Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long

Trong những năm vừa qua, xây dựng cơ bản đã và đang trở nên một ngành sản xuất vật chất quan trọng, đóng góp rất lớn vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân và là tiền đề vật chất kinh t

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm vừa qua, xây dựng cơ bản đã và đang trở nên một ngànhsản xuất vật chất quan trọng, đóng góp rất lớn vào sự phát triển của nền kinh tếquốc dân và là tiền đề vật chất kinh tế cho xã hội Ngày nay, trong điều kiện nềnkinh tế ngày càng phát triển ngành xây dựng hơn bao giờ hết ngày càng chiếm mộtvị trí quan trọng trong việc tạo dựng và phát triển cơ sở hạ tầng của đất nước.

Chính vì lý do trên, để ngành xây dưng cơ bản nói chung và Công ty xâydựng số 8 Thăng Long nói riêng ngày càng phát triển và đóng góp vai trò ngàycàng lớn vào nền kinh tế Quốc dân thì mục tiêu hàng đầu của các Doanh nghiệp làtăng lợi nhuận nghĩa là phải làm sao hạ thấp được giá thành sản phẩm Muốn vậyKế toán với tư cách là một công cụ quản lý phải ngày càng được củng cố và hoànthiện nhằm mục tiêu giảm chi phí nguyên vật liệu từ đó hạ thấp được chi phí sảnxuất Để đạt được điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cả các khâutrong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra đầu tư cho đến khi thu vốn về, khôngngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm nhằm thu được lợi nhuậncao nhất đồng thời đáp ứng được nhu cầu của thị trường.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản củaquá trình sản xuất và là cơ sở để hình thành sản phẩm mới Đặc biệt trong doanhnghiệp xây dựng, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phísản xuất (70 – 80%) Do đó muốn tối đa hoá lợi nhuận bên cạnh việc sử dụng đúngloại nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng Doanh nghiệp phải biết sử dụng tiết kiệm,hiệu quả nguyên vật liệu Hơn nữa, vật liệu còn là một bộ phận quan trọng củahàng tồn kho do đó việc hạch toán và quản lý nguyên vật liệu đúng, đủ và kịp thờicho sản xuất đồng thời kiểm tra, giám sát được việc chấp hành các định mức tiêuhao nguyên vật liệu dự trữ, ngăn chặn việc sử dụng lãng phí vật liệu Như vậy, cóthể nói việc quản lý nguyên vật liệu là cần thiết từ đó đòi hỏi công tác tổ chứckêếtoán nguyên vật liệu phải được thực hiện tốt, góp phần nâng cao hiệu quả sảnxuất, hạ thấp chi phí trong giá thành.

Xuất phát từ những lý do trên, đồng thời qua thời gian thực tập tại Công tyxây dựng số 8 Thăng Long em đã đi sâu tìm hiểu thực tế và nhận thấy được tầmquan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất, sự cần thiết phải tổ chứcquản lý nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty; vớinhững kiến thức thu nhận được trong quá trình học tập tại nhà trường; sự giúp đỡnhiệt tình của các Cô chú, anh chị trong phong Tài chính- Kế toán, đặc biệt với sự

hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Đình Đỗ em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Tổchức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long”.

Về mặt kết cấu, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của luận vănđược chia thành 3 chương chính:

Chương I: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trongdoanh nghiệp sản xuất.

Chương II: Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Công tyxây dựng số 8 Thăng Long.

Chương III: Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vậtliệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long.

Do trình độ và thời gian thực tập có hạn, công tác quản lý hạch toán nguyênvật liệu rất phức tạp nên bản luận văn này mới chỉ đi vào tìm hiểu một số vấn đềchủ yếu và chắc chắn còn nhiều thiếu sót Vì vậy, em kính mong được sự đóng gópý kiến của thầy cô giáo và các cô chú trong phòng Tài chính - Kế toán để đề tàiđược hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn!

1.1.1.Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:

Vật liệu theo quan điểm của Mác là những đối tượng lao động đã được thayđổi do lao động có ích của con người tác động vào Theo Mác, tất cả những vật thểthiên nhiên xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cảivật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động nhưng không phải đối tượng laođộng nào cũng là nguyên vật liệu (Giáo trình Kinh tế Chính trị Mác-Lênin tr27NXB Chính trị Quốc gia 2004)

Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo rasản phẩm mới có đặc điểm: Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất về mằthiện vật thì được tiêu dùng hoàn toàn không giữ nguyên trạng thái ban đầu; về mặtgiá trị, giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sảnphẩm tạo ra Do vậy, có thể nói rằng nguyên vật liệu đối với sản xuất và trongdoanh nghiệp sản xuất như cơm ăn nước uống hàng ngày của con người Chi phívề vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành phẩm Vì vậy, nguyên vật liệukhông chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếpđến chất lượng sản phẩm Nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cáchchủng loại thì chất lượng sản phẩm sản xuất mới đạt yêu cầu, phục vụ đắc lực hơncho nhu cầu tiêu dùng của xã hội.

Nhưng bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải quan tâm đến sự tồn tại củachính mình Đó là phải làm sao để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm vớigiá thành hạ nhất đạt được mức lợi nhuận cao nhất nghĩa là phải quan tâm đến việc

sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu từ đó làm cho chi phí hạ thấp và làm tăng thêmsản phẩm cho xã hội.

1.1.2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không nằm ngoàiquy luật cạnh tranh Chính quy luật này đòi hỏi doanh nghiệp không những khaithác tối đa năng lực sản xuất vốn có mà còn phải đáp ứng nhu cầu thị trường.Muốn có sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường thì sản phẩm phải đạt chất lượng,mẫu mã đa dạng, hợp lý Một trong những yếu tố tác động về giá thành sản phẩmphải kể đến các yếu tố đầu vào mà nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng Mặtkhác, trong ngành xây dựng chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn (70-80%) trong giá thành Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là mộtyêu cầu cấp bách để đạt tới mục tiêu lợi nhuận Tuy nhiên, do trình độ khác nhaunên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu là khác nhau Hơnnữa, việc quản lý nguyên vật liệu còn phụ thuộc vào khả năng và sự nhiệt tình củangười quản lý Xã hội càng phát triển, khối lượng sản phẩm càng nhiều, chủng loạinguyên vật liệu ngày càng đa dạng, phong phú Ở nước ta, nguyên vật liệu đượcsản xuất ở nhiều nơi với trình độ kỹ thuật khác nhau nên chất lượng, số lượng, kíchcỡ khác nhau Do đó, yêu cầu doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu trên tinh thầntiết kiệm đúng định mức, kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng… nguyên vật liệunhập kho để đảm bảo cho những sản phẩm tốt nhất.

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuấtviệc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu thumua, bảo quản, dự trữ và sử dụng Cụ thể:

- Khâu thu mua: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình

thường thì doanh nghiệp phải thường xuyên đảm bảo cho các loại nguyên vật liệuđược thu mua đủ khối lượng, đúng quy cách, chủng loại Kế hoạch thu mua đúngtiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Đồng thời, doanh nghiệpphải thường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thumua để từ đó chọn nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phíthu mua thấp nhất.

- Khâu bảo quản: Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu phải quan tâm tới

việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo kiểm tra,thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏngmất mát, hao hụt đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý nguyên vậtliệu.

- Khâu dự trữ: Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hóa của nguyên vật

liệu, hạn chế nguyên vật liệu bị ứ đọng, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh là mộtđòi hỏi đối với khâu dự trữ Do đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức tối đa vàđịnh mức dự trữ tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trìnhsản xuất không bị đình trệ, gián đoạn do việc cung cấp, thu mua không kịp thờihoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do việc dự trữ quá nhiều.

- Khâu sử dụng: Quản lý ở khâu sử dụng phải thực hiện việc sử dụng

hợp lý, tiết kiệm trêm cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí, tiêuhao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng tích lũy cho doanh nghiệp Dovậy, ở khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùngvà sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Như vậy, công tác quản lý vật liệu rất quan trọng Trong thực tế vẫn còn cónhiều doanh nghiệp để thất thoát nguyên vật liệu do không có sự quản lý tốt ở cáckhâu hoặc không thực hiện đúng yêu cầu Vậy nên để quản lý tốt nguyên vật liệuthì doanh nghiệp phải luôn cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu cho phù hợpvới thực tế.

1.1.3.Nhiệm vụ của kế toán:

Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán trong doanh nghiệp cần thực hiện tốtcác nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật liệu phù hợp với các nguyên tắcchuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phươngpháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổnghợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình biến động tăng, giảm của vật liệu

trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợpchi phí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn hàng bán.

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kếhoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng.

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết do vậy doanhnghiệp cần phải tổ chức khoa học hợp lý để cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủphục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

1.2.Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:

1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu:

Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụngrất nhiều loại, thứ nguyên vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tínhnăng lý hóa khác nhau Khi tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại nguyên vậtliệu phục vụ cho kế toán quản trị, doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loạinguyên vật liệu Mỗi doanh nghiệp nên sử dụng những loại nguyên vật liệu khácnhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thức nhất định.

Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanhnghiệp thành các loại các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định.

 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyênvật liệu được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính (có thể bao gồm nửa thành phẩm mua ngoài):

Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm được sản xuất ranhư xi măng, sắt thép, gạch, ngói…ở các doanh nghiệp xây dựng Nửa thành phẩmmua ngoài là đối tượng lao động được sử dụng với mục đích tiếp tục quá trình sảnxuất ra sản phẩm…

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ

như làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho cáccông cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: vôi, ve, đinh…

- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng

trong quá trình sản xuất như xăng, dầu … phục vụ cho phương tiện vận tải.

- Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải …

- Vật liệu và thiết bi xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết

bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản.

- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại

trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như sắt, thép, gỗ vụn hay phế liệu thu hồi đựoc từ việc thanh lý tài sản cố định.

Ngoài ra, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanhnghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ.

 Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia làm hai nguồn:

- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên

doanh, nhận biếu tặng…

- Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất.

 Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyênvật liệu thành:

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:

+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.

+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộphận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:

Lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêngbằng hệ thống các chữ số (Kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích

cỡ của chúng Tùy theo từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật tư có thể đượcxây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dể nhớ,không trùng lặp Các doanh nghiệp thường dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoảncấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật liệu kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu tênvật tư.

Danh điểm vật tư được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liênquan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý từng thứ vật tư.

1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu:

1.2.2.1.Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu:

Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thờiđiểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định.

- Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho vật liêu phảiđược đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của vật liệulà toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật liệu đó ở địađiểm và trạng thái hiện tại.

- Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưngtrường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trịthuần có thể được thực hiện Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tínhcủa hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoànthành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

- Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giávật liệu phải đảm bảo tính nhất quán Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thìphải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệpcó thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thếcho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hơp lý hơn, đồng thờiphải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó.

- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu được phân biệt ở các thờiđiểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.

+ Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua;

+ Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập;+ Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất;+ Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ;

1.2.2.2.Đánh giá vật liệu:

1.2.2.2.1 Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:

Vật liệu trong doanh nghiệp được đánh giá theo trị giá vốn thực tế của vậtliệu nhập kho Theo phương pháp này, trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập khođược xác định theo từng nguồn nhập Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu đượcnhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá trị của chúng trong từng trường hợp đượcxác định như sau:

 Nhập kho do mua ngoài:

Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua, các loại thuế không đượchoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chiphí khác có kiên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấuthương mại và giảm gái hàng bán do không đúng quy cách, phẩm chất.

Truờng hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGTtheo phương pháp khấu trừ, giá mua là giá chưa có thuế GTGT.

Trường hợp vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng không chịu thuếGTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi,các dự án… thì bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán).

 Nhập kho do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản

xuất hợp lý của vật tư tự gia công chế biến.

 Nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá vốn thực tế nhập

kho bao gồm giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho thuê ngoài gia côngcộng số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng các chi phí vậnchuyển bốc dỡ khi giao nhận.

 Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh: Trị giá vốn thực tế của vật

liệu nhập kho là giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng các chi phí phát sinhkhi nhận.

 Nhập vật tư do được cấp: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý

cộng các chi phí phát sinh khi nhập.

 Nhập vật tư do được biếu tặng, đựoc tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập

kho là giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh.

1.2.2.2.2 Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:

Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểmkhác nhau nên có nhiều giá khác nhau Vì vậy rất khó xác định được ngay giánguyên vật liệu xuất kho trong mỗi lần nhập Nhiệm vụ kế toán là phải tính toánchính xác giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng, đồng thời phải đảm bảo tínhnhất quán trong niên độ kế toán.

Tuỳ theo đặc điểm, yêu cầu quản lý, trình độ quản lý của từng doanh nghiệpmà doanh nghiệp sẽ áp dụng một trong các phương pháp sau để xác định trị giávốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:

* Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất khovật liệu thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đóđể tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho Phương pháp này được áp dụngcho những doanh nghiệp có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô.

* Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuấtkho được tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyềntheo công thức:

Trị giá vốn thực tế = Số lượng vật liệu x Đơn giá bình quânvật liệu xuất kho xuất kho gia quyền

Trị giá thực tế vật liệu + Trị giá vốn thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

Đơn giá =

bình quân Số lượng vật liệu + Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

Đơn giá bình quân thường được tính cho từng loại vật liệu.

Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quâncả kỳ hay đơn giá bình quân cố định Theo cách tính này, khối lượng tính toángiảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nênkhông thể cung cấp thông tin kịp thời.

Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giábình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Theo cách này, xácđịnh được trị giá vốn thực tế của vật liệu vào thời điểm cuối kỳ nên không thểcung cấp thông tin kịp thời Tuy nhiên, khối lượng công việc tính toán sẽ nhiềuhơn.

* Phương pháp nhập trước, xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả địnhhàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trịgiá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng.

* Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định làhàng nào nhập sau được xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trị giáhàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên.

Trên thực tế ngoài các phương pháp tính trị giá vốn thực tế của vật liệu theochuẩn mực kế toán hàng tồn kho thì các doanh nghiệp còn áp dụng phương pháptính theo đơn giá tồn đầu kỳ Cụ thể:

Trị giá vốn thực tế = Số lượng vật liệu x Đơn giá thực tế vật liệu xuất kho xuất kho tồn đầu kỳ

1.3.Tổ chức hạch toán chi tiết:

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho vàphòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõichặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm, thứ vật tư vềsố lượng và giá trị Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổkế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp đểtăng cường quản lý vật liệu.

1.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng:

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinhtế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ,kịp thời, đúng chế độ quy định.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tàichính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT);- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT);

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT);- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT);- Hoá đơn (GTGT)-MS 01 GTKT- LN

- Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT- LN - Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH);

Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định vềmẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệmvề tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhànước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT);- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05-VT);

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT);

1.3.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết:1.3.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song:

 Nội dung:

+ Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập,

xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng.

Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợppháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ vàthẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ thủkho gửi các chứng từ nhập- xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kếtoán.

+ Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép

tình hình nhập- xuất cho từng thứ vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.

Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toánkiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuấtkho để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư Mỗi chứng từ được gfhi một dòng.

Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê nhập - xuất - tồn trên sổ kế toán tổng hợp,sau đó tiến hành đối chiếu:

+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho.

+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệutrên sổ kế toán tổng hợp.

+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.

Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phươngpháp ghi sổ song song theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1:

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu ngày

Đối chiếu cuối tháng Ưu điểm:

Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảođộ tin cậy của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàngtồn kho.

Sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán tổng hợpBảng kê Nhập - Xuất - Tồn

- Đối với kế toán thủ công: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng

loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên

- Đối với doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán: Áp dụng rộng rãi

cho các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp có chủng loại vật tư nhiều, cácnghiệp vụ kế toán nhập, xuất thường xuyên.

1.3.2.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:

 Nội dung:

- Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp

ghi thẻ song song.

- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi

chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị “Sổ đối chiếu luânchuyển” dược mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghimột dòng trên sổ.

Hằng ngày, khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho, kế toán tiến hành kiểmtra và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vậttư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng Hoặc kế toán có thể lập “bảng kênhập”, “bảng kê xuất”.

Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào“Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng Đồng thờikế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với các số liệu trên thẻ kho và trênsổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần).

Trình tự ghi sổ có thể được khái quát theo sơ đồ sau:

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu cuối tháng

 Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một

- Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ đượctiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế việc kiểm tra của phòng kế toán.

Theo phương pháp này, để báo cáo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệutrên thẻ kho.

 Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có

chủng loại vật tư ít, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất không nhiều, không bố trí

Bảng kê nhậpSổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê nhập

Sổ kế toán tổng hợp

riêng nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu, do vậy không có điều kiện ghichép theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.

1.4.Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu:

1.4.1.Các phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho:

Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm travà giám sát các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát.

Nguyên vật liệu lá tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuấtkho thường xuyên Tuy nhiên, tuỳ theo đặc điểm nguyên vật liệu của doanh nghiệpmà các doanh nghiệp có phương thức kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp thựchiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho nhưng cũng có những doanhnghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối tháng Tương ứng với hai phươngthức kiểm kê, trong kế toán nguyên vật liệu nói riêng và kế toán hàng tồn kho nóichung có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê định kỳ(KKĐK) và phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Theo chế độ kế toán quyđịnh, các doanh nghiệp chỉ áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồnkho nói trên tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh cảu doanh nghiệp.

- Phương pháp KKTX: Là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một

cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho,xuất kho và tồn kho của vật tưtrên các tái khoản kế toán hàng tồn kho Như vậy, trị giá vốn thực tế của nguyênvật liệu xuất kho được xác định trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các chứng từ xuấtkho, phân loại theo từng đối tượng sử dụng và được phản ánh trên tài khoản và trênsổ kế toán.

Giá trị của nguyên vật liệu tồn kho có thể tính được bất cứ lúc nào.

- Phương pháp KKĐK: Là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép

một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho củavật tư trên các tài khoản hàng tồn kho Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốnthực tế của vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.

Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợpkhông căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu tồn

kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính Chính vì vậy,trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị xuất dùng cho từng đối tượng,từng nhu cầu xuất dùng khác nhau: sản xuất hay phục vụ cho công tác quản lý sảnphẩm, bán hàng hay quản lý doanh nghiệp…Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp cũngkhông thể biết được số mất mát, hư hỏng (nếu có)… Vì vậy, phương pháp KKĐKđược quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiếnhành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặthàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều.

1.4.2.Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX:1.4.2.1 Tài khoản sử dụng:

Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán

sử dụng Tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu

TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyênvật liệu phù hợp với nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.Bao gồm:

- TK 1521 - Nguyên vật liệu chính- TK 1522 - Vật liệu phụ

- TK 1523 - Nhiên liệu

- TK 1524 - Phụ tùng thay thế

- TK 1525 - Thiết bị xây dựng cơ bản- TK 1528 - Vật liệu khác

Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường

Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế các loại nguyên vật liệu màdoanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàngđang đi đường đã về nhập kho.

Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khácnhư: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 411, TK621, TK 627 ….

1.4.2.2 Phương pháp kế toán nhập nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được nhập kho từ rất nhiều nguồn khácnhau:

- Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu thuế GTGT được khấu trừ)Có TK liên quan (111, 112, 141, 331…)

- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Nếu vật tư đã về, hoá đơn chưa

về, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng tiến hành kiểm, lập phiếu nhậpkho.

Nếu đến cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhậpkho ghi sổ theo giá tạm tính

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Có TK liên quan (331, ….)

Sang tháng sau, khi hoá đơn về, tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế: + Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu thuế GTGT đượckhấu trừ)

Có TK liên quan

+ Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính

Nợ TK 152 (ghi âm)Nợ TK 133

Có TK liên quan (331…) (ghi âm)

- Trường hợp hàng đang đi đường: nếu trong tháng nhận được hoá đơn,

kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập hồ sơ “hàng đi đường”.

Trong tháng nếu hàng đã về nhập kho thì kế toán căn cứ vào hoá đơn vàphiếu nhập kho ghi trên sổ bình thường như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về.

Nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghităng giá trị hàng đi đường:

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đườngNợ TK 133 (Nếu thuế GTGT được khấu trừ)

Có TK liên quan ( 111, 112, 331,….)Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho kế toán ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

- Trường hợp nhập khẩu vật tư, hàng hoá: Doanh nghiệp phải tính thuế

nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và thuế GTGT phải nộp cho Nhà nướcCăn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi:

- Phản ánh các chi phí thu mua

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh  Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Có TK 711 – Thu nhập khác

 Nhập nguyên vật liệu đã xuất ra sử dụng không hết đem nhập lạikho:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

* Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê:

Khi kiểm kê phát hiện thừa tuỳ từng nguyên nhân đã xác định mà kế toánnhư sau:

- Căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghiNợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 338 (3381) - Trị giá vốn thực tế của vật tư thừa - Khi có quyết định xử lý:

Nợ TK 338 (3381)Có TK liên quan

1.4.2.3 Phương pháp kế toán xuất (giảm) nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu do xuất dùngcho những mục đích khác nhau như: xuất dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, chonhu cầu phục vụ quản lý doanh nghiệp, để góp vốn liên doanh, xuất bán và một sốnhu cầu khác Vì vậy kế toán phải phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng vậtliệu,tính toán chính xác giá thực tế xuất dùng theo các phương pháp tíhn đã đăngký và phân bổ vào đúng đối tượng sử dụng.

- Xuất kho nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sảnphẩm, cho nhu cầu quản lý…: Căn cứ vào giá thực tế kế toán ghi

Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

- Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuê gia công chế biến:

Nợ TK 154 (Mở chi tiết liên quan)

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

- Xuất nguyên vật liệu gửi đi bán hoặc giao bán trực tiếp: Căn cứ vào

giá vốn thực tế kế toán ghi:

Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

- Xuất kho nguyên vật liệu góp vôn liên doanh với doanh nghiệp khác:

Kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng liên doanh đã đánh giá + Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế, kế toán ghi:

Nợ TK 128, 222 (Trị giá vốn góp được đánh giá)

Có TK 412 – Chênh lệch tăng đánh giá lại tài sản

Có TK 152–Nguyên vật liệu (Trị giá vốn thực tế xuất kho) + Nếu giá trị góp nhỏ hơn giá thực tế, kế toán ghi:

Nợ TK 128, 222 (Trị giá vốn được đánh giá) Nợ TK 412 – Chênh lệch giảm đánh giá lại tài sản

Có TK 152 – Nguyên vật liệu (Trị giá vốn thực tế xuất kho)- Xuất kho nguyên vật liệu cho vay tạm thời: Căn cứ vào trị giá vốn thực tếxuất kho, kế toán ghi:

kho cuối kỳ và tồn kho đầu kỳ vào TK 611 – Mua hàng.

- TK 611- Mua hàng: Dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư mua vào

và xuất dùng trong kỳ

Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như phươngpháp KKTX.

1.4.2.2.Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

- Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ và đang đi đườngvào TK 611:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường

- Trong kỳ , các trường hợp nhập nguyên vật liệu kế toán ghi:

+ Khi mua ngoài, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi trị giámua của hàng nhập:

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

+ Phản ánh chiết khấu thương mại, giảm giá và hàng mua trả lại: Căn cứ vàochứng từ kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112 (Nếu đã trả tiền)Nợ TK 331 (Nếu chưa trả tiền)

Có TK 611 (Ghi giảm giá trị hàng mua)

Có TK 133 (Ghi giảm thuế GTGT cảu hàng mua trả lại)

+ Trị giá nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh của các đơnvị khác do được cấp phát: Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:

Nợ TK 611 – Mua hàng

Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

+ Trị giá vật tư nhập kho do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứvào chứng từ kế toán ghi:

Cuối kỳ, các nghiệp vụ được ghi sổ như sau:

+ Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kết chuyển trị giá hàng đang đi đường và trịgiá vốn thực tế của vật liệu tồn kho, kế toán ghi:

Nợ TK 151 – Hàng mua đi đườngNợ TK 152 – Nguyên vật liệu

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.Có TK 611 – Mua hàng

1.5 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện sử dụng máy vi tính

+ Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý:

Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đốitượng cần quản lý Nhờ đó sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanhchóng, không cần nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động,mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, tăng độ chính xác, giảm thời giannhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ Nguyên tắc chung của việc mã hoá các đối tượng làphải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợpvới chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán

Việc xác định các đối tượng cần mã hoá là hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầuquản trị của doanh nghiệp Thông thường trong công tác kế toán nguyên vật liệu,những đối tượng chủ yếu sau cần phải được mã hoá:

- Danh mục tài khoản ( TK 152, 111, 331, 621…)

- Danh mục chứng từ : Phiếu nhập kho, phiếu xuấ kho…

- Danh mục vật tư, sản phẩm hàng hoá.- Danh mục khách hàng (Nhà cung cấp).……….

+ Khai báo, cài đặt:

Sau khi đã mã hoá cho các đối tượng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặt thôngtin đặc thù liên quan đến các đối tượng này Ví dụ liên quan đến vật liệu sản phẩmhàng hoá ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính…Thông qua việc cài đặtnhững thông số này thì khi làm việc với đối tượng nào, máy sẽ tự động hiện lêncác thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tượng đó (do đã ngầm định).

+ Chứng từ kế toán:

Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấpthông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thôngtin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng.

Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:

- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy.- Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.

Trình tự luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếugiữa kế toán nguyên vật liệu với các bộ phận khác có liên quan như: Kế toán tổnghợp, kế toán chi phí và giá thành… Cuối cùng, chứng từ kế toán phải được chuyểnvề bộ phận kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán nguyên vật liệu để tiến hànhnhập liệu.

+ Hệ thống tài khoản kế toán:

Trong phầm mềm kế toán thường cài đặt sẳn hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 dựatrên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành.

Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà xâydựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và 4 theo các đối tượng quản lý đã được mãhoá chi tiết Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là hoàn toàn phụthuộc vào doanh nghiệp Tuỳ theo phuơng pháp kế toán KKTX và KKĐK mà ta cóhệ thống tài khoản tương ứng Khi thực hiện kế toán trên máy chỉ được hạch toán

tiết vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết Khi tìm, xem, in sổ sáchkế toán, người sử dụng có thể "lọc" theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết.

+ Trình tự kế toán:

Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm Để tăng cường tính tự độnghoá có thể đặt sẳn mức thuế suất thuế GTGT của từng vật liệu ở phần danh mục.Vật liệu có đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán vậtliệu thành hai phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất vậtliệu Với vật liệu, khi nhập kho và khi xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản, lưugiữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu Trong điềukiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòngkế toán rất thuận tiện, nhất là khi doanh nghiệp tổ chức hạch toán chi tiết nguyênvật liệu theo phương pháp thẻ ghi song song mà phòng và ở kho có máy tính nốimạng.

Với các nghiệp vụ nhập vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chiphí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho Trường hợp nhập cùng một phiếunhiều loại vật liệu thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho.Nếu phát sinh chi phí mua cần phân bổ chi phí cho từng vật liệu nhập kho để làmcăn cứ tính giá vốn xuất kho.

Đối với những nghiệp vụ xuất vật liệu thì chương trình phải tự động tính giá vốnxuất kho Theo quy định, giá vốn của vật liệu xuất kho có thể được tính bằng mộttrong các phương pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước - xuấttrước, nhập sau - xuất trước… Vật liệu xuất kho có thể là xuất cho quản lý hoặccác mục đích khác nhưng thông thường là cho sản xuất và giá trị vật liệu xuất khođể sản xuất cấu thành chi phí vật liệu Do đó, khi xuất vật liệu phải chọn chứng từphù hợp, thường thiết kế chứng từ là phiếu xuất vật tư cho sản xuất Khi đó chứngtừ này đã đặt sẵn giá trị là ghi Nợ TK621, ghi Có TK152, kế toán chỉ nhập sốchứng từ phiếu xuất, tên vật liệu, số lượng, tên kho, chương trình sẽ thông báo sốlượng tồn kho có đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để điền vào bút toán Chiphí vật liệu là khoản phí vật liệu trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí nên khi

xuất vật liệu cần phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoảnmục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành.

Đối với vật liệu xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giávốn hàng xuất bán Do đó cần thiết chứng từ phải phù hợp với hoạt động này Cóthể cho phép chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẳn bút toán phản ánh giá vốn đi kèmđể khi phản ánh doanh thu thì chương trình đồng thời lưu thông tin về giá vốn hàngbán Những bút toán phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay hoặc có thểchưa tính ngay giá vốn mà cuối tháng tính lại mặc dù số lượng đã giảm Các chứngtừ thường được thiết kế để phản ánh các nghiệp vụ xuất vật liệu như phiếu xuấtkho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư cho sản xuất, hoá đơn bán hàng (giávốn tự động hoặc giá vốn thủ công), hàng hoá (giá bán trong danh mục, giá bán thủcông), phiếu xuất chuyển kho…

Như vậy, với phần hành vật liệu chương trình kế toán phải cho phép theo dõitừng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho từng mặt hàng nhập, đồng thời cho biếtsố lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản ánh bút toángiá vốn cùng với các bút toán khác Việc áp dụng phần mềm cho phép kế toán cóthể biết số lượng tồn kho của theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào, giúp cho việcquản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

+ Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán:

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thứckế toán sau:

- Hình thức kế toán nhật ký chung.- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.- Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.- Hình thức kế toán nhật ký sổ cái.

Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán xác địnhhình thức kế toán Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hoáthông tin tương ứng với từng hình thức kế toán đã đựơc quy định trong chế độ kếtoán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh

nghiệp, các chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý hệ thống hoáthông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu Hệ thống các sổ sách, bảngbiểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán đựơc thiết lập trên máy về cơ bản điều dựatrên những mẩu sổ sách đã được quy định sẳn Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quản lýcủa doanh nghiệp mà có thể mở thêm một số loại báo cáo và sổ sách kế toán quảntrị chi tiết khác.

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊNVẬT LIỆU Ở CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG

2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất vầ tổ chức quản lý sản xuất ở Công ty xây dựng Thăng Long:

2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long:

Xuất phát từ đặc điểm và yêu cầu cần thiết của công nghệ xây dựng cầu cảngtrong ngành giao thông vận tải, được Bộ Giao thông vận tải cho phép nên ngày26/06/1991 tại quyết định số 238/TCCB- LB của Tổng công ty xây dựng ThăngLong đơn vị được thành lập với tên gọi ban đầu là "Xí nghiệp lặn Thang Long".

Sau một năm hoạt động, xuất phát từ yêu cầu và nhiệm vụ sản xuất, ngày18/06/1992 xí nghiệp đổi tên thành "Xí nghiệp lặn và xây dựng công trình ngầmThăng Long" (theo quyết định số 177/TC-LĐ), xí nghiệp được Bộ Giao thông vậntải cấp giấy phép hành nghề số 1668/HK-ĐT ngày 28/05/1993 về xây dựng cáccông trình ngầm dưới nước, trong lòng đất với phạm vi rộng trong cả nước Tạiquyết định số 1429/QĐ- TCCB- LĐ ngày 07/09/1994 của Bộ Giao thông vận tải xínghiệp lặn Thăng Long được xếp hạng là doanh nghiệp hạng 3.

Ngày 24/06/1996 căn cứ quyết định số 842/QĐ- TCCB- LĐ của Bộ giaothông vận tải về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước có tên là "Xí nghiệp lặn vàxây dựng công trình ngầm Thăng Long".

Ngày 15/08/1998, căn cứ quyết định số 2052/1998-BGTVT của Bộ Giaothông vận tải về việc đổi tên doanh nghiệp Nhà nước có tên là "Xí nghiệp lặn vàxây dựng công trình ngầm Thăng Long thành "Công ty xây dựng và trục vớt ThăngLong".

Ngày 11/12/2001 căn cứ quyết định số 4228/QĐ- BGTVT của Bộ Giaothông vận tải về việc đổi tên doanh nghiệp thành "Công ty xây dựng số 8 ThăngLong"

Công ty xây dựng số 8 Thăng Long thuộc tổng công ty xây dựng ThăngLong nằm ở xã Xuân Đỉnh- Từ Liêm- Hà Nội Công ty có đầy đủ tư cách phápnhân có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng nên công ty chủ động trong việc liên hệ ,ký kết các hợp đồng kinh tế với khách hàng như: nhận thầu thi công xây dựng cáccông trình dân dụng, công nghiệp, các công trình giao thông, thuỷ lợi và có khảnăng thi công các công trình ngầm dưới nước, các công trình ngầm trong lòng đất.

Kể từ ngày thành lập đến nay, Công ty đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệmtrong thi công, quản lý và đã xây dựng nhiều loại hình nhà ở mới bằng phươngpháp lắp ghép cùng với nhiều công trình giao thông, thuỷ lợi và các công trìnhngầm khác bằng phương pháp khoan nổ mìn.

- Đường Bản Đông - Mường Noòng (Tỉnh Savanaket - Lào) với trị giá côngtrình là 10 tỷ VNĐ.

- Đường quốc lộ Nội Bài - Bắc Ninh đoạn từ Km 14 + 330 Km 18 + 370 trịgiá 17,74 tỷ VNĐ.

- Đường phía Bắc cầu Bồng Sơn trị giá 16,7 tỷ VNĐ.

- Xây dựng trụ sở làm việc của Bộ Quốc phòng trị giá 23,1 ty VNĐ.- Xây dựng chợ Sắt thành phố Hải Phòng trị giá 12,7 tỷ VNĐ

- Nạo vét cảng Cái Lân tỉnh Quảng Ninh trị giá 8,012 tỷ VNĐ- Lặn và phục vụ thi công cầu Hàm Rồng

- Lặn cắt cọ thép cầu non nước tỉnh Ninh Bình

- Phá nổ mìn thi công công trình bãi đỗ xe Cốc Nam tỉnh Lạng Sơn.

Và còn nhiều công trình khác như: Cầu Long Biên, cầu Sông Gianh, đườngHồ Chí Minh…

Hơn 10 năm xây dựng và phát triển, nhìn chung công ty đã trừng bước củng cố và phát triển toàn diện Đặcbiệt công ty đã có một đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm, công nhân có trình độ tay nghề vững vàng, có các thiết bịtiên tiến hiện đại của nhiều nước trên thế giới như Nga, Nhật, Trung Quốc…Từ đó công ty luôn hoàn thành nhiệmvụ của Tổng công ty giao cho và luôn sẵn sàng đáp ứng, nhận thầu các công trình quan trọng… Có thể đánh giá sựphát triển của công ty qua việc thực hiện một số chỉ tiêu sau:

1 Tổng tài sản có

2 Tài sản lưu động3 Tổng số nợ phải trả4 Nợ phải trả trong kỳ5 Nguồn vốn chủ sở hữu6 Nguồn vôn kinh doanh7 Doanh thu thuần

8 Lợi nhuận trước thuế9 Lợi nhuận sau thuế

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất ở công ty:

Công ty xây dựng số 8 Thăng Long hoạt động dưới sự lãnh đạo của Tổngcông ty xây dựng Thăng Long Thực hiện chế độ tự chủ sản xuất theo từng đội Cótất cả 10 đội trong đó có 1 xưởng sửa chữa và các đội xây dựng từ số 1 tới 9.

Các đội sản xuất là đơn vị kinh tế phụ thuộc của Công ty thực hiện hạch toántheo nội bộ công ty Đội chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, chịu sựkiểm tra giám sát của các cơ quan chức năng, của pháp luật Nhà nước Những quyđịnh cụ thể:

* Kế hoạch hoá:

Căn cứ vào định hướng phát triển kinh tế của ngành, công ty chủ động xâydựng kế hoạch dài hạn, trung hạn hằng năm để Tổng công ty trình Bộ phê duyệt.Toàn bộ các hoạt động của công ty được phản ánh trong kế hoạch kinh tế- xã hộibao gồm kế hoạch pháp lệnh, kế hoạch tự tìm kiếm.

Kế hoạch pháp lệnh do cấp trên giao cho công ty dựa trên những chỉ tiêukinh tế kỹ thuật của Nhà nước thông qua hình thức ký kết hợp đồng kinh tế

Kế hoạch tự tìm kiếm công ty chủ động xây dựng trên cơ sở khai thác tiềmnăng công ty về thiết bị, vật tư, lao động, tiền vốn Định kỳ hàng năm, giám đốccông ty tiến hành phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, báo cáo lên cấptrên và thông báo cho cán bộ công nhân viên cho công ty được biết.

* Khoa học kỹ thuật- công nghệ, chất lượng sản phẩm:

Để đạt mục tiêu sản xuất ra nhiều hàng hoá cho xã hội giữ vững chữ tín vớikhách hàng, công ty chủ động áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệmới vào hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty phải đăng kí chất lượng sảnphẩm, bảo hành sản phẩm theo quy định., chịu sự kiểm tra chất lượng của công tycó thẩm quyền Giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm toàn bộ về sản phẩm củacông ty làm ra.

* Vật tư, phương thiết bị của công ty:

Tài sản của công ty bao gồm TSCĐ và TSLĐ Toàn bộ các tài sản của côngty phải được hạch toán đầy đủ, chính xác theo các quy định của Nhà nước Giámđốc công ty là người chịu trách nhiệm chính cùng tập thể người lao động sử dụnghợp lý và bao vệ tài sản được Nhà nước giao Công ty được giao quyền duy trì vàkhông ngừng bổ sung, đổi mới tài sản theo yêu cầu sản xuất bằng vật tư bổ sungvốn tín dụng và vốn huy động từ các nguồn khác Công ty được quyền ký hợpđồng cung ứng vật tư, thiết bị với các tổ chức Nhà nước và các thành phần kinh tếkhác.

* Tài chính, tín dụng, giá cả:

Vốn của công ty bao gồm vốn cố định và vốn lưu động kể cả nguồn vốn bổsung, công ty được ngân sách Nhà nước cấp theo quy định Công ty được quyềnvay vốn của tổ chức cá nhân trong và ngoài nước để phát triển kinh doanh Công tyđược gửi tiền vào ngân hàng ( kể cả ngoại tệ) Công ty được mở tài khoản phụ ởcác cơ sở ngân hàng nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh Công ty có tráchnhiệm nộp vào ngân sách Nhà nước theo quy định, trích nộp cấp trên theo quy địnhchung.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất ở công ty:

Công ty tổ chức quản lý theo một cấp Đứng đầu là Giám đốc chịu tráchnhiệm điều hành chung của công ty Giúp việc Cho Giám đốc là 3 Phó giám đốc vàcác phòng ban chức năng theo sơ đồ sau:

Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty:Sơ đồ:

Error: Reference source not foundGIÁM ĐỐC

PGĐ phụ tráchkinh doanh

PGĐ vật tư

PGĐ phụ tráchkỹ thuật

Phòngkinh tếhợpđồng

Phòngkỹ thuật

tư thiết

Độixây

Trong bộ máy quản lý, mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ riêng Hiệnnay, số cán bộ công nhân viên trong công ty là 297 người, trong đó nhân viên quảnlý là 45 người.

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long:

Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện thủ công hay sử dụng máy vi tínhđều phải căn cứ vào việc tổ chức sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý, quy mô,trình độ tin học của đơn vị để lựa chọn mà thực hiện quy định chức vụ, trách nhiệmcho từng cấp, từng bộ phận, từng nhân viên kế toán, trong đó nhấn mạnh vấn đềquản trị người dùng.

Hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty được tố chức theo hình thức kế toántập trung Theo hình thức này, phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện toànbộ công tác kế toán từ việc thu thập, lập chứng từ kế toán đến việc xử lý, kiểm tra,phân loại chứng từ vàp máy, thực hiện hệ thống hoá thông tin kế toán trên máy vớichương trình cài đặt.

Tại các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán, chỉ bố trí nhânviên kế toán thu thập tổng hợp chứng từ, định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâmxử lý vào ngày 25 hàng tháng.

Sơ đồ:

Error: Reference source not found

Bộ máy kế toán của công ty còn giúp Giám đốc tổ chức phân tích hoạt độngkinh tế từ đó đề ra các giải pháp tài chính kịp thời phục vụ cho hoat động sản xuấtkinh doanh đạt hiệu quả.

Tổ chức bộ máy kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính nên Công tycũng đã tạo và phân quyền truy cập cho người sử dụng vào từng nhóm đã đượcđịnh nghĩa sẵn Với việc quản lý và sử dụng này thì việc phân công trách nhiệmcủa những người kế toán từng phần hành là rất rõ ràng.

Kế toán trưởng

KếtoánKT -CCDC

TL-KếtoánTM -TGNH

Thủ quỹ

PĐ phụ trách kỹ thuật

NHÂN VIÊN THỐNG KÊ KẾ TOÁN Ở CÁC ĐỘi SẢN XUẤT TRỰC THUỘC

2.2 Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán ở Công ty xây dựng số Thăng Long:

2.2.1 Giới thiệu chung về phần mềm kế toán mà Công ty đang áp dụng:

Khi áp dụng phần mềm kế toán, dưới quyền chủ động tuyệt đối của conngười thì tất cả các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán hiện đại được tích hợpvới nhau, đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấpthông tin một cách chính xác, kịp thời và có hệ thống; đáp ứng yêu cầu của các đốitượng sử dụng thông tin Nói cách khác, việc ứng dụng tin học trong công tác kếtoán chính là việc thiết kế và sử dụng các chương trình theo đúng nội dung, trình tựcủa các phương pháp kế toán để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cũngnhư việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật để thực hiện các chương trình kế toánđã được thiết kế Như vậy, thực chất việc ứng dụng tin học vào công tác kế toánchính là việc nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt củamáy vi tính và kỹ thuật tin học Như vậy có thể thấy máy vi tính và kỹ thuật tin họcchỉ là phương tiện trợ giúp cho kế toán trong việc tính toán, xử lý và cung cấpthông tin kế toán; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là cầnthiết Nhận thức được vị trí, vai trò của việc ứng dụng thông tin kế toán, năm 2000công ty xây dựng số 8 Thăng Long đã sử dụng phần mềm kế toán CADS để phụcvụ cho công tác hạch toán, tập hợp chi phí, tính giá thành thực tế các khối lượng thicông hoàn thành Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tự tổng hợp của máy màhai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời Kế toánkhông phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ theo kiểu thủ công Do đó, thông tin trêncác sổ cái tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từcác nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động của máy Kế toán không nhấtthiết phải đến cuối kỳ mới có sổ cái.

Quy trình xử lý số liệu của phần mềm CADS mà công ty sử dụng có thể môtả như sau:

Sơ đồ:

Error: Reference source not found

Nguyễn Thị Thục Uyên - K39/21.09 Trang: Chứng từ gốc

Ghi thẳng vào các sổ chiTổng hợp số liệu ghi vào

kếtMáy tự động kết chuyển dư nợ, dư có của

TK bị kết chuyển sang TK được kết

Quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán trên máy vi tính đượchiểu như sau:

Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội dung

nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vàomáy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thốngchứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư… đúng quanhệ đối ứng tài khoản Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chitiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản cómặt trong định khoản, bảng kê liên quan

Phần mềm kế toán này chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản: cộng, trừkhi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản Đối với các nghiệp vụ kết chuyểncần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn…) với chương trình CADS đượclàm tự động thông qua các bút toán kết chuyển mà người sử dụng lựa chọn cài đặt

trong chương trình Khi người sử dụng chọn bút toán kết chuyển toàn bộ giá trị dưNợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tàikhoản được kết chuyển.

Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái

tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phươngpháp "xâu lọc" Các sổ, báo cáo là kết quả bút toán kết chuyển chỉ có dữ liệu saukhi kế toán sử dụng bút toán kết chuyển tự động.

2.2.2 Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long:

Công ty xây dựng số 8 Thăng Long là môt đơn vị xây dựng cơ bản nên vậtliệu được sử dụng trong sản xuất của Công ty có những đặc thù riêng Để xây dựngcác công trình Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu Các loạinguyên vật liệu này phong phú về chủng loại, quy cách Có những vật liệu là sảnphẩm của ngành công nghiệp như xi măng (Gồm xi măng trắng và xi măngthường), có loại là sản phẩm của ngành khai thác được đưa vào sử dụng ngay màkhông phải qua chế biến như cát, sỏi, đá… và có những loại còn là sản phẩm củangành nông lâm như gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốt pha… Có những loại vậtliệu đã qua chế biến ở dạng cấu kiện như cửa, lan can…

Bên cạnh đó, khối lượng sử dụng của mỗi loại vật liệu lại rất khác nhau Cónhững loại vật liệu được sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, cát, thép…nhưng có loại lại sử dụng rất ít như đinh, đỉa… Hầu hết các loại vật liệu xây dựngsử dụng trực tiếp cấu thành nên công trình do vậy chi phí nguyên vật liệu chiếmđến 70 – 80% giá trị sản phẩm xây dựng cơ bản.

Nguyên vật liệu của Công ty được thu mua từ nhiều nhà cung cấp nên việcthu mua, vận chuyển, bảo quản các vật liệu có đặc điểm riêng khác nhau Công tycó thể mua ngay tại các của hàng, đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn xây dựngnhằm vận chuyển thuận tiện nhanh chóng hơn Một số loại vật liệu cần phải đượcbảo quản trong kho như xi măng, sắt thép… song có những loại phải đến tận nơikhai thác để mua và không bảo quản trong kho mà phải để ngoài trời (vì khốilượng quá nhiều) như cát, sỏi, đá… gây khó khăn trong việc bảo quản, dễ xảy ra

hao hụt mất mát ảnh hưởng đến quá trình thi công và giá thành Vì vậy Công tycần phải có biện pháp vận chuyển bảo quản thích hợp với từng loại vật liệu.

2.2.3 Yêu cầu quản lý của Công ty:

Do đặc điểm vật liệu của Công ty như trên, để quản lý tốt, chính xác về mặtsố lượng cũng như giá trị vật liệu thì việc tổ chức quản lý vật liệu của Công ty làrất cần thiết và quan trọng Hiện nay, Công ty quản lý vật liệu ở tất cả các khâu từkhâu thu mua đến khâu sử dụng.

- Ở khâu thu mua: Để có vật liệu phục vụ cho công việc xây dựng

thì các đội viết đơn xin mua vật liệu gửi lên phòng vật tư Sau khi đựoc xét duyệtthì nhân viên của Công ty hoặc đội sản xuất tiến hành đi mua vật tư và áp tải về tậnkho hoặc chân công trình kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp Mặt khác,hàng tháng Công ty đều có kế hoạch thu mua vật tư để đảm bảo cho tiến độ thicông không bị gián đoạn.

- Ở khâu bảo quản: Với chính sách giao khoán sản phẩm đến từng

đội sản xuất nên công ty chỉ bố trí một hệ thống kho tàng nhỏ mà chủ yếu vẫn lànhững bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu thi công từng công trình.Mỗi công trình đều có kho và được mã hoá chi tiết cài đặt trong chương trình phầnmềm.

Kế toán nguyên vật liệu là người chuyên theo dõi nguyên vật liệu kết hợpvới phòng vật tư và thủ kho để hạch toán, đối chiếu ghi sổ nguyên vật liệu ở côngty Định kỳ tiến hành kiểm kê, nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng nhiều hoặckém phẩm chất hoặc phát hiện những thiếu sót thì có biện pháp ngăn chặn sự haohụt mất mát đối với từng loại vật tư và giúp Giám đốc có biện pháp giải quyết hợplý trong việc điều động lượng vật liệu dư thừa giữa các công trình, tránh tình trạngứ đọng vốn hay thiếu vật tư

- Ở khâu dự trữ và sử dụng: Công ty sử dụng vật liệu theo đúng các

định mức đã đề ra và chưa thực hiện dự trữ nguyên vật liệu.