THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIẾN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN

Chuyên đề thực tập THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIẾN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 2.1 Đặc điểm NVL sử dụng tại công ty Hiện nay, công ty có gần 150 chủng loại NVL với nội dung kinh tế và chức năng khác nhau như: giấy, mực, các loại hóa chất, bản kẽm, bản nhôm…Được cung cấp từ cả nguồn trong nước và nhập khẩu. Chi phí về vật liệu của công ty thường chiếm 70% trong giá thành sản phẩm. Giấy là vật liệu chính được sử dụng nhiều nhất trong quá trình sản xuất và kinh doanh của công ty. Do Nguyên vật liệu của công ty được lưu tại kho công ty ở Đặng Xá- Gia Lâm cách công ty 18km nên công tác bảo quản và vận chuyển vật liệu này khá khó khăn, phức tạp đòi hỏi kỹ thuật cao trong công tác quản lý, khó khăn trong vận chuyển, không những là chi phí vận chuyển rất lớn mà còn mất thời gian trong vận chuyển dễ dẫn đến gián đoạn trong sản xuất. Công tác dự trữ NVL khá linh hoạt, căn cứ vào đơn đặt hàng mà công ty đang thực hiện, sẽ thực hiện để có kế hoạch dự trữ vừa đủ NVL trong kho, đảm bảo hoạt động sản xuất của công ty được tiến hành liên tục, không gián đoạn nhưng cũng không được để xảy ra tình trạng ứ đọng vốn. 2.2 Phân loại Nguyên vật liệu tại công ty. - Phân loại theo công dụng và giá trị tham gia vào việc tạo ra sản phẩm + Vật liệu chính: Tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, chủ yếu là các loại giấy. Công ty sử dụng 13 loại giấy khác nhau như: Giấy Couche, giấy Tân Mai, giấy Vĩnh Phúc… + Vật liệu phụ: Là đối tượng hỗ trợ nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm gồm: Gần 40 loại mực trắng Nhật, mực đỏ Nhật, bản kẽm, phim… + Văn phòng phẩm: Gồm các loại vật liệu như bút bi, bút kim, ghim, cặp sắt… Nhiên liệu: Gồm dầu công nghiệp, dầu nhờn, dầu Diezen, hóa chất: Axít, cồn, dung môi…. 11 Chuyên đề thực tập +Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng được dùng nhằm sửa chữa, thay thế máy móc như: bóng đèn, vòng bi… + Phế liệu: Là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất như: Giấy xước, giấy lõi,giấy vụn… - Quản lý Nguyên vật liệu tại công ty. Để đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp, công ty đang cùng một lúc sử dụng rất nhiều loại NVL khác nhau được thu mua từ nhiều nguồn. Vì vậy, để việc quản lý NVL có hiệu quả, công ty đã phân theo từng kho, trong kho chia làm nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại được chia thành nhiều loại, từng thứ vật liệu theo đặc điểm riêng và được mã hóa để thuận tiện cho việc nhập dữ liệu vào máy. Danh sách kho Mã kho Tên kho CT Kho NVL công ty CB Kho NVL TT chế bản HN Kho NVL CN Hà nội …. … Ví dụ Kho NVL Công ty gồm nhiều nhóm và loại vật liệu như sau: + Nhóm giấy Bãi Bằng: Giấy Bãi Bằng ĐL 100 khổ 60.5*84 độ trắng 90 Giấy Bãi Bằng ĐL 100 khổ 69*87 độ trắng 90 Giấy Bãi Bằng ĐL100 khổ 79*109 độ trắng 90 … + Nhóm Giấy Couche: Giấy Couche 210 khổ 79*109 Giấy Couche 230 khổ 65*86 …. + Nhóm giấy cacbon Giấy cacbon CB blue khổ 61 x 91 Giấy cacbon CB hồng khổ 61.91.4 22 Chuyên đề thực tập Giấy Cacbon CF Vàng khổ 65*86 Giấy Cacbon CF trắng khổ 420 . + Nhóm giấy offset Giấy offset DL 80 khổ 79 * 109 Giấy offset DL 100 khổ 61*84 . Hệ thống kho của công ty được đặt ở Đặng Xá- Gia Lâm- Hà nội cách trụ sở chính 18 km, được quản lý chặt chẽ bởi đội ngũ nhân viên thủ kho và bảo vệ có tinh thần trách nhiệm cao, trình độ chuyên môn tốt. Các quy trình nhập, xuất kho NVL được thực hiện theo đúng quy định. 2.3 Tính giá NVLtại công ty 2.3.1 Tính giá NVL nhập kho NVL dùng trong sản xuất của công ty chủ yếu được thu mua từ bên ngoài, công ty không tự sản xuất. NVL mua ngoài: NVL mua ngoài đươc mua từ 2 nguồn là trong nước và nhập khẩu. - NVL thu mua trong nước: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn+Chi phí thu mua(nếu có) Ví dụ: Nhập kho giấy Bãi Bằng của công ty sản xuất giấy Bãi Bằng theo hóa đơn số 002601 ngày 10/03/2008. Giá mua ghi trên hóa đơn là 85.123.000đ và chi phí vận chuyển là 1.350.000đ thì giá thực tế nhập kho là: 85.123.000 + 1.350.000= 86.473.000đ. - NVL nhập khẩu: Giá thực tế NVL = Giá mua ghi + Thuế nhập + Chi phí vận chuyển nhập kho trên hóa đơn khẩu bốc dỡ Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT số 002808 ngày 26/03/2009, Công ty mua giấy Cacbonless của công ty văn phòng phẩm Việt Hàn: Giá mua ghi trên hóa đơn (chưa thuế) của lô hàng này là: 31.800.000đ, thuế nhập khẩu 5%. Giá thực tế NVL nhập kho là: 31.800.000 + 31.800.000x5%= 33.390.000đ 33 Chuyên đề thực tập 2.3.2 Tính giá NVL xuất kho Nghiệp vụ xuất kho NVL được thực hiện hàng ngày, chủ yếu là xuất cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra NVL còn được xuất dùng chung cho phân xưởng. Giá trị thực tế NVL xuất kho = Giá trị NVL tồn kho đầu tháng + Giá trị NVL nhập kho trong tháng x Lượng NVL xuất kho trong tháng Số lượng NVL tồn kho đầu tháng + Số lượng NVL nhập trong tháng Ví dụ: Đầu tháng 03/2009 tồn kho giấy Cacbonless là 253kg trị giá là : 4.960.000đ. Tổng lượng giấy mà công ty nhập kho trong tháng là : 880kg, tổng giá thực tế là 17.276.000đ. Tổng số lượng giấy Cacbonless xuất kho để phục vụ cho sản xuất trong tháng là 610kg. Giá trị thực tế = 4.960.000 + 17.276.000 x 610 = 11.971.721đ NVL xuất kho 253 + 880 Trong điều kiện công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính như hiện nay thì giá vốn NVL xuất kho được tự động tính trên máy vi tính, kế toán chỉ nhập số liệu vào máy, sau đó các số liệu là do máy tính hoàn toàn xử lý. 2.4 Thủ tục nhập - xuất kho NVL tại công ty 2.4.1 Thủ tục nhập kho NVL tại công ty Phòng sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dữ trữ NVL . Căn cứ vào định mức đã xây dựng được và đơn đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch mua, sau đó trình lên Giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho cán bộ vật tư đi mua NVL. Khi NVL về đến công ty, căn cứ vào hợp đồng mua bán thủ kho cùng Ban kiểm nghiệm vật tư của công ty tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng và tiến hành lập ngay Biên bản kiểm nghiệm(Biểu 03) và Biên bản giao nhận vật tư, hàng hóa nhập kho (Biểu 04).Sau đó, căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm thủ kho sẽ nhập dữ liệu vào máy tính qua phần mềm MISA, Phiếu nhập kho(Biểu 05) tại kho sẽ được chuyển lên Kế toán NVL tại phòng kế toán theo định kỳ để làm căn cứ nhập vào phần mềm MISA của Công ty. 44 Nguyên vậtliệu Ban kiểm nghiệmNhập NVL ghi thẻ kho Ghi sổ, bảo quản Chuyên đề thực tập Biên bản bàn giao vật tư hàng hóa được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu tại kho để theo dõi và nhập kho + Liên 2: Giao cho người mua hàng để làm thủ tục hoàn thiện chứng từ thanh toán với phòng kế toán. + Liên 3: Lưu tại gốc Mỗi Phiếu nhập kho lập thành 4 liên: + Một liên được lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc ở phòng sản xuất. + Một liên được dùng để thanh toán + Một liên dùng lưu hành nội bộ (lưu tại kho) + Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán. Vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định đảm bảo cho việc bảo quản vật liệu cũng như theo dõi tốt việc xuất kho. Sơ đồ 2.1 Quy trình nhập kho NVL Ghi chú: Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà khi sản xuất phế liệu thu hồi được lấy ra từ phân xưởng sản xuất và nhập thẳng vào kho phế liệu mà không có thủ tục chứng từ gì cả. Biểu số: 01 HÓA ĐƠN Mẫu số GIÁ TRỊ GIA TĂNG AU 2009 Liên 2: Giao cho khách hàng 8340 Ngày 08 tháng 03 năm 2009 Mẫu số:01 GTKT-3LL AU2009 8340 Đơn vị bán hàng: Công ty In và Văn phòng phẩm 55 Chuyên đề thực tập Địa chỉ: Hoàn Kiếm – Hà nội. Số tài khoản: 326.193.600.190 Điện thoại MST: : 06000334269 Họ tên người mua hàng: Lê Văn Tuấn Tên đơn vị: Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện. Địa chỉ: 564 Nguyễn Văn Cừ- Gia Lâm- Hà Nội. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM, CK.MST: STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy Couche 150 khổ 79 Kg 904 11.800 10.667.200 Cộng tiền hàng: 10.667.200 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 1.066.720 Tổng cộng tiền thanh toán: 11.733.920 Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu bảy trăm ba ba ngàn chin trăm hai mươi đồng chẵn/. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 66 Chuyên đề thực tập Biểu số: 02 HAPAG - LIOYD 65 LE LOI Boulevard Dist 1, HCM City, Viet Nam Deutsche Bank AG, HCM Branch SaiGon Centre INVOICE Customer (Tên khách hàng): Cty CP DVVT & In Buu Đien Address (Địa chỉ) : 564 Nguyen Van Cu Telephone (Điện thoại) : Tax ID (Mã số thuế) : Payment mode (Phương thức thanh toán): Cash Invoice N 0 : Invoice Date: Payment term: N Service Unit Price Quantit y Currenc y Amount Carbon CB trắng 210 1,925 USD 5,600 Kg 10,780 USD Total 5,600 Kg 10,780 USD Gross (Tổng tiền thanh toán): 10,780 x 16.000 = 172,480,000 đ Customer Issuer E & O.E (Sign & full name) (Sign & full name) (Sign, stamp & full name) 77 Chuyên đề thực tập Biểu số: 03 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Căn cứ vào hóa đơn số 8340 ngày 08/03/2008 của Công ty In và Văn phòng phẩm Ban kiểm nghiệm gồm có: 1. Ông Nguyễn Quang Long – Trưởng ban. 2. Ông Bùi Giang - Ủy viên 3. Bà Nguyễn Tần – Thủ kho. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Chất lượng Tên khách hàng Theo HĐ Thực tế 1 Giấy Couche 150 khổ 79 C150K79 Kg 904 904 Tốt Cty In và VPP Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư sản xuất trên đủ điều kiện nhập kho. Ngày 06 tháng 03 năm 2009 Ủy viên Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số: 04 BIÊN BẢN BÀN GIAO NHẬN VẬT TƯ, HÀNG HÓA NHẬP KHO (Liên 2: lưu thanh toán) 88 Chuyên đề thực tập Căn cứ vào chứng từ duyệt mua hàng số: 8340 ngày 08 tháng 03 năm 2008…. Chúng tôi gồm: Đại diện – Người giao hàng: Họ và tên:……………………… Anh Long………………………………… Đơn vị công tác: Phòng tài chính………………………………………………. Đại diện – Người nhận hàng: Họ và tên:…………………………….Phạm Thị Tần…………………………. Tiến hành giao nhận lô hàng được nhập tại: Đặng Xá…vào hồi…ngày 08/03/2008. Của nhà cung cấp: Công ty In và Văn phòng phẩm …………………………… . STT Tên vật tư, chủng loại, quy cách Đơn vị tính Số lượng Đánh giá 1 Giấy Couche 150 khổ 79 Kg 904 Tốt Người giao hàng Người nhận hàng Thủ trưởng đơn vị nhận (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 99 Chuyên đề thực tập Biểu số: 05 Công ty Cổ phần In Bưu điện 564 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà nội NHẬP KHO Ngày 08/03/2008 Người giao hàng: Công ty In và văn phòng phẩm Số :01/03NK Địa chỉ: Hoàn Kiếm- Hà Nội Diễn giải: Công ty In và văn phòng phẩm. Theo HĐ GTGT Số 8340 ngày 08/03/2008. Nhập tại kho: Kho công ty. STT Mã hàng Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Mã kho Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 C150K79 Giấy Couche 150 khổ 79 Kg 152 904 11.800 10.667.200 Cộng: 10.667.200 Mười triệu sáu trăm bảy ngàn hai trăm đồn chẵn. Người lập Người giao hàng Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.4.2 Thủ tục xuất kho NVL tại công ty . Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện chủ yếu xuất NVL dùng cho sản phẩm, ngoài ra NVL còn xuất dùng cho các phân xưởng. 1010 [...]... trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu số lượng, giá trị Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện sử dụng phần mềm kế toán MISA vào hạch toán kế toán và kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 2.6.1 Tài khoản sử dụng Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp sử dụng... 8340 của công ty In và văn phòng phẩm ngày 08/03/2008, Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện nhập giấy Couche 150 khổ 79*109 với số lượng là : 904kg, đơn giá là: 11.800đ, thành tiền là:10.667.200đ Kèm theo hóa đơn của Công ty In và văn phòng phẩm thì số tiền mà Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện phải trả là: 11.733.920đ Theo hóa đơn GTGT số 8340 ngày 08/03/2008 Nhân viên kế toán tiến... hợp sử dụng các TK sau để hạch toán các nghiệp vụ liên quan: TK 152 Nguyên vật liệu trực tiếp Kế toán nguyên vật liệu mở các tài khoản cấp 2: TK1521: NVL chính, TK1522: NVL phụ… để thuận tiện cho việc theo dõi từng loại nhóm vật liệu Do công ty có nhiều loại nguyên vật liệu nên kế toán mở chi tiết tài khoản theo tên của nguyên vật liệu theo ký hiệu viết tắt của nguyên vật liệu như: TK1521C150K79: NVL... trình thực hiện nhập các số liệu về vật tư hàng hóa kế toán đã khai báo một cách chi tiết về mã vật tư,tên NCC Kế toán vật tư về công nợ xử lý trong các phần hành kế toán như: kế toán tiền mặt, kế toán TGNH… Với khối lượng lớn về vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, do đó kế toán cần phải khai báo chi tiết từng khách hàng để máy tự động chuyển phần trả cho nhà cung cấp cùng với các số liệu kế toán. .. phòng kế toán 2 bản để phòng kế toán chuyển về từng đơn vị theo dõi Tại phòng kế toán: Định kỳ, khi nhận được chứng từ nhập - xuất NVL do thủ kho chuyển đến, kế toán NVL căn cứ và phân loại chứng từ có hóa đơn đỏ, đã hoàn thiện thủ tục để nhập liệu cho từng chứng từ vào máy Hiện nay, Công ty đang áp dụng Phần mềm MISA vào công tác kế toán, vì vậy kế toán chi tiết vật liệu là quá trình cập nhật và quản... chi tiết NVL” thông qua “Bảng danh mục mã vật tư” Khai báo mã vật tư cho loại vật liệu nào là mở chi tiết cho loại vật liệu đó Trình tự kế toán chi tiết vật liệu trên máy vi tính có thể khái quát như sau: Dữ liệu đầu vào-Nhập chứng từ vật liệu: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho-Khai báo thông tin do máy yêu Máy xử lý thông tin liên quan đến kế toán chi tiết NVL và cho ra dữ liệu tổng hợp Dữ liệu đầu ra-Sổ... tên) Chuyên đề thực tập 1515 Kế toán chi tiết NVL tại công ty 2.5 Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện đã sử dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL Ưu điểm: Phương pháp này dễ làm, dễ hiểu, đơn giản để kiểm tra đối chiếu và dễ phát hiện sai sót, thuận lợi cho việc hạch toán bảo đảm chính xác hiệu quả Kế toán sử dụng chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…để hạch toán chi tiết... tiền tạm ứng được kế toán thực hiện nhập vào máy.Trình tự nhập liệu cũng tương tự như các trường hợp trên Chuyên đề thực tập 2525 Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện có nguồn NVL chủ yếu là do nhập ngoài và được nhập từ nhiều nguồn khác nhau Vì vậy, hàng tháng Công ty cần theo dõi tình hình công nợ với các nhà cung cấp NVL một cách chặt chẽ, chính xác, công việc này được thực hiện trên máy... đầu kỳ) Trung tâm 2 226 Cty In và VPP 904 Cty TM & SX ĐỨC HÙNG 1.928 SL điều chỉnh SL lắp ráp tháo dỡ SL tồn kho Đơn vị Kg 340 114 1,018 … 2000 2000 Chuyên đề thực tập 1818 Biểu số: 10 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HÓA Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Tên kho: Kho nguyên vật liệu Công ty Tên vật liệu: Giấy Couche 150 khổ... NVL gắn liền với kế toán công nợ phải trả với nhà cung cấp Hiện nay, công ty áp dụng phần mềm kế toán nên các nghiệp vụ phát sinh trong tháng về tình hình nhập xuất NVL được thực hiện tự động trong máy một cách linh hoạt, hiệu quả thông qua phần mềm MISA đã cài đặt Công ty đã xây dựng mã nhà cung cấp cho từng khách hàng, nhà cung cấp nên rất thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán vật liệu trên máy . Chuyên đề thực tập THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIẾN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 2.1 Đặc điểm NVL sử dụng tại công ty Hiện. xuất và kinh doanh của công ty. Do Nguyên vật liệu của công ty được lưu tại kho công ty ở Đặng Xá- Gia Lâm cách công ty 18km nên công tác bảo quản và vận