Đánh giá thực trạng và phương hướng hoàn thiện kế toán vật liệu tại Công ty Cổ phần Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện

PHẦN ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TỐN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG & IN BƯU ĐIỆN I Đánh giá thực trạng kế tốn vật liệu Cơng ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện Ưu điểm 1.1 Về điều kiện làm việc Đầu tiên phải nói đến đóng góp tích cực hiệu hệ thống máy vi tính cơng tác kế tốn NVL Từ Cơng ty ứng dụng cơng nghệ vào hạch toán kế toán, phần mềm kế toán MISA tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán Hiện nay, hệ thống máy vi tính rộng khắp Cơng ty, góp phần làm cho cơng tác kế tốn cơng tác quản lý khác trở nên tốt Số lượng máy vi tính trang bị đầy đủ cho cán công nhân viên, việc cung cấp thông tin số liệu kế tốn nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời Do hệ thống sổ Công ty thực máy vi tính nên thơng tin lưu trữ chặt chẽ, việc cộng số phát sinh tháng bị nhầm lẫn làm kế tốn thủ cơng, dễ dàng kiểm tra số liệu cần thiết, thống từ khâu nhập đến khâu xuất 1.2 Về máy kế tốn Cơng ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện trải qua 50 năm thành lập phát triển với đặc điểm tổ chức quản lý theo hình thức kế tốn tập trung phân tán, gắn liền với cấu máy kế toán gồm cán kế toán lâu năm có trình độ nghiệp vụ cao, dày dạn kinh nghiệm đội ngũ kế toán kế cận nhiều tiềm với nghiệp vụ vững vàng nhanh nhạy việc tiếp cận, làm chủ với tiến kỹ thuật 1.3 Về hệ thống chứng từ cơng tác kế tốn Q trình ln chuyển chứng từ ghi sổ phân kế toán diễn nhịp nhàng, đáp ứng yêu cầu mặt thời gian Sự phân công nhiệm vụ cách rõ ràng dựa lực, khả cụ thể người Không chồng chéo khâu công việc giúp cho cơng tác kế tốn Cơng ty thực đảm bảo, hợp lý Kế toán NVL đảm bảo việc nhập xuất NVL cách đầy đủ, kịp thời, xác Cơng tác kế tốn NVL Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện tổ chức chặt chẽ, khoa học, tương đối toàn diện, phù hợp với yêu cầu quản lý tập trung phân tán Hiện nay, Công ty hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư Về khâu thu mua NVL, hàng tháng, quý, năm, kế hoạch thu mua lên đặn thực tốt sở tiêu Công ty đề ra, đơn đặt hàng khả tiêu thụ sản phẩm Công ty Do đó, với khối lượng vật tư sử dụng lớn, nhiều loại mà Công ty cung cấp cho sản xuất nhu cầu khác đầy đủ, không làm gián đoạn sản xuất 1.4 Về hệ thống tổ chức kho Các kho xếp cách hợp lý, phù hợp với việc nhập kho, bảo quản NVL, nâng cao chất lượng sản phẩm thuận tiện cho q trình hạch tốn Các kho NVL chính, Kho NVL phụ tổ chức đảm bảo dễ dàng kiểm tra trình thu mua, trữ, bảo quản, sử dụng Từ cung cấp đầy đủ, kịp thời tinh hình vật tư cho lãnh đạo Cơng ty, giúp quản lý tốt NVL tình hình sản xuất Công ty 1.5 Về công tác kế tốn NVL Cơng ty sử dụng 13 loại NVL với tính chất cơng dụng khác nhau, Cơng ty chia vật liệu theo kho, nhóm, loại mã hoá loại vật tư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý vật liệu chặt chẽ hạch tốn vật liệu xác Kế toán vật liệu thực việc đối chiếu chặt chẽ sổ kế toán với kho nguyên vật liệu để đảm bảo tính cân đối tiêu số lượng tiêu giá trị Giữa kế toán tổng hợp kế toán chi tiết thường xuyên đối chiếu đảm bảo thơng tin tình hình biến động nguyên vật liệu Một ưu điểm lớn cơng tác quản lý kế tốn NVl xây dựng hệ thống định mức vật tư Công ty cách cụ thể, chi tiết cho loại vật tư, tạo điều kiện cho công tác thu mua chủ động, phân xưởng sản xuất tiết kiệm vật tư, mang lại hiệu kinh tế cao Việc sử dụng NVL nhìn chung tổ chức cách quy mô thống Kế toán NVL theo dõi, phản ánh cách đầy đủ tình hình nhập - xuất - tồn vât liệu cung cấp thơng tin kịp thời, xác, đáp ứng yêu cầu quản lý Hệ thống sổ sách rõ ràng, tổ chức khoa học, hợp lý, vận dụng linh hoạt chế độ kế toán hành cho phù hợp với đặc điểm trình độ nghiệp vụ cán kế tốn Cơng ty giúp cho kế tốn NVL Cơng ty theo dõi chặt chẽ, chi tiết kho, nhóm, loại Bên cạnh thành tựu mà Công ty đạt cơng tác kế tốn NVL Cơng ty CP Dịch vụ viễn thơng & In Bưu điện cịn số hạn chế nhỏ: Nhược điểm 2.1 Về việc quản lý NVL Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện Doanh nghiệp sản xuất ấn phẩm phục vụ chủ yếu cho ngành Bưu viễn thơng, sản phẩm Cơng ty chủ yếu thể dạng tờ chủ yếu nên nguồn cung cấp NVL chủ yếu sản phẩm giấy ngồi nước Có thể nói, giấy NVL chiếm tỷ trọng lớn giá thành sản phẩm mà khơng loại NVL khác thay được, thị trường lại ln biến động, đơi lúc tìm nguồn nhập NVL cịn gặp nhiều khó khăn Do đặc tính giấy để lâu thường bị hút ẩm, ố nên Công ty để dự trữ lượng không lớn, thị trường cung cấp biến động dẫn tới việc cung cấp giấy bị hạn chế, không chủ động sản xuất, giá biến động làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, cho dù tượng xảy làm ảnh hưởng tới Công ty 2.2 Về kho sở sản xuất Do Cơng ty có kho sở sản xuất không khu, điều dẫn tới việc vận chuyển, bảo quản, sử dụng quản lý NVL gặp khó khăn, tốn 2.3 Về mặt hạch tốn NVL Cơng ty khơng sử dụng TK 151 – Hàng mua đường nên theo dõi số hàng mua thực nhập kho (có phiếu nhập kho) không theo dõi số hàng mua chưa nhập kho Khi Công ty mua hàng nhận hố đơn bên bán, Cơng ty trả tiền chấp nhận toán, lúc số hàng mua thuộc quyền sở hữu Công ty, lý mà cuối tháng, cuối q hàng chưa hàng đến kho phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm chưa kiểm nhận kịp số hàng nên chưa nhập kho Số vật liệu không phản ánh, theo dõi tài khoản khơng hợp lý, cho thấy tính xác, đầy đủ cơng tác vật liệu chưa chặt chẽ II Phương hướng hồn thiện cơng tác kế tốn NVL Cơng ty CP Dịch vụ viễn thơng & In Bưu điện Sau thời gian thực tập Cơng ty, qua q trình tìm hiểu tham khảo ý kiến phịng kế tốn, em phần nắm bắt ưu điểm bật vướng mắc tổ chức công tác kế toán NVL Sau em xin mạnh dạn đề xuất số ý kiến nhỏ hy vọng đóng góp phần vào việc nâng cao chất lượng cơng tác kế tốn Để cho cơng tác kế tốn NVL hồn thiện, khoa học hướng cần phải tuân thủ yêu cầu sau: Yêu cầu tuân thủ chế độ kế toán Nhà nước áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm đơn vị, khả trình độ đội ngũ cán kế tốn u cầu địi hỏi Doanh nghiệp cơng tác hồn thiện phải biết vận dụng chế độ kế tốn hành, khơng tuỳ tiện áp dụng số kỹ thuật nước khác vào đơn vị Nhà nước chưa cho phép Đây yêu cầu quan trọng giúp cho Nhà nước quản lý tình hình sản xuất kinh doanh tất ngành, đơn vị, thành phần kinh tế Yêu cầu đòi hỏi cơng tác kế tốn phải thống nhiều mặt ví dụ như: mẫu sổ, trình tự ghi sổ cách hạch toán số nghiệp vụ kế toán chủ yếu… Yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, xác yêu cầu tiết kiệm, hiệu Đây yêu cầu cơng tác kế tốn cung cấp thơng tin kịp thời cơng tác kế tốn giúp cho máy lãnh đạo đưa định đắn sản xuất kinh doanh Từ đem lại lợi nhuận cao cho Doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho cơng tác quản lý sản xuất III Các biện pháp tăng cường quản lý NVL Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện Sau thời gian thực tập Cơng ty, qua q trình tìm hiểu tham khảo ý kiến cán phòng kế toán, em phần nắm bắt ưu điểm bật vướng mắc tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu Sau đây, em xin mạnh dạn đề xuất số ý kiến nhỏ hy vọng đóng góp phần vào việc nâng cao chất lượng cơng tác kế tốn 1.Hồn thiện cơng tác quản lý NVL Giá thị trường khơng phải lúc ổn định, việc dẫn đến khách hàng thường xuyên không đáp ứng yêu cầu thỏa thuận, dẫn đến tình trạng ảnh hưởng khơng tốt đến tiến trình sản xuất Hơn nữa, thị trường thường xuyên biến động nên khâu cung cấp NVL lúc thuận lợi Mà Công ty thường không dự trữ nhiều NVL NVL Công ty (do nguyên liệu phổ biến) Do vậy, Công ty cần lập kế hoạch dự trữ vật tư cách khoa học hợp lý để tránh tình trạng sản xuất bị gián đoạn khâu cung cấp vật tư, Cơng ty tham gia ký kết hợp đồng dài hạn bạn hàng cung cấp NVL Để tránh tình trạng mát, hư hỏng q trình vận chuyển NVL Cơng ty nên thống địa điểm tập kết NVL theo kho, làm tốt công tác quản lý NVL kho, quy trách nhiệm cụ thể phần hành công việc, đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên phận kho Mặt khác, để quản lý tốt NVL Cơng ty cần quản lý chặt chẽ chi tiết tới đối tượng, chủng loại NVL cụ thể Hiện nay, Công ty thực việc xây dựng danh điểm vật liệu, góp phần vào công tác quản lý NVl thuận lợi, dễ dàng Tuy nhiên, sổ danh điểm xây dựng dựa tên loại vật liệu, không khái quát rõ loại NVL phân chia theo nội dung kinh tế: NVL chính, NVL phụ…Chỉ loạt ký hiệu NVL, NVl Cơng ty có nhiều loại với quy cách, kích cỡ, nội dung kinh tế công dụng khác sản xuất với tính lý, hóa học khác Do đó, sổ danh điểm vật liệu Cơng ty xây dựng chưa thể nội dung kinh tế công dụng thứ NVL cụ thể, làm cho việc quản lý NVL chưa thật khoa học hiệu Để sử dụng cách hiệu quả, chặt chẽ khoa học, hạch tốn xác, chi tiết tới loại NVL Cơng ty cần hoàn thiện sổ danh điểm vật liệu, cần xây dựng lại sổ danh điểm vật tư cách khoa học Có thể mã hóa NVL theo loại vật liệu tên cụ thể vật liệu Cụ thể: Mã hóa NVL theo kho, loại, nhóm thứ NVL, theo bảng sau Cấp Cấp 152101: Giấy 15210102: Giấy Bồi … 1521:NVL Kho trung tâm Kho trung tâm Cấp 15210101: Giấy Carbon Kho Công ty Hà Nội Kho trung tâm Cấp 152102: Mực … 1522: NVL phụ 152201: nhựa 152202: Băng dính … 15210201: Mực Nhật 15210202: Mưc Tàu … 15220101: Nhựa đen … Cấp 1521010101: Giấy Carbon trắng khổ 210 1521010102: Carbon trắng khổ 420 … 1521010201: Giấy Bồi Cát Sơn ĐL 300 khổ 54*39 1521010202: Giấy Bồi Couche Đl 300 khổ 54*39,5 … 1521020101: Mực Nhật đỏ 1521020102: Mực Nhật Nâu 1521020201: Mực Tàu đỏ 1521020202: Mực Tàu đen … … … Hệ thống kho sở sản xuất Cơng ty có hệ thống kho sở sản xuất không nơi gây số hạn chế cho việc bảo quản, chun chở cơng tác Kế tốn NVL Để khắc phục có kế hoạch đưa hệ thống kho sở sản xuất địa điểm để tiện cho việc bảo quản, chuyên chở, tiết kiệm chi phí Cơng ty sử dụng TK 151 để hạch tốn hàng đường Hiện nay, Cơng ty khơng thực theo dõi hạch tốn hàng đường trường hợp có xảy Cơng ty Ví dụ trường hợp ngày 25/03/2008, cơng ty nhận hóa đơn bán hàng số 001858 Công ty giấy Hồng Hà với nội dung bán hàng cho Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện, tổng số tiền Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện toán tiền mặt 13.200.000đ, thực tế số hàng đến ngày 25/03/2008 (ngày Công ty nhận hóa đơn bán hàng Cơng ty giấy Hồng Hà) chưa nhập kho Công ty Lúc này, Cơng ty lưu lại hóa đơn mà khơng theo dõi sổ Như vây, kế tốn thiếu thơng tin xác tình hình có NVL Để theo dõi đầy đủ thơng tin tình hình có NVL, Cơng ty nên sử dụng TK 151- Hàng mua đường, để hạch toán hàng mua đường chưa nhập kho Cơng ty Như vật tư, hàng hóa Cơng ty theo dõi đầy đủ quản lý chặt chẽ, tránh hư hỏng, mát, cung cấp thơng tin đầy đủ tình hình vật tư, hàng hóa Cơng ty Kế tốn sử dụng TK 151 sau: Khi kế toán nhận hóa đơn chưa nhận phiếu nhập kho, kế toán lưu vào tập hồ sơ hàng mua đường Nếu tháng hàng nhập kho có phiếu nhập kế tốn tiến hành hạch tốn bình thường, cịn đến cuối tháng chưa có phiếu nhập kho kế tốn dựa vào hóa đơn ghi sổ: Nợ TK151 – Ghi theo giá mua chưa có thuế Nợ TK133 – Thuế GTGT khấu trừ (nếu có) Có TTK 111, 112, 331 – Tổng giá toán Sang tháng sau, hàng nhập kho có phiếu nhập kho sử dụng cho mục đích khác khơng qua nhập kho, lúc kế toán vào chứng từ liên quan để ghi sổ Nợ TK 152 – Nếu nhập kho có phiếu nhập kho Nợ TK 621, 627, 641, 642 – Nếu xuất dùng cho sản xuất sử dụng cho mục đích khác Có TK 151 Quản lý chặt chẽ công tác tận thu phế liệu, cần theo dõi tình hình nhập xuất phế liệu thu hồi qua sổ sách cụ thể Cũng Doanh nghiệp sản xuất khác, Công ty cần phải quản lý chặt chẽ công tác tận thu phế liệu, hạn chế tối đa lượng phế phẩm trình sản xuất nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, nâng cao hiệu sản xuất dinh doanh, đồng thời tránh thiệt hại, mát không đáng cho Công ty Song song với việc quản lý chặt chẽ công tác tận thu phế liệu việc theo dõi, quản lý lượng phế liệu thu hồi lại đóng vai trị định Hiện nay, Công ty không theo dõi phần phế liệu thu hồi từ trình sản xuất, mà khơng quản lý phần NVL này, gây mát, hao hụt, thất thoát tài sản Công ty, Công ty nên tiến hành thủ tục nhập kho qua viết phiếu nhập kho phế liệu thu hồi thay nhập thẳng phế liệu thu hồi vào kho không cân đong, đo ,đếm phế liệu nhập kho Phế liệu thu hồi trước nhập kho phải cán có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị, sau phận vật tư viết phiếu nhập kho nhập kho NVL sản xuất khác Đồng thời, phải theo dõi phế liệu thu hồi sổ sách riêng, kế toán NVL nhận phiếu nhập kho phế liệu loại vật tư khác, hạch toán sau: Nợ TK 1528 – Giá trị hợp lý phế liệu thu hồi Có TK 621 Khi xuất kho bán phế liệu cần lập phiếu xuất kho, thực theo dõi sổ sách hạch tốn bình thường Làm tốt cơng tác tận phu phế liệu công tác quản lý theo dõi phế liệu thu hồi Công ty tránh mát, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao hiệu sản xuất, góp phần đạt mục tiêu lợi nhuận đề Áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung thay cho hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ Hiện nay, Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ Trên thực tế, Sổ lập trực tiếp từ chứng từ nhập chứng từ xuất máy tự động lập vào cuối tháng lập theo số thứ tự phiếu nhập, phiếu xuất Như vậy, Sổ lập không dựa Chứng từ ghi sổ theo trình tự thơng thường hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ Trên thực tế, Công ty không sử dụng Chứng từ ghi sổ, có u cầu máy tự động lập Do đó, hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ mà Cơng ty áp dụng vể chất hình thức kế tốn Nhật ký chung, thích hợp với hình thức kế tốn Nhật ký chung hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ Trong điều kiện áp dụng phần mềm kế tốn MISA vào cơng tác kế tốn Cơng ty hình thức kế tốn Nhật ký chung thích hợp cả, thuận tiện phù hợp với phần mềm máy tính thực tế cơng tác kế tốn Cơng ty Vì vậy, Cơng ty nên áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung cách hợp lý, phù hợp thay hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ mà Cơng ty áp dụng Có với chất hình thức kế tốn thực tế cơng ty Áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung, lúc trình tự ghi sổ kế tốn NVL Cơng ty thể qua sơ đồ sau: Thẻ kho Chứng từ nhập Báo cáo tồn kho Chứng từ xuất Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa Nhật ký chung Sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế tốn KẾT LUẬN Cơng ty CP Dịch vụ viễn thông In Bưu điện Doanh nghiệp cổ phần có quy mơ lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh ngành sản xuất kinh doanh thương mại, với bề dày lịch sử cộng với nỗ lực khơng ngừng công tác, nhiều năm qua Công ty làm ăn ngày hiệu quả, không ngừng tăng doanh thu, lợi nhuận ổn định đời sống cán công nhân viên Có thành tựu đáng ghi nhận ngành Bưu Viễn thơng khơng thể khơng nói tới trình cố gắng phấn đấu tập thể lãnh đạo cơng nhân viên Cơng ty nói chung đội ngũ cán kế toán nói riêng Qua thời gian thực tập Cơng ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện, em thấy cơng tác tổ chức kế tốn nói chung kế tốn NVL nói riêng thực cách đồng hoàn chỉnh Bên cạnh nhiều thành tích đáng kể, cơng tác kế tốn NVL bộc lộ số hạn chế cần khắc phục Trong phạm vi luận văn này, em mạnh dạn nêu số ý kiến nhằm hoàn thiện phần hành kế toán NVL Với thời gian thực tập khơng đủ dài, trình độ lý luận thực tiễn cịn nhiều hạn chế, chắn em khơng thể tránh khỏi sai sót trình bày luận văn Em mong nhận giúp đỡ cô giáo hướng dẫn cán kế tốn Cơng ty để em hồn thành tốt chuyên đề Qua đây, em xin chân thành cảm ơn cán phịng kế tốn tài Cơng ty CP Dịch vụ viễn thơng & In Bưu điện, cô giáo Tiến sĩ Nguyễn Minh phương nhiệt tình giúp đỡ em hồn thiện chun đề: “Hồn thiện cơng tác Kế tốn NVL Cơng ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện”  ... 001858 Công ty giấy Hồng Hà với nội dung bán hàng cho Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện, tổng số tiền Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện toán tiền mặt 13.200.000đ, thực tế... thành tựu mà Công ty đạt cơng tác kế tốn NVL Cơng ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện số hạn chế nhỏ: Nhược điểm 2.1 Về việc quản lý NVL Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện Doanh nghiệp... Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán KẾT LUẬN Công ty CP Dịch vụ viễn thông In Bưu điện Doanh nghiệp cổ phần có quy mơ lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh ngành sản xuất kinh doanh thương mại,