3.2.5.1. Mục tiêu của giải pháp
Khi cơ sở vật chất được trang bị phù hợp và cĩ phần mềm QL HSSV, nhân viên được đào tạo ứng dụng tốt phần mềm thì cơng tác HSSV trong nhà trường sẽ thực hiện được nhanh chĩng và chính xác hơn, sẽ gĩp phần nâng cao hiệu quả CT HSSV.
3.2.5.2. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp
Mặc dù nhà trường cịn nhiều khĩ khăn nhưng diện tích làm việc hiện nay của phịng QL HSSV là quá chật trội (chỉ cĩ 11 m2 với 7 người), khơng cĩ nơi tiếp HSSV. Nếu cĩ thể, lãnh đạo nhà trường cần sắp xếp lại phịng làm việc của phịng QL HSSV cho cĩ đủ diện tích làm việc và tiếp HSSV bằng cách di dời qua vị trí mới hoặc hốn đổi phịng cĩ diện tích phù hợp.
Đối với một trường Cao đẳng cĩ qui mơ và uy tín nhất định tại TP. Hồ Chí Minh và cả khu vực phía Nam trong đào tạo khối ngành kinh tế, trường Cao đẳng Kinh tế TP. Hồ Chí Minh rất cần trang bị một phần mềm quản lý mọi hoạt động của nhà trường: từ tuyển sinh, quản lý đào tạo, quản lý điểm, quản lý HSSV, học bổng, học phí, theo dõi khen thưởng, kỷ luật sinh viên… Bởi lẽ cơng việc quản lý này địi hỏi phải xử lý một số lượng lớn thơng tin với độ chính xác cao. Khi cĩ số lượng HSSV lớn, cơng tác quản lý dễ dẫn đến sai sĩt, tốn thời gian là khơng thể tránh khỏi nếu khơng cĩ ứng dụng CNTT. Vì thế, nếu xây dựng và vận hành cĩ hiệu quả phần mềm trong đĩ cĩ Module quản lý HSSV sẽ mang lại những lợi ích to lớn như tiết kiệm chi phí, thời gian, tránh sai sĩt cho người quản lý; cơng tác lưu trữ được an tồn và tiện
ích; thống kê kết quả, lập báo cáo nhanh chĩng, chính xác. Nếu xây dựng và đưa vào sử dụng phần mềm, hiệu quả của nhà trường sẽ rất lớn, giúp trường quản lý HSSV và quản lý quá trình học tập của HSSV một cách xuyên suốt từ lúc tuyển sinh đến lúc tốt nghiệp. Đĩ cũng là một yếu tố quan trọng gĩp phần quản lý thành cơng và nâng cao hiệu quả trong cơng tác HSSV nĩi riêng và mọi hoạt động của nhà trường nĩi chung.
Trường Cao đẳng Kinh tế TP. Hồ Chí Minh hiện đã cĩ hệ thống cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật tương đối hiện đại phục vụ tốt yêu cầu giảng dạy, 100% các phịng học đều được trang bị máy tính, máy chiếu Prijector, Wifi tồn trường băng thơng rộng, tốc độ cao lên trên 3MB. Song để gĩp phần thúc đẩy sự phát triển chung của nhà trường đặc biệt là lĩnh vực đào tạo và quản lý HSSV cần thiết phải đầu tư một phần mền quản lý nhà trường với một số yêu cầu cơ bản sau:
- Để việc quản lý thực sự cĩ hiệu quả phần mềm quản lý HSSV phải được kết nối mạng quản lý nội bộ để các đơn vị tiện cập nhật, theo dõi và phối hợp.
- Hiện tại, nhà trường đã lắp đặt hệ thống mạng Internet cĩ cĩ dây và khơng dây (Wifi) cĩ tốc độ đường truyền cao nhưng độ bao phủ chưa đồng đều. Vì vậy, cần trang bị thêm các trạm phát, đẩy mạnh tốc độ đường truyền nhằm đáp ứng nhu cầu kết nối ngày càng cao của GV, VC và HSSV.
- Để gĩp phần làm tốt cơng tác HSSV nhà trường cần nhanh chĩng triển trang bị các phần mềm quản lý đào tạo và quản lý HSSV để cơng tác HSSV đạt hiệu quả và khoa học hơn.
- Thường xuyên tập huấn cho đội ngũ cán bộ, giáo viên trong việc sử dụng thành thạo CNTT để quản lý HSSV cĩ hiệu quả nhất.
- Mở các hộp thư đĩng gĩp ý kiến qua trang website của trường để HSSV cĩ thể phản ánh mọi tâm tư, nguyện vọng của mình lên các đơn vị, Ban
giám hiệu nhà trường. Tăng cường các liên kết với website của các đơn vị sử dụng HSSV của trường tốt nghiệp.
3.2.5.3. Điều kiện thực hiện
- Cần cĩ sự quan tâm hơn nữa của lãnh đạo nhà trường đối với điều kiện về diện tích phịng làm việc của phịng QL HSSV.
- Cần cĩ sự phối hợp đồng bộ của các phịng, khoa, tổ trong trang bị và khai thác hiệu quả việc ứng dụng CNTT.