3.1.2. Nguyên tắc đảm bảo tính thực tiễn
Để triển khai các giải pháp quản lý nâng cao hiệu quả cơng tác HSSV, trước hết cần phải căn cứ vào những vấn đề cịn tồn tại cần giải quyết của thực trạng CT HSSV, quản lý nâng cao hiệu quả CT HSSV hiện nay của nhà trường. Các giải pháp đưa ra vừa phải phù hợp với điều kiện thực tế của nhà trường (đội ngũ cán bộ quản lý, nguồn kinh phí, cách thức tổ chức…) vừa phải xem xét đến các điều kiện kinh tế - xã hội.
3.1.3. Nguyên tắc đảm bảo tính hiệu quả
Nguyên tắc này địi hỏi các giải pháp quản lý được đề xuất phải đem lại hiệu quả cao hơn trong cơng tác HSSV ở Trường Cao đẳng Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.
3.1.4. Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nguyên tắc này địi hỏi các giải pháp quản lý đề xuất phải được thực hiện một cách thuận lợi và dễ dàng áp dụng vào quản lý nâng cao hiệu quả cơng tác HSSV ở Trường Cao đẳng Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.
3.2. Một số giải pháp quản lý nâng cao hiệu quả cơng tác HSSV tạiTrường Cao đẳng Kinh tế TP. Hồ Chí Minh. Trường Cao đẳng Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả cơng tác HSSV ở Trường Cao đẳng Kinh tế TP. Hồ Chí Minh cần phải huy động mọi nguồn lực và thực hiện
nhiều giải pháp quản lý khác nhau để bao quát được tồn bộ hoạt động quản lý HSSV của nhà trường trong mối quan hệ với các yếu tố bên trong và bên ngồi. Tuy nhiên, ở đây, tác giả xác định một số giải pháp quản lý chủ yếu, cơ bản, mang tính chất quyết định đến việc nâng cao hiệu quả CT HSSV tại Trường Trường Cao đẳng Kinh tế TP. Hồ Chí Minh. Vì vậy, trong mỗi giải pháp, tác giả cố gắng làm rõ các vấn đề: mục tiêu của giải pháp, nội dung và cách thức thực hiện giải pháp, điều kiện thực hiện giải pháp.
3.2.1. Hồn thiện việc lập kế hoạch năm học của phịng QL HSSV 3.2.1.1. Mục tiêu của giải pháp
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên của quản lý, kế hoạch khơng đầy đủ, chưa hồn thiện thì trong cơng tác tổ chức, chỉ đạo và thực hiện sẽ gặp nhiều khĩ khăn, lúng túng. Việc lập và hồn thiện kế hoạch năm học của bộ một phận luơn gắn liền với kế hoạch của các bộ phận khác cĩ liên quan trong nhà trường và gĩp phần xây dựng một kế hoạch chung của tồn trường hướng đến hồn thành nhiệm vụ của năm học trên mọi phương diện. Chính vì vậy mục tiêu của giải pháp hồn thiện việc lập kế hoạch năm học của phịng QL HSSV là xây dựng kế hoạch năm học đầy đủ về nội dung (về nhân sự, về trang thiết bị, về cơng tác HSSV), chính xác về các mốc thời gian bắt đầu và hồn thành cơng việc, phân định trách nhiệm cá nhân trong thực hiện các nội dung của kế hoạch.
3.2.1.2. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp
Ngay từ đầu năm học phịng QL HSSV cần căn cứ nhiệm vụ năm học, phối hợp cùng các phịng, khoa, tổ, đồn thể trong nhà trường xây dựng dự thảo kế hoạch năm học đảm bảo sự đồng bộ giữa các bộ phận trong nhà trường. Sau khi được Ban giám hiệu thơng qua sẽ trở thành văn bản chính thức định hướng hoạt động trong suốt năm học.
- Đầy đủ về nội dung:
+ Về nhân sự: phải đảm bảo đủ về số lượng, cĩ đủ năng lực và phẩm chất cần thiết cho CT HSSV, nếu thiếu thì phải cĩ kế hoạch xin bổ sung nhân sự, nếu nhân sự khơng đáp ứng được yêu cầu, khơng phù hợp với CT HSSV phải cĩ kế hoạch đề nghị điều chuyển, nếu dư thừa do số lượng HSSV giảm, khối lượng cơng việc giảm thì cũng phải cĩ kế hoạch đề nghị điều chuyển.
+ Về trang thiết bị phục vụ cơng việc: như máy tính, máy in, máy scan, bàn ghế, phần mền QL HSSV... cần phải cĩ kế hoạch sửa chữa, bổ sung, trang bị mới đảm bảo điều kiện làm việc để hồn thành nhiệm vụ.
+ Về các nội dung cơng tác HSSV: như cơng tác quản lý hoạt động học tập và rèn luyện của HSSV; cơng tác y tế, thể thao; thực hiện các chế độ, chính sách đối với HSSV; thực hiện cơng tác an ninh chính trị, trật tự, an tồn, phịng chống tội phạm và các tệ nạn xã hội; thực hiện cơng tác quản lý HSSV ngoại trú, cơng tác tổ chức cho HSSV học tập “Tuần sinh hoạt cơng dân – HSSV” đàu khố học, cuối năm học và cuối khố học.
- Đảm bảo về thời gian bắt đầu và kết thúc một nội dung cơng việc phù hợp với kế hoạch của các phịng, khoa, tổ và kế hoạch chung của nhà trường trong từng tháng, từng học kỳ và năm học.
- Phân định trách nhiệm cá nhân trong việc thực hiện hoặc phối hợp thực hiện các nội dung được xác định trong kế hoạch năm học.
- Đảm bảo sự phối hợp và đồng bộ giữa các phịng ban, khoa, tổ: Tất cả các nội dung của kế hoạch năm học phịng QL HSSV phải được xây dựng đồng bộ và tổ chức thực hiện đồng bộ trong mối quan hệ phối hợp cùng các phịng ban, khoa, tổ trong nhà trường, nhằm cùng hồn thành nhiệm vụ năm học theo đúng nội dung, thời gian và đạt hiệu quả cao nhất.
3.2.1.3. Điều kiện thực hiện
- Cĩ sự chỉ đạo kịp thời từ trước khi bắt đầu năm học mới của Ban giám hiệu nhà trường.
- Cĩ sự phối hợp chặt chẽ giữa các phịng ban, khoa, tổ cĩ liên quan đến cơng tác HSSV.
3.2.2. Xác định đầu cơng việc phải thực hiện của nhân viên, phân cơngnhiệm cụ thể cho từng nhân viên phịng QL HSSV nhiệm cụ thể cho từng nhân viên phịng QL HSSV
3.2.2.1. Mục tiêu của giải pháp
Xác định việc gì cần phải làm? Ai làm? Làm như thế nào? Khi nào phải làm xong? Luơn là vấn đề người quản lý quan tâm và phải xác định nếu muốn đạt được hiệu quả cơng việc cao hơn.
Do vậy mục tiêu của giải pháp là: xác định cho nhân viên biết rõ cơng việc được phân cơng, biết rõ được các đầu cơng việc của một nhân viên phịng QL HSSV phải làm từ đĩ từng nhân viên sẽ cĩ kế hoạch cho riêng mình để chủ động thực hiện và hồn thành nhiệm vụ với hiệu quả cao.
3.2.2.2. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp
- Xác định đầu cơng việc mà nhân viên phịng QL HSSV phải làm, bao gồm:
+ Mỗi buổi học ít nhất trực tiếp điểm danh 1 lớp do mình quản lý. + Xác nhận giấy xin nghỉ phép và ghi nhận vào sổ điểm danh.
+ Lập biên bản vi phạm, ghi nhận các vi phạm và vào sổ điểm danh các vi phạm của HSSV.
+ Tổ chức lưu trữ các giấy tờ cĩ liên quan đến HSSV lớp quản lý. + Cuối mỗi tháng tổng hợp vi phạm trên sổ điểm danh và hồn tất việc nhập máy số liệu tổng hợp của tháng.
+ Cuối học kỳ hồn tất việc tổng hợp vi phạm của HSSV trong các file theo mẫu.
+ Tổng hợp số tiết vắng theo từng học phần của từng học sinh các lớp TCCN, lập và chịu trách nhiệm về danh sách học sinh khơng đủ điều kiện dự kỳ thi kết thúc học phần đối với học sinh các lớp thuộc trình độ đào tạo TCCN.
+ Kiểm tra chính xác tình trạng đang theo học của HSSV, kiểm tra tình trạng đĩng học phí của HSSV.
+ Sau khi kiểm tra, nếu đủ điều kiện xác nhận, viên chức kiểm tra chịu trách nhiệm về tính chính xác và ký nháy vào giấy tờ cần xác nhận. Nếu khơng đủ điều kiện xác nhận phải ghi chú bằng viết chì trực tiếp trên giấy và trả lại HSSV kèm theo sự giải thích.
+ Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các hoạt động văn hĩa, văn nghệ, thể dục thể thao; các hoạt động xã hội, từ thiện, đền ơn đáp nghĩa; các hoạt động phịng chống ma túy và tệ nạn xã hội.
+ Phối hợp lấy ý kiến phản hồi từ người học về hoạt động giảng dạy của giảng viên; khảo sát lấy ý kiến HSSV tốt nghiệp về việc làm và chương trình đào tạo của nhà trường.
+ Kiểm tra số lớp học trong mỗi ca học theo lịch điều phối của trường.
+ Kiểm tra tình hình chấp hành nội quy quy định của HSSV. + Tổ chức QL HSSV ngoại trú theo quy chế CT HSSV Ngoại trú. - Phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên trong bảng phân cơng nhiệm vụ năm học. Việc phân cơng phải dựa trên tình hình thực tế số lượng HSSV, số lượng các khố lớp học và khả năng của từng người trong năm học.
Cụ thể cĩ thể phân cơng cho nhân viên của phịng như sau:
- Theo dõi kiểm tra, ổn định việc sinh hoạt, học tập của các lớp trong trường. Kiểm tra và xử phạt HSSV vi phạm nội qui, qui định trong nhà trường.
- Theo dõi, quản lý tình hình sinh hoạt, học tập của một số lớp cụ thể (từ 10-12 lớp):
+ Mở sổ điểm danh cho từng lớp quản lý theo năm học
+ Mỗi buổi học ít nhất trực tiếp điểm danh 01 lớp quản lý, tổ chức việc điểm danh các lớp quản lý, xác nhận nghỉ phép, ghi nhận vào sổ điểm danh các vi phạm của HSSV, lưu giữ đầy đủ các giấy tờ cĩ liên quan.
+ Cuối mỗi tháng tổng hợp vi phạm trên sổ điểm danh và hồn tất việc nhập máy số liệu tổng hợp của tháng (chậm nhất ngày 5 của tháng kế tiếp).
+ Cuối học kỳ, chậm nhất là 7 ngày kể từ ngày kết thúc lịch học của HSSV lớp quản lý: Hồn tất việc tổng hợp vi phạm của HSSV trong File theo mẫu để phịng tổng hợp kịp thời gửi cho GVCN lớp tổ chức đánh giá điểm rèn luyện của học kỳ. Đồng thời tổng hợp số tiết vắng theo từng học phần của từng học sinh các lớp TCCN, lập và chịu trách nhiệm về danh sách học sinh khơng đủ điều kiện (Nghỉ vượt quá 20% số tiết/học phần) dự kỳ thi kết thúc học phần (trong kỳ thi học kỳ).
+ Hỗ trợ nhân viên nghỉ bù trong việc quản lý và giải quyết các cơng việc cĩ liên quan đến HSSV.
- Phối hợp thực hiện duyệt cấp các loại giấy xác nhận cho HSSV theo đúng qui trình.
- Phối hợp tổ chức cho HSSV sinh hoạt chính trị; tham gia các hoạt động văn hĩa; văn nghệ; xã hội; TDTT; các hoạt động tuyên truyền, giáo dục an tồn giao thơng; các hoạt động tuyên truyền phịng chống ma túy, tội phạm, tệ nạn xã hội;...
- Tham gia quản lý và giữ gìn trật tự trong các buổi sinh hoạt chung đối với HSSV như lễ khai giảng, lễ tốt nghiệp, khảo sát lấy ý kiến HSSV tốt nghiệp.
- Chịu trách nhiệm trong việc lên sơ đồ chỗ ngồi tại hội trường cho HSSV trong các buổi sinh hoạt chung, lễ khai giảng, lễ tốt nghiệp, khảo sát ý kiến HSSV tốt nghiệp và tổng hợp kết quả khảo sát.
- Phối hợp và thực hiện các cơng việc được phân cơng, như : lấy ý kiến phản hồi từ người học về hoạt động giảng dạy của giảng viên; phát, nhận lại, kiểm tra, ký nháy trên “Giấy xác nhận dùng để vay vốn TDSV” cho HSSV và phát trả lại cho HSSV theo đơn vị lớp quản lý. Riêng đối với chính sách miễn, giảm học phí phải kiểm tra thật chính xác hồ sơ giấy tờ theo qui định của HSSV lớp quản lý và tổ chức lưu trữ, giao nộp hồ sơ theo qui định.
- Thực hiện các cơng việc khác khi được phân cơng
Trên cơ sở phân cơng phân nhiệm cụ thể cho từng nhân viên và các đầu cơng việc được xác định cụ thể, tất cả nhân viên đều xác định được cơng việc phải làm và thời gian phải hồn thành, mỗi người sẽ cĩ kế hoạch làm việc cụ thể để cùng phối hợp hồn thành nhiệm vụ của phịng với hiệu quả cao.
3.2.2.3. Điều kiện thực hiện
- Nhân viên được tuyển dụng phải cĩ trình độ từ TCCN trở lên, cĩ khả năng sử dụng tin học văn phịng thành thạo, cĩ khả năng giao tiếp tốt, biết ứng xử phù hợp với HSSV và GV nhất là GVCN vì cơng việc chung, cĩ khả năng tự học, đọc và hiểu các qui định cĩ liên quan để thực hiện tốt nhiệm vụ.
- Được trang bị phầm mền quản lý HSSV sẽ giúp cho cơng việc của mỗi cá nhân và việc thực hiện nhiệm vụ chung của phịng đạt hiệu quả cao hơn.
3.2.3. Hồn thiện việc tổ chức thực hiện CT HSSV3.2.3.1. Mục tiêu của giải pháp 3.2.3.1. Mục tiêu của giải pháp
Thơng qua việc xây dựng các qui trình cơng việc nhằm tổ chức thực hiện các nội dung cơng việc trong phạm vi CT HSSV đạt được hiệu quả cao,
các cơng việc sẽ được thực hiện đúng qui trình với thời gian hợp lý nhất, nhanh nhất, chính xác nhất nhằm phục vụ tốt nhất cho HSSV.
3.2.3.2. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phịng QL HSSV được hiệu trưởng nhà trường giao theo QĐ thành lập phịng, ngồi ra cịn phải căn cứ vào các chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước liên quan đến CT HSSV và tình hình thực tế của nhà trường tác giả đề xuất xây dựng các qui trình cơng việc cụ thể chủ yếu bao quát phần lớn các chức năng, nhiệm vụ chính của phịng QL HSSV. Mỗi qui trình sẽ xác định nội dung, cách thức, trình tự về mặt cơng việc và thời gian để giải quyết hồn tất từ khâu đầu tiên đến khi hồn thành, xác định bộ phận hay cá nhân cụ thể chịu trách nhiệm thực hiện trong từng bước của qui trình. Nếu thực hiện tốt được giải pháp đề xuất các cơng việc liên quan đến CT HSSV sẽ được phịng QL HSSV giải quyết hay phối hợp cùng các phịng ban, khoa tổ giải quyết một cách khoa học nhất, hiệu quả nhất cho đối tượng chính trong nhà trường là tồn thể HSSV nhà trường.
Các qui trình được đề xuất xây dựng là:
- Qui trình xác nhận giấy tờ cho HSSV (Phụ lục 1)
- Qui trình điểm danh HSSV (Phụ lục 2)
- Qui trình xét điểm rèn luyện HSSV (Phụ lục 3) - Qui trình tổ chức tuần sinh hoạt cơng dân – HSSV (Phụ lục 4) - Qui trình xét trợ cấp xã hội (Phụ lục 5) - Qui trình thực hiện qui chế HSSV (Phụ lục 6) - Qui trình xử lý HSSV vi phạm tệ nạn xã hội (Phụ lục 7) - Qui trình quản lý HSSV ngoại trú (Phụ lục 8) Ngồi ra, một số Qui trình cần tiếp tục nghiên cứu xây dựng:
- Qui trình lấy ý kiến phản hồi từ người học về hoạt động giảng dạy của GV
- Qui trình khảo sát về tình hình việc làm và lấy ý kiến về chương trình đào tạo của nhà trường từ HSSV đã tốt nghiệp
Giải pháp xây dựng các qui trình cơng việc bước đầu đang được áp dụng trong thực tế và ngày càng được hồn thiện, việc thực hiện các cơng việc liên quan đến CT HSSV theo đúng các qui trình đã đem lại hiệu quả cao hơn, thời gian thực hiện nhanh chĩng, rõ ràng, nhân viên phịng QL HSSV biết rõ cách thức thực hiện, nâng cao tinh thần trách nhiệm, các bộ phận liên quan cũng nhận thấy sự phối hợp rõ ràng hiệu quả, và hiệu quả rõ nét nhất là nhận được sự hài lịng từ HSSV trong giải quyết mọi cơng việc cĩ liên quan đến HSSV.
3.2.3.3. Điều kiện thực hiện
- Trưởng phịng phải chủ động, tích cực trong xây dựng và hồn thiện các qui trình của phịng.
- Tập thể phịng cùng nỗ lực thực hiện đúng các qui trình đã được xây dựng.
- Cĩ sự phối hợp tích cực từ các phịng ban, khoa, tổ và sự chỉ đạo kịp thời từ Ban giám hiệu nhà trường.
3.2.4. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá cơng tác HSSV3.2.4.1. Mục tiêu của giải pháp 3.2.4.1. Mục tiêu của giải pháp
Khi đã xác định được mục tiêu, kế hoạch và tổ chức thực hiện CT HSSV trong nhà trường, việc cần làm tiếp theo là kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện cơng tác này. Việc thường xuyên kiểm tra, đánh giá nhằm đo lường, xác định mức độ hồn thành các mục tiêu, kế hoạch CT HSSV của phịng QL