3.2.3.1. Mục tiêu của giải pháp
Thơng qua việc xây dựng các qui trình cơng việc nhằm tổ chức thực hiện các nội dung cơng việc trong phạm vi CT HSSV đạt được hiệu quả cao,
các cơng việc sẽ được thực hiện đúng qui trình với thời gian hợp lý nhất, nhanh nhất, chính xác nhất nhằm phục vụ tốt nhất cho HSSV.
3.2.3.2. Nội dung và cách thức thực hiện giải pháp
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phịng QL HSSV được hiệu trưởng nhà trường giao theo QĐ thành lập phịng, ngồi ra cịn phải căn cứ vào các chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước liên quan đến CT HSSV và tình hình thực tế của nhà trường tác giả đề xuất xây dựng các qui trình cơng việc cụ thể chủ yếu bao quát phần lớn các chức năng, nhiệm vụ chính của phịng QL HSSV. Mỗi qui trình sẽ xác định nội dung, cách thức, trình tự về mặt cơng việc và thời gian để giải quyết hồn tất từ khâu đầu tiên đến khi hồn thành, xác định bộ phận hay cá nhân cụ thể chịu trách nhiệm thực hiện trong từng bước của qui trình. Nếu thực hiện tốt được giải pháp đề xuất các cơng việc liên quan đến CT HSSV sẽ được phịng QL HSSV giải quyết hay phối hợp cùng các phịng ban, khoa tổ giải quyết một cách khoa học nhất, hiệu quả nhất cho đối tượng chính trong nhà trường là tồn thể HSSV nhà trường.
Các qui trình được đề xuất xây dựng là:
- Qui trình xác nhận giấy tờ cho HSSV (Phụ lục 1)
- Qui trình điểm danh HSSV (Phụ lục 2)
- Qui trình xét điểm rèn luyện HSSV (Phụ lục 3) - Qui trình tổ chức tuần sinh hoạt cơng dân – HSSV (Phụ lục 4) - Qui trình xét trợ cấp xã hội (Phụ lục 5) - Qui trình thực hiện qui chế HSSV (Phụ lục 6) - Qui trình xử lý HSSV vi phạm tệ nạn xã hội (Phụ lục 7) - Qui trình quản lý HSSV ngoại trú (Phụ lục 8) Ngồi ra, một số Qui trình cần tiếp tục nghiên cứu xây dựng:
- Qui trình lấy ý kiến phản hồi từ người học về hoạt động giảng dạy của GV
- Qui trình khảo sát về tình hình việc làm và lấy ý kiến về chương trình đào tạo của nhà trường từ HSSV đã tốt nghiệp
Giải pháp xây dựng các qui trình cơng việc bước đầu đang được áp dụng trong thực tế và ngày càng được hồn thiện, việc thực hiện các cơng việc liên quan đến CT HSSV theo đúng các qui trình đã đem lại hiệu quả cao hơn, thời gian thực hiện nhanh chĩng, rõ ràng, nhân viên phịng QL HSSV biết rõ cách thức thực hiện, nâng cao tinh thần trách nhiệm, các bộ phận liên quan cũng nhận thấy sự phối hợp rõ ràng hiệu quả, và hiệu quả rõ nét nhất là nhận được sự hài lịng từ HSSV trong giải quyết mọi cơng việc cĩ liên quan đến HSSV.
3.2.3.3. Điều kiện thực hiện
- Trưởng phịng phải chủ động, tích cực trong xây dựng và hồn thiện các qui trình của phịng.
- Tập thể phịng cùng nỗ lực thực hiện đúng các qui trình đã được xây dựng.
- Cĩ sự phối hợp tích cực từ các phịng ban, khoa, tổ và sự chỉ đạo kịp thời từ Ban giám hiệu nhà trường.