III. HÌNH VẼ
1.3.5. Quy trình QLRR trong thực hiện thủ tục HQĐT
Dù trong bất kỳ lĩnh vực nào, có thể quá trình triển khai thực tiễn, áp dụng các chính sách, quy trình thủ tục, thao tác quản lý của mỗi ngành nghề, lĩnh vực khác nhau nhưng nhìn chung QLRR đều được thực hiện theo quy trình sau:
Hình 1.2. Quy trình QLRR trong thực hiện thủ tục HQĐT
1.3.5.1. Thu thập thông tin, nhận dạng rủi ro
Nhận dạng rủi ro được coi là bước đơn giản nhất trong quy trình QLRR. Nhiệm vụ của bước này là tiên lượng các vấn đề có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến mục tiêu của tổ chức, nguyên nhân và cách thức xảy ra. Do đó nhiệm vụ đầu tiên là nhận dạng rủi ro, sau đó đặt rủi ro đã nhận dạng trong bối cảnh tác động của tất cả các yêu tố môi trường có thể có liên quan đến nguyên nhân xảy ra rủi ro. Trong giai đoạn này, yêu cầu thông tin cập nhật đầy đủ, chính xác và toàn diện nhằm nhận dạng chính xác các rủi ro mang tính tiêu cực để có biện pháp ngăn ngừa hạn chế sự xuất hiện của chúng và tận dụng cơ hội các yếu tốt rủi ro tích cực của tổ chức.
Kế hoạch QLRR Xử lý rủi ro Lựa chọn hình thức, biện pháp Xây dựng phương án, kế hoạch Thực hiện xử lý rủi ro 3
Phân tích- đánh giá rủi ro
Tần suất rủi ro Hậu quả rủi ro Cấp độ rủi ro
Phân loại rủi ro chấp nhận / không chấp nhận
Xếp hạng ưu tiên xử lý rủi ro
2
Theo dõi, kiểm tra, & ðiều chỉnh, bổ sung,
khắc phục rủi ro
Theo dõi quá trình xử lý rủi ro
Kiểm tra, đánh giá lại Phản hồi thông tin Đo lường tuân thủ Điều chỉnh, bổ sung, khắc
phục rủi ro
4
Thu thập thông tin Nhận dạng rủi ro
Mục tiêu, nhiệm vụ, phạm vi
Phân tích các yếu tố liên quan
Tiêu chí QLRR Thu thập thông tin Rà soát, nhận dạng rủi ro
1.3.5.2. Phân tích, đánh giá rủi ro
Mục đích chính của giai đoạn này là nhằm phân tích sâu hơn các rủi ro đã được nhận dạng, xác lập mức độ quan trọng của rủi ro đã được xác định, nhằm đưa ra quyết định chiến lược và nguồn lực cần thiết để QLRR. Điều này được thực hiện bằng cách phân tích mối quan hệ giữa khả năng và hậu quả rủi ro có thể có khi rủi ro xảy ra, tức là xem xét những yếu tố liên quan đến nguồn rủi ro, hậu quả và xác xuất có thể xuất hiện. Kết quả của mối quan hệ này cho ta biết cấp độ của rủi ro, là cơ sở để so sánh là lập mức ưu tiên rủi ro. Phân tích rủi ro được thực hiện như sau:
Xác định các hệ thống quản lý, kỹ thuật, thủ tục kiểm soát rủi ro; đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu và khả năng đáp ứng yêu cầu kiểm soát rủi ro. Phân tích, đánh giá hậu quả và xác suất xảy ra hậu quả đó bằng cách sử dụng phân tích thống kê, tính toán với các công cụ phân tích tỷ số, phân tích chuỗi thời gian, phân tích hồi quy, phân tích tương quan để tìm các biến động chung, các yếu tố bất thường, từ đó dự báo xu hướng, ước lượng tổn thất và tính toán điểm số giả định cho từng tiêu chí rủi ro. Điểm số rủi ro của đối tượng kiểm tra càng cao, rủi ro được đánh giá càng cao theo tỷ lệ thuận và có biện pháp kiểm soát, xử lý phù hợp.
Tiến hành phân tích rủi ro, các nhà QLRR đã hình thành được các biện pháp xử lý, kiểm soát rủi ro và các phương pháp làm giảm hậu quả, tổn thất của tổ chức nếu rủi ro đó xảy ra, loại bỏ các rủi ro tương tự hoặc rủi ro có ảnh hưởng thấp ra khỏi công việc nghiên cứu. Tuy nhiên để đưa ra được các biện pháp xử lý cuối cùng, cần đánh giá rủi ro bằng cách định lượng hoá các hậu quả do chúng gây ra.
Sử dụng bộ tiêu chí đồng bộ để đánh giá toàn diện. Rủi ro được so sánh dễ dàng, khách quan và khoa học hơn chứ không phải chỉ nhìn nhận bằng sự phán đoán chủ quan của người phân tích. Ở mỗi mức độ rủi ro người ta sẽ xác định có chấp nhận hay không. Các nhà quản trị rủi ro sẽ đưa ra các biện pháp kiểm soát xử lý khắc nhau như hình thức miễn kiểm tra thực tế được áp dụng đối với lô hàng có rủi ro từ trung bình trở xuống và coi là chấp nhận được hoặc phải kiểm tra thực tế hàng hoá nếu mức độ rủi ro cao hơn. Nếu rủi ro quá cao, không thể chấp nhận được thì phải áp dụng các biện pháp khác như buộc tái xuất, cảnh cáo, xử phạt vi phạm hành chính, tịch thu hoặc thậm chí phải xử lý hình sự đối với chủ hàng. Tạm thời
bước này phân cấp rủi ro theo 2 nhóm: Rủi ro chấp nhận được hay không chấp nhận được để có các giải pháp xử lý rủi ro kịp thời.
1.3.5.3. Kế hoạch kiểm soát, xử lý rủi ro
Nguyên tắc vận dụng phương pháp kiểm soát rủi ro dựa trên sự cân bằng giữa lợi ích với hiệu quả của chi phí rủi ro và được áp dụng chung cho tất cả các loại rủi ro. Sau khi đánh giá và đo lường được mức độ của rủi ro có thể xảy ra, tuỳ từng trường hợp cụ thể, các nhà quản trị rủi ro sẽ áp dụng các phương pháp nhằm kiểm soát và xử lý rủi ro hiệu quả nhất cho tất cả các loại rủi ro, không chỉ giới hạn với rủi ro thuần tuý. Thực tế cho thấy, việc tăng cường kiểm soát giúp tổ chức tránh được rủi ro, ngăn ngừa tổn thất hiệu quả nếu rủi ro xảy ra. Tuỳ theo mỗi lĩnh vực hoạt động mà có những công cụ, kỹ thậut kiểm soát và xử lý rủi ro khác nhau, nhưng có thể phân nhóm theo các hình thức sau:
Đối với các loại rủi ro không thể chấp nhận được, các nhà quản trị rủi ro thường có xu hướng né tránh rủi ro. Đây là biện pháp chủ động tránh trước khi rủi ro xảy ra hoặcloại bỏ nguyên nhân gây ra rủi ro. Bằng cách né tránh rủi ro, các tổ chức không phải chịu những tổn thất tiềm ẩn do rủi ro mang lại. ví dụ như hàng ảnh hưởng nghiêm trọng đến môi trường (như ắc quy chì phế liệu, rác thải công nghiệp...) hay các loại ma tuý, chất gây nghiện... danh mục hàng hoá cấm NK.
Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, không thể né tránh tuyệt đối rủi ro xảy ra, nhất là trong điều kiện phát triển giao lưu thương mại quốc tế, hội nhập toàn cầu, không quốc gia nào có thể đứng ngoài cuộc và thực hiện "bế quan toả cảng", đóng củă biên giới như thời nhà Nguyễn nhằm ngăn chặn hoạt động buôn lậu, gian lận thương mại với hình thức ngày càng tinh vi hơn mà phải sử dụng các biện pháp khác nhằm ngăn ngừa tổn thất do các rủi ro không thể né tránh này gây ra. Các biện pháp thay thế được áp dụng là tăng cường năng lực kiểm soát biên giới với sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại, tích cực học hỏi kinh nghiệm.
Ngăn ngừa tổn thất: Là biện pháp tấn công vào rủi ro nhằm giảm bớt tổn thất có thể xảy ra (tức là giảm tần số tổn thất). Các hoạt động ngăn ngừa rủi ro thường tập trung vào việc thay thế hoặc sửa đổi mối nguy hiểm; thay thế hoặc sửa đổi môi trường nơi mối nguy hiểm đang tồn tại, can thiệp vào quy trình tác động lẫn nhau giữa sự nguy hiểm và môi trường. Bằng cách xây dựng và ban hành danh mục hàng hoá XK, NK, Chính phủ sẽ kiểm soát được những hàng hoá cần hạn chế xuất, nhập và kịp thời ngăn ngừa rủi ro, không cấp phép cho XNK hàng hoá đó.
Giảm thiểu rủi ro: Là các biện pháp làm giảm bớt giá trị hư hại khi tổn thất xảy ra (giảm nhẹ sự nghiêm trọng của tổn thất). Đưa thông tin đầy đủ, minh bạch về quy tình thủ tục HQĐT, các văn bản pháp lý, biểu thuế, những qquy định mới về pháp luật khiến DN hiểu rõ và có ý thức tuân thủ hơn khi khai báo và làm thủ tục XNK, tránh kép dài thời gian, gây phiền hà sách nhiễu, tiêu cực.
Chuyển giao rủi ro: Là việc chuyển một phần hay toàn bộ rủi ro cho người thứ ba có khả năng thực hiện kiểm soát rủi ro đó hiệu quả hơn.
1.3.5.4. Theo dõi, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh, bổ sung, khắc phục rủi ro Bước cuối cùng rất quan trọng trong quy trình QLRR là theo dõi, kiểm tra và điều chỉnh, bổ sung quy trình QLRR. Bởi khi xây dựng các tiêu chí rủi ro cũng như thiết lập mô hình QLRR ở cấp chiến lược sẽ không thể quán xuyến hết được những rủi ro thực tế có thể xảy ra. Thông thường các nhà QLRR dựa vào hệ thống cơ sở dữ liệu sẵn có để xác định mức độ rủi ro đối với hàng hoá XNK, phương tiện vận tải, hành khách XNC nhưng với tốc độ phát triển thương mại, quan hệ kinh tế quốc tế và du lịch như hiện nay nếu hệ thống cơ sở đó không được cập nhật, đánh giá đầy đủ, thường xuyên, sẽ bỏ qua các đối tượng có mức độ rủi ro cao như buôn lậu, gian lận thuế, vi phạm chính sách mặt hàng, thất thu ngân sách, ảnh hưởng đến nền sản xuất trong nước và gây tác động xấu đến cộng đồng. Vì vậy bước này là cần thiết nhằm hoàn thiện quy trình QLRR.
Quy trình QLRR không được coi như là một quy trình tĩnh mà đó là một quy trình tương tác trong đó thông tin liên tục được cập nhật, phân tích, đưa ra những hướng dẫn về biện pháp xử lý rủi ro và theo dõi, đánh giá hiệu quả của
những biện pháp này, và có những phản hồi, để từ đó cơ quan Hải quan có thể có những điều chỉnh phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình QLRR.