Sau khi ta nhận được thư chào hàng từ bên đối tác người nước ngoài, công ty sẽ bắt đầu tiến hành xem xét và tìm ra các nhà cung ứng mà có thể đáp ứng các yêu cầu của công ty đưa ra như về trình độ kỹ thuật, trình độ khoa học công nghệ, về giá cả, và các điều kiện về thanh toán cũng như về phương thức thanh
toán. Sau đó, công ty sẽ cùng tiến hành để lập ra nhiều phương án cho nhập khẩu nhằm mục đích có lợi cho công ty nhất.
1.2.3.3. Hoạt động đàm phán và ký kết hợp đồng.
1.2.3.3.1. Đàm phán hợp đồng.
Hiện nay, công ty đang sử dụng những phương thức để đàm phán sau:
Thứ nhất, đàm phán qua thư tín: là phương thức đàm phán sử dụng nhiều nhất của công ty. Trước đây, công ty chủ yếu giao dịch qua thư tín, chủ yếu là qua, đường bưu điện, tuy nhiên, ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học và công nghệ thông tin, doanh nghiệp chủ yếu là sử dụng qua thư điện tử hoặc thông qua đường telefax.
Thứ hai, đàm phán qua điện thoại: giao dịch thông qua đường điện thoại để nhằm đảm bảo được tính khẩn trương và nhanh chóng, tuy nhiên do cước phí thu quá cao và khó để thảo luận sâu nhiều vấn đề phức tạp cho nên công ty rất hiếm khi thực hiên phương thức đàm phán này.
Thứ ba, đàm phán trực tiếp: do tính chất của hợp đồng nhập khẩu máy móc và thiết bị của công ty đa phần là những hợp đồng khá lớn nên việc gặp mặt giữa các phía để đàm phán một cách trực tiếp là vô cùng cần thiết. Thực hiện phương thức này đã giúp cho công ty có khả năng nắm bắt tâm lý cũng như năm bắt được phản ứng của phía đối tác nhưng bù lại lại tốn khá nhiều chi phí. Về phương thức này công ty đã có thuận lợi là hầu hết nhân viên ở trong công ty đều có khả năng sử dụng các ngoại ngữ cho nên họ không gặp trục trặc hay vướng mắc trong vấn đề giao tiếp với khách hàng người nước ngoài, tuy nhiên do công ty chỉ mới đi vào hoạt động được 15 năm, nên chưa có nhiều kinh nghiệm trong mảng đàm phán trực tiếp, có thể để xảy ra sơ xuất dễ làm mất lòng phía bên đối tác.
Các buổi đàm phán và bàn bạc trực tiếp thường là trao đổi và thảo luận về khá nhiều các vần đề có ở trong hợp đồng xuất nhập khẩu ví dụ như về chủng loại, về số lượng, về phẩm chất của các loại hàng hoá, điề kiệ để giao, hàng, hoặc thanh toán, cũng như dịch vụ hâu mãi… Doanh nghiệp thường hay cố gắng để đàm phán nhằm đạt được mức giá ở mức cố định mức mà cả hai bên đều nhất trí chứ không dùng các mức giá biến dộng. Ở doanh nghiệp, thanh toán các hợp đồng nhập khẩu các máy móc là công việc chủ yếu thực hiện được bằng phương thức thanh toán L/C vì vậy cả hai bên đều phải có sự thống nhất chặt chẽ về ngân hàng để mở L/C, về trị giá L/C, và về ngày mở L/C. Công việc lựa chọn loại đồng tiền để thanh toán cũng sẽ được doanh nghiệp khá là quan tâm bởi vì nó sẽ
ảnh hưởng và tác động một cách trực tiếp lến sự biến động của giá trị hợp đồng khi mà tỷ giá hối đoái của đồng tiền đó đối với tiền Việt Nam có sự thay đổi. Bên cạnh đó, công ty còn cần phải có sự thống nhất với phía bên đối tác việc xác định phần trăm giá trị của hợp đồng kinh doanh giữ lại (thường thì tỷ lệ này vào khoảng 5% đến khoảng 10%) đều do các loại máy móc và thiết bị phục vụ cho nhập khẩu cần phải được bảo hành.
1.2.3.3.2 Ký kết hợp đồng.
Ngay sau khi đàm phán được thành công, công ty sẽ bắt đầu để tiến hành ký hợp đồng. Nếu đàm phán trực tiếp, thì công ty sẽ ký kết hợp đồng trực tiếp với phía đối tác. Còn nếu là đàm phán gián tiếp, do khoảng cách địa lý, và còn là những đối tác đã giao tiếp lâu năm và đặc biết ở đó cũng phát triển thương mại điện tử một cách ổn định, lúc đó công ty sẽ ký hợp đồng một cách gián tiếp.
Nhân viên và lãnh đạo ở phòng XNK sau khi có sự phân tích về số liệu, sau đó sẽ quyết định xem có nhập khẩu hàng hóa đó hay không sau đó sẽ có sự đề đạt lên ban giám đốc để xin ý kiến Giám đốc quyết định. Nếu đồng ý quyết định nhập khẩu loại thiết bị đó thì chính giám đốc sẽ là người ký kết hợp đồng.