2.2.4.1. Phân loại:
Nhằm phục vụ yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được phân loại như sau:
+ Nguyên vật liệu chính:
Để tiến hành xây dựng các công trình, Công ty phải sử dụng một số lượng lớn các loại vật liệu khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các loại vật liệu được sử dụng cho quá trình thi công cấu thành nên thực thể của công trình thì đều được gọi chung là nguyên liệu, vật liệu và hạch toán vào TK 1521. Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành qua chương trình phần mềm CADS bằng việc mã hoá theo tên nguyên vật liệu. Ví dụ: - Xi măng PC 30 : XM30 - Xi măng PC 40 : XM 40 - Đá hộc : DAHOC - Thép tròn trơn : THEPTT - Thép tròn gai : THEPTG - Cát : CAT
- Sub base : SUBASE
- Base : BASE
- Dây thép : THEPD
+ Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công ông trình như Dầu Diezen, Xăng A92 …. Và được hạch toán vào TK 1523.
+ Phụ tùng sửa chữa thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế cho máy móc và phương tiện vận tải như xăm, lốp, hộp số, bình ắc quy…
2.2.5.2. Đánh giá nguyên vật liệu:
Khi đánh giá nguyên vật liệu, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc giá gốc
- Nguyên tắc thận trọng
- Nguyên tắc nhất quán
- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư.
• Xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho:
Ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngoài hay đội sản xuất tự mua. Ngoài ra, Công ty còn nhập kho do thu hồi phế liệu. Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được tính như sau:
+ Nhập do mua ngoài:
Công ty áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ do bên bán chịu và tính luôn vào đơn giá mua hàng. Vì thế, khi vật liệu về nhập kho, kế toán tính ngay được giá thực tế của số vật liệu đó:
Trị giá vốn thực Số lượng Đơn giá mua
tế nguyên vật liệu = nguyên vật liệu x ghi trên hoá đơn
nhập kho nhập kho (chưa có thuế GTGT)
VD: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 027738 của Xí nghiệp đá Xuân Thuỷ bán 1.431 kg đá cấp phối B (loại II):
Giá chưa có thuế : 129 471 428 Thuế GTGT là : 6 473 571 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ : 28 620 000 Thuế GTGT của chi phí vận chuyển: 1 431 000
+ Nhập phế liệu thu hồi:
Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá của các nguyên vật liệu có thể sử dụng được, có thể bán được hoặc giá ước tính được.
• Xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:
Mặc dù số lượng, chủng loại nguyên vật liệu của Công ty nhiều nhưng nguyên vật liệu mua về thường xuất thẳng cho các đội sản xuất vì vậy Công ty có thể theo dõi lô hàng từ khi nhập cho đến khi xuất. Do đó Công ty sử dụng giá thực tế xuất kho mà cụ thể là phương pháp đơn giá thực tế đích danh.
2.2.5. Các đối tượng quản lý liên quan đến tổ chức kế toán nguyên vật liệu của Công ty: Công ty:
Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng…
Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: danh mục hàng hoá, vật tư, danh mục khách hàng, danh mục kho hàng… Phần mềm kế toán CADS đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Danh mục tài khoản:
Khi sử dụng phần mềm kế toán CADS, doanh nghiệp thực hiện công việc cài đặt danh mục tài khoản ngay từ lúc bắt đầu đưa máy vào sử dụng. Theo thiết kế, phần mềm hiện hành đã có cài đặt sẳn hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chính quy định. Để thuận tiện cho công tác quản trị, Công ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, 3…
Công ty thực hiện việc khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục tài khoản”. Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin về tài khoản: Mã tài khoản, mã công trình, sản phẩm, tài khoản này có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải trả, nhóm tiểu khoản…
Để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu của công ty, kế toán sử dụng tài khoản 152, tài khoản này được mở chi tiết thành TK 1521, TK 1522, TK
1523, TK1524. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như TK 111, TK 112, TK113, TK331, TK 621, TK 627... Các tài khoản này cũng có thể được mở chi tiết theo yêu cầu và phải thực hiện công việc khai báo như trên.
+ Danh mục khách hàng:
Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong Công ty (liên quan đến tạm ứng). Danh mục khách hàng dùng để theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng.
Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục khách hàng”. Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến các nhà cung cấp như: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế…
Việc đặt mã khách hàng được thực hiện theo quy định sau:
- Với khách hàng là đơn vị bán: DNB + số thứ tự (hoặc tên viết tắt)
VD:
Công ty Xi măng Bỉm Sơn DNB 001
Công ty TNHH Phú Thành DNB 002
Công ty XD & TM Hà Trang DNB 003
Công ty vận tải Thuỷ I DNB 004
Công ty SX VLXL Thành Đạt DNB 005
…
- Với các khách hàng là đơn vị mua: DNM + số thứ tự (hoặc tên viết tắt)
- Với các cá nhân:
Cá nhân trong công ty: CB + Tên + Họ + Đệm
Ví dụ: Lê Văn Tình CB TNT
- Các ngân hàng: NH + Số thứ tự
VD: Ngân hàng ĐT & PT Hà Nội : NH 002
Hàng hoá, vật tư không những có thể theo dõi từng danh điểm mà còn có thể theo dõi theo nhóm. Hàng hoá, vật tư được tổ chức phân cấp dưới dạng nhóm mẹ con hình cây. Nhóm có thể phân cấp đến 06 mức.
Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này thực hiện bằng menu lệnh “Giao dịch/ Danh mục nhóm hàng hóa”.
Sau đó người sử dụng sẽ khai báo các thông tin liên quan như: số thứ tự nhóm, mã nhóm, tên nhóm, đánh dấu vào ô nhóm gốc hay nhóm chứa danh điểm vật tư.
+ Danh mục hàng hoá, vật tư:
Việc khai báo được thực hiện qua Menu “Giao dịch/ Danh mục hàng hoá” Để vào được các danh điểm cho một nhóm hàng hoá, vật tư ta chuyển vệt
sáng đến nhóm đó rồi nhấn CTRL + ENTER. Nhóm muốn thêm danh điểm phải
là nhóm cuối. Nhấn phím F4 để thêm danh điểm. Sau đó, người sử dụng sẽ khai (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
báo các thông tin liên quan như: Mã hàng hoá, vật tư, số thứ tự, tài khoản kho …
+ Danh mục kho hàng:
Kế toán khai báo danh mục kho hàng thông qua menu lệnh “Danh mục/Danh mục kho hàng hoá- vật tư”. Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng: Mã kho hàng, tên kho hàng, số thứ tự đơn vị cơ sở.
Ví dụ:
Mã kho Tên kho
ZK 01 Kho công ty
ZK 02 Kho đội xây dựng số 1
ZK 03 Kho đội xây dựng số 2
….
ZK 09 Kho đội xây dựng số 8
ZK 10 Kho đội xây dựng số 9
ZK 11 Kho đội xây dựng số 10
2.2.6. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
Hịên nay Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này được tiến hành như sau:
- Ở kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho. Mỗi thứ nguyên vật liệu được mở riêng chi một thẻ kho. Thẻ kho được đóng thành quyển và được bảo quản trong tủ nhiều ngăn. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất kho thủ kho sẽ ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho sẽ ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho của từng đối tượng liên quan và tính ra số tổng để ghi vào cột tồn trên thẻ kho.
Mỗi chứng từ được ghi thành một dòng trên thẻ kho.
- Ở phòng kế toán:
Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ gốc, kế toán vật tư tiến hành nhập liệu cho từng chứng từ nhập, xuất. Máy tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in ra sổ chi tiết vật tư với từng mã vật tư trong danh mục đã cài đặt.
Ví dụ: Công trình Quốc lộ 14 - Pleiku trong tháng 07/2004 có thẻ kho như sau:
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 10/07/2004 Tờ số:
Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm, hàng hoá: Đá cấp phối loại I
Đơn vị tính: m3 Mã số : D1 Ngày nhập/xuất Chứng từ Nhập Xuất Diễn giải Số lượng Nhập Xuất Tồn Chữ ký của kế toán Tồn đầu tháng 2500 18/07 13 Xuất phục vụ thi công công trình QL 14 - Pleiku 1.113 1.387 20/07 14 Xuất đá cấp phối loại I phục vụ thi công công trình QL 14 - Pleiku 329 1.058 26/07 93 Nhập đá cấp phối thi công công trình QL 14 - Pleiku 1.113 3.171 26/07 84 Xuất đá cấp phối loại I phục vụ thi công công trình QL 14 - Pleiku 1.442 729 Cộng 1.113 2.884 729
2.2.7. Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán về nguyên vật liệu:2.2.7.1. Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu: 2.2.7.1. Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu:
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức này thích hợp cho mỗi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
Hình thức này gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi
chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
- Sổ cái TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Sổ chi tiết cho từng loại vật tư: Nhằm phản ánh số tồn đầu kỳ, số
nhập, số xuất trong kỳ và số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu đó. Sổ chi tiết này được lập theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu. Số liệu trên sổ chi tiết vật tư cho từng thứ được đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của từng thứ vật tư tương ứng.
2.2.7.2. Báo cáo kế toán:
Công ty sử dụng hai báo cáo tổng hợp chính về vật tư đó là:
- Báo cáo tổn kho: Chỉ báo cáo về số lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ
của từng thứ, nhóm vật tư theo tháng.
- Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư: Nhằm cung cấp tổng
hợp toàn bộ tình hình tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ của từng thứ, nhóm, loại vật tư. Báo cáo này được lập theo tháng, quý.
Chỉ tiêu tồn kho của từng thứ vật tư trên báo cáo tồn kho phải phù hợp với chỉ tiêu tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật tư tương ứng trên bảng tổng hợp
Tổng hợp số liệu các sổ chi tiết của từng thứ vật tư (gồm cả chỉ tiêu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ) phải phù hợp với các chỉ tiêu tương ứng trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của tất cả các chỉ tiêu đó.
3.2.7.3. Chứng từ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu:
Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ nên các chứng từ gốc ban đầu như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT)… sẽ được tổng hợp vào các chứng từ tổng hợp là các Chứng từ ghi sổ. Trong kế toán nguyên vật liệu luôn có 3 chứng từ ghi sổ được phân loại theo nội dung kinh tế như sau:
+ 2 chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu trong đó:
- 1 chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu do mua ngoài
(quan hệ với người bán) tức ghi Nợ TK 1521, ghi Có TK 331.
- 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu khác như phế
liệu thu hồi.
+ 1 chứng từ ghi sổ phản ánh viêc xuất nguyên vật liệu tức là ghi Nợ các tài khoản liên quan, ghi Có TK 152.
Các chứng từ ghi sổ được lập 1 tháng 1 lần vào ngày cuối tháng.
Hiện nay Công ty sư dụng những chứng từ do Bộ tài chính quy định đó là hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu cuối tháng
2.2.8. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu:2.2.8.1. Nhập do mua ngoài: 2.2.8.1. Nhập do mua ngoài:
Bên cạnh phế liệu thu hồi nhập kho, nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là do mua ngoài và mua theo hợp đồng trong nước. Do đặc điểm của ngành xây dựng là di chuyển địa điểm sản xuất kinh doanh nên Công ty áp dụng hình thức khoán xuống đội sản xuất thi công. Các công trình thường ở rất xa công ty (Công trình Quốc lộ 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku, công trình đường Bắc
Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ
Ninh- Nội Bài, công trình đường R5 - Hải Phòng….) và hoạt động tách biệt nhau do đó mỗi công trình có một nhân viên thống kê theo dõi tình hình biến động, hiện có của vật tư tại kho ở công trình. Ví dụ như công trình QL 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku do Trần Văn Bích làm nhân viên thống kê. Việc cung cấp vật tư chủ yếu do phòng vật tư thực hiện.
Khi công ty thắng thầu và ký hợp đồng thi công các công trình, phòng kế hoạch sẽ giao khoán các công trình, hạng mục công trình theo từng đợt hoặc toàn bộ gửi xuống các đội sản xuất. Do sản phẩm công ty chủ yếu theo hợp đồng nên việc mua sắm nguyên vật liệu dựa vào thông số kỹ thuật của hợp đồng. Dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng vật tư dự trù khối lượng cho từng loại.
Ví dụ: Khi nhận được bản giao khoán hạng mục: Công trình Km 532 + 200 đến Km 534 - Thuộc gói thầu số 4- Dự án nâng cấp Quốc lộ 14 – Đoạn qua trung tâm TP Plei ku - Tỉnh Gia Lai
TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘi CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CTY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
--- ---o0o---
Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 2003
BẢN GIAO KHOÁN:
CÔNG TRÌNH: KM 632 + 200 ĐẾN KM 200 - THUỘC GÓI THẦU SỐ 4 ĐOẠN QUA TRUNG TÂM TP PLEIKU- TỈNH GIA LAI
ĐƠN VỊ THI CÔNG: ĐỘI XD SỐ 2 (Ô. ĐỘ) I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:
1. Trách nhiệm của Công ty:
Chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng kinh tế, phân khai các hạng mục công