Khi áp dụng phần mềm kế toán, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người thì tất cả các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán hiện đại được tích hợp với nhau, đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời và có hệ thống; đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Nói cách khác, việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán chính là việc thiết kế và sử dụng các chương trình theo đúng nội dung, trình tự của các phương pháp kế toán để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cũng như việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật để thực hiện các chương trình kế toán đã được thiết kế. Như vậy, thực chất việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán chính là việc nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học. Như vậy có thể thấy máy vi tính và kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giúp cho kế toán trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là cần thiết. Nhận thức được vị trí, vai trò của việc ứng dụng thông tin kế toán, năm 2000 công ty xây dựng số 8 Thăng Long đã sử dụng phần mềm kế toán CADS để phục vụ cho công tác hạch toán, tập hợp chi phí, tính giá thành thực tế các khối lượng thi công hoàn thành. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tự tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ theo kiểu thủ công. Do đó, thông tin trên các sổ cái tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ
các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động của máy. Kế toán không nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có sổ cái.
Quy trình xử lý số liệu của phần mềm CADS mà công ty sử dụng có thể mô tả như sau:
Sơ đồ:
Quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán trên máy vi tính được hiểu như sau:
Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư… đúng quan
Chứng từ gốc Máy vi tính Mã đối tượng kế toán Nội dung nghiệp vụ
Ghi thẳng vào các sổ chi tiết, các TK liên quan,
bảng kê
Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, CTGS
Bút toán
kết chuyển
Máy tự động kết chuyển dư nợ, dư có của TK bị kết chuyển sang TK được kết chuyển phản ánh trên mẫu có sẵn và in ra
hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan.
Phần mềm kế toán này chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản: cộng, trừ khi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản. Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn…) với chương trình CADS được làm tự động thông qua các bút toán kết chuyển mà người sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trình. Khi người sử dụng chọn bút toán kết chuyển toàn bộ giá trị dư Nợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản được kết chuyển.
Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp "xâu lọc". Các sổ, báo cáo là kết quả bút toán kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế toán sử dụng bút toán kết chuyển tự động.