Số lượng”: 5,600Ô “Đơn giá”: 28,000

Ô “Thành tiền”: 156,800,000.

Sau đó kích vào ô “Hàng tiền” và ô “Hàng nhập khẩu”.

Sau khi kết thúc việc định khoản trên máy, kế toán gõ phím F2 để ghiviệc nhập liệu vào máy

Đối với màn hình nhập liệu thể hiện thuế GTGT.

Các Ô nhập liệu từ Phần nhà cung cấp đến ô “Diễn giải” ta đều làmgiống như phần trên và thêm các ô sau:

Ô “Mã thuế”: V10Ô “Thuế suất”: 10

Ô “Tiền thuế”: 15,680,000Ô “ TK thuế”: 1331

Cuối cùng dùng chuột kích vào ô Thuế ở cuối màn hình Ngoài việcdùng tiền mặt và TGNH để thanh toán tiền mua vật liệu, Công ty còn sử dụnghình thức thanh toán bằng tiền tạm ứng Khi có nhu cầu về vật tư, phòng kếsản xuất sẽ tham khảo giá thị trường, trình giám đốc duyệt, trên cơ sở đóphòng lập chứng từ Giấy đề nghị tạm ứng - tiền mua NVL Việc mua NVLbằng tiền tạm ứng được kế toán thực hiện nhập vào máy theo định khoản sau:

Khi tạm ứng tiền mua, kế toán thực hiện việc định khoản trên máy:Nợ TK 141 (Chi tiết cho đối tượng)

Có TK 111 (hoặc TK 112)

Vật liệu sau khi được kiểm nhận, thủ kho tiến hành nhập kho, kế toánnhập vào máy các số liệu định khoản sau: