THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU-CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NGUYÊN VẬT LIỆU THUỐC LÁ NGÂN SƠN

Công ty cổ phần Ngân Sơn là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật liệu thuốc lá và sản phẩm chủ yếu là các loại thuốc lá.. Sau gần 10 năm hoạt động qua nhiều thờ

Trang 1

Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần nguyên vật liệu thuốc lá ngân sơn

I Đặc điểm chung của công ty cổ phần NVL thuốc lá Ngân Sơn.

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.

Công ty cổ phần Ngân Sơn là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vật liệu thuốc lá và sản phẩm chủ yếu là các loại thuốc lá

Công ty cổ phần Ngân Sơn là một chi nhánh của công ty cổ phần thuốc lá Việt Nam đợc thành lập vào ngày 27 tháng 4 năm 1997 theo quyết định số 80/QĐ-UBND TP Lạng Sơn

Trớc đây, Công ty có tên gọi là Công ty thuốc lá Bắc trực thuộc tổng công ty thuốc lá Việt Nam Đến ngày 31 tháng 8 năm 2000 công ty đợc đổi tên là Công ty

cổ phần nguyên vật liệu thuốc lá Ngân Sơn Bao gồm hai văn phòng đại diện chính:

- Văn phòng A đặt tại thị xã Phủ Lỗ – Huyện Sóc Sơn - Đông Anh- Hà Nội

- Văn phòng B đặt tại Khu công nghiệp Tiên Sơn-Thị xã Bắc Ninh-Tỉnh Bắc Ninh

Với vị trí tơng đối nằm cạnh quốc lộ 1A và tuyến đờng sắt Hà Nội-Lạng Sơn

đây là khu công nghiệp của Lạng Sơn nơi tập chung một số cơ sở công nghiệp tỉnh Lạng Sơn Nằm trên vùng đất đã đợc hoạch định địa giới cấp phát phi công nghiệp nơi tập trung một số vùng đất để trồng cây thuốc lá với trữ lợng lớn thuận lợi cho việc cung cấp nguyên vật liệu Nằm cạnh trục đờng giao thông quan trọng nên công ty cổ phần Ngân Sơn có điều kiện hợp tác kinh tế cung ứng vật t tiêu thụ sản phẩm và hợp tác khoa học kỹ thuật

Sau gần 10 năm hoạt động qua nhiều thời kỳ kinh tế chuyển đổi công ty cổ phần Ngân Sơn đã trải qua nhiều thăng trầm nhiều lúc tởng nh đã giải thể song với

sự kiên định và lòng quyết tâm của các đồng chí lãnh đạo cán bộ , công nhân viên công ty đã vợt qua

1

Trang 2

Năm 2000 với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế thị trờng đứng trớc sự cạnh tranh của các cơ sở sản xuất của trung ơng và t nhân trên địa bàn tỉnh Công

ty gặp nhiều khó khăn do thiết bị lâu năm xuống cấp, sức khoẻ của ngời tiêu dùng ngày càng đợc chú trọng hơn Đứng trớc những khó khăn trên ban lãnh đạo cán bộ công nhân viên đã không ngừng tìm tòi phát huy sáng kiến tìm hiểu công nghệ mới nhằm nâng cao hiệu quả lao động và nhất là đảm bảo sức khoẻ cho ngời tiêu dùng ảnh hởng đến mức thấp nhất từ việc sử dụng thuốc lá

Đợc sự giúp đỡ của UBND tỉnh Lạng Sơn và các ban ngành trong tỉnh trong những năm gần đây công ty đã bắt đầu đi vào sản xuất với công nghệ mới tăng năng suất lao động từ 12 triệu tấn/năm lên 20 triệu tấn/năm Thu hút trên 200 lao

động vào làm việc với số vốn đầu t xây dựng trên 11 tỷ đồng

Hiện nay, công ty cổ phần Ngân Sơn đã và đang sản xuất các loại thuốc lá có chất lợng cao theo tiêu chuẩn quốc tế, áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến của các nớc nh Đức, Anh, Italia để sản xuất nhằm đạt đợc hiệu quả cao nhất

Sau đây là một số chỉ tiêu về kết quả sản xuất mà công ty đã đạt đợc trong những năm gần đây:

2.1 Quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá.

Sơ đồ 1: Sơ đồ về quy trình công nghệ sản xuất thuốc lá

Trang 3

- Thu mua nguyên vật liệu: Sau khi các hộ gia đình trồng cây thuốc lá đến vụ thu hoạch sẽ thu hoạch và bán cho công ty Kế toán NVL sẽ ghi vào sổ từng đối tợng bán hàng cho công ty.

- Nhập kho nguyên vật liệu: Khi thu mua xong các nguyên vật liệu ở kho thủ kho

sẽ ghi vào các tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Và chuyển NVL xuống

2.2 Tổ chức sản xuất của Công ty.

Căn cứ vào quy trình công nghệ sản xuất nên công ty đã tổ chức bộ máy theo sơ

Tổ

số hai

Tổ số một

Tổ số hai

Tổ

số ba

Tổ vận

Trang 4

- PX cơ điện: phục vụ an toàn điện nớc cho toàn công ty, sửa chữa máy móc và vận hành máy móc.

- PX thu mua: có nhiệm vụ thu mua NVL thuốc lá về kho dùng cho sản xuất

- PX sấy: đảm bảo nhiên liệu ra đúng thời gian và tuân thủ các quy trình đã hoạch

định đảm bảo chất lợng của sản phẩm

2.3 Tổ chức bộ máy của công ty.

Bộ máy tổ chức quản lý tổ chức theo nguyên tắc tập trung và đợc thể hiện rõ qua sơ đồ sau:

Trang 5

- Giám đốc: Là ngời phụ trách chung, quản lý công ty về mọi mặt hoạt động, ra các quyết định quản lý sản xuất, là ngời chịu trách nhiệm trớc cấp trên về các hoạt

động của công ty mình Giám đốc không chỉ quản lý các phòng ban của mình thông qua các phó giám đốc mà còn có thể xem xét trực tiếp từng nơi làm việc khi cần thiết Giám đốc có phó giám đốc và các trởng phòng giúp đỡ trong việc điều hành của công ty

- Phó giám đốc: Là ngời giúp việc của giám đốc trong việc quản lý công ty và là ngời thay mặt giám đốc khi giám đốc vắng mặt

- Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ giao dịch và tìm nguồn tiêu thụ sản phẩm cho công ty, thực hiện chức năng marketing mở rộng mạng lới tiêu thụ và quảng cáo sản phẩm cho công ty

- Phòng kế toán: Thực hiện cả ba chức năng kế hoạch, thống kê và kế toán lao

động tiền lơng chịu sự điều hành trực tiếp của công ty Cung cấp các thông tin về chi phí SX, giá thành sản phẩm kịp thời chính xác phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc đợc chính xác

- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ phân bổ lao động toàn công ty, giải quyết

các chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên Tham gia xây dựng, giáo dục phổ biến nội quy, quy chế làm việc của Công ty

- Phòng kỹ thuật: Theo dõi kiểm tra việc thực hiện quy trình công nghệ trong SX

đảm bảo đúng về mặt kỹ thuật đối với máy móc, thiết bị và nâng cao chất lợng SX

ra Nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật mới vào trong SX để có kết quả cao

3 Tổ chức công tác kế toán của công ty.

3.1 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của bộ máy kế toán

Công ty cổ phần NVL thuốc lá Ngân Sơn là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt

động trong lĩnh vực sản xuất vật liệu thuốc lá và sản phẩm chủ yếu là các loại thuốc lá nên bộ máy kế toán của công ty đợc thể hiện rõ nh sau:

Sơ đồ 4: Sơ đồ bộ máy kế toán

Kế toán trởng5

5

Trang 6

- Kế toán trởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung kiểm tra công việc của các nhân

viên trong phòng kế toán Hàng ngày duyệt các chứng từ nhập, xuất, thu, chi

- Kế toán tổng hợp: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ ghi sổ của kế toán các bộ

phận vào sổ đăng ký chứng từ, sổ cái Cuối kỳ lên bảng cân đối số phát sinh đối

chiếu với báo cáo chi tiết của kế toán các bộ phận Tổng hợp CPSX, tính giá thành

SX sản phẩm, lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính định kỳ và chuyển cho kế

toán trởng

- Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ xác định số lao động hiện đang làm tại công ty

và nghiệm thu sản phẩm của các tổ SX, của các phân xởng và cuối tháng lập bảng tính lơng và trả lơng cho toàn bộ công nhân viên trong công ty

- Kế toán NVL-CCDC: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn, các chứng từ

nhập-xuất và kế toán NVL-CCDC giám sát việc sử dụng NVL và mỏ sổ chi tiết theo dõi tình hình N-X-T của NVL-CCDC, lập bảng kê phân loại lên chứng từ ghi sổ

chuyển cho kế toán tổng hợp

- Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ tổng hợp các phiếu thu, chi và vào sổ quỹ tiền

mặt, định khoản các tài khoản theo đúng nội dung kế toán của nghiệp vụ kinh tế

phát sinh Cuối tháng chuyển sổ quỹ tiền mặt cho kế toán tổng hợp

Kế toán tổng hợp

Thủ kho thành phẩm vật

t công cụ lao độngThủ quỹ

Kế toán bán hàng công nợ

Kế toán tiền mặt

Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

Kế toán

tiền lơng

6

Trang 7

- Kế toán bán hàng, công nợ: Hàng ngày viết phiếu bán hàng, thu tiền mở sổ theo dõi công nợ các khoản phải thu của khách hàng.

- Thủ quỹ: Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu , chi đã có chữ ký của kế toán các bộ phận và kế toán tổng hợp, kế toán trởng, giám đốc tiến hành thực hiện nghiệp vụ N-X-T tiền mặt Hàng ngày vào sổ theo dõi nghiệp vụ kế toán phát sinh cuối kỳ

đối chiếu với kế toán tiền mặt

- Thủ kho thành phẩm, vật t-CCDC: Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất, nhập kho

đã đợc duyệt tiến hành các nghiệp vụ xuất thành phẩm, NVL-CCDC Mở thẻ kho theo dõi tình hình N-X-T kho các loại thành phẩm, NVL-CCDC về mặt số lợng.Cuối kỳ tiến hành đối chiếu với kế toán NVL-CCDC và kế toán bán hàng về mặt

số lợng

3.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty cổ phần Ngân Sơn.

Xuất phát từ đặc điểm SX, yêu cầu về trình độ quản lý công ty cổ phần Ngân Sơn đã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Theo hình thức này kế toán sử dụng các loại sổ sau:

- Sổ kế toán tổng hợp: chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ gốc, sổ cái, thẻ

- Sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết, sổ quỹ, sổ theo dõi công nợ, sổ bán hàng

Sơ đồ 5: Sơ đồ và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Bảng tổng hợp chứng từ gốc

7

Trang 8

Do đặc điểm sản xuất của công ty là chuyên SX về thuốc lá nên nhu cầu về

NVL-CCDC là đối tợng quan tâm hàng đầu để quá trình SX diễn ra liên tục nên việc tổ chức công tác kế toán NVL-CCDC hợp lý sẽ giúp công ty quản lý và phục

vụ cho sản xuât

Trang 9

- Nhiên liệu nh: dầu điezen, dầu HOHO, dầu thảI, ắc quy N75 -12V HQ.

- Phụ tùng thay thế: các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị nh vòng bi, dây cô loa

- Phế liệu thu hồi: là các sợi thuốc lá hỏng kém chất lợng

1.2 Phân loại CCDC.

Công cụ đợc phân loại nh sau:

* Bao tải đóng kiện

* Giấy đóng kiện thuốc lá

* Dây khâu kiện

9

Trang 10

* Túi ni lông đóng bầu thuốc lá.

Trị giá vốn thực tế

=

Giá ghi trên hoá đơn

+

Chi phí

-Các khoản giảm trừ (nếu có)

- Giá ghi trên hoá đơn là giá không có thuế GTGT đầu vào đối với NVL-CCDC

- Chi phí phát sinh trong khâu mua nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ…

- Các khoản giảm trừ nh hàng kém phẩm chất, chiết khấu thơng mại, chiết khấu thanh toán… mà Công ty đợc hởng, bồi thờng theo hợp đồng theo thuận

VD: Căn cứ vào phiếu nhập kho tháng 1/2006 do mua Túi ni lông đóng bầu thuốc lá của Công ty SX bao bì Thiên Thanh

- Công ty mua túi ni lông đóng bầu thuốc lá:

Trang 11

+ ThuÕ GTGT ®Çu vµo (10%): 32.743.800®

+ Tæng gi¸ thanh to¸n : 360.181.800

- Gi¸ thùc tÕ CCDC nhËp kho lµ: 327.438.000®

2.2 Ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ NVL-CCDC xuÊt kho t¹i C«ng ty.

* NVL-CCDC cña C«ng ty chñ yÕu lµ dïng cho SX s¶n phÈm nªn doanh nghiÖp

¸p dông ph¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn vµ cuèi th¸ng kÕ to¸n NVL-CCDC lËp b¶ng tæng hîp N-X-T kho NVL-CCDC h×nh c©y theo kho

- TrÞ gi¸ vèn thùc tÕ NVL chÝnh xuÊt kho th¸ng 01/2006 lµ:

Trang 12

Theo chế độ kế toán quy định tất cả các loại NVL-CCDC về đến công ty đều

phải tiến hành nhập kho Khi mua NVL-CCDC về đến kho ngời cung cấp hoặc

nhân viên tiếp liệu đem hoá đơn GTGT (mẫu 01) lên phòng kế toán vật t kiểm tra

đối chiếu nội dung trong hoá đơn với hợp đồng mua hàng đã ký kết, nếu đúng sẽ lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho gồm hai liên :

+ Một liên lu tại quyển trên phòng kế toán

+ Một liên giao cho cán bộ thu mua hoặc ngời cung cấp để làm thủ tục nhập kho Sau đó nhân viên tiếp liệu càm phiếu nhập kho phải tiến hành kiểm nghiệm

kiểm tra về số lợng thực có và quy cách phẩm chất NVL nếu đảm bảo sẽ lập biên bản kiểm nghiệm ( mẫu 02) và ký xác nhận vào phiếu nhập kho rồi đề nghị thủ

kho cho nhập kho (mẫu 03)

Mẫu 01:

Hoá đơn Mẫu số 01 GTKT -3LL

Giá trị gia tăng AY/2006 B

Liên 2: Giao cho khách hàng 0070907

Ngày 10 tháng 01 năm 2006

Đơn vị bán hàng: Công ty thu mua lá cây ATP

Địa chỉ: Số 44 đờng Lý Tự Trọng - TP Lạng Sơn

Số tài khoản: 720A00060 Ngân hàng công thơng Lạng Sơn

Điện thoại: 025 825271 Fax: 025.825271

Họ tên ngời mua: Đoàn Thị Trang

Tên đơn vị: Chi nhánh Bắc Sơn - Công ty cổ phần NVL thuốc lá Ngân Sơn

Điạ chỉ: Khu công nghiệp Bắc Sơn-TP Lạng Sơn

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 2400152089

TT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: tám tỉ một trăm bảy bảy triệu năm trăm tám hai nghìn chín trăm ba mơi đồng.

12

Trang 13

Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ và tên) (Ký, ghi rõ họ và tên) (Ký, đóng dấu ghi họ và tên)

Mẫu 02:

Biên bản kiểm kê vật t

Ngày 11 tháng 01 năm 2006 Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 10 tháng 01 năm 2006 của ban kiểm

1 Lá giữa C1 VA-BS TC 01 Kg 240.000 Đủ

ý kiến của ban kiểm nghiệm vật t

- Số lợng vật t đủ điều kiện nhập kho: 350.000 kg

- Số lợng dủ theo hoá đơn: 350.000 kg

Đại diện phòng kỹ thuật Thủ kho Kế toán NVL-CCDC

Mẫu 03

Công ty cổ phần Ngân Sơn Mẫu số 01-VT

Phiếu nhập kho QĐ số141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC

Trang 14

Có: 111

Ngời giao hàng: Đoàn Thị Trang.

Theo số 0070907 ngày 11 tháng 01 năm 2006 của công ty thu mua lá cây ATP.

Nhập kho tại công ty.

chứng từ

Số tiền viết bằng chữ : tám tỉ một trăm bảy bảy triệu năm trăm tám hai nghìn chín trăm ba mơi đồng.

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)

3.2 Thủ tục xuất kho NVL-CCDC.

NVL-CCDC trong kho của Công ty chủ yếu dùng cho SX sản phẩm, cho quản

lý xí nghiệp

Khi có nhu cầu về vật t bộ phận SX sẽ lập phiếu đề nghị xuất vật t (mẫu 04)

cho từng thứ hoặc từng nhóm NVL-CCDC cùng loại (mẫu 05) Phiếu này đợc đa

lên phòng kỹ thuật xét duyệt sau đó mang lên phòng kế toán, kế toán vật t lập

phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho gồm 3 liên:

+ Liên 1 lu tại quyển-phòng kế toán

+ Liên 2 giao cho ngời lĩnh vật t

+ Liên 3 giao cho thủ kho

Và thủ kho sẽ chuyển NVL-CCDC cho bộ phận SX

Trang 15

Kính gửi: Giám đốc công ty

Bộ phận: PX chế tạo sợi

1 Lá giữa C1 VA-BS TC 01 Kg 240.000 SX sợi thuốc lá

Ngời đề nghị Phòng kỹ thuật Giám đốc công ty

Mẫu số 05:

Công ty cổ phần Ngân Sơn Mẫu số 01-VT

Phiếu xuất kho QĐ số141TC/QĐ/CĐKT

Ngày 14 tháng 01 năm 2006 Ngày 1-11-1995 của BTC

Nợ : 621

Có: 152 (1522)

Họ và tên ngời nhận hàng: Nguyễn Văn Tuấn (PX chế tạo sợi)

Lý do xuất: SX sợi thuốc lá

Xuất tại kho: Kho số 1 công ty

Thành tiền Yêu

cầu

Thực xuất

Phụ trách cung tiêu

Trang 16

4.Phơng pháp kế toán chi tiết NVL-CCDC tại công ty cổ phần Ngân Sơn.

Để kế toán tổng hợp có những thông tin số liệu chính xác, kế toán chi tiết NVL-CCDC ở công ty phải tiến hành trên cơ sở các chứng từ phiếu xuất kho, nhập kho và hoá đơn kiêm xuất kho để lập các sổ thẻ chi tiết

Việc hạch toán chi tiết NVL-CCDC ở công ty cổ phần Ngân Sơn đợc tiến hành tại bộ phận kho và phòng kế toán Phơng pháp hạch toán chi tiết đợc sử dụng là phơng pháp ghi thẻ song song Nội dung chi tiết hạch toán NVL-CCDC nh sau:

Trang 17

Tªn kho: Kho sè 1 Theo Q§ sè 1141-TC/C§KT

Trang 18

Sè phiÕu Ngµy

DiÔn gi¶i

XuÊt Tån NhËp XuÊt

Trang 19

- Cuối tháng, kế toán lập bảng kê N-X-T sau đó đối chiếu :

• Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho

• Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê N-X-T với số liệu trên sổ

Trang 20

MÉu sè 07-1: