THIẾT BỊ Ở CÔNG TY.
2.2.2.3Hoàn thiện khâu tổ chức thực hiệnhợp đồng nhập khẩu.
• Về việc lên kế hoạch thực hiện hợp đồng:
Xây dựng kế hoạch thực hiện hợp đồng giúp Công ty đạt được những mục tiêu đã đề ra trên cơ sở những thông tin thu thập được trong quá trình nghiên cứu thị trường. Việc xây dựng các kế hoạch này, giúp Công ty hạn chế được những rủi ro, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động nhập khẩu. Khi xây dựng kế hoạch nhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng, Công ty cần làm những việc sau:
- Phân tích, đánh giá về tình hình thị trường máy móc thiết bị, về nguồn hàng, nguồn cung, cầu trên thị trường cùng với những bảng báo giá về máy móc thiết bị cần nhập khẩu ở các thị trường.
- Nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp và mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh nhập khẩu mà doanh nghiệp đã đặt ra.
- Dự đoán trước các yếu tố như doanh thu, điểm hoà vốn, chi phí, lãi dự tính, tỷ suất ngoại tệ nhập khẩu, đánh giá rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải khi thực hiện hoạt động nhập khẩu.
• Việc kiểm soát quá trình nhập khẩu: Trong khâu này, Công ty cần làm những công việc sau:
- Kiểm tra và đôn đốc các công việc liên quan đến hoạt động chuẩn bị ký kết hợp đồng.
- Quản lý các thông tin liên quan đến việc ký kết hợp đồng.
- Quản lý hợp đồng theo các bước: thuê tàu, mua bảo hiểm, vận chuyển, thanh toán tiền hàng…
- Quản lý trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu.
- Thường xuyên báo cáo về tiến độ làm việc trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
• Về việc mua bảo hiểm cho hàng hoá:
Do máy móc thiết bị xây dựng là những mặt hàng cồng kềnh, nên trong quá trình vận chuyển rất dễ xảy ra những va đập gây hỏng hóc máy móc thiết bị nên Công ty nên mua bảo hiểm cho máy móc thiết bị khi chọn điều kiện giao hàng mà không có điều kiện về bảo hiểm.
• Về phương thức thanh toán:
Hiện nay, Công ty vẫn sử dụng phương pháp thanh toán bằng tín dụng chứng từ là chủ yếu, do vậy công ty cần phải áp dụng nhiều hơn phương pháp thanh toán tiền hàng với các đối tác nhiều hơn nữa để có thể phân bổ rủi ro ví dụ như là áp dụng các phương thức thanh toánbằng điệnchuyển tiền đối đối với những đối tác quen biết lâu năm.
• Về việc giảm chi phí thực hiện hợp đồng:
Chi phí sử dụng trong hoạt độngnhập khẩu máy móc và thiết bịlà nhântố cấuthành nên giá thànhhàng hóa, từ đóquyết định tới giá bán, tới lợi nhuậndoanh nghiệp thu được. Do vậy, việc giảm chi phí trong việc thực hiện các hợp đồng
đều là điều tất yếu nhằmtăng hiệu quảkinh doanh nhập khẩu. Các giải pháp nhằm giảm thiểu chi phí nhập khẩu là:
- Thực hiện thật tốt các khâu trong hoạ động nhập khẩu các máy móc và thiết bị, đặc biệt là về khâu kiểm trahàng hóa để phát hiện ra nhữnghàng hoá kémchất lượng, và có sự hỏng hóc khivận chuyển. Trong các hợp đồng nhập khẩu, cần phải có các điều khoản nhằm quy định rất rõ chất lượng về hàng hóa. Thêm vào đó, công ty cũng cần phải nắm vững lịch trình hàng đến cảng, để sắp xếp việc dỡ hàng, lịch vận chuyển hàng hoá về khó sao cho hợp lý nhất nhằm giảm thiểu chi phí lưu kho, cũng như tận dụng được tối đa các điều khoản thưởng phạt về thời gian dỡ hàng khỏi tàu.
- Cầnnâng cao ý thứctiết kiệm của các cán bộ công nhân viên chức có sự liên quan đến các hoạt động nhập khẩu máy mócthiết bị và đưa ra các biện pháp xử phạt nghiêm minh nếu có hành vi vi phạm.
- Có cơ chế gián sát và gián sát chặt chẽ sử dụng vốn, không để xảy ra sự cố hay rủi ro, hoặc thua lỗ hoặc mất vốn nhằm đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn có hiệu quả nhất.