luân chuyển công việc:
Cơ cấu tổ chức các bộ phận và phân chia trách nhiệm của các nhân viên trong PHS phải đảm bảo cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động tại PHS. Cơ cấu tổ chức được xác lập từ bộ phận quản lý cấp cao đến các cấp thực hiện ở bên dưới. PHS cần hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn trách nhiệm của nhân viên theo hướng sau:
Để HĐQT hoạt động hữu hiệu thì thành phần của hội đồng này phải bao gồm những người trong ban giám đốc và những người ở các bộ phận chuyên môn như kỹ
thuật, tài chính,… chỉ có như vậy HĐQT mới có thểđánh giá đúng trách nhiệm của những bộ phận và những thành viên trong công ty. Mặt khác, HĐQT giám sát các hoạt động quản lý tại PHS, thay đổi ban giám đốc khi cần thiết và điều chỉnh các hành động sai của ban giám đốc, vì vậy thành viên của HĐQT phải có người không thuộc ban giám đốc. Hơn nữa, thành viên HĐQT phải có người hoàn toàn độc lập với ban giám đốc và công ty, cụ thể là những người không phải là nhân viên và cũng không phải là cổđông hoặc người góp vốn. PHS là công ty được niêm yết trên sở giao dịch chứng khoán Hà Nội (HNX), nên chọn những người có kiến thức cao về kinh tế, tài chính, quản trị… và có uy tín trong xã hội làm thành viên độc lập trong HĐQT. Những người này, không những cung cấp những tư vấn, định hướng mới lạ, độc đáo mà còn tạo nên sựđộc lập cần thiết đối với ban giám đốc.
Cơ cấu HĐQT thích hợp đảm bảo rằng ban giám đốc duy trì hệ thống QTRR một cách hiệu quả. Cho dù trong lịch sử PHS chưa phải gánh chịu những tổn thất lớn lao, cho dù chưa có bằng chứng hay dấu hiệu nào cho thấy công ty phải đối mặt với những rủi ro quan trọng, thì HĐQT cũng phải luôn ý thức rủi ro có thể đến với PHS bất kỳ lúc nào. Cho dù có một chiến lược hay đội ngũ nhân sự lành nghề, chu trình được thiết kế khoa học và kỹ thuật áp dụng là đáng tin cậy thì PHS vẫn phải
đối mặt với tổn hại từ các loại rủi ro và việc QTRR vẫn rất cần thiết.
Mặt khác, để ban kiểm soát độc lập với ban giám đốc thì thành viên ban kiểm soát cũng có ít nhất một người giữ vai trò chủ chốt (trưởng ban hoặc phó ban) không phải là thành viên của công ty. Tuy nhiên, để thành viên này có trách nhiệm hơn trong công việc kiểm soát thì nhân viên này phải là cổ đông hoặc người có lợi ích trực tiếp đến kết quả hoạt động của công ty.
Phân chia quyền hạn trách nhiệm:
Phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các phòng ban và các nhân viên phải xem xét đến sự chồng chéo về chức năng kiểm tra giám sát có thể gây ách tắc trong chu trình thực hiện. Mặt khác, sự phân quyền cũng phải đảm bảo cơ chế giám sát
lẫn nhau giữa các bộ phận và các nhân viên tham gia. Đểđạt được các mục tiêu này, khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân chia quyền hạn trách nhiệm, PHS cần xem xét các vấn đề sau:
+ Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm phải dựa trên chu trình phát sinh từng loại nghiệp vụ. Căn cứ vào bản chất của từng loại nghiệp vụ mà PHS bố trí những phòng ban, nhân sự tham gia vào chu trình chứ không phải là điều ngược lại. Mặt khác, PHS cũng cần phải quy định rõ tiến độ thực hiện trong các thủ tục kiểm soát, trách nhiệm cụ thể của các cá nhân, bộ phận khi xảy ra sự chậm trễ. Cách thức tiếp cận như vậy một mặt giảm thiểu sự chồng chéo, mặt khác đảm bảo tiến độ công việc được thực hiện kịp thời, qua đó nâng cao hiệu quả của hệ thống.
+ Đảm bảo sự giám sát lẫn nhau giữa các phòng ban và các nhân viên. Nghĩa là, một nghiệp vụ từ khi phát sinh đến lúc hoàn thành không tập trung vào một người hoặc một bộ phận chức năng xử lý. Đây là cách thức để giảm thiểu gian lận hoặc sai sót phát sinh, và hoàn thiện hệ thống với sự tham gia đóng góp từ nhiều người nhiều bộ phận khác nhau.
+ Chú ý đến quan hệ đặc tính và quan hệ từng nhân viên đối với những người khác trong chu trình kiểm soát để bố trí nhân sựđảm bảo sự hữu hiệu của hệ thống
Luân chuyển nhân viên:
Luân chuyển các vị trí giữa các nhân viên trong phòng ban nhằm giúp nhân viên hiểu biết và có những kỹ năng cần thiết cho các công việc liên quan đến bộ
phận của mình để có thể thay thế trong trường hợp khẩn cấp. Mặt khác, việc luân chuyển cũng tạo nên sự giám sát lẫn nhau tốt hơn giữa các nhân viên qua việc nhân viên hiểu chi tiết các công việc ở những vị trí khác. Luân phiên công việc cũng là một biện pháp kiểm soát ngăn ngừa vì nhân viên ít có chiều hướng gian lận nếu họ
biết một người khác sẽđảm nhận công việc của hay một tập thể làm việc trong thời gian dài cùng nhau dễ cấu kết với nhau tạo nên sự gian lận trong nội bộ do lợi dụng sự thân thiết, tin tưởng nhau. Vì vậy PHS có thể căn cứ vào xếp loại nhân viên để đánh giá năng lực và tìm hiểu nguyện vọng của nhân viên qua phiếu thăm dò ý kiến. Từđó, trên cơ sở yêu cầu công việc của PHS từng thời kỳ, ban lãnh đạo có kế
hoạch bố trí công việc phù hợp với năng lực và nguyện vọng của nhân viên để họ
có thể nhanh chóng thích nghi với công việc mới, phát huy sở trường của mình và làm việc một cách hiệu quả.