Tụ̉ chức phải xỏc định, thu thập và phõn tớch cỏc dữ liệu thớch hợp để chứng tỏ sự phự hợp và tớnh hiệu lực của hệ thống QLCL và đỏnh giỏ việc cải tiến liờn tục hiệu lực của hệ thống QLCL. Việc phõn tớch dữ liệu phải cung cấp thụng tin về:
• Sự thoả món khỏch hàng;
• Sự phự hợp với cỏc yờu cầu về sản phẩm;
• Đặc tớnh và xu hướng của cỏc quỏ trỡnh và sản phẩm, kể cả cỏc cơ hội
cho hành động phũng ngừa;
• Người cung ứng.
5. Cải tiến
- Tụ̉ chức phải cải tiến liờn tục hiệu lực của hệ thống QLCL thụng qua
phõn tớch dữ liệu, hành động khắc phục, phũng ngừa và sự xem xột của lónh đạo.
- Tụ̉ chức phải thực hiện hành động khắc phục, nhằm loại bỏ những
nguyờn nhõn của sự khụng phự hợp để ngăn ngừa việc tỏi diễn. Hành động khắc phục phải tương ứng với tỏc động của sự khụng phự hợp gặp phải. Phải lập văn bản để xỏc định yờu cầu đối với cỏc cụng việc sau:
• Xem xột sự khụng phự hợp (kể cả cỏc khiếu nại của khỏch hàng);
• Xỏc định nguyờn nhõn của sự khụng phự hợp;
• Đỏnh giỏ nhu cầu thực hiện cỏc hành động để đảm bảo rằng sự khụng
phự hợp khụng tỏi diễn;
• Xỏc định và thực hiện cỏc hành động cần thiết;
• Lưu hồ sơ cỏc kết quả của hành động được thực hiện;
• Xem xột hiệu lực của cỏc hành động khắc phục đó thực hiện.
- Tụ̉ chức phải xỏc định hành động phũng ngừa nhằm loại bỏ nguyờn nhõn
của sự khụng phự hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện của chỳng. Cỏc hành động phũng ngừa được tiến hành phải tương ứng với tỏc động của cỏc vấn đề tiềm ẩn. Phải lập văn bản để xỏc định cỏc yờu cầu đối với cỏc cụng việc:
• Xỏc định sự khụng phự hợp tiềm ẩn và cỏc nguyờn nhõn;
• Đỏnh giỏ nhu cầu thực hiện cỏc hành động để phũng ngừa việc xuất
hiện sự khụng phự hợp;
• Xỏc định và thực hiện cỏc hành động cần thiết;
• Xỏc định cỏc kết quả của hành động được thực hiện;
• Xem xột hiệu lực của cỏc hành động phũng ngừa đó thực hiện.
1.3. Điều kiện ỏp dụng Hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2008
Để cú thể ỏp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO
9001:2008, Tụ̉ chức cần phải chuẩn bị một loạt cỏc điều kiện thiết yếu . Một
trong những điều kiện đú là khi muốn ỏp dụng TCVN ISO 9001 là lónh đạo cơ quan phải: cam kết nhất trớ xõy dựng Hệ thống quản lý chất lượng, tạo mụi
trường làm việc thuận lợi để cỏn bộ, cụng chức của tụ̉ chức làm việc cú năng suất cao; phải xõy dựng, ban hành và cụng khai cỏc thủ tục và qui trỡnh tỏc nghiệp như trỡnh tự, thời gian, cỏch thức giải quyết cho từng cụng việc cụ thể.
Điều kiện tiếp theo là phải đảm bảo cỏc nguồn lực cần thiết về nhõn lực , vật lực, thời gian, kinh phớ để xõy dựng và tụ̉ chức thi hành Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001. Cỏc văn bản để triển khai thực hiện TCVN
ISO 9001 bao gồm:
- Sụ̉ tay chất lượng trong đú thể hiện chớnh sỏch và mục tiờu chất lượng
của tụ̉ chức, cam kết thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001;
- Cỏc qui trỡnh của hệ thống chất lượng , bao gồm: cỏc thủ tục và hướng
dẫn cho cỏn bộ thực hiện cụng việc ; cỏch thức tiến hành; kiểm tra; giỏm sỏt;…
- Cỏc qui trỡnh nghiệp vụ và hướng dẫ n cụng việc, danh mục tài liệu phõn
phỏt, danh mục tài liệu gốc của tụ̉ chức, phiếu giải quyết cụng việc;…
- Cỏc biểu mẫu, tài liệu cú nguồn gốc từ bờn ngoài.
Ngoài ra cũn cú một số điều kiện khỏc, như:
- Cỏc thủ tục phải đảm bảo rừ ràng, minh bạch;
- Lónh đạo cao nhất của cơ quan phải xỏc định rừ bằng văn bản trỏch
nhiệm, quyền hạn của từng người dưới quyền và cỏc mối quan hệ trong cơ quan (gồm cả cỏc đơn vị trực thuộc), phụ̉ biến rộng rói cỏc yờu cầu để mọi người tuõn thủ nhằm đảm bảo cho Hệ thống quản lý chất lượng
(QMS) được thực hiện thuận lợi, đạt hiệu quả cao;
- Phải đảm bảo cỏc yờu cầu và mong đợi chớnh đỏng của khỏch hàng đều
được thoả món. Khi xỏc định cỏc nhu cầu và mong đợi của khỏch hàng, phải xem xột cả cỏc nghĩa vụ liờn quan tới cỏc yờu cầu của phỏp luật, cỏc qui định về quản lý.
1.4. Cỏc nhõn tố ảnh hưởng đến hiệu quả của việc ỏp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008
Việc ỏp dụng hệ thống QLCL theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001 là một vấn đề mới, đũi hỏi phải được sự quan tõm chỉ đạo sỏt sao của lónh đạo, cỏn bộ, cụng chức phải thực sự am hiểu cụng việc . Phải xõy dựng cỏc qui trỡnh cụng việc chuyờn mụn một cỏch khoa học và phải thực hiện thường xuyờn.
Trong cỏc giai đoạn ỏp dụng hệ thống QLCL theo tiờu chuẩn TCVN ISO 9001 thỡ giai đoạn duy trỡ và cải tiến là một việc thực hiện khú khăn nhất, cần phải kiờn trỡ, nghiờm tỳc. Việc ỏp dụng cỏc qui trỡnh đũi hỏi phải được duy trỡ thường xuyờn và luụn luụn cải tiến để hiệu quả ngày càng tốt hơn. Cứ
sau 3 năm Tụ̉ chức lại phải tiến hành đỏnh giỏ lại , nếu đạt yờu cầu mới được
chứng nhận.
Do tớnh đặc thự và cũng là sự khỏc biệt giữa doanh nghiệp và cơ quan hành chớnh nhà nước với một khối lượng văn bản, giấy tờ khụ̉ng lồ, nờn muốn ỏp dụng Hệ thống QLCL một cỏch cú hiệu quả, giảm bớt cụng việc sự vụ, thỡ
cỏc quỏ trỡnh nhất thiết phải được tự động hoỏ và 3Tứng dụng cụng nghệ thụng
tin3T phải được gắn kết chặt chẽ với quỏ trỡnh xõy dựng và ỏp dụng Hệ thống
QLCL.
Áp dụng hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001, đũi hỏi mỗi người phải thực hiện nghiờm phương phỏp làm việc theo đỳng qui trỡnh, do đú trong quỏ trỡnh thực hiện sẽ khụng trỏnh khỏi những vấp vỏp do thúi quen, nề nếp cũ đó tồn tại từ lõu trong phương phỏp làm việc của mỗi người. Cỏc tụ̉ chức bước đầu làm quen với hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001, nờn vừa ỏp dụng, vừa bụ̉ sung để hoàn thiện cỏc qui trỡnh.
Để triển khai thành cụng ISO 9000 ở bất kỳ tụ̉ chức nào, bao giờ cũng đũi hỏi sự cam kết của lónh đạo. Đõy là điều kiện tiờn quyết, nếu thiếu điều này thỡ khụng thể chứng nhận và duy trỡ ISO 9000.
1.5. Chất lượng sản phẩm tư vấn và vấn đề quản lý chất lượng sản phẩm tư vấn tư vấn
1.5.1. Khỏi niệm về sản phẩm và chất lượng sản phẩm tư vấn xõy dựng