Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp 1 1.1.Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp xây dựng 1 1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu 1 1.1.2 Đ

Chơng 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán NVL trong doanh nghiệp xây lắp

1.1.Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp xây dựng1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu

Để tiến hành sản xuất kinh doanh một trong những điều kiện cần thiết không thể thiếu đợc đó là đối tợng lao động NVL là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá.

Theo Cac Mác tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào đối tợng lao động, nh vậy nếu đối tợng lao động đợc con ngời tác động vào thì đối tợng lao động đó trở thành NVL Đồng thời Các Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một một loại NVL nào cũng là đối tợng lao động, nhng không phải bất cứ đối tợng lao động nào cũng là NVL mà chỉ có trong điều kiện đối tợng thay đổi do lao động thì đối tợng đó mới là NVL.

1.1.2 Đặc điểm của NVL trong doanh nghiệp xây lắp

Sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng là các công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài,giá trị công trình lớn Do vậy NVL dùng trong doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật Trong mỗi quá trình sản xuất,VL không ngừng chuyển hoá biến đổi về mặt hiện vật và giá trị Về hiện vật, VL chỉ tham gia vào một chu kỳ thi công công trình, bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu Xét về mặt giá trị thì NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh Khi tham gia sản xuất, VL chuyển dịch toàn bộ giá trị của chúng vào giá trị công trình mới tạo ra.

1.1.3 Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình xây lắp

Mỗi quá trình thi công xây lắp đều là sự kết hợp của ba yếu tố: đối tợng lao động, sức lao động và t liệu lao động Vật liệu là đối tợng lao động, vì thế chúng không thể thiếu đợc trong quá trình thi công xây lắp.Mặt khác trong ngành XDCB , giá trị NVL thờng chiếm từ 60%đến 70% giá trị công trình Số l-

ợng và chất lợng công trình đều bị quyết định bởi số lợng và chất lợng VL tạo ra nó.

VL có chất lợng cao,đúng quy cách,chủng loại phù hợp với công trình thì mới tạo ra những công trình có chất lợng cao Chi phí VL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình nên việc tiết kiệm,giảm bớt chi phí tiêu hao NVL thờng vẫn phải đảm bảo chất lợng công trình,đó là yêu cầu cấp thiết của doanh nghiệp.

1.1.4 Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL trong doanh nghiệp xây dựng

Trong nền kinh tế thị trờng,kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng còn là công cụ quản lý trực tiếp của mọi đơn vị.

Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúng đắn.

Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ NVL.Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết đợc chất lợng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lợng thiếu hay thừa, lãng phí hay tiết kiệm.Từ đó ngời quản lý đề ra các biện pháp thiết thực.Nếu thiếu VL thì đơn vị tổ chức mua, kiểm soát đợc giá cả,cố gắng làm giảm mức tiêu hao NVL sao cho không lãng phí nhng vẫn đảm bảo chất lợng của sản phẩm.

Nh vậy, kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng NVL.Song để thực hiên tốt vai trò đó trong công tác quản lý, kế toán NVL phải đảm bảo đợc những yêu cầu quản lý nhất định.

1.1.5 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình thi công xây lắp là một yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào.Vì vậy các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu trừ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL Quản lý tốt các khâu trên là điều kiện cần thiết để đảm bảo

chất lợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí ,giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Để thuận lợi trong công tác quản lý và hạch toán NVL,trớc hết các doanh nghiệp phải xây dựng đợc hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm của NVL phải rõ ràng, chính xác tơng ứng với quy cách, chủng loại của NVL.

- Trong khâu thu mua: Cần quản lý về số lợng, chủng loại, quy cách, chất lợng, giá cả và chi phí thu mua cũng nh kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình.

Trong danh nghiệp vật liệu luôn đợc dự trữ ở một mức nhất định ,hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình thi công đợc liên tục Do vậy,các danh nghiệp phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tách việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên NVL nào đó gây ra tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hỏng đến tóc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình

Định mức tồn kho còn là cơ sở để xác định kế họach thu mua NVLvà kế hoạch tài chính của dânh nghiệp

- Để bảo quản tốt NVLdự trữ ,giảm thiểu h hao, mất mát các doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống kho tàng , bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật , thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện chức năng tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập - xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và tính toán vật t.

- Trong khâu sử dụng đòi khỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm hợp lý nếu cơ sở định mức dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, hạn chế các hao hụt mất mát trong thi công

1.1.6 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu

Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế và xấut phát từ vị trí ,vai trò, yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp , kế toán NVL cần thực hiện các nhiệm vụ sau :

- Tổ chức phản ánh chính xác, kịp thời trung thực về hình nhập xuất và tồn kho vật liệu.Tính ra giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thực hiện kế hoạch thu mua về các mặt: số lợng, chủng loại, giá cả , thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại vật liệu cho quá trình kinh danh.

- áp đụng đúng dắn các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo dõi chi tiết, tình hình tăng giảm của vật liệu trong quá trình xây lắp, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp ϕ và tính giá thành công trình

- Kiểm tra vịêc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sủ dụng vật liệu phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp sử lý các vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất.Tính toán xác định tiêu hao trong quá trình thi công, xây dựng phân bố chính xác vật liệu đã tiêu hao vào các công trình, hạng mục công trình

- Tham gia kiểm tra và đánh giá loại vật liệu theo chế độ nhà nuớc quy định lặp các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý tiến hành phụ trách kinh tế quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm phục vụ công tác quản lý vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ thấp chi phí kinh doanh

1.2.Phân loại và đánh giá NVL1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu

NVL sử dụng trong các danh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hoạch toán chi phí từng loại từng thứ vật liệu phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức cố định.

Có rất nhiều tiêu thức để phân loại NVL nh dựa vào công dụng của vật liệu theo nguồn nhập vật liệu hoặc phân theo quyền sở hữu.

Nhng trong thục tế của công tác quản lý và hoạch toán ở các doanh nghiệp ,đặc trng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng

của NVL trong quá trình sản xuất - kinh doanh Theo đặc trng này, NVLđợc phân ra các loại sau đây:

- NVL chính: là loại vật liệu không thể thiếu trong quá trình thi công xây lắp NVL chíng thờng chiếm tỷ trọng lớn trong thông số nguyên vật liệu của doanh nghiệp sau quá trình thi công, hình thái của nguyên vật liệu chính thay đổi hoàn toàn để hình thành công trình.

- Vật liệu phụ: là các loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình thi công xây lắp, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lợng của sản phẩm hoặc đợc dùng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, hoăc để phục vụ nhu cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý nh dầu mỡ bôi trơn, dầu nhờn.

- Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng, đợc sử dụng phục vụ cho côg nghệ SK sản phẩm, phơng tiện vận tải , máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình xây lắp nh: xăng, dầu, gas, củi , than, hơi đốt

- Phụ tùng thay thế: là loại vật t đợc sử dụngcho hoạt động sữa chữa thay thế một số bộ phận cũa dụng cụ, máy móc, thiết bị , sản xuất ,phơng tiện vận tải.

- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.

- Vật liệu khác: là loại vật liệu đặc trng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi nh gỗ, sắt, thép vụn…

Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và bài toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại VL đợc chia thành từng nhóm , thứ một cách chi tiết hơn Cách phân loại này là xơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp.

Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các TK ,chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán VL Việc phân chia này còn giúp cho DN nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại VL trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại VL.

Căn cứ vào mục đích công dụng của VL đợc chia hành :

- Nguồn từ bên ngoài : chủ yếu là bên ngoài ,liên doanh tăng ,biến - Nguồn tự sản xuất ,gia công chế biến

Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá đợc hình thành cơ sở các chứng từ hợp lệ, hợp chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu (hay đó là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có đợc NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại ) Giá trị của vật liệu phản ánh trên sổ sách kế toán tổng hợp, trên các báo cáo tài chính nhất thiết phải theo giá trị thực tế Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp sử dụng vật t có số lợng lớn, nhiều chủng loại khác nhau, giá cả biến động, các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thờng xuyên, hàng ngày thì việc hạch toán theo giá trị thực tế sẽ phức tạp Để đơn giản, giảm bớt khối lợng ghi chép tính toán hành ngày thì doanh nghiệp có thể sử dụng giá hoạch toán để hạch toán tình hình nhập -xuất vật liệu Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá trị thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp và lập BCTC

1.2.2.1 Đánh giá NVL theo thực tế

1.2.2.1.1 Đánh giá NVL nhập kho theo thực tế

Giá thực tế của vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí cấu thành liên quan đến nguyên vật liệu nhập kho, đợc xác định theo từng nguồn nhập

* Đối với vật liệu mua ngoài:

- Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ:

Trị giá vốn thực tế

NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (giá cha thuế GTGT) + Chi phí mua thực tế phát sinh

- Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc những cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT: Trị giá vốn thực tế

Tổng giá thanh toán

Chi phí mua thực tế phát sinh* Đối với vật liệu tự chế:

Trị giá vốn thực tế

NVL nhập kho = Giá thực tế của NVL xuất gia công chế biến + Các chi phí gia công chế biến* Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến:

Trị giá vốn thực tế NVL

Giá thực tế của NVL xuất thuê ngoài gia

Các chi phí vận chuyển

Số tiền trả cho ngời nhận gia

côngĐối với các cơ sở nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp và các cơ sở không thuộc diện chịu thuế GTGT, thì số tiền trả cho ngời nhận gia công phải bao gồm cả thuế GTGT.

* Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng NVL:Trị giá vốn thực tế của NVL

Giá thực tế của vật liệu nhập kho = Giá thị trờng tơng đơng

1 2.2.1.2 Đánh giá NVL thực tế xuất kho

Vật t đợc nhập kho từ nhiều nguồn khá nhau , ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá trị khác nhau Do đó, khi xuất kho tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phơng tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn trong các phơng pháp sau để xác định trị giá vốn vật thực tế vật t xuất kho

Theo chuẩn mực kế toán, phơng pháp xác định trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho bao gồm :

1.Phơng pháp tính theo giá trị đích danh

Theo phơng pháp này khi xuất kho vật t thì căn cứ vào số lợng xuất nhập khẩu thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó đẻ tính trị giá vốn vật t xuất kho

2.Phơng pháp bình quân gia quyền

Trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho đợc tính căn cứ vào số lợng xuất kho và định giá bình quân gia quyền, theo công thức :

Trị giá vốn thực tế = số lợng vật t x đơn giá bình quânVật t xuất kho xuất kho gia quyền.

Đơn giá bình quân thờng đợc tính cho từng thứ vật t

Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ( đơn giá bình quân cố định)Đon giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập (đơn giá bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động ).

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng.

4 Phơng pháp nhập sau xuất trớc

Phơng pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau đợc xuất trớc lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính trớc những lần nhập đầu tiên

5 Trong thực tế ngoài các phơng pháp tính giá trị vốn thực tế của vật t theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định các doanh nghiệp còn sử dụng tính theo đơn giá tồn đầu kỳ

Phơng pháp này tính vốn trị giá thực tế vật t xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng vật t xuất kho và đơn giá thực tế vật t tồn đầu kỳ.

1.2.2.2.Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều vật liệu, giá cả luôn biến động, nghiệp vụ nhập -xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện đ-ợc Do vậy để thuận tiện và đơn giản cho việc hạch toán, hàng ngày các đơn vị có thể sử dụng giá hạch toán.

Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp t quy định và sử dụng thống nhất trong một thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của doanh nghiệp, có thể là giá mua của vật liệu tại một thời điểm nào đó hàng ngày sử dụng giá hạch toán, để ghi số chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho theo hệ số giá

Hệ số giá(H) =

Trị giá thực tế vật t tồn đầu kỳ + trị giá vốn thực tế vật t nhập trong kỳTrị giá hạch toán vật t tồn đầu kỳ + trị giá vật t nhập trong kỳ

1.3 Kế toán chi tiết NVL

Hạch toán chi tiết VT là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập xuất kho, nhằm đảm bảo theo dỏi chặt chẽ số liệu hiện có và tình hình biến động từng loại,nhóm, thứ vật t về số lợng và giá trị.Các DN phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phơng pháp hạch toán chi tiết VT phù hợp để góp phần tăng cờng quản lý vật t.

1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng

Các hoạt động nhập xuất kho NVL xẩy ra thờng xuyên trong các DN sản xuất để quản lý theo dỏi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của NVL, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ1141/TK/QĐ/CĐKINH Tế ngày 01/11/1995 và theo QĐ885/1998/QĐ/BTC ngay 16/7/1998 của bộ trởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật t bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT).- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT).

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẫu 03-VT).- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT).- Hoá đơn GTGT-MS01GTKT-2LN.

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu 03-BH).

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, các DN có thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẩn.

- Phiếu xuất VT theo hạn mức (Mẫu 04-VT).- Biên bản kiểm nghiệm VT (Mẫu 05-VT).Trị giá vốn thực tế của vật t tồn

- Phiếu báo VT cuối kỳ(Mẫu 07-VT).

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng thời gian quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập Ngời lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

Mọi chứng từ về vật liệu phải dợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận và cái nhân liên quan.

+ Các bảng kê

1.3.3 Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL

Trách nhiệm quản lý trực tiếp nhập, xuất, tồn kho NVL do thủ kho và bộ phận kế toán hàng tồn kho đảm nhận Để phối hợp sử dụng các chứng từ nhập, xuất tồn kho trong hạch toán chi tiết NVL giữa thủ kho và kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng các phơng pháp sau:

1.3.3.1 Phơng pháp ghi thẻ song song* Nội dung:

- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t của từng danh điểm vật t, ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng.

- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu số lợng và số tiền

Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho rồi ghi vào Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn.

Trình tự ghi sổ theo phơng pháp ghi thẻ song song đợc khái quát trong sơ đồ sau:

Chứng từ

Sổ chi tiết

Bảng kê tổng hợp N – X -

Sổ kế toán tổng hợp

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu

Sơ đồ 1: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi thẻ song song* Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng:

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót

- Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán bị trùng lặp về chỉ tiêu số lợng, khối lợng công việc ghi chép lớn

- Điều kiện áp dụng:

Phơng pháp này chỉ thích hợp áp dụng đối với doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lợng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thờng xuyên.

1.3.3.2 Phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển* Nội dung:

- ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống nh phơng pháp ghi thẻ song song.

- ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật t theo cả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị “Sổ đối chiếu luân chuyển” đợc mở cho cả năm và đợc ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật t đợc ghi một dòng trên sổ.

Trình tự ghi sổ theo phơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển đợc khái quát trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 2:

Ghi chú:Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu cuối tháng

Hình 2: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

* Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng:

- Ưu điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.

- Nhợc điểm: Phơng pháp này vẫn còn ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lợng; việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành đợc vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra của kế toán.

- Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có chủng loại vật t, hàng hoá ít, không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày; phơng pháp này thờng ít đợc áp dụng trong thực tế.

Thẻ kho

Sổ kế toán tổng hợp

Phiếu xuất

Sổ đối chiếu luân chuyểnBảng kê nhập

Phiếu nhập

Bảng kê xuất

1.3.3.3 Phơng pháp ghi sổ số d

* Nội dung:

-Thủ kho: Vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép nh hai phơng pháp trên Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số d” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật t cột số lợng.

-Phòng kế toán: Kế toán mở Sổ số d cho từng kho dùng cho cả năm để ghi số tồn kho của từng thứ, nhóm, loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kế toán lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất; sau đó vào bảng kê tổng hợp nhập – xuất – tồn Cuối tháng, khi nhận đợc Sổ số d do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn kho theo chỉ tiêu số lợng mà thủ kho đã ghi và đơn giá hạch toán để tính ra số tồn kho theo từng thứ theo chỉ tiêu giá trị và ghi vào cột số tiền trên Sổ số d.

Việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành vào cuối tháng, căn cứ vào cột số tiền tồn kho cuối tháng trên Sổ số d đối chiếu với số tiền tồn kho cuối tháng trên Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn.

Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết VL theo phơng pháp ghi sổ số d theo sơ đồ sau:

Bảng kê nhập-xuất-tồn

Sổ kế toán tổng hợpThẻ kho

Phiếu xuất khoSổ số dư

Phiếu giao nhận chứng từPhiếu giao nhận

chứng từPhiếu nhập

Bảng luỹ kế xuấtBảng luỹ kế nhập

Ghi chú:

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Đối chiếu cuối tháng

Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d.* Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng:

- Ưu điểm: Giảm đợc khối lợng ghi chép, kiểm tra đợc thờng xuyên việc ghi chép và bảo quản trong kho của thủ kho; công việc đợc dàn đều trong tháng.

- Nhợc điểm: Do kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền nên để có thông tin chi tiết của từng thứ NVL phải căn cứ vào thẻ kho, nếu số liệu không khớp thì việc tra cứu sẽ rất phức tạp.

- Điều kiện áp dụng: Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t hàng hoá, việc nhập xuất diễn ra thờng xuyên; và đã xây dựng đợc hệ thống giá hạch toán và xây dựng đợc hệ thống danh điểm vật t hàng hoá hợp lý Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của kế toán vững vàng.

1.4 Kế toán tổng hợp NVL

NVL là tài sản lu động của doanh nghiệp và đợc nhập xuất kho thờng xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phơng thức kiểm kê khác nhau.Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập - xuất kho ( mỗi lần nhập - xuất kho đều có cân, đo, đong, đếm) nhng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân,đo,đong,đếm, ớc lợng NVL tồn cuối kỳ Tơng ứng với hai phơng pháp kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phơng pháp hạch toán tổng hợp là kê khai thờng xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK).

1.4.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên1.4.1.1 Đặc điểm của phơng pháp kê khai thờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn

kho của các loại vật t trên các tài khoản và sổ kế toán khi có các chứng từ xuất vật liệu.

nhập-Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho đợc tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho.Sau khi đã tập hợp,phân loại theo đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoảnk và các sổ kế toán.

Trị giá vốn thực tế của vật t tồn kho trên tài khoản,sổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

-Ưu điểm: Phơng pháp này có độ chính xác cao,nắm rõ đợc tình hình hiện có và biến động của NVL ,cung cấp kịp thời đầy đủ theo yêu cầu quản lý;rất phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.

-Nhợc điểm: Khối lợng công việc nhiều,tốn thời gian.

1.4.1.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX

* Tài khoản kế toán sử dụng

TK 152 “Nguyên vật liệu”: Tài khoản này đợc dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại NVL.

TK 152 có thể đợc mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm:

-TK 1521 :NVL chính-TK 1522 : VL phụ-TK 1523 : Nhiên liệu

-TK 1524 : Phụ tùng thay thế-TK 1525 : Thiết bị XDCB-TK 1528 : VL khác

Trong từng TK cấp 2 có thể mở chi tiết các TK cấp 3.cấp 4 tới từng nhóm,từng thứ NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.

Các TK liên quan:

-TK151: Hàng mua đang đi đờng: phản ánh trị giá vốn thực tế vật t,sản phẩm,hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua nhng cha về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đờng đã về nhập kho.

-TK 331: “Phải trả cho ngời bán”: TK này phản ánh các khoản phải thanh toán cho ngời bán, ngời nhận thầu hoặc ngời gia công vật t thiết bị TK 331 đợc mở chi tiết cho từng ngời bán, ngời nhận thầu cụ thể.

TK 133 : “Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đợc khấu trừ”: phản ánh số hiện có và tình hình biến động của khoản thuế GTGT đợc khấu trừ.

- v.v

* Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX đợc thể hiện qua sơ đồ sau:Hình 4: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX.

1.4.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK1.4.2.1 Đặc điểm phơng pháp KKĐK

Phơng pháp KKĐK là phơng pháp kế toán kế toán không tổ chức ghi chép một cách thờng xuyên,liên tục các nghiệp vụ nhập kho-xuất kho và tồn kho của NVL trên các tài khoản hàng tồn kho.Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Việc xác định trị giá vốn thực của NVL xuất kho không căn cứ vào các chứng từ xuất kho mà đợc căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính theo công thức:

Trị giá thực tế NVL xuất

Trị giá thực tế NVL tồn

đâu kỳ

Trị giá thực tế NVL nhập

trong kỳ

Trị giá thực tế NVL tồn

cuối kỳ

Chính vì vậy trên sổ kế toán tổng hợp không thể hiện giá trị NVL xuất dùng cho từng đối tợng, cho các nhu cầu khác nhau Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp không thể biết đợc số mất mát h hỏng nếu có Đây cũng là nhợc điểm lớn nhất của phơng pháp này.

Phơng pháp KKĐK thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất thờng xuyên.

Phơng pháp KKĐK có u điểm là giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán,nhng độ chính xác về vật t xuất dùng cho các mục đích khác nhau không cao vì nó phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý tại kho, bến bãi

1.4.2.2 Kế toán tổng hợp các nghiệp vụ chủ yếu

* Tài khoản sử dụng:

Kế toán tổng hợp tình hình nhập xuất vật t theo phơng pháp KKĐK vẫn sử dụng TK 152 Nhng tài khoản này không phản ánh tình hình nhập xuất vật t trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế NVL tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ

Ngoài ra còn sử dụng thêm TK 611-TK mua hàng.

TK này phản ánh trị giá vốn thực tế của VT tăng giảm, trong kỳ.TK 611 không có số d, dợc mở chi tiết theo TK cấp 2

TK6111 mua NVL, CCDC.TK6112 mua hàng hoá.

Cũng giống nh phơng pháp KKTX kế toán sử dụng các tài khoản liên quan nh TK 111,112,621,641,642,331

* Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK đợc thể hiện qua sơ sau:Hình 5: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK.

1.5 Sổ kế toán áp dụng:

Quá trình hạch toán bao giờ cũng xuất phát từ chứng từ gốc và kết thúc bằng các báo cáo kế toán thông qua việc ghi chép, theo dõi tính toán, xử lý số liệu

trªn c¸c sæ s¸ch kÕ to¸n Sæ s¸ch kÕ to¸n lµ kh©u trung t©m cña toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n Tuú thuéc vµo h×nh thøc kÕ to¸n ¸p dông t¹i doanh nghiÖp mµ kÕ to¸n sö dông sæ s¸ch cho thÝch hîp.

* §èi víi h×nh thøc NhËt ký chung

- ThÎ kh¸ch hµng, thÎ kho, sæ kÕ to¸n chi tiÕt NVL.- Sæ chi tiÕt TK 331, 311, 141

- B¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt, b¶ng kª tæng hîp N-X-T- NhËt ký chung

- B¶ng kª tÝnh gi¸ sè 3, b¶ng kª ph©n bæ sè 2- Sæ c¸i TK 152, 153

* §èi víi h×nh thøc Chøng tõ ghi sæ- ThÎ kho, Sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu.- Sæ chi tiÕt TK 331

- B¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt, B¶ng kª tæng hîp N-X-T- Chøng tõ ghi sæ, Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ

- Sæ c¸i TK 152, 153

Chơng 2: Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long

2.1 Khái quát chung về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long

- Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long do Bộ Giao Thông Vận Tải quản lý.

- Công ty xây dựng số 9 Thăng Long có tiền thân là: Công ty cầu 13 Thăng Long đợc thành lập theo quyết định số 508/QĐ - TCCB –LĐ ngày 27/03/1993 của Bộ Giao Thông Vận Tải, sau đó đổi tên thành Công ty xây dựng số 9 Thăng Long ( thuộc Tổng công ty xây dựng Thăng Long ) theo quyết định đổi tên số 1569/1998/QĐ/BGTVT ngày 24/06/1998 của BGTVT.

- Giấy phép kinh doanh số 1083343 cấp ngày 30/04/1993 ( do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp )

- Trụ sở chính của công ty đặt tại xã Xuân Đỉnh-huyện Từ Liêm-Hà Nội.- Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nớc đợc nhà nớc giao tài sản tiền vốn và chịu trách nhiệm về tài sản đó Công ty có t cách pháp nhân và tiến hành hạch toán độc lập, đợc mở tài khoản tại ngân hàng (kể cả ngân hàng Ngoại thơng ) Mối quan hệ giữa công ty và tổng công ty thực hiện theo chế độ Hợp đồng kinh tế khi nhận thi công công trình Các công trình Tổng công ty trúng thầu giao cho các đơn vị thành viên trong Tổng công ty đều thực hiện theo hợp đồng kinh tế Các đơn vị trong Tổng công ty quan hệ bình đẳng theo pháp luật nhà nớc và luật Doanh nghiệp nhà nớc.

-Công ty đợc cấp giấy phép hoạt động số: 172/KHĐT do Bộ Giao Thông Vận Tải ký ngày 01/06/1993 với các ngành nghề chủ yếu sau:

+ Thi công xây dựng các công trình giao thông nh: cầu, cống, bến cảng; các công trình công nghiệp, dân dụng và thuỷ lợi.

+ Gia công kết cấu thép, gia công các công trình xây dựng.

+ Sản xuất vật liệu phục vụ thi công xây dựng công trình.

- Trong những năm qua cùng với sự đổi mới và đi lên của đất nớc, công ty đã tham gia xây dựng nhiều cây cầu, nhà ga, bến cảng, các công trình xây dựng dân dụng nh: Tham gia thi công cầu Thăng Long, cầu Gián Khẩu-Ninh Bình, cầu Yên Bái, cầu Giấy, cầu cảng Quy Nhơn, cầu Hàm Rồng-Thanh Hoá, các cầu đờng sắt ( cầu Giã Viên –Huế, cầu sông Chùa, cầu Bồng Sơn – Phú Yên ), cầu Hoà Bình, cầu Vân Đồn-Quảng Ninh, cầu Cửa Đạt-Thanh Hoá, tham gia thi công dự án đờng Hồ Chí Minh Ngoài ra công ty còn tham gia xây dựng các công trình nhà xởng công nghiệp nh: Nhà máy Xi măng Lơng Sơn, nhà x-ởng khu chế xuất Tân Thuận- Thành phố Hồ Chí Minh, nhà xởng công trình Chiuyi- Hà Tây, nhà xởng công trình Pentax Gia Lâm- Hà Nội, nhà xởng công trình Crown- Hà Tây, đúc và đóng cọc: nhà kho Ngân hàng- Hà Nội, Đại sứ quán úc, nhà ga T1 Nội Bài, Cục Lu Trữ, trờng Nghiệp vụ công nhân kỹ thuật và nhiều công trình xây dựng khác.

Tất cả các công trình đều đã đợc đa vào sử dụng đúng thời gian và đảm bảo chất lợng, phù hợp với mọi thông số kỹ thuật vạch ra.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến Đứng đầu là giám đốc, dới giám đốc là các phó giám đốc; kế đến là các phòng chức năng; sau đó là các phân xởng, tổ, đội sản xuất.

* Giám đốc: là ngời có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm toàn diện và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty; là ngời trực tiếp chỉ đạo công tác kế hoạch tháng, quý, năm, công tác tài chính kế toán, công tác tổ chức cán bộ, công tác thanh tra, thi đua khen thởng.

* Các phó giám đốc (phó giám đốc điều hành, phó giám đốc vật t, phó giám đốc kỹ thuật, phó giám đốc kinh tế kế hoạch) theo chuyên môn và chức danh của mình sẽ trợ giúp giám đốc trong các việc: điều hành kế hoạch tác nghiệp thay giám đốc khi giám đốc uỷ quyền, nghiệm thu thanh toán các công

trình để thu hồi vốn, khoán thanh toán các công trình cho các đội; phụ trách công tác kỹ thuật thi công; quản lý vật t và tài sản cố định.

* Các phòng chức năng:Công ty có 6 phòng:

- Phòng kinh tế kế hoạch: Tiếp cận thị trờng, lập dự án, tổng hợp phân tích thông tin, cân đối lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng-quý- năm; ký kết và thanh lý hợp đồng kinh tế, lập dự toán, quyết toán nội bộ công ty; thống kê tình hình sản xuất kinh doanh, lập báo cáo theo hàng tháng- quý- năm; lập và phân phối quỹ lơng, thởng; định hớng phát triển công ty, điều động và theo dõi tình hình sản xuất của các đội.

- Phòng kỹ thuật: Thực hiện việc kiểm tra thanh tra đánh giá các qui trình, qui phạm công nghệ chất lợng sản phẩm, tính toán lợng tiêu hao vật t, lao động, máy móc, quản lý chất lợng sản phẩm,giám sát thi công và an toàn lao động

- Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện công tác tổ chức cán bộ và lao động,giải quyết các chế độ chính sách đối với ngời lao động; bảo vệ nội bộ, thanh tra, phòng cháy chữa cháy; thực hiện công tác thi đua khen thởng, văn th lu trữ hồ sơ, quản lý văn phòng công ty, quản lý nhà đất, bảo vệ sức khoẻ cho ngời lao động.

- Phòng tài chính- kế toán: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, thu thập số liệu phản ánh vào sổ sách và cung cấp thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc Thờng xuyên báo cáo kịp thời tình hình tài chính, đa ra các biện pháp hạ giá thành, tiết kiệm chi phí, lập kế hoạch quản lý tài chính, chi tiêu hợp lý, hợp pháp làm nghĩa vụ ngân sách với Nhà nớc, quản lý kế toán các đội, xởng sản xuất, quyết toán các công trình.

- Phòng vật t: Mua và quản lý vật t, lập thủ tục nhập - xuất vật t, quản lý kho vật t, tổ chức điều phối vật t trong nội bộ công ty, ký các hợp đồng mua bán vật t, quyết toán vật t cho các công trình.

- Phòng cơ điện: Quản lý tài sản cố định (TSCĐ) của công ty, mua sắm thiết bị mới, lập kế hoạch sữa chữa TSCĐ, điều phối TSCĐ trong nội bộ công ty, mua sắm phụ tùng sữa chữa TSCĐ.

*Các đội và các xởng sản xuất:Công ty có 9 đội sản xuất:

- Đội 901,902,903,904,908,909: chuyên làm cầu, thi công các công trình lớn, lắp dựng các công trình nhà xởng công nghiệp.

- Đội sản xuất bê tông (905): chuyên sản xuất bê tông các loại để phục vụ cho các đội lắp ráp và bán ra ngoài.

- Đội sản xuất gia công kết cấu thép và xây lắp công trình (906): gia công lắp dựng kết cấu thép, thi công các công trình giao thông, công nghiệp và dân dụng.

- Đội máy thi công ( 907 ): trực tiếp quản lý xe máy, thiết bị phơng tiện kỹ thuật, sử dụng và vận hành máy thi công phục vụ sản xuất.

Về mặt tổ chức sản xuất trực tiếp ở các đội: Các đội đợc xây dựng khép kín, mỗi đội thực hiện một nhiệm vụ khác nhau và hạch toán phụ thuộc Mỗi đội có: một đội trởng, một hoặc hai đội phó, một kế toán, một kỹ thuật viên, một tiếp liệu, một thủ kho, một y tá, một thủ quỹ Giữa các đội, xởng và các phòng có mối quan hệ chặt chẽ trong việc định hớng sản phẩm, lựa chọn phơng án sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mua sắm thiết bị, vật t, tổ chức lao động, vốn cho sản xuất.

Phòng

vật tư Phòng kỹ thuật Phòng cơ điệnPhòng

kinh tế kế hoạchPhòng tổ

chức hành chính

Các phòng chuyên môn

Đội 901

Các đội sản xuất

Đội 902

Đội

903 Đội 904

Đội sản xuất bê

tông (905)

Đội gia công kết cấu thép

Đội máy thi công

Đội

908 Đội 909PGĐ kinh tế

kế hoạch

2.1.2.2 Đặc điểm sản phẩm:

Công ty xây dựng số 9 Thăng Long hoạt động chủ yếu và xuyên suốt là sữa chữa, xây dựng, lắp đặt các công trình là cầu, cống, bến cảng, đúc móng các công trình công nghiệp và dân dụng, bên cạnh đó công ty còn sản xuất vật liệu phục vụ thi công xây dựng và gia công kết cấu thép, gia công vật liệu xây dựng để cung cấp cho các công trình đang thi công và cho thị trờng Tuy nhiên sản

phẩm có thể coi là chủ đạo,đại diện cho tên tuổi của công ty là những cây cầu Sản phẩm này có giá trị lớn, thời gian thi công kéo dài, quy mô lớn, kết cấu rất phức tạp nên về công tác quản lý kỹ thuật thì đòi hỏi tính chính xác cao, công tác quản lý tài chính thì đòi hỏi phải có tính chặt chẽ và khoa học.

2.1.2.3 Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm.

Sau khi công ty lập dự toán tham gia đấu thầu và giành đợc công trình, tuỳ theo quy mô và độ phức tạp của công trình, công ty sẽ quyết định trực tiếp tổ chức thi công hay giao khoán cho các đội với từng hạng mục công trình cụ thể, khoán gọn hay chỉ khoán từng khoản mục chi phí Các cá nhân và bộ phận đợc giao nhiệm vụ sẽ lên kế hoạch và tiến hành thi công, công ty có vai trò cùng với bên A giám sát tiến độ và chất lợng công trình, tiến hành nghiệm thu khi công trình hoặc từng hạng mục công trình đợc hoàn thành.

Quy trình công nghệ xây dựng công trình:

Sơ đồ 5: Quy trình công nghệ xây dựng công trìnhXi măng,cát

Dới đây là các bớc cơ bản trong quá trình thi công một cây cầu hoàn chỉnh:

Sơ đồ 6:

Quy trình thi công sản phẩm chính của công ty( Thi công cầu )

Chuẩn bị mặt bằng thi công

Thi công mố

Thi công trụ

Thi công nhịp

Hoàn thiện công trình (thi công đờng đầu cầu,

hệ thống thoát nớc)

Sản phẩm hoàn thànhMáy thi công

Nguyên vật liệu ( bê tông, thép đã gia công, cát,xi măng,sỏi, đá, gỗ, gạch,

vôi

Nhân công

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty2.1.3.1 Bộ máy kế toán

Trong những năm qua phòng tài chính-kế toán đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, cung cấp kịp thời và nhanh chóng thông tin kế toán-tài chính cho giám đốc Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung Theo hình thức này, công ty tổ chức một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn công ty; ở các đội sản xuất không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán hoặc thống kê thu thập chứng từ Theo định kỳ thì gửi về phòng kế toán công ty để hạch toán và lu trữ.

Phòng tài chính kế toán của công ty có 7 ngời: một kế toán trởng, 5 cán bộ kế toán và 1 thủ quỹ Các đội công trình có bố trí một cán bộ thống kê hoặc kế toán.

- Kế toán trởng: Thực hiện theo pháp lệnh kế toán trởng, là ngời trực tiếp thông báo, cung cấp các thông tin kế toán cho ban giám đốc công ty, đề xuất các ý kiến về tình hình phát triển của công ty nh chính sách huy động vốn, chính sách đầu t vốn sao cho có hiệu quả Kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp, là ngời thay mặt giám đốc công ty tổ chức công tác kế toán của công ty, thực hiện các khoản đóng góp với ngân sách nhà nớc.

- Kế toán tổng hợp: Là ngời tổng hợp các số liệu kế toán, đa ra các thông tin cuối cùng trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp Kế toán tổng hợp ở công ty đảm nhận công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Đến kỳ báo cáo, xem xét các chỉ tiêu kế toán, lập báo cáo quyết toán tháng- quý- năm, lập sổ cái Xem xét các chỉ tiêu kế toán có cân đối hay không và có trách nhiệm báo cáo với kế toán trởng các báo biểu để kế toán trởng ký và trình Giám đốc duyệt.

- Kế toán tài sản ( kiêm cả kế toán vật liệu và TSCĐ ): Theo dõi sự biến động của TSCĐ, trích lập khấu hao, xác định nguyên giá các loại tài sản đang dùng, không cần dùng, chờ thanh lý để đề xuất những ý kiến trong đầu t quản lý tài sản; theo dõi tình hình nhập-xuất hàng tồn kho nhiên vật liệu, theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luân chuyển.

- Kế toán ngân hàng: thực hiện các phần liên quan đến các nghiệp vụ ngân hàng, cùng thủ quỹ đi ngân hàng rút tiền, chuyển tiền, vay vốn tín dụng, kế toán ngân hàng kiêm công tác thanh toán với ngời tạm ứng, thanh toán cho ngời bán.

- Kế toán lơng và BHXH, KPCĐ, BHYT: Tính toán số lơng phải trả cho từng cán bộ công nhân viên, trích BHXH, BHYT và KPCĐ của công nhân trên cơ sở tiền lơng thực tế và tỷ lệ quy định hiện hành Hàng tháng, lập bảng phân bổ tiền lơng, kiểm tra bảng chấm công, theo dõi tình hình tăng giảm số lợng lao động.

- Kế toán thuế: Tính toán số thuế của từng loại thuế mà doanh nghiệp phải chịu, quyết toán thuế và nộp thuế cho cơ thuế nhà nớc.

- Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt: Quản lý quỹ tiền mặt của công ty, đi rút tiền ở ngân hàng về quỹ, đi lấy tiền của khách hàng trả bằng tiền mặt, theo dõi chi tiết tiền mặt của từng công trình về quỹ.

Còn các kế toán đội: theo dõi các hoạt động kinh tế phát sinh ở đội sản xuất do mình phụ trách, thu thập các chứng từ kế toán phát sinh nộp lên cho phòng Tài chính-kế toán của công ty.

Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán

Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

2.1.3.2 Chế độ kế toán áp dụng trong công ty

- Niên độ kế toán: bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.

- Kỳ kế toán: ở công ty thờng là 1 tháng Cuối tháng, kế toán tiến hành khoá sổ 1 lần.

- Hình thức kế toán: áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ.

- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, xác định giá xuất kho theo phơng pháp đích danh.

2.1.4 Sơ bộ về tài sản của của công ty.

Để có đợc cái nhìn tổng quan về tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty xây dựng số 9 Thăng Long, có thể quan sát bảng dới đây:

Kết cấu tài sản và nguồn vốn của công ty xây dựng số 9 Thăng Long

Kế toán trưởng

Kế toán vật tư

kiêm TSCĐ

Kế toán ngân hàng

Kế toán thuế

Kế toán tiền lư

ơng, BHXH

Kế toán tổng hợp

Thủ quỹ kiêm kế toán TM

Kế toán các đội sản xuất

( Thời điểm 31/12/2004)ST

Số đầu năm(1000 đ)

Số cuối năm(1000 đ)

Một số chỉ tiêu về kết quả hoạt động của công ty xây dựng số 9 Thăng Long năm 2002-2004

Chỉ trong vòng 3 năm liên tiếp mà sản lợng của công ty đã tăng 65%; doanh thu tăng 97%; lợi nhuận sau thuế tăng 197%; thu nhập của ngời lao động tăng 19% Nếu so sánh các tỷ lệ tăng của các chỉ tiêu cho thấy: tuy doanh thu và lợi nhuận của công ty tăng khá nhanh nhng thu nhập của ngời lao động cha đợc cải thiện tơng xứng, nguyên nhân của tình trạng này là do công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn về vốn và đang thực hiện tích luỹ nội bộ để gia tăng đầu t tài sản Ngoài ra tuy rằng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty là khá lớn ( năm 2004 là 3 188 000 đồng) nhng tổng lợi nhuận của công ty khá khiêm tốn( 787 669 000), là vì phần lớn vốn kinh doanh trong kỳ của công ty là vốn vay ngân hàng và phải trả lãi khi sử dụng ( chi phí lãi vay đợc tính vào chi phí hoạt động tài chính và làm giảm tổng của doanh nghiệp xuống), do đó việc tìm ra một giải pháp huy động vốn khả quan hơn để tăng nhanh lợi nhuận của doanh nghiệp là thách thức rất lớn của công ty trong thời gian tới.

2.1.6 Những thuận lợi và khó khăn:2.1.6.1 Thuận lợi:

- Địa thế: nằm ngay trên đờng cao tốc Thăng Long, thuận lợi cho công tác giao dịch với khách hàng, có uy tín với khách hàng và liên tục giành đợc những hợp đồng trong đấu thầu.

- Có đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề và nhiệt tình với công việc, do nằm ở ven đô tiếp giáp với các vùng nông thôn nên có thể huy động đợc lực l-ợng lao động nông nhàn theo mùa vụ vào những công việc thủ công thuần tuý.

- Đợc Tổng công ty thờng xuyên quan tâm và tạo điều kiện để phát triển.

- Tại thời điểm hiện nay, giá nguyên vật liệu đang tăng rất nhanh mà công ty không có điều kiện về vốn để dự trữ dẫn đến công ty sẽ phải chịu nhiều thiệt thòi với những hợp đồng còn dang dở.

- Công ty đang đứng trớc một thách thức đó là phải nhanh chóng thanh toán các khoản nợ, liên tục làm ăn có lãi để đẩy nhanh tiến trình cổ phần hoá.

2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty2.2.1 Đặc điểm NVL tại công ty xây dựng số 9 Thăng Long.

Công ty xây dựng số 9 Thăng Long là đơn vị xây dựng cơ bản, sản phẩm là các loại cầu cống, nhà xởng, sân bay, có quy mô lớn, kết cấu phức tạp thời gian sử dụng dài, giá trị lớn Vì vậy mà NVL sử dụng trong công ty nói chung rất đa dang, phong phú Mỗi loại mang một đặc thù riêng Có loại vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác đợc sử dụng ngay không qua chế biến nh các loại cát, sỏi, đá những loại vật liệu có giá trị cao nh sắt, thép, xi măng nhng đòi hỏi phải bảo quản tốt, để nơi thoáng mát, tránh ẩm ớt Có những loại vật liệu cồng kềnh gây khó khăn cản trở của việc vận chuyển Chúng tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của chúng đợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị công trình Chi phí NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn khoảng 60%-70% trong toàn

bộ chi phí và trong giá thành Vì thế chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lợng hay giá thành vật liệu cũng làm ảnh hởng giá thành sản phẩm xây lắp.

Mặt khác do sản phẩm của Công ty là các công trình xây dựng phục vụ trực tiếp cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lợng cao đảm bảo kỹ thuật Do vậy NVL để thi công công trình phải đợc lựa chọn, bảo quản và sử dụng có hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về số lợng lẫn chất lợng Đây là một yêu cầu quản lý cấp thiết đặt ra cho công ty.

2.2.2 Phân loại NVL ở công ty.

Để có thể tiến hành xây dựng, thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, công ty phải sử dụng một khối lợng lớn vật liệu bao gồm nhiều loại vật liệu có một nội dung kinh tế và công dụng khác nhau Điều đó đòi hỏi việc quản lý phải chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết với từng loại, từng thứ cũng nh sự tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành công trình Xuất phát từ yêu cầu đó tại Công ty xây dựng số 9 Thăng Long đã phân loại NVL thành:

-Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu để thi công xây

.Thép trơn gồm: thép trơn Φ5, Φ20A1, Φ71

.Thép 1 ly, thép ống Φ60, thép I 600, thép lới 1 ly +Sắt gồm sắt A1, sắt A2

+Xi măng gồm xi măng đen, xi măng trắng, xi măng Chin-pon PC 30, xi măng Chin-pon PC 40, xi măng Bỉm Sơn

+Đá gồm: đá hộc, đá 1x2, đá 3x4, đá dăm.+Cát gồm: cát vàng, cát đen.

+ Phụ gia gồm: phụ gia chống ăn mòn Placccr, phụ gia siêu dẻo 2010, phụ gia 214-11, phụ gia chơng nở, phụ gia SIKA NN, phụ gia SIKA R4, phụ gia SIPAZON

-Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ làm tăng chất lợng

công trình hoặc hoàn chỉnh, hoàn thiện công trình nh: que hàn, oxy, đất đèn, dây thép buộc, đinh và những vật liệu khác cần cho quá trình thi công.

-Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong

quá trình thi công, xây dựng công trình nh xăng, dầu, ga cho các loại xe và máy thi công.

+Xăng gồm: xăng A90, xăng A92,

+Dầu gồm: dầu công nghiệp 90, dầu cs 46, dầu điezen, dầu HD 40 Hộp, dầu HD 50

- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng,chi tiết đợc sử dụng để thay

thế, sữa chữa máy móc thiết bị phơng tiện vận tải nh xăm lốp ô tô, bu lông, vòng bi, mũi khoan, cáp, xéc măng

-Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng( ngoài các vật liệu trên)

của công ty hoặc phế liệu thu hồi Gồm : lắp + ống gang, nut neo công tác, ống tạo lỗ dầm bê tông nh ống ghen tạo lỗ dầm Φ55, ống ghen nối Φ55

ở công ty còn có loại vật t luân chuyển nh ván khuôn, đà giáo, cọc ván thép những loại vật t này đợc sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều công trình Đối với vật t luân chuyển, các đội phải có trách nhiệm bảo quản sử dụng và nhập lại Công ty 100% Nếu làm mất mát, h hỏng, Công ty sẽ trừ vào kinh phí đã đầu t.

2.2.3 Đánh giá NVL ở công ty

Đánh giá NVL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất, hạch toán NVL chính xác và đầy đủ.

Giá mua trên hoá đơn (chua

có thuế)+

Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc

Thuế nhập khẩu (nếu có)

-Các khoản giảm trừ (nếu có)Công ty thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, vì vậy giá mua ở đây là giá mua cha có thuế GTGT.

VD: Theo HĐGTGT số 0048804 ngày 21/12/2004 mua thép Φ25 của Công ty TNHH Thơng mại và dịch vụ Nguyễn Trãi:

- Số lợng: 7027 kg- Đơn giá: 7820 kg

- Thuế suất thuế GTGT: 5%

- Chi phí vận chuyển thuê ngoài: 450.000 đTrị giá vốn thực tế thép Φ25 đợc tính nh sau:

- Giá mua cha có thuế: 7027 x 7820 = 54 951 140 đ- Thuế GTGT: 54 951 140 x 5% = 2 747 557 đ

Giá công ty phải thanh toán với ngời bán khi mua thép Φ25:= 54 951 140 + 2 747 557 = 57 698 697 đ

Vậy giá thực tế của thép Φ25 nhập kho:= 57 698 697 + 450 000 = 58 148 697 đ* Đối với vật liệu tự sản xuất:

Trị giá vốn thực tế của VL nhập kho tự gia công =

Giá VL xuất kho để

gia công +

Các chi phí tiền lơng BHXH, khấu hao TS cho bộ phận gia công +

Chi phí khác có liên quan(chính là giá thành sản xuất của vật t tự gia công)

VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 11 ngày 9/12/2004, xuất thép Φ32 cho đội 906 (ông Dung) để gia công lan can thép với số lợng là 6035 kg, đơn giá 8650 đ/kg Tổng số tiền 52 202 750đ

Chi phí điện hàn để gia công: 170 000 đ

Chi phí tiền lơng cho công nhân là: 3 250 000 đ

Nh vậy, trị giá lan can thép nhập kho đợc xác định nh sau:52 202 750 + 170 000 + 3 250 000 = 55 622 750 đ

* Đối với vật liệu thu hồi nhập kho:Giá thực tế VL thu hồi

2.2.3.2 Tính giá thực tế xuất kho của NVL:

Xuất phát từ đặc điểm của công ty là công ty xây dựng, vật liệu sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho thờng là xuất thẳng tới nơi thi công công trình Do vậy kế toán đã sử dụng phơng pháp đích danh để tính trị giá vốn thực tế của VL

xuất kho Tức là khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế của VL xuất kho.

VD: Ngày 29/12/2004m có phiếu xuất kho số 22 xuất thép Φ25 cho đội 902 chi phí thi công cầu Cửa Đạt – Thanh Hoá.

Căn cứ vào đó, phòng vật t lên kế hoạch mua sắm vật t phục vụ công trình Có hai hình thức thu mua là thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp.

Theo hình thức thu mua trực tiếp: Cán bộ phòng vật t trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với đặc điểm thi công xây dựng công trình để ký kết các hợp đồng mua vật liệu Cán bộ phòng vật t có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển do công ty chịu Sau đó làm thủ tục nhập kho, hình thức này thờng áp dụng với các loại vật t có khối lợng không lớn nh các loại phụ tùng thay thế.

Theo hình thức thu mua gián tiếp: Công ty và đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế Trong hợp đồng phải thoả thuận về loại vật liệu, kích thớc, mẫu mã, số lợng, phơng thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận Căn cứ vào các

điều khoản trong hợp đồng đơn vị bán sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định Công ty phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của ngời bán tới nơi giao NVL Đây là hình thức mua chủ yếu đối với vật t do đội tự mua bán với khối lợng lớn nh cát, đá, sỏi, thép

Khi vật liệu về đến công ty, có một ban kiểm nghiệm kiểm tra số NVL đó về chất lợng, số lợng, chủng loại, quy cách Kết quả kiểm tra đợc ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật t.

Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật t, khi vật t đã đủ các tiêu chuẩn nh: đúng chủng loại, số lợng, chất lợng, kích cỡ thì phòng vật t mới tiến hành lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:+ Liên 1: Lu ở phòng vật t

+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho

+ Liên 3: Giao cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.

Trong trờng hợp vật t nhập tại chân các công trình thì liên sau (liên 2) ợc chuyển cho cho kế toán vật t vì công ty không ghi thẻ kho đối với nhập xuất tại các công trình.

đ-Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật t nhập tại kho công ty là các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp Còn đối với phần vật t do các đội tự mua, ngoài hoá đơn bán hàng, phòng vật t còn phải căn cứ vào giấy nhận hàng đã có đầy đủ chữ ký của hai bên nhà cung cấp và đại diện các đội thi công để làm thủ tục nhập kho.

Hoá đơn của ngời bán và phiếu XK đợc gửi cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán.

Nhu cầu sản xuất

Phòng kỹ thuật dựa vào bản thiết kế kỹ thuật dự trù khối lượng vật tư tiêu hao

Phòng vật tư tổ chức thu mua nguyên vật liệu

Đại diện phòng kỹ thuật, phòng vật tư và thủ kho kiểm tra và lập biên bản kiểm nghiệm vật tư

Phòng vật tư căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho

Liên 1: lưu ở phòng vật

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho

Liên 3: giao cho phòng kế toán để ghi

sổ kế toán

Sơ đồ 8 : Thủ tục nhập kho NVL