Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện.

PHẦN 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN I. Đặc điểm chung về NVL sử dụng tại công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện. 1.1 Phân loại nguyên vật liệu Các Doanh nghiệp khác nhau thì có những đặc điểm kinh doanh khác nhau, sản phẩm tạo ra cũng khác nhau. Do vậy, nguyên vật liệu sản xuất rất phong phú, để tiện cho việc quản lý thì cần phải phân loại nguyên vật liệu. Có thể nói, phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp nguyên vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để theo dõi, quản lý và hạch toán chính xác. Dưới nhiều góc độ nghiên cứu khác nhau, tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý có thể phân loại nguyên vật liệu theo các tiêu thức khác nhau. Phân loại theo nguồn hình thành, phân loại theo quyền sở hữu, phân loại theo nguồn tài trợ, phân loại theo tính năng lý hoá, theo quy cách phẩm chất, theo mục đích sử dụng. Theo các cách phân loại này mà Doanh nghiệp đặt ra yêu cầu quản lý cho từng thứ vật tư. Có nhiều phương pháp để mã hoá tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp. Trong quá trình mã hoá phải tiến hành tổ chức khai báo, cài đặt… cho phần mềm kế toán đó. Thông thường việc tổ chức khai báo, cài đặt được thực hiện một lần ban đầu khi áp dụng phần mềm kế toán. Nếu Doanh nghiệp có bổ sung thêm thì vẫn có thể tổ chức khai báo thêm khi phát sinh. Do đó, tuỳ theo yêu cầu quản trị vật liệu mà từng Doanh nghiệp thực hiện việc phân loại và mã hoá cho phù hợp. Có các cách phân loại sau: - Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị Doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên liệu, vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm; toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới. + Vật liêu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. + Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lý… Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hay thể khí. + Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ… + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác: Là loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ… Ngoài ra, tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của Doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên được chia thành từng nhóm, từng thứ. Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, là cơ sở để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp. - Căn cứ vào nguồn gốc hình thành, nguyên vật liệu được chia thành: + Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài: Là loại vật liệu mà Doanh nghiệp không tự sản xuất mà do mua ngoài để phục vụ cho quá trình sản xuất. + Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công: Là loại vật liệu Doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho quá trình sản xuất. Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho. - Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên liệu, vật liêu được chia thành: + Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh. + Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý. + Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác. 1.2. Tổ chức tính giá tại công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện. 1.2.1 Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu dùng sản xuất trong Công ty chủ yếu được thu mua từ bên ngoài, Công ty không tự sản xuất. NVL mua ngoài: NVL mua ngoài được mua từ 2 nguồn là trong nước và nhập khẩu. - NVL thu mua trong nước: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí mua (nếu có) Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Thuế nhập khẩu + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Giá trị thực tế NVL xuất kho = Giá trị NVL tồn kho đầu tháng + Giá trị NVL nhập kho trong tháng Số lượng NVL tồn kho đầu tháng + Số lượng NVL nhập trong tháng x Lượng NVL xuất kho trong tháng Ví dụ: Nhập kho giấy Bãi Bằng của Công ty sản xuất giấy Bãi Bằng theo Hoá đơn số 002601 ngày 10/03/2008. Giá mua ghi trên hoá đơn là: 85.123.000đ và chi phí vận chuyển là 1.350.000đ thì giá thực tế nhập kho là: 85.123.000 + 1.350.000 = 86.473.000đ Ghi chú: Nếu như Doanh nghiệp mua vật liệu mà chi phí vận chuyển, bốc dỡ bên bán chịu và chi phí này được cộng luôn vào giá mua vật liệu thì giá thực tế của vật liệu đúng bằng giá mua trên hoá đơn. - NVL nhập khẩu: Ví dụ: Theo Hóa đơn GTGT số 002808 ngày 26/03/2008, Công ty mua giấy Cacbonless của Công ty văn phòng phẩm Việt Hàn: Giá ghi nguyên trên hoá đơn (chưa thuế) của lô hàng này là: 130.800.000đ, thuế nhập khẩu 5%. Giá thực tế NVL nhập kho là: 130.800.000 +130.800.000 x 5% = 196.200.000 (đ) 1.2.2 Tính giá thực tế NVL xuất kho Nghiệp vụ xuất kho NVL được thực hiện hàng ngày, chủ yếu là xuất cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra NVL còn được xuất dùng chung cho phân xưởng. Ví dụ: Đầu tháng 03/2008 tồn kho giấy Cacbonless là 253kg trị giá là: 4.960.000đ. Tổng lượng giấy mà Công ty nhập kho trong tháng là: 880kg, tổng giá thực tế là: 17.276.000đ. Tổng số lượng giấy Cacbonless xuất kho để phục vụ cho sản xuất trong tháng là 610kg. Giá trị thực tế NVL xuất kho = 4.960.000 + 17.276.000 253 + 880 610 = x 12.003.500đ Trong điều kiện Công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính như hiện nay thì trị giá vốn NVL xuất kho được tự động tính trên máy, kế toán viên chỉ nhập số liệu vào máy, sau đó các số liệu là do máy hoàn toàn xử lý. II.Kế toán chi tiết NVL ở Công ty 2.1. Kế toán chi tiết vật liệu tại kho 2.1.1 Thủ tục nhập kho vật liệu Phòng sản xuất có nhiệm vụ lên kế hoạch sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL. Căn cứ vào định mức đã xây dựng được và đơn đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch mua, sau đó trình lên Giám đốc ký duyệt rồi chuyển cho cán bộ vật tư đi thu mua NVL. Khi NVL về đến công ty, căn cứ vào hợp đồng mua bán thủ kho cùng Ban kiểm nghiệm vật tư của công ty tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua và tiến độ thực hiện hợp đồng và tiến hành lập ngay Biên bản kiểm nghiệm và Biên bản giao nhận vật tư, hàng hoá nhập kho. Sau đó, căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm thủ kho sẽ nhập dữ liệu vào máy tính qua phần mềm MISA, Phiếu nhập kho tại kho sẽ được chuyển lên Kế toán vật tư - Tại phòng kế toán theo định kỳ để làm căn cứ nhập vào MISA của Công ty. Biên bản bàn giao vật tư hàng hoá được lập thành 3 liên: - Liên 1 lưu tại kho để theo dõi và nhập kho. - Liên 2 giao cho người mua hàng để làm thủ tục hoàn thiện chứng từ thanh toán với phòng kế toán. - Liên 3 lưu tại gốc. Mỗi phiếu nhập kho được lập thành 4 liên: Nguyên vật liệu Ban kiểm nghiệm Nhập NVL, ghi thẻ kho Ghi sổ, bảo quản - Một liên được lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc ở phòng sản xuất. - Một liên được dùng để thanh toán - Một liên dùng lưu hành nội bộ (lưu tại kho). - Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán. Vật liệu nhập kho được thủ kho sắp xếp vào đúng quy định đảm bảo cho việc bảo quản vật liệu cũng như theo dõi tốt việc xuất kho. Sơ đồ 2.1: Quy trình nhập kho NVL. Cụ thể: - Đối với nguyên vật liệu mua trong nước, Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện mua vật liệu: Giấy Couche 150 khổ 79. Ngày 08/03/2008 Công ty nhận được hoá đơn số 8340 (Biểu số: 01) Biên bản kiểm nghiệm (Biểu số: 02). Biên bản bàn giao nhận vật tư, hàng hóa nhập kho (Biểu số 03) và Phiếu nhập kho (Biểu số: 04). - Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu, Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện mua: Giấy Carbon CB trắng 210 Ghi chú: Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà khi sản xuất, phế liệu thu hồi được lấy ra từ các phân xưởng sản xuất và nhập thẳng vào kho phế liệu. Phiếu xin lĩnh NVL NVL tại kho Lập phiếu XK Xuất NVL ghi thẻ Ghi sổ, lưu trữ 2.1.2 Thủ tục xuất kho. Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện chủ yếu xuất nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm, ngoài ra nguyên vật liệu còn xuất dùng chung cho các phân xưởng. Đối với NVL chính, khi các trung tâm kinh doanh vật tư của Công ty có đơn đặt hàng sẽ lập phương án kinh doanh chuyển sang phòng tài chính kế toán để thẩm định và trình Giám đốc ký duyệt. Phòng sản xuất sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng lập Lệnh sản xuất (Biểu số: 06). Trên lệnh sản xuất có ghi rõ tên NVL xuất, chủng loại, số lượng và mục đích xuất dùng. Lệnh sản xuất được chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào lệnh sản xuất, xuất kho vật tư. Đối với nguyên vật liệu xuất dùng chung (NVL phụ) cho phân xưởng và khối quản lý thì khi có nhu cầu cần sử dụng thì trưởng đơn vị có nhu cầu viết Phiếu cấp vật tư (Biểu số: 07). Trên Phiếu cấp vật tư nêu rõ nội dung, mục đích sử dụng, ghi rõ danh mục vật tư cần lĩnh về số lượng, quy cách…và đưa lên phòng sản xuất. Sau khi xuất kho trên máy, thủ kho in phiếu xuất kho và gửi về phòng kế toán định kỳ 1 tuần/lần. Trên phiếu xuất kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như: cấp cho đơn vị, số lượng vật tư, hàng hoá. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng kho và được lập thành 4 liên: - Một liên lưu tại phòng sản xuất. - Một liên giao cho người nhận vật tư. - Một liên lưu hành nội bộ (lưu tại kho). - Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán. Sơ đồ 2.2: Quy trình xuất kho NVL. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Sổ kế toán tổng hợp NVL Ví dụ: Ngày 02/03/2008 Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện xuất kho Giấy Couche 150 khổ 79 với số lượng là: 226 kg với đơn giá là: 11.800đ theo Phiếu xuất kho số X02TT2/08.03 (Biểu số: 08). 2.2 Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện đã sử dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Ưu điểm: Phương pháp này dễ làm, dễ hiểu, đơn giản để kiểm tra đối chiếu và dễ phát hiện sai sót, thuận lợi cho việc hạch toán bảo đảm chính xác hiệu quả. Kế toán sử dụng chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…để hạch toán chi tiết Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Cụ thể phương pháp này được Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện thực hiện như sau: - Tại kho: Thủ kho dùng Thẻ kho (Biểu số: 09) để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng chủng loại nguyên vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do thủ kho giữ và ghi chép. Hàng ngày, khi thủ kho nhận được các chứng từ liên quan nhập - xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới thực hiện nghiệp vụ nhập - xuất, sau đó vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng thực tế vật liệu nhập - xuất. Các chứng từ nhập - xuất được thủ kho phân loại theo Phiếu nhập, Phiếu xuất để giao cho phòng kế toán theo định kỳ. Cuối tháng, thủ kho kiểm tra số tồn kho thực tế và số tồn ghi trên Thẻ kho. Sau khi nhập kho trên máy, thủ kho in phiếu nhập kho và gửi về phòng kế toán định kỳ 1 tuần/lần. Trên phiếu nhập kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như: Nhà cung cấp, số lượng vật tư, hàng hoá. Đối với kho vật tư của công ty, mỗi phiếu nhập thủ kho chuyển về phòng kế toán 1 bản. Đối với các kho của các đơn vị khác, mỗi phiếu nhập thủ kho chuyển về phòng kế toán 2 bản để phòng kế toán chuyển về từng đơn vị theo dõi. - Tại phòng kế toán: Định kỳ, khi nhận được chứng từ nhập - xuất NVL do thủ kho chuyển đến, kế toán NVL căn cứ và phân loại chứng từ có hoá đơn đỏ, đã hoàn thiện thủ tục để nhập liệu cho từng chứng từ vào máy. Hiện nay, Công ty đang ứng dụng phần mềm MISA vào công tác kế toán, vì vậy kế toán chi tiết vật liệu là quá trình cập nhật và quản lý “Sổ chi tiết nguyên vật liệu” thông qua “Bảng danh mục mã vật tư”. Khai báo mã vật tư cho loại vật liệu nào là mở chi tiết cho loại vật liệu đó. Trình tự kế toán chi tiết vật liệu trên máy vi tính có thế khái quát như sau: Dữ liệu đầu vào- Nhập chứng từ vật liệu: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho- Khai báo thông tin do máy yêu cầu. Máy xử lý thông tin liên quan đến kế toán chi tiết vật liệu và cho ra dữ liệu tổng hợp. Dữ liệu đầu ra- Sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ chi tiết công nợ.- Bảng báo cáo tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu… Sơ đồ 2.4: Trình tự kế toán chi tiết vật liệu trên máy vi tính Biểu số 10: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008. Sau khi lập sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, kế toán chi tiết không lập bảng kê Nhập - xuất – tồn từng thứ vật liệu cũng không sử dụng sổ chi tiết Nhập – xuất – tồn (lượng) mà cuối tháng, máy tự động cho ra báo cáo tồn kho, Báo cáo tồn kho Công ty sử dụng là một bảng tổng hợp về tình hình nhập – xuất – tồn kho NVL trong cả kỳ về số lượng và giá trị. Biểu số 11: Báo cáo tổng hợp tồn kho (kho NVL chính). 2.3 Kế toán chi tiết NVL tại phòng kế toán Nói tới hạch toán kế là nói tới sự phản ánh số hiện có và tình hình biến động của toàn bộ tài sản của Doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị. Chỉ nguyên kế toán chi tiết thì chưa đảm bảo được yêu cầu này mà bên cạnh kế toán chi tiết không thể thiếu vai trò của kế toán tổng hợp. [...].. .Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép, phản ánh một cách tổng hợp NVL theo tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu số lượng, giá trị Công ty CP Dịch vụ viễn thông &In Bưu điện sử dụng phần mềm kế toán MISA vào hạch toán kế toán và kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 2.3.1 Hệ thống tài khoản sử dụng Hiện nay, công tác hạch toán tổng... chặt chẽ, chính xác, công việc này được thực hiện trên máy Trong quá trình thực hiện nhập các số liệu về nhập vật tư, hàng hóa, kế toán đã khai báo một cách chi tiết về mã vật tư, Tên NCC Kế toán vật tư về công nợ xử lý trong các phần hành kế toán như: Kế toán tiền mặt, Kế toán TGNH… Với khối lượng lớn về vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau của nhà cung cấp khác nhau, do đó Kế toán cần phải khai... nguyên liệu, vật liêu Tài khoản này dung để phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào sản xuất sử dụng trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán TK6112 – Mua hàng hoá Tài khoản này phản ánh giá trị hàng hoá mua vào và xuất trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ kế toán. .. của công nghệ thông tin, đảm bảo cho công tác quản lý NVL tốt, Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán MISA trong kế toán máy Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng về tình hình nhập xuất NVL được thực hiện tự động trên máy một cách linh hoạt, hiệu quả thông qua phần mềm MISA đã cài đặt Công ty đã xây dựng mã nhà cung cấp cho từng khách hàng, nhà cung cấp nên rất thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán vật. .. 3.1.5 Hệ thống sổ Kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp NVL Tùy theo hình thức Kế toán, Doanh nghiệp áp dụng các sổ kế toán phù hợp trong các hình thức ghi sổ kế toán sau: - Nhật ký chung - Nhật ký chứng từ - Nhật ký sổ cái - Chứng từ ghi sổ Nói chung, mỗi hình thức kế toán có hệ thống sổ Kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin Kế toán khác nhau Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán ở các Doanh... Công ty In và văn phòng phẩm thì số tiền mà Công ty CP Dịch vụ viễn thông &In Bưu điện phải trả là: 11.733.920đ Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152 10.667.200 Nợ TK 133 1.066.720 Có TK 331 11.733.920 Theo hóa đơn GTGT số 8340 ngày 08/03/2008 Nhân viên kế toán tiến hành mở màn hình nhập dữ liệu: Các bước nhập liệu với chứng từ này như sau: Đối với màn hình nhập liệu thể hiện nhập liệu theo hóa đơn Phần. .. thức Kế toán Nhật ký chung và chứng từ ghi sổ có nhiều đặc điểm phù hợp và thuận lợi cho quá trình thực hiện kế hoạch trên máy Trên cơ sở hệ thống sổ Kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hóa thông tin tương ứng với từng hình thức Kế toán, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng Doanh nghiệp, chương trình phần mềm Kế toán sẽ xử lý và hệ thống hóa thông tin Kế toán tự động trên máy Thông. .. nghiệp vụ xuất kho, kế toán không phải vào cột đơn giá mà máy sẽ tự động nhảy Tại Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện, NVL xuất dùng chủ yếu là phục vụ cho nhu cầu sản xuất, do đó chủ yếu được hạch toán vào TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp (gồm các loại giấy in, bìa các loại, mực in các loại, bản kẽm, Film ) Ngoài ra, một số được hạch toán vào TK 627 - Chi phí sản xuất chung (gồm nhiên liệu, các... toán máy Chứng từ ban đầu Quy trình xử lý, hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động Nhập dữ toán Chứng từ k liệu vào máy Nhập dữ liệu Tệp số liệu chi tiết Xử lý tự động theo chương trình Tệp sổ cái Sổ kế toán tổng hợp Sổ liệu tổng tiết Tệp s kế toán chihợp tháng Báo cáo sổ sách kế toán 3.2.Các bảng biểu Các báo cáo liệu Tổng hợp d kế toán cuối tháng ... Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp sử dụng các TK sau để hạch toán các nghiệp vụ liên quan: TK152 - NVL: Tài khoản này được Công ty mở chi tiết thành các TK cấp 2 sau: - TK 1521- Vật liệu chính - TK 1522- Vật liệu phụ Các nghiệp vụ nhập vật tư Công ty sử dụng các tài khoản có liên quan sau: