nguyên vật liệu mua về thường xuất thẳng cho các đội sản xuất vì vậy Công ty có thể theo dõi lô hàng từ khi nhập cho đến khi xuất. Do đó Công ty sử dụng giá thực tế xuất kho mà cụ thể là phương pháp đơn giá thực tế đích danh.
2.2.5. Các đối tượng quản lý liên quan đến tổ chức kế toán nguyên vật liệu của Công ty: Công ty:
Các đối tượng cần quản lý thông tin bao gồm: Các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá, danh sách khách hàng, danh sách kho hàng…
Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống danh mục tương ứng bao gồm: danh mục hàng hoá, vật tư, danh mục khách hàng, danh mục kho hàng… Phần mềm kế toán CADS đã thiết kế các danh mục tương ứng trên nhằm phục vụ cho việc quản lý các đối tượng có liên quan.
+ Danh mục tài khoản:
Khi sử dụng phần mềm kế toán CADS, doanh nghiệp thực hiện công việc cài đặt danh mục tài khoản ngay từ lúc bắt đầu đưa máy vào sử dụng. Theo thiết kế, phần mềm hiện hành đã có cài đặt sẳn hệ thống tài khoản chuẩn do Bộ Tài Chính quy định. Để thuận tiện cho công tác quản trị, Công ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết cấp 2, 3…
Công ty thực hiện việc khai báo cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục tài khoản”. Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin về tài khoản: Mã tài khoản, mã công trình, sản phẩm, tài khoản này có hay không theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng phải trả, nhóm tiểu khoản…
Để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu của công ty, kế toán sử dụng tài khoản 152, tài khoản này được mở chi tiết thành TK 1521, TK 1522, TK
1523, TK1524. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như TK 111, TK 112, TK113, TK331, TK 621, TK 627... Các tài khoản này cũng có thể được mở chi tiết theo yêu cầu và phải thực hiện công việc khai báo như trên.
+ Danh mục khách hàng:
Bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên trong Công ty (liên quan đến tạm ứng). Danh mục khách hàng dùng để theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng.
Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh: “Danh mục\ Danh mục khách hàng”. Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến các nhà cung cấp như: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế…
Việc đặt mã khách hàng được thực hiện theo quy định sau:
- Với khách hàng là đơn vị bán: DNB + số thứ tự (hoặc tên viết tắt)
VD:
Công ty Xi măng Bỉm Sơn DNB 001
Công ty TNHH Phú Thành DNB 002
Công ty XD & TM Hà Trang DNB 003
Công ty vận tải Thuỷ I DNB 004
Công ty SX VLXL Thành Đạt DNB 005
…
- Với các khách hàng là đơn vị mua: DNM + số thứ tự (hoặc tên viết tắt)
- Với các cá nhân:
Cá nhân trong công ty: CB + Tên + Họ + Đệm
Ví dụ: Lê Văn Tình CB TNT
- Các ngân hàng: NH + Số thứ tự
VD: Ngân hàng ĐT & PT Hà Nội : NH 002
Hàng hoá, vật tư không những có thể theo dõi từng danh điểm mà còn có thể theo dõi theo nhóm. Hàng hoá, vật tư được tổ chức phân cấp dưới dạng nhóm mẹ con hình cây. Nhóm có thể phân cấp đến 06 mức.
Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này thực hiện bằng menu lệnh “Giao dịch/ Danh mục nhóm hàng hóa”.
Sau đó người sử dụng sẽ khai báo các thông tin liên quan như: số thứ tự nhóm, mã nhóm, tên nhóm, đánh dấu vào ô nhóm gốc hay nhóm chứa danh điểm vật tư.
+ Danh mục hàng hoá, vật tư:
Việc khai báo được thực hiện qua Menu “Giao dịch/ Danh mục hàng hoá” Để vào được các danh điểm cho một nhóm hàng hoá, vật tư ta chuyển vệt
sáng đến nhóm đó rồi nhấn CTRL + ENTER. Nhóm muốn thêm danh điểm phải
là nhóm cuối. Nhấn phím F4 để thêm danh điểm. Sau đó, người sử dụng sẽ khai
báo các thông tin liên quan như: Mã hàng hoá, vật tư, số thứ tự, tài khoản kho …
+ Danh mục kho hàng:
Kế toán khai báo danh mục kho hàng thông qua menu lệnh “Danh mục/Danh mục kho hàng hoá- vật tư”. Sau đó kế toán sẽ khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng: Mã kho hàng, tên kho hàng, số thứ tự đơn vị cơ sở.
Ví dụ:
Mã kho Tên kho
ZK 01 Kho công ty
ZK 02 Kho đội xây dựng số 1
ZK 03 Kho đội xây dựng số 2
….
ZK 09 Kho đội xây dựng số 8
ZK 10 Kho đội xây dựng số 9
ZK 11 Kho đội xây dựng số 10