3.2.2.1. Mục tiêu của giải pháp
Xác định việc gì cần phải làm? Ai làm? Làm như thế nào? Khi nào phải làm xong? Luơn là vấn đề người quản lý quan tâm và phải xác định nếu muốn đạt được hiệu quả cơng việc cao hơn.
Do vậy mục tiêu của giải pháp là: xác định cho nhân viên biết rõ cơng việc được phân cơng, biết rõ được các đầu cơng việc của một nhân viên phịng QL HSSV phải làm từ đĩ từng nhân viên sẽ cĩ kế hoạch cho riêng mình để chủ động thực hiện và hồn thành nhiệm vụ với hiệu quả cao.
3.2.2.2. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp
- Xác định đầu cơng việc mà nhân viên phịng QL HSSV phải làm, bao gồm:
+ Mỗi buổi học ít nhất trực tiếp điểm danh 1 lớp do mình quản lý. + Xác nhận giấy xin nghỉ phép và ghi nhận vào sổ điểm danh.
+ Lập biên bản vi phạm, ghi nhận các vi phạm và vào sổ điểm danh các vi phạm của HSSV.
+ Tổ chức lưu trữ các giấy tờ cĩ liên quan đến HSSV lớp quản lý. + Cuối mỗi tháng tổng hợp vi phạm trên sổ điểm danh và hồn tất việc nhập máy số liệu tổng hợp của tháng.
+ Cuối học kỳ hồn tất việc tổng hợp vi phạm của HSSV trong các file theo mẫu.
+ Tổng hợp số tiết vắng theo từng học phần của từng học sinh các lớp TCCN, lập và chịu trách nhiệm về danh sách học sinh khơng đủ điều kiện dự kỳ thi kết thúc học phần đối với học sinh các lớp thuộc trình độ đào tạo TCCN.
+ Kiểm tra chính xác tình trạng đang theo học của HSSV, kiểm tra tình trạng đĩng học phí của HSSV.
+ Sau khi kiểm tra, nếu đủ điều kiện xác nhận, viên chức kiểm tra chịu trách nhiệm về tính chính xác và ký nháy vào giấy tờ cần xác nhận. Nếu khơng đủ điều kiện xác nhận phải ghi chú bằng viết chì trực tiếp trên giấy và trả lại HSSV kèm theo sự giải thích.
+ Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các hoạt động văn hĩa, văn nghệ, thể dục thể thao; các hoạt động xã hội, từ thiện, đền ơn đáp nghĩa; các hoạt động phịng chống ma túy và tệ nạn xã hội.
+ Phối hợp lấy ý kiến phản hồi từ người học về hoạt động giảng dạy của giảng viên; khảo sát lấy ý kiến HSSV tốt nghiệp về việc làm và chương trình đào tạo của nhà trường.
+ Kiểm tra số lớp học trong mỗi ca học theo lịch điều phối của trường.
+ Kiểm tra tình hình chấp hành nội quy quy định của HSSV. + Tổ chức QL HSSV ngoại trú theo quy chế CT HSSV Ngoại trú. - Phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên trong bảng phân cơng nhiệm vụ năm học. Việc phân cơng phải dựa trên tình hình thực tế số lượng HSSV, số lượng các khố lớp học và khả năng của từng người trong năm học.
Cụ thể cĩ thể phân cơng cho nhân viên của phịng như sau:
- Theo dõi kiểm tra, ổn định việc sinh hoạt, học tập của các lớp trong trường. Kiểm tra và xử phạt HSSV vi phạm nội qui, qui định trong nhà trường.
- Theo dõi, quản lý tình hình sinh hoạt, học tập của một số lớp cụ thể (từ 10-12 lớp):
+ Mở sổ điểm danh cho từng lớp quản lý theo năm học
+ Mỗi buổi học ít nhất trực tiếp điểm danh 01 lớp quản lý, tổ chức việc điểm danh các lớp quản lý, xác nhận nghỉ phép, ghi nhận vào sổ điểm danh các vi phạm của HSSV, lưu giữ đầy đủ các giấy tờ cĩ liên quan.
+ Cuối mỗi tháng tổng hợp vi phạm trên sổ điểm danh và hồn tất việc nhập máy số liệu tổng hợp của tháng (chậm nhất ngày 5 của tháng kế tiếp).
+ Cuối học kỳ, chậm nhất là 7 ngày kể từ ngày kết thúc lịch học của HSSV lớp quản lý: Hồn tất việc tổng hợp vi phạm của HSSV trong File theo mẫu để phịng tổng hợp kịp thời gửi cho GVCN lớp tổ chức đánh giá điểm rèn luyện của học kỳ. Đồng thời tổng hợp số tiết vắng theo từng học phần của từng học sinh các lớp TCCN, lập và chịu trách nhiệm về danh sách học sinh khơng đủ điều kiện (Nghỉ vượt quá 20% số tiết/học phần) dự kỳ thi kết thúc học phần (trong kỳ thi học kỳ).
+ Hỗ trợ nhân viên nghỉ bù trong việc quản lý và giải quyết các cơng việc cĩ liên quan đến HSSV.
- Phối hợp thực hiện duyệt cấp các loại giấy xác nhận cho HSSV theo đúng qui trình.
- Phối hợp tổ chức cho HSSV sinh hoạt chính trị; tham gia các hoạt động văn hĩa; văn nghệ; xã hội; TDTT; các hoạt động tuyên truyền, giáo dục an tồn giao thơng; các hoạt động tuyên truyền phịng chống ma túy, tội phạm, tệ nạn xã hội;...
- Tham gia quản lý và giữ gìn trật tự trong các buổi sinh hoạt chung đối với HSSV như lễ khai giảng, lễ tốt nghiệp, khảo sát lấy ý kiến HSSV tốt nghiệp.
- Chịu trách nhiệm trong việc lên sơ đồ chỗ ngồi tại hội trường cho HSSV trong các buổi sinh hoạt chung, lễ khai giảng, lễ tốt nghiệp, khảo sát ý kiến HSSV tốt nghiệp và tổng hợp kết quả khảo sát.
- Phối hợp và thực hiện các cơng việc được phân cơng, như : lấy ý kiến phản hồi từ người học về hoạt động giảng dạy của giảng viên; phát, nhận lại, kiểm tra, ký nháy trên “Giấy xác nhận dùng để vay vốn TDSV” cho HSSV và phát trả lại cho HSSV theo đơn vị lớp quản lý. Riêng đối với chính sách miễn, giảm học phí phải kiểm tra thật chính xác hồ sơ giấy tờ theo qui định của HSSV lớp quản lý và tổ chức lưu trữ, giao nộp hồ sơ theo qui định.
- Thực hiện các cơng việc khác khi được phân cơng
Trên cơ sở phân cơng phân nhiệm cụ thể cho từng nhân viên và các đầu cơng việc được xác định cụ thể, tất cả nhân viên đều xác định được cơng việc phải làm và thời gian phải hồn thành, mỗi người sẽ cĩ kế hoạch làm việc cụ thể để cùng phối hợp hồn thành nhiệm vụ của phịng với hiệu quả cao. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.2.3. Điều kiện thực hiện
- Nhân viên được tuyển dụng phải cĩ trình độ từ TCCN trở lên, cĩ khả năng sử dụng tin học văn phịng thành thạo, cĩ khả năng giao tiếp tốt, biết ứng xử phù hợp với HSSV và GV nhất là GVCN vì cơng việc chung, cĩ khả năng tự học, đọc và hiểu các qui định cĩ liên quan để thực hiện tốt nhiệm vụ.
- Được trang bị phầm mền quản lý HSSV sẽ giúp cho cơng việc của mỗi cá nhân và việc thực hiện nhiệm vụ chung của phịng đạt hiệu quả cao hơn.