Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp số II Công ty KD và PT nhà Hà Nội

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp số II Công ty KD và PT nhà Hà Nội 3.1. Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. Tuy mới được thành lập chưa lâu nhưng do trước đây, đội cũng đã tổ chức hạch toán riêng với một đội ngũ các cán bộ kế toán giàu kinh nghiệm, có năng lực và trình độ cao, đã góp phần không nhỏ vào quá trình xây dựng và trưởng thành của của xí nghiệp. Qua hai tháng thực tập tại xí nghiệp để nghiên cứu về quy trình kế toán về các phần hành kế toán như Vốn bằng tiền, tiền lương và các khoản phải trả cho công nhân viên, Tài sản cố định, Chi phí giá thành và đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu là đề tài tôi lựa chọn để viết luận văn, tôi xin đưa ra một số ý kiến nhận xét về việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. 3.1.1. Ưu điểm 3.1.1.1. Về việc cung cấp nguyên vật liệu tới công trình. Hiện nay, do nguyên vật liệu luôn có sẵn trên thị trường như xi măng, gạch, sắt, thép, .với đủ loại quy cách, phẩm chất khác nhau. Việc tiến hành thu mua là do nhu cầu của từng đội, tổ sản xuất, căn cứ vào các Luận văn đã được duyệt. Nguyên vật liệu được chuyển thẳng tới chân công trình mà không qua kho của xí nghiệp, tại công trình, kế toán và thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra và ký nhận. Theo cách này, xí nghiệp có thể giảm chi phí vật tư phục vụ thi công vì giảm được chi phí vận chuyển nguyên vật liệu. Ngoài ra, do là một doanh nghiệp nhà nước, để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp xây lắp khác, xí nghiệp luôn đảm bảo uy tín và chất lượng của công trình. Do đó, quy cách, chất lượng của nguyên vật liệu luôn được tiến hành thu mua như trong thiết kế đã được duyệt. 3.1.1.2. Về phương pháp hạch toán nguyên vật liệu. - Xí nghiệp đã áp dụng tốt quyết định 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Xí nghiệp đã mở các Tài khoản, sổ kế toán, chứng từ phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được theo dõi và phản ánh kịp thời. - Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức kế toán tập chung để tạo điều kiện kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập chung thống nhất của kế toán trưởng đối với công tác kế toán tại xí nghiệp. - Quá trình nhập- xuất nguyên vật liệu được thực hiện chặt chẽ đúng thủ tục. Việc luân chuyển chứng từ từ phòng vật tư, thủ kho lên các bộ phận của phòng kế toán hợp lý, qua đó việc ghi chép sổ kế toán được thực hiện nhanh chóng. - Xí nghiệp tiến hành hạch toán nguyên vật liệu theo giá thực tế, do đó đảm bảo được nguyên tắc giá vốn. Đồng thời, việc sử dụng phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu đã giúp cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và kế toán chi tiết được tiến hành đơn giản, nhanh chóng. - Việc tính giá xuất kho theo phương pháp giá thực tế đích danh rất phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp vì hầu hết nguyên vật liệu sử dụng để thi công công trình đều do xí nghiệp tiến hành thu mua và chuyển thẳng tới chân công trình, ít qua kho của xí nghiệp. Kế toán xí nghiệp có thể kiểm tra số lượng và giá trị nguyên vật liệu một cách dễ dàng chính xác vì có rất ít vật tư được nhập kho. - Xí nghiệp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, phù hợp với yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng như phù hợp với trình độ kế toán tại xí nghiệp. - Việc hạch toán theo quý rất phù hợp với xí nghiệp vì sản phẩm của xí nghiệp mang tính đơn chiếc, thời gian thi công kéo dài nên việc hạch toán theo quý cũng làm giảm khối lượng công việc tính toán. Nói chung, công tác kế toán tại xí nghiệp có nhiều ưu điểm, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp và cũng tuân thủ đúng các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán do Bộ tài chính ban hành. 3.1.2. Nhược điểm. 3.1.2.1. Về việc phân loại nguyên vật liệu. Mặc dù xí nghiệp sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu như xi măng, sắt thép, gạch, cát, .nhưng xí nghiệp chưa phân loại nguyên vật liệu một cách rõ ràng theo các tiêu thức phân loại như nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ hay phân loại theo nguồn nhập như do mua ngoài, do tự chế .Điều này sẽ gây ảnh hưởng cho công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. 3.1.2.2. Về việc thu mua nguyên vật liệu. Trong giá thành sản phẩm xây lắp, nguyên vật liệu chiếm tỷ trong lớn nên việc giảm chi phí nguyên vật liệu là một trong những hướng chính để hạ giá thành sản phẩm xây lắp. Việc khoán sản phẩm đi đôi với việc khoán nguyên vật liệu, giờ công và các chi phí khác phân bổ theo định mức là khá hiệu quả. Tuy nhiên lại có sự hạn chế về chi phí nguyên vật liệu do các đội tự đảm nhiệm. Theo tiến độ thi công công trình, xí nghiệp mua nguyên vật liệu sẽ phải chấp nhận sự biến động giá cả trên thị trường, giá cả lúc lên lúc xuống làm cho giá thành sản phẩm có phần cao hơn so với việc lĩnh tại kho hoặc chất lượng không đảm bảo. Ví dụ như việc lên giá thép đột ngột trong thời gian gần đây. Nếu doanh nghiệp dự đoán được trước tình hình mà tiến hành thu mua sắt thép nhập kho xí nghiệp thì sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn do việc tăng giá thép gây ra. 3.1.2.3. Về việc sử dụng các tài khoản kế toán. - Theo như quy định của Bộ tài chính ban hành về hệ thống tài khoản kế toán nói chung với từng phần hành kế toán nói riêng, để phản ánh tình hình vật tư đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đang làm thủ tục nhập kho, trong trường hợp này, kế toán sẽ hạch toán vào TK 151-Hàng mua đang đi đường. Song ở xí nghiệp xây lắp II, kế toán vật tư không sử dụng tài khoản này. Đây là trường hợp cần phải được khắc phục để tránh trường hợp phải lưu chứng từ sang tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra trường hợp nhầm lẫn, số liệu không chính xác. - Hiện nay, tại doanh nghiệp vẫn áp dụng các chế độ kế toán ban hàng theo quyết định 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 1/11/1995. Quyết định này đến nay vẫn còn phù hợp nhưng nó đã được sửa đổi bổ sung tại thông tư 89, các chuẩn mực kế toán mới ban hành và theo luật kế toán mới có hiệu lực từ ngày 1/1/2004, vì vậy trong công tác kế toán của xí nghiệp vẫn còn một số điểm chưa phù hợp chế độ kế toán mới. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại xí nghiệp xây lắp số II. 3.2.1. Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện. Như chúng ta đã biết, hạch toán nguyên vật liệu là một phần hành kế toán không thể thiếu được trong các doanh nghiệp xây lắp vì ở những doanh nghiệp này, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn, khoảng 70% toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một vấn đề mà các doanh nghiệp rất quan tâm và chú trọng đến. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu giúp cho việc hạch toán nguyên vật liệu được chính xác,, nó góp phần làm cho việc tính giá sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp được chính xác. Không những thế, việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu còn góp phần thúc đẩy công tác kế toán ở doanh nghiệp hoà nhập với xu hướng tiến bộ chung của thế giới nhằm hiện đại hoá công tác kế toán nguyên vật liệu, đảm bảo thông tin một cách kịp thời, chính xác, phục vụ đắc lực cho chỉ đạo sản xuất. Vì vậy, vấn đề hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu luôn được đặt ra đối với các doanh nghiệp, đặc biệt ở xí nghiệp xây lắp số II đang trong quá trình xây dựng và trưởng thành. 3.2.2. Những vấn đề cần hoàn thiện. 3.2.2.1. Về phân loại nguyên vật liệu. Hiện nay, việc phân loại vật liệu chưa phân nhỏ thành từng thứ vật liệu nên công ty chưa lập ra được hệ thống sổ danh điểm vật liệu để phòng kế và các phòng ban khác có thể sử dụng thống nhất, tránh nhầm lẫn trong việc kết hợp quản lý vật liệu. Công ty nên mở sổ danh điểm theo từng nhóm vật liệu để tiện cho công tác quản lý của đơn vị, đồng thời tiện cho công tác kế toán trên máy vi tính sau này. Ví dụ: danh mục vật tư kho :Vật liệu xây dựng cơ bản Danh mục Tên vật tư Quy cách Đơn vị 1 Thép ệ6 Cuộn Kg 2 Thép ệ8 Cuộn Kg 3 Thép ệ10 Cây Kg 15 Gạch xây (lỗ) Nội Viên 16 Gạch xây (đặc) Nội Viên 17 Gạch lát nền Trung Quốc Viên 18 Gạch lát nền Nội Viên Khi đã phân loại nguyên vật liệu một cách chi tiết như vậy, việc quản lý sẽ dễ dàng hơn. Ngoài ra khi xí nghiệp áp dụng kế toán trên máy vi tính, áp dụng các phần mềm kế toán vào công tác kế toán thì việc không thể thiếu được là phải phân loại nguyên vật liệu thành từng quy cách, gọi là Bảng danh mục vật tư hàng hoá. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến loại nguyên vật liệu nào, kế toán chỉ việc nhập số lượng theo loại đã có sẵn trong danh mục. Nếu là vật liệu mới, chỉ cần bổ xung tên, quy cách của nguyên vật liệu đó vào Bảng danh điểm. 3.2.2.2. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Một nguyên tắc kế toán rất quan trọng đòi hỏi kế toán phải đặc biệt chú ý, đó là nguyên tắc thận trọng. Việc thực hiện bằng cách trích lập ra các khoản dự phòng giảm giá, trong kế toán nguyên vật liệu đó là lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nó giúp cho các rủi ro tài chính nằm trong giới hạn có thể kiểm soát được. Vấn đề đặt ra đối với xí nghiệp là việc trích lập ra các khoản dự phòng được tiến hành như thế nào? Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với việc trích lập dự phòng là khoản dự phòng là bao nhiêu là vừa đủ, dự phòng quá lớn không cần thiết sẽ làm giảm hiệu quả sử dụng vốn, dự phòng quá nhỏ so với yêu cầu sẽ không đủ bù đắp thâm hụt do giảm giá, dẫn đến tình trạng mất cân đối vốn lưu động, ảnh hưởng tới sản xuất kinh doanh. Hiện nay, Bộ Tài chính đã có văn bản hướng dẫn các doanh nghiệp trích lập dự phòng. Giá cả của bất kỳ loại nguyên vật liệu nào cũng thường xuyên không ổn định, có thể tháng này vật liệu lên cao hơn tháng trước và ngược lại, ảnh hưởng đến tính chính xác thực tế vật liệu mua vào và càng khó khăn hơn cho việc hạch toán kết quả kinh doanh. Vì vậy, để đảm bảo tính ổn định giá trị vật liệu, tránh được các cú sốc của thị trường thì chúng ta nên trích lập dự phòng Thứ nhất, các doanh nghiệp tiến hành tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ kế toán. Nếu dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toan ghi: Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán Khoản dự phòng nếu có phát sinh được tính vào giá vốn hàng bán Thứ hai, chỉ trích dự phòng đối với những mặt hàng tồn kho mà giá thị trường giảm xuống so với giá gốc. Ví dụ như cuối kỳ, nếu thấy giá của nguyên vật liệu tồn trong kho trên thị trường giảm so với giá mua về thì cuối niên độ kế toán, phải trích lập dự phòng cho các loại nguyên vật liệu đó. Thứ ba, dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính riêng cho từng mặt hàng, không lấy phần tăng của mặt hàng này để bù phần giảm của mặt hàng khác. Nguyên tắc này có thể thể hiện cụ thể ở ví dụ sau: Trong kỳ, xí nghiệp tồn kho hai loại nguyên vật liệu là sắt và thép, trong đó, cuối kỳ thấy giá của thép trên thị trường giảm so với giá nhập kho, trong khi đó, giá của sắt lại tăng. Điều đó không có nghĩa là không trích lập dự phòng mà vẫn phải trích lập cho thép, không phải trích lập cho sắt. Thứ tư, dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được tính theo khối lượng hàng tồn kho thực tế tại thời điểm tính dự phòng. Mức tính dự Số lượng hàng Giá trị hàng Giá trị hàng phòng = tồn kho bị x (tồn kho - tồn kho trên ) giảm giá trên sổ thị trường TK sử dụng: TK159-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng Bên Có: Trích lập dự phòng Dư Có: Dự phòng đã trích chưa hoàn nhập 3.2.2.3. Việc ghi chép các nghiệp vụ xuất vật liệu Vật tư được mua về thường được chuyển thẳng tới chân công trình cho các đội thi công. Số vật tư không sử dụng hết sẽ được tiếp tục sử dụng vào tháng sau. Vì vậy, xí nghiệp cần phải có một luận văn chính xác về số lượng nguyên vật liệu còn lại để còn có kế hoạch quản lý cho thích hợp. Căn cứ vào phiếu Xuất kho và vào số liệu cuối tháng không sử dụng hết cho công trình, các đội cần phải lập thêm Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ theo mẫu sau. Đơn vị: Mẫu số: 07-VT Địa chỉ: Ban hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính Số: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Ngày . tháng . năm . TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Dự tính Số lượng Lý do sử dụng A B C D E F Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ phải được nhân viên thống kê ở các đội ghi chép kịp thời để cuối tháng gửi cho kế toán của xí nghiệp, qua đó kế toán sẽ tính toán được số lượng từng thứ vật liệu đã sử dụng cho các đội trong tháng. Sau đó, căn cứ vào đơn giá từng thứ nguyên vật liệu ghi trên phiếu xuất kho, kế toán mới tính giá trị vật liệu thực dùng trong tháng. Giá thực tế nguyên vật liệu sử dụng cho từng đội trong tháng được hạch toán trực tiếp vào chi phí theo định khoản: Nợ TK 621, 623, 627 Có TK 152 : Nếu nguyên vật liệu xuất từ kho Có TK 111 : Nếu nguyên vật liệu mua trực tiếp Cuối tháng, căn cứ vào phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, kế toán tiến hành định khoản : Nợ TK 152: Nếu nguyên vật liệu nhập lại kho công trình Nợ TK 111: Nếu nguyên vật liệu không nhập lại kho Có TK 621, 623, 627. 3.2.2.4. Trường hợp hàng mua, hoá đơn xí nghiệp đã nhận nhưng đến cuối tháng hàng chưa về nhập kho hoặc đang nhập kho. Tại xí nghiệp, trong trường hợp đó, xí nghiệp sẽ không hạch toán trong kỳ mà đợi đến khi hàng đã về nhập kho, có phiếu nhập kho mới tiến hành hạch toán. Điều đó sẽ gây nên hiện tượng lưu chứng từ từ tháng này sang tháng khác, dẫn đến việc hạch toán thiếu chính xác. Theo quy định của Bộ tài chính, trong trường hợp này, kế toán phải sử dụng TK 151-Hàng mua đang đi trên đường để phản ánh hoá đơn cho hàng mua đang đi trên đường. Kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 151: Ghi theo giá vốn Nợ TK 1331 Có TK 331,111,113, . Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn đã nhận từ tháng trước, kế toán ghi sổ: Nợ TK 152 Có TK 151 Nếu khi kiểm kê, phát hiện chênh lệch giữa hoá đơn với số lượng nhập kho, tuỳ từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp có biện pháp xử lý. 3.2.2.7. Trang bị và sử dụng vi tính trong công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Hiện nay, doanh nghiệp mới hoạt động nhưng khối lượng công việc cũng tương đối nhiều, việc vi tính hoá công việc kế toán là một trong những việc rất cần thiết để phục vụ cho công tác kế toán. Xí nghiệp đã cài đặt phần mềm kế toán máy nhưng hiện nay, do chưa quen được với việc sử dụng nên xí nghiệp vẫn thực hiện kế toán thủ công. Đề nghị xí nghiệp sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện các công tác kế toán, điều này vừa làm giảm khối lượng công việc cho các cán bộ kế toán tại xí nghiệp, vừa thực hiện công việc kế toán chính xác hơn, nhanh chóng hơn. [...]... của từng doanh nghiệp và lĩnh vực mà nó hoạt động Thực tập là quá trình giúp học sinh vận dụng kiến thức đã học vào thực tế Chính vì vậy, trong quá trình thực tập tại đây, tôi đã cố gắng học hỏi để trau dồi kiến thức thực tế cho mình và để hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp này Với hy vọng hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, qua luận văn tốt nghiệp của mình,...KẾT LUẬN Qua quá trình thực tập ở trường và nhất là trong thời gian thực tập ở Xí nghiệp xây lắp số II - Công ty kinh doanh phát triển nhà Hà nội, tôi đã nhận thức được một cách sâu sắc mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn Lý thuyết được đào tạo trong trường là lý luận chung, khi bước vào làm việc thực tế, phải biết vận dụng những lý luận đó một cách linh hoạt cho phù hợp... tôi cũng đã đưa ra một vài kiến nghị nhỏ Tôi hy vọng rằng, nó có ích cho công tác kế toán tại Xí ngiệp mà dù gắn bó chưa lâu, chỉ trong thời gian thực tập, nhưng đã để lại cho tôi ấn tượng rất sâu sắc vì sự nhiệt tình và khả năng chuyên môn của lãnh đạo và các cán bộ ở đây Xin chúc cho Xí nghiệp ngày càng phát triển, trở thành một trong những đơn vị xây lắp hàng đầu của Việt nam và phục vụ ngày càng... của lãnh đạo và các cán bộ ở đây Xin chúc cho Xí nghiệp ngày càng phát triển, trở thành một trong những đơn vị xây lắp hàng đầu của Việt nam và phục vụ ngày càng tốt hơn nữa cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá nước nhà . Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp số II Công ty KD và PT nhà Hà Nội 3.1. Nhận xét về công tác kế toán. nghiệp vẫn còn một số điểm chưa phù hợp chế độ kế toán mới. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại xí nghiệp xây lắp số II. 3.2.1.