Hoàn thiện các nghiệp vụ nhập khẩu máy móc và thiết bị

2.2. BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU MÁY MểC THIẾT BỊ CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIÊP TỔNG HỢP VIỆT

2.2.2. Hoàn thiện các nghiệp vụ nhập khẩu máy móc và thiết bị

2.2.2.1 Hoàn thiện công tác đàm phàn, ký kết hợp đồng.

Để có thể được những thành công trong cuộc đàm phán với các đối tác người nước ngoài, các cán bộ thực hiện nhiệm vụ quan trọng này trong công ty ta cần phải có nhiều kinh nghiệm hơn về các nghiệp vụ ngoại thương, về ngoại ngữ, về cả những kiến thức xã hội, cũng như thành thạo trong các phương thức để đàm phán như là đàm phán trực tiếp, hay đàm phán qua điện thoại, hoặcđàm phánqua thưtín.

Ngày nay, để có thể nâng cao hiệu quả trongviệc đàm phántrực tiếp đối với đối tỏc, cụng ty cần phải cú sự hiểu rừ cỏc điểm yếu, và điểm mạnh của họ sau đó chuẩn bị thật kỹ càng trước khi ta tiến hành đàm phán nhưviệc sắpxếp bố sung nhân sự và đưa ra chức năng cụ thể của mỗi người trong các cuộc đoàn đàm phỏn, để hiểu rừnột văn hoỏ, hay tập quỏn thương mại kinh doanh của từng đối tác từ đó có những chiến lược đàm phán cụ thể.

Trong các quá trinh đàm phán, cácthành viên tham gia vào cuộc đàm phán cầcó sự tương tác nhau, và sự hỗ trợ cần thiết nhằmtạo thành một khối đoàn kết và thống nhất. Tuy nhiên, ban đàm phán đối ngoại của công ty vẫn chưacó được sự đoàn kết thống nhất trong quá trình đàm phán, do vậy các nhân viên đàm phán thường không nắm bắt được hết ý được truyền đạt do vậy để xảy ra những trường hợp nằm ngoài ý muốn vàchưa có sự hỗ trợ nhau một cách đúng lúc đúng chỗ và kịp thời.

Trong vấn đề soạn thảo và ký hợp đồng, cụng ty cần phải quy định rừ ràng cũng như chặt chẽ về các điều khoản, cũng như điều kiện nằm trong hợp đồng nhằm tránh nhữngkhiếu nạitranh chấpxảy ra. Đặcbiệt, với điều kiện như hiện nay, tỷ giágiữa đồng ViệtNam với các đồng khác không được ổn định, mà thời gian tính từ lúc soạn thảohợp đồng với đối tác cho đến lúc thực hiệnhợp

đồng khá là dài nên có thể gây bất lợi cho phía Công ty, do đó, trong điều khoản hợp đồng, nên có, những điều kiện, về sự biến động, của tỷ giá hối đoái, nhằm hạn chế những rủi ro cho công ty trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.

2.2.2.2 Hoàn thiện công tác làm tục Hải quan.

Trong suốt thời gian qua, Việt Nam đã luôn không ngừng cố gắng và cải cách các thủ tục hành chínhtheo hướng mới gọn nhẹ và hiệu quả hơn, trong đó, có các thủ tục hành chínhcủa Hải quan. Tuy vẫn còn nhiềutrở ngại đốivới doanh nghiệptrong việc thôngquan hàng hoá. Do vậy, để có thể chủ động trongviệc thông quanhàng hoánhập khẩu, công ty cần có sự chuẩn bị một cách kỹ lưỡng giấy tờ cần thiết: hợp đồngngoại thương, giấy phépnhập khẩu, giấy phép kih doanh, tờ khay Hải quan the mã hàng nhập khẩu… đểxuất trình khi có yêu cầu để giúp việc thông quanhàng hoá được diễn ra theo cách nhanh chóng.

Trong thời gian tới đây, công ty cần phải triển khai được công việc áp dụng vào thông quanđiện tử giúpgiảm thời gian cũng như chi phí. Công tychỉ cần nạpdữ liệu của tờ khaihàng hóa xuất nhậpkhẩu vào phầnmềm đã được cài đặt tạitrụ sở củamình sau đóchuyển đến cơ quan Hải quan quahệ thốngmạng. Khi nộp hồ sơ chính thức,các dữ liệuđã có sẵn tronghệ thống máy móccủa cơquan Hải quan, chính sách mặt hàng và chính sáchthuế áp dụng cho lôhàng đó hầu như đãđược định trước, công tykhông mất nhiều thời gian chờ đợi. Với hình thức này,thời gian để làm thủ tục hải quan cũng giảm đáng kểcả ở khâu đăng kývà thanhkhoản; mặt khác cũng sẽ giảm thiểu tối đa thời gian đi lại, cũng như các chi phí khác của công ty khi làm thủ tục.

2.2.2.3 Hoàn thiện khâu tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

• Về việc lên kế hoạch thực hiện hợp đồng:

Xây dựng kế hoạch thực hiện hợp đồng giúp Công ty đạt được những mục tiêu đã đề ra trên cơ sở những thông tin thu thập được trong quá trình nghiên cứu thị trường. Việc xây dựng các kế hoạch này, giúp Công ty hạn chế được những rủi ro, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động nhập khẩu. Khi xây dựng kế hoạch nhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng, Công ty cần làm những việc sau:

- Phân tích, đánh giá về tình hình thị trường máy móc thiết bị, về nguồn hàng, nguồn cung, cầu trên thị trường cùng với những bảng báo giá về máy móc thiết bị cần nhập khẩu ở các thị trường.

- Nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp và mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh nhập khẩu mà doanh nghiệp đã đặt ra.

- Dự đoán trước các yếu tố như doanh thu, điểm hoà vốn, chi phí, lãi dự tính, tỷ suất ngoại tệ nhập khẩu, đánh giá rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải khi thực hiện hoạt động nhập khẩu.

• Việc kiểm soát quá trình nhập khẩu:

Trong khâu này, Công ty cần làm những công việc sau:

- Kiểm tra và đôn đốc các công việc liên quan đến hoạt động chuẩn bị ký kết hợp đồng.

- Quản lý các thông tin liên quan đến việc ký kết hợp đồng.

- Quản lý hợp đồng theo các bước: thuê tàu, mua bảo hiểm, vận chuyển, thanh toán tiền hàng…

- Quản lý trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu.

- Thường xuyên báo cáo về tiến độ làm việc trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

• Về việc mua bảo hiểm cho hàng hoá:

Do máy móc thiết bị xây dựng là những mặt hàng cồng kềnh, nên trong quá trình vận chuyển rất dễ xảy ra những va đập gây hỏng hóc máy móc thiết bị nên Công ty nên mua bảo hiểm cho máy móc thiết bị khi chọn điều kiện giao hàng mà không có điều kiện về bảo hiểm.

• Về phương thức thanh toán:

Hiện nay, Công ty vẫn sử dụng phương pháp thanh toán bằng tín dụng chứng từ là chủ yếu, do vậy công ty cần phải áp dụng nhiều hơn phương pháp thanh toán tiền hàng với các đối tác nhiều hơn nữa để có thể phân bổ rủi ro ví dụ như là áp dụng các phương thức thanh toánbằng điệnchuyển tiền đối đối với những đối tác quen biết lâu năm.

• Về việc giảm chi phí thực hiện hợp đồng:

Chi phí sử dụng trong hoạt độngnhập khẩu máy móc và thiết bịlà nhântố cấuthành nên giá thànhhàng hóa, từ đóquyết định tới giá bán, tới lợi nhuậndoanh nghiệp thu được. Do vậy, việc giảm chi phí trong việc thực hiện các hợp đồng

đều là điều tất yếu nhằmtăng hiệu quảkinh doanh nhập khẩu. Các giải pháp nhằm giảm thiểu chi phí nhập khẩu là:

- Thực hiện thật tốt các khâu trong hoạ động nhập khẩu các máy móc và thiết bị, đặc biệt là về khâu kiểm trahàng hóa để phát hiện ra nhữnghàng hoá kémchất lượng, và có sự hỏng hóc khivận chuyển. Trong các hợp đồng nhập khẩu, cần phải cú cỏc điều khoản nhằm quy định rất rừ chất lượng về hàng húa. Thờm vào đó, công ty cũng cần phải nắm vững lịch trình hàng đến cảng, để sắp xếp việc dỡ hàng, lịch vận chuyển hàng hoá về khó sao cho hợp lý nhất nhằm giảm thiểu chi phí lưu kho, cũng như tận dụng được tối đa các điều khoản thưởng phạt về thời gian dỡ hàng khỏi tàu.

- Cầnnâng cao ý thứctiết kiệm của các cán bộ công nhân viên chức có sự liên quan đến các hoạt động nhập khẩu máy mócthiết bị và đưa ra các biện pháp xử phạt nghiêm minh nếu có hành vi vi phạm.

- Có cơ chế gián sát và gián sát chặt chẽ sử dụng vốn, không để xảy ra sự cố hay rủi ro, hoặc thua lỗ hoặc mất vốn nhằm đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn có hiệu quả nhất.