Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp điện

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp điện I. Đánh giá chung. Xí nghiệp Xây Lắp Điện đến nay đã hoạt động đợc 8 năm vừa xây dựng và phát triển cùng với nền kinh tế mở cửa, xí nghiệp đã đứng vững. Công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng cải tiến và hoàn thiện, nó đã thực sự trở thành công cụ đắc lực trong quản lý và hạch toán kế toán tại xí nghiệp. Xí nghiệp đã cung cấp cho nền kinh tế những công trình có giá trị và những trạm biến thế có chất lợng nên xí nghiệp đã đợc nhà nớc tặng thởng huân tr- ơng và giấy khen, điều đó đã góp phần không nhỏ vào việc khẳng định mình trong ngành điện và góp phần đắc lực vào việc phục vụ sinh hoạt cho nhân dân. Để đứng vững trong nền kinh tế thị trờng, qua đúc kết kinh nghiệm xí nghiệp đã nhanh chóng sắp xếp lại lao động, tổ chức lại bộ máy quản lý gọn nhẹ với đội ngũ cán bộ có trình độ và tinh thần trách nhiệm cao. Để đạt đợc những kết quả trên không thể không kể đến sự phấn đấu nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên của xí nghiệp nói chung và những kết quả đạt đợc của tập thể phòng kế toán nói riêng. Về cơ bản, việc tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp là phù hợp với tình hình cụ thể của đơn vị có quy mô. Doanh nghiệp luôn luôn chấp hành tốt nghĩa vụ nộp thuế với nhà nớc, tổ chức mở các sổ, thẻ kế toán phù hợp để phản ánh và kiểm soát kịp thời các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Nhờ đó công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã góp phần bảo vệ tài sản của xí nghiệp. Về chế độ ghi chép ban đầu: Đối với công tác hạch toán ban đầu phải lập các chứng từ nh: Phiếu xuất kho. Phiếu nhập kho. Thẻ kho. Hoá đơn giá trị gia tăng. Các chứng từ và việc ghi chép của xí nghiệp rất rõ ràng và theo đúng quy định của nhà nớc. Hệ thống sổ kế toán, tài khoản kế toán doanh nghiệp đã áp dụng đúng chế độ và biểu mẫu quy định 1141/ TC/ QĐKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ Tài Chính. 1 Nh đã trình bày ở phần II, vật liệu nhập kho của xí nghiệp chủ yếu là do mua ngoài, nên khi vật liệu về nhập kho kế toán sử dụng TK 331" phải trả ngời bán" để phản ánh toàn bộ tình hình thu mua vật liệu và thanh toán với ngời bán. Tất cả các vật liệu nhập kho đợc phản ánh trên nhật ký chứng từ số 5 theo bút toán: Nợ TK 152. Có TK 331. Nh vậy qua TK 331, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm bắt đợc tình hình vật liệu, tài sản có của xí nghiệp. Từ đó có những quyết định đúng đắn, kịp thời đối với công tác thu mua vật liệu ở những kỳ tiếp theo. Bên cạnh những u điểm, việc tổ chức công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp vẫn còn có những nhợc điểm nh: các mẫu sổ kế toán sử dụng vẫn cha khoa học và thuận lợi, việc theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật liệu cha thật chuẩn, chứng từ luân chuyển còn chậm. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. 1. Giải pháp 1: Xây dựng danh điểm vật liệu. Để đảm bảo cho công tác quản lý vật liệu đợc chặt chẽ và thống nhất, sự đối chiếu kiển tra đợc thuận lợi, khi có sai sót thì dễ phát hiện công ty nên xây dựng và mở sổ danh điểm vật t để theo dõi. Khi sử dụng ký hiệu để thay thế cho tên gọi, nhãn hiệu quy định các vật liệu doanh nghiệp nên phân nhóm vật liệu. Các vật liệu có tác dụng và tính năng tơng đồng đợc xếp thành một nhóm chính sau đó chi tiết theo từng loại vật liệu cụ thể. Khi mở sổ danh điểm vật liệu doanh nghiệp phải có sự nghiên cứu sắp xếp của phòng kỹ thuật vật t về sự đặt tên phân nhóm của vật liệu, sau đó trình lên cấp chủ quản biết để quản lý. Việc mở sổ danh điểm vật t có tác dụng và ý nghĩa lớn trong công tác quản lý và hạch toán. Mẫu sổ danh điểm vật t STT Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách vật liệu Đơn vị tính Ghi chú Nhóm Danh điểm vật liệu 1 A01 A0101 Que hàn Kg . . . . 10 B0101 Thép tấm 8 ly Kg 2 B0102 Thép tấm 10 ly Kg . . . . 90 D0101 Dầu Diezel Lít . D0102 Dầu SAE 90 Lít . . . 2. Giải pháp 2: Tổ chức kế toán tạm ứng thu mua nguyên vật liệu. Thực tế tại doanh nghiệp, việc tạm ứng tiền cho cán bộ phòng kỹ thuật vật t để mua nguyên vật liệu là nghiệp vụ thờng xuyên, việc xuất vật t cho các đội để sửa chữa đều sử dụng TK 141. Do đó ta nên theo dõi riêng trên một quyển sổ. Mẫu Sổ theo dõi nh sau STT Diễn giải Chứng từ Nợ TK 141 ghi Có TK liên quan Có TK 141 ghi Nợ TK liên quan Số hiệu Ngày tháng . 111 . 627 111 334 . Cột diễn giải: Ghi nội dung tạm ứng và thời hạn thanh toán tạm ứng. Cột ghi Nợ TK 141, ghi có TK liên quan: Khi nhận các chứng từ liên quan đến phiếu tạm ứng ghi sổ theo nội dung sau: Ghi số hiệu ngày tháng của phiếu chi vào cột chứng từ, ghi Có tiền tạm ứng vào cột ghi Có TK liên quan, đối ứng ghi Nợ TK 141. Cột ghi Có TK 141, ghi Nợ TK liên quan: Căn cứ vào các phiếu xuất kho cho sửa chữa hay thu hồi lại tạm ứng để ghi tài khoản liên quan đối ứng Có TK 141. 3. Giải pháp 3: Mở sổ chi tiết vật liệu. Doanh nghiệp có thể dùng sổ chi tiết vật liệu để theo dõi số tiền của vật t chi tiết theo từng kho, từng ngời bảo quản. Còn việc theo dõi số lợng do thủ kho theo dõi trên thẻ kho. Mẫu sổ nh sau: 3 Sổ chi tiết vật liệu Kho: (Bộ phận quản lý). Tồn đầu kỳ . Chứng từ Nợ TK 152 ghi Có TK liên quan Có TK 152 ghi Nợ TK liên quan Tồn kho Số Ngày 111 . Cộng Nợ 627 . Cộng Có Cộng 4. Giải pháp 4: áp dụng công nghệ tin học. Hoà nhập cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, hoà nhập với xu h- ớng phát triển chung của toàn thế giới. Việc áp dụng công nghệ tin học trong hạch toán là tơng đối phổ biển và thực sự cần thiết đối vơí mỗi doanh nghiệp. ở xí nghiệp Xây Lắp Điện việc trang bị máy vi tính cũng đã đợc đầu t đáng kể và đang dần đợc hoàn thiện. Riêng đối với kế toán nguyên vật liệu, khi xác định đợc danh điểm vật t trên cơ sở đó ngời lập trình viết chơng trình cho máy. Công việc tiếp theo là kế toán tr- ởng phân công ngời lập dữ liệu của kế toán vật t vào máy, tổ chức bảo quản, lu trữ chứng từ sổ kế toán và báo cáo vật t khi đợc in ấn ra. 4 Trình tự kế toán đợc khái quát nh sau Dữ liệu đầu vào Nhập chứng từ vật t. Các thông tin máy yêu cầu( mã vật t, nơi bảo quản, đối tợng sử dụng). Khai báo những yêu cầu thông tin đầu ra cho máy tính. Máy vi tính sử lý thông tin và đa ra sản phẩm. Sổ kế toán liên quan. Sổ chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết. Báo cáo nhập - xuất - tồn vật t. Trong công việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán cũng nh công tác quản lý phải có sự đồng bộ, thống nhất thì mới mang lại hiệu quả. Do vậy doanh nghiệp cần tổ chức tốt một số nội dung sau: Tổ chức mua máy vi tính và trang bị phần mềm kế toán phù hợp với chức năng, quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phải phù hợp với trình độ sử dụng của nhân viên kế toán và khối lợng nghiệp vụ kế toán phát sinh. Tổ chức việc đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu biết sâu sắc về kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính. 5 Để thực hiện việc sử lý thông tin trên máy vi tính đòi hỏi cần phải tổ chức lại hệ thống chứng từ cho phù hợp, xây dựng hệ thống sổ kế toán với kết cấu đơn giản, ít cột để phù hợp với việc in ra trên máy. Nh vậy kết quả thực hiện thông tin trên máy là việc in ra các báo biểu, các sổ kế toán, các báo cáo tài chính. Theo yêu cầu thực hiện, từng bớc cơ giới hoá công tác kế toán tiến tới xử lý hoàn toàn trên máy vi tính, đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ và hệ thống không chỉ ở bộ phận kế toán mà ở tất cả các bộ phận quản lý khác của doanh nghiệp. Đó là yêu cầu mới cấp bách đặt ra trong nền kinh tế thị tr- ờng nhằm đáp ứng thông tin một cách chính xác và kịp thời. 6 Kết luận Vật liệu là một trong ba yếu tố của sản xuất, nó là yếu tố quan trọng không thể thiếu đợc trong việc cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy công tác tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu là một nôị dung quan trọng của công tác quản lý kinh tế. Quản lý tốt vật liệu, sử dụng vật liệu một cách hợp lý tiết kiệm và có hiệu quả sẽ góp phần không nhỏ trong việc giảm giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Sau một thời gian thực tập tại xí nghiệp Xây Lắp Điện, do nắm bắt đợc tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu đối với việc quản lý vật liệu và quản lý doanh nghiệp tôi đã tìm hiểu, nghiên cứu, vận dụng lý luận vào thực tiễn và nhận thấy những mặt tồn tại cần khắc phục trong cách hạch toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp. Là một sinh viên, Qua thời gian thực tập ở xí nghiệp, với sự gúp đỡ của các cán bộ trong xí nghiệp và đặc biệt là sự giúp đỡ của giáo viên hớng dẫn, tôi đã mạnh dạn phân tích tình hình tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp và đề đạt một số ý kiến nhằm góp phần nhỏ bé vào việc tổ chức tốt hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp Xây Lắp Điện . Tuy nhiên do thờ gian thực tập ngắn và trình độ còn hạn chế nên bài viết không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong đợc sự giúp đỡ, chỉ bảo của các thầy cô và các cán bộ xí nghiệp để bài viết này đợc hoàn chỉnh. Và tôi cũng hy vọng rằng công tác hạch toán nguyên vật liệu của xí nghiệp trong những năm tới ngày càng thuận lợi hơn. 7 8 . Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp điện I. Đánh giá chung. Xí nghiệp Xây Lắp Điện đến nay. chức kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp và đề đạt một số ý kiến nhằm góp phần nhỏ bé vào việc tổ chức tốt hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp