2.2.7.1. Tổ chức sổ kế toán nguyên vật liệu:
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức này thích hợp cho mỗi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
Hình thức này gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi
chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
- Sổ cái TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.
- Sổ chi tiết cho từng loại vật tư: Nhằm phản ánh số tồn đầu kỳ, số
nhập, số xuất trong kỳ và số tồn cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu đó. Sổ chi tiết này được lập theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu. Số liệu trên sổ chi tiết vật tư cho từng thứ được đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của từng thứ vật tư tương ứng.
2.2.7.2. Báo cáo kế toán:
Công ty sử dụng hai báo cáo tổng hợp chính về vật tư đó là:
- Báo cáo tổn kho: Chỉ báo cáo về số lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ
của từng thứ, nhóm vật tư theo tháng.
- Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư: Nhằm cung cấp tổng
hợp toàn bộ tình hình tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất kho trong kỳ và tồn kho cuối kỳ của từng thứ, nhóm, loại vật tư. Báo cáo này được lập theo tháng, quý.
Chỉ tiêu tồn kho của từng thứ vật tư trên báo cáo tồn kho phải phù hợp với chỉ tiêu tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vật tư tương ứng trên bảng tổng hợp
Tổng hợp số liệu các sổ chi tiết của từng thứ vật tư (gồm cả chỉ tiêu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ) phải phù hợp với các chỉ tiêu tương ứng trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của tất cả các chỉ tiêu đó.
3.2.7.3. Chứng từ kế toán tổng hợp về nguyên vật liệu:
Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ nên các chứng từ gốc ban đầu như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn (GTGT)… sẽ được tổng hợp vào các chứng từ tổng hợp là các Chứng từ ghi sổ. Trong kế toán nguyên vật liệu luôn có 3 chứng từ ghi sổ được phân loại theo nội dung kinh tế như sau:
+ 2 chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu trong đó:
- 1 chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu do mua ngoài
(quan hệ với người bán) tức ghi Nợ TK 1521, ghi Có TK 331.
- 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu khác như phế
liệu thu hồi.
+ 1 chứng từ ghi sổ phản ánh viêc xuất nguyên vật liệu tức là ghi Nợ các tài khoản liên quan, ghi Có TK 152.
Các chứng từ ghi sổ được lập 1 tháng 1 lần vào ngày cuối tháng.
Hiện nay Công ty sư dụng những chứng từ do Bộ tài chính quy định đó là hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu cuối tháng
2.2.8. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu:2.2.8.1. Nhập do mua ngoài: 2.2.8.1. Nhập do mua ngoài:
Bên cạnh phế liệu thu hồi nhập kho, nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu là do mua ngoài và mua theo hợp đồng trong nước. Do đặc điểm của ngành xây dựng là di chuyển địa điểm sản xuất kinh doanh nên Công ty áp dụng hình thức khoán xuống đội sản xuất thi công. Các công trình thường ở rất xa công ty (Công trình Quốc lộ 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku, công trình đường Bắc
Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ninh- Nội Bài, công trình đường R5 - Hải Phòng….) và hoạt động tách biệt nhau do đó mỗi công trình có một nhân viên thống kê theo dõi tình hình biến động, hiện có của vật tư tại kho ở công trình. Ví dụ như công trình QL 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku do Trần Văn Bích làm nhân viên thống kê. Việc cung cấp vật tư chủ yếu do phòng vật tư thực hiện.
Khi công ty thắng thầu và ký hợp đồng thi công các công trình, phòng kế hoạch sẽ giao khoán các công trình, hạng mục công trình theo từng đợt hoặc toàn bộ gửi xuống các đội sản xuất. Do sản phẩm công ty chủ yếu theo hợp đồng nên việc mua sắm nguyên vật liệu dựa vào thông số kỹ thuật của hợp đồng. Dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng vật tư dự trù khối lượng cho từng loại.
Ví dụ: Khi nhận được bản giao khoán hạng mục: Công trình Km 532 + 200 đến Km 534 - Thuộc gói thầu số 4- Dự án nâng cấp Quốc lộ 14 – Đoạn qua trung tâm TP Plei ku - Tỉnh Gia Lai
TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘi CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CTY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--- ---o0o---
Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 2003
BẢN GIAO KHOÁN:
CÔNG TRÌNH: KM 632 + 200 ĐẾN KM 200 - THUỘC GÓI THẦU SỐ 4 ĐOẠN QUA TRUNG TÂM TP PLEIKU- TỈNH GIA LAI
ĐƠN VỊ THI CÔNG: ĐỘI XD SỐ 2 (Ô. ĐỘ) I.NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:
1. Trách nhiệm của Công ty:
Chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng kinh tế, phân khai các hạng mục công việc để giao cho các đơn vị thi công, quyết định nguồn cung cấp vật tư, thiết bị, công nghệ thi công chủ yếu để đảm bảo chất lượng công trình.
Công ty tạo điều kiện cho đơn vị vay vốn thi công. Đơn vị chịu lãi của ngân hàng (theo hợp đồng giữa Công ty và đơn vị).
Công ty chỉ thanh toán vốn cho đơn vị khi bên A thanh toán cho công ty theo phiếu giá. Sau khi công trình hoàn thành. nghiệm thu bàn giao, thanh toán với bên A xong Công ty sẽ quyết toán toàn bộ giá trị công trình đơn vị thực hiện.
2. Trách nhiệm của đơn vị thi công:
Nhận mặt bằng thi công.
Triển khai thi công, chịu trách nhiệm trước Công ty về tiến độ, chất lượng công trình, đảm bảo an toàn cho người, thiết kế thi công và chịu sự giám sát trực tiếp của các phòng ban nghiệp vụ Công ty.
Chịu trách nhiệm về mọi chi phí về nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành và thanh quyết toán công trình với bên A; chịu trách nhiệm sửa chữa những sai sót và bàn giao các hạng mục công việc mình làm.
1. Khối lượng trong bản giao khoán là khối lượng theo hợp đồng kinh tế từ lý trình Km 532 + 200 đến Km 534. Giá trị thanh toán cho đội sẽ tính trên khối lượng nghiệm thu thanh toán với bên A.
2. Đơn giá trong bảng khoán bao gồm toàn bộ chi phí vật liệu, nhân công,
máy thi công, huy động, công trình phụ tạm, công việc phụ trợ khác, phụ phí thi công, bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên, lễ, phép… và thuế VAT đối với vật liệu.
3. Tài liệu áp dụng:
- Định mức dự toán theo quyết định số 1242/1998/QĐ – BXD ngày
25/11/1998
- Giá ca máy theo quyết định số 1260/1998/QĐ- BXD
- Đơn giá nhân công theo bảng lương A6 - Nghị định 05/CP, lương tối
thiểu được điều chỉnh theo thông tư số 04/2002/TT – BXD
- Chi phí chung được tính bắng 35% chi phí nhân công.
- Giá vật tư theo giá thông báo tại thời điểm khu vực thi công
4. Đội đã chấp nhận bảng khoán và ký tên dưới đây thì phải có biện pháp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
để thi công sao cho có hiệu quả. Trong quá trình thi công, chi phí để thi công công trình cao hay thấp đơn vị phải tự cân đối (nếu lỗ thì đơn vị phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước việc mình làm)
III. KINH PHÍ GIAO KHOÁN: 8.831.209.315đ
(Bằng chữ: Tám tỷ, tám trăm ba mươi mốt triệu, hai trăm linh chín nghìn, một trăm ba mươi nhăm đồng)
Sau khi nhận được bản giao khoán, đơn vị thi công bắt đầu tiến hành thi công. Để phục vụ thi công công trình đảm bảo đúng tiến độ và đúng hợp đồng thì Công ty có thể:
- Nhập 1 lần để xuất nhiều lần do công trình ở xa nguồn cung cấp.
- Nhập và cho xuất thẳng.
- Nhập nhiều lần cho xuất một lần do nhu cầu sử dụng cho 1 lần là lớn
mà nguyên vật liệu lại hiếm hoặc phụ thuộc vào kết quả khai thác của nhà cung cấp ở gần công trình.
Tuy nhiên, trong trường hợp thị trường thông thoáng và diễn ra nhanh gọn thì Công ty được lựa chọn nhà cung cấp. Nhìn chung địa điểm mua thường gần công trình thi công nên ít có trường hợp hàng về mà chưa có hoá đơn hoặc ngược lại. Mặt khác, cùng một loại nguyên vật liệu nhưng công ty có thể mua của nhiều nhà cung cấp. Đối với những loại nguyên vật liệu có nhu cầu sử dụng lớn, Công ty thường mua theo hình thức trọn gói và những nhà cung cấp các loại nguyên vật liệu này thường có quan hệ quen thuộc với Công ty như Công ty XD & TM Hà Trang hay Xí nghiệp đá Xuân Thuỷ…Hình thức thanh toán chủ yếu của các hợp đồng này là mua trả chậm hoặc tiền gửi ngân hàng.
Đối với những doanh nghiệp sử dụng không nhiều thì có thể được mua theo phương thức trả chậm. Đối tượng tạm ứng là nhân viên tiếp liệu hoặc trả bằng tiền
mặt. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà công ty đưa ra nhân viên tiếp liệu làm đơn
xin tạm ứng. Khi mua nguyên vật liệu về nhập kho xong, người mua phải viết giấy đề nghị thanh toán, sau đó kế toán thanh toán sẽ lập giấy thanh toán căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn của người bán, phiếu nhập kho…Mỗi lần mua vật liệu, kế toán sẽ trừ dần vào số được tạm ứng của nhân viên tiếp liệu. Khi hết tạm ứng, người mua sẽ được tạm ứng số tiền mua vật liệu mới. Cuối tháng nếu số đã tạm ứng trong tháng không chi hết sẽ chuyển số dư sang tháng sau.
Ta có thể thấy rõ quá trình này qua ví dụ sau:
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL
Liên 2 (Giao cho khách hàng) 02 - N
Ngày 10 tháng 07 năm 2004 LB 036478
Đơn vị bán hàng: Công ty QLSC và XD cầu đường tỉnh Gia Lai
Địa chỉ: Đường Phạm Văn Đồng - Tổ 14 - Thống Nhất – Pleiku – Gia Lai MST: 5900181735
Người mua hàng: Lê Huy Độ
Đơn vị: Công ty xây dựng số 8 Thăng Long Địa chỉ: Xuân Đỉnh - Từ Liêm – Hà Nội
Số TK: 7301- 0022F – Ngân hàng đầu tư & phát triển Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST: 0100105542-1
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 2 x 1 Ống cống bê tông Φ 80 một lưới thép HĐ số 424/HĐKT ngày 20/06/2004 Cái 500 377.142,8 6 188.571.429 Cộng tiền hàng 188.571.429
Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 9.428.571
Tổng cộng tiền thanh toán: 198.000.000
Số tiền(bằng chữ): Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số 01 - VT Ngày 10 tháng 07 năm 2003 QĐ số 1141 – TCCĐKT
Quyển số: 01 Ngày1 tháng 11 năm 1995 củaBTC Số : 12
Họ tên người giao hàng: Công ty QLSC và XD cầu đường Gia Lai (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo hoá đơn GTGT số 036478 ngày 10 tháng 7 năm 2004 của Công ty QLSC và XD đường Gia Lai
Nhập tại kho: Công trường QL 14 - TP Pleiku – Gia Lai S
TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số Theo C.từ lượng Thực nhập
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4 Ống cống bê tông ly tâm Φ 80 một lưới thép Cộng tiền hàng Thuế suất GTGT: 5% Cái 500 317.142,8 6 188.571.429 188.571.429 9.428.571 Cộng 198.000.000
Số tiền(bằng chữ): Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn.
Sau khi nhập kho ống cống, ông Lê Huy Độ lập Giấy đề nghị thanh toán gửi cho phòng Kế toán của Công ty.
TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG Độc lập - Tự do – Hạnh phúc * * * ---* * *---
Hà Nội, ngày 12 tháng 07 năm 2004
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Kính gửi: Giám đốc Công ty xây dựng số 8 Thăng Long
Phòng Tài chính - Kế toán Công ty XD số 8 Thăng Long
Tên tôi là: Lê Huy Độ Bộ phận công tác: Đội xây dựng số 2
Đề nghị Công ty thanh toán cho tôi nội dung sau: Tiền mua vật liệu phục vụ thi công công trình QL 14 đoạn qua trung tâm TP Pleiku.
Thứ Chứng từ Nội dung thanh toán Số tiền tự Ngày tháng Số hiệu
1 10/7/04 36478 Thanh toán tiền mua ống cống ly tâm D80 một lưới thép phục vụ thi công
198.000.000
Tổng cộng 198.000.000
Bằng chữ: Một trăm chín mươi tám triệu đồng chẵn.
Kính đề nghị Công ty giải quyết cho thanh toán nhanh.
Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị
TỔNG CÔNG TY XD THĂNG LONG
CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG
GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG
Ngày 12 tháng 07 năm 2004 Số: 13
Họ tên người thanh toán: Nguyễn Thị Lộc Địa chỉ: ……… Số tiền được tạm ứng thanh toán theo bảng sau:
DIỄN GIẢi SỐ TIỀN
A 1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
I/ Số tiền tạm ứng
1. Số tiền tạm ứng các đợt trước chưa chi hết
2. Số tạm ứng kỳ này
- Phiếu chi số 21 ngày 12/07/2004 200.000.000
II/ Số tiền đã chi
1. Chứng từ số 12 ngày 10/07/2004 198.000.000
III/ Chênh lệch
1. Số tạm ứng chi không hết (I – II) 2. Chi quá số tạm ứng (II – I)
2.000.000
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người thanh toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
• Chứng từ kế toán:
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành hệ thống thông tin kế toán cung cấp cho đối tượng sử dụng thông tin.
Công ty thiết lập hệ thống chứng từ dựa trên hệ thống chứng từ ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính ban hành.Các chứng từ gốc là cơ sở nhập dữ liệu vào máy. Tức là từ các chứng từ gốc, kế toán nhập đầy đủ các thông tin vào máy.
Trong phần mềm kế toán CADS Công ty đã xây dựng chi tiết danh mục cho chứng từ như sau:
- Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế
- Phiếu nhập vật tư, tiền NT, giá thực tế
- Phiếu nhập khác.
Các chứng từ này được mã hoá trong phần mềm với cách cài đặt và thông báo thông qua menu thực hiện “Danh mục/Danh mục chứng từ”. Khi đó sẽ hiện ra màn hình để ta khai báo mã tên của chứng từ.
VD: Phiếu nhập vật tư, tiền VNĐ, giá thực tế có mã là NHFV
• Thủ tục nhập kho:
Căn cứ vào phương án tổ chức thi công, bản thiết kế thi công được duyệt,