II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG LŨNG LÔ
4. Một số yếu tố khác
4.1. Quy trình thực hiện đấu thầu
Về nguyên tắc trình tự tham gia đấu thầu thì công ty vẫn tuân theo những trình tự cơ bản theo quy định của pháp luật, song trong quá trình tìm kiếm thông tin về đấu thầu , chuẩn bị hồ sơ dự thầu vẫn có nhiều điểm khác biệt.
4.1.1. Quá trình thu thập, tìm kiếm thông tin đấu thầu
Thông tin đấu thầu thường được đăng tải rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng, do đó việc tìm kiếm các gói thầu như thế này không phải là khó. Công ty tìm kiếm thông tin về các dự án qua rất nhiều kênh khác nhau như: truyền hình, báo chí chuyên về đấu thầu, trang web về đấu thầu của nhà nước và thông tin qua các mối quan hệ đã có với khách hàng.
Do có mối quan hệ khá rộng rãi và có uy tín với nhiều chủ đầu tư, đặc biệt là các chủ đẩu tư là cơ quan nhà nước nên công ty xây dựng Lũng Lô nhận được khá nhiều mối thầu từ hình thức này. Khi nhận được những công trình từ hình thức này, công ty thường không phải lo lắng cho phần còn lại của quy trình đấu thầu nữa bởi họ đã được chủ đầu tư ngầm chọn và đấu thầu chỉ mang hình thức “cho có”. Đây có thể là thế mạnh của công ty, nhưng cũng chính vì thế mạnh này khiến cho công ty rất chủ quan trong việc nâng cao khả năng đấu thầu trên thị trường tự do của mình. Do vậy khả năng chiến thắng trong hình thức đấu thầu tự do thường thấp hơn.
Sau quá trình tìm hiểu và thu thập xử lý thông tin về gói thầu, công ty sẽ tính toán xem có nên tham gia tranh thầu gói thầu đó không trên cơ sở tính toán và một số chỉ tiêu và so sánh khả năng đáp ứng các yêu cầu của công ty với các đối thủ cạnh tranh. Nếu nhận thấy có khả năng thắng thầu thì sẽ tham gia dự thầu và tiến hành mua hồ sơ dự thầu cũng như làm các thủ tục pháp lý để tham gia đấu thầu.
Hiện nay công ty có một phòng Kế hoạch kỹ thuật và chỉ có 2 người chuyên trách về mảng đấu thầu. Với tiền lệ các công trình nhận được chủ yếu là chỉ định thầu nên họ chỉ có nhiệm vụ nhận dự án từ cấp trên và tiến hành nghiên cứu, lập hồ sơ tham dự thầu trong hoàn cảnh “đã chắc chắn thắng thầu”. Còn đối với các dự án dưới hình thức là đấu thầu tự do, họ nhận chỉ định từ cấp trên và tiến hành làm hồ sơ dự thầu. Như vậy công đoạn quan trọng nhất của quy trình đấu thầu là tìm kiếm thông tin, nghiên cứu các cơ hội đấu thầu thì đều do cấp trên thực hiện , phòng đấu thầu gần như đứng ngoài cuộc. Điều đó khiến cho họ trở nên thụ động, chỉ ngồi chờ, chứ không tự tìm kiếm các cơ hội đấu thầu mới. Trong khi các doanh nghiệp khác không ngừng nâng cao năng lực đấu thầu của mình bằng cách tổ chức lại hiệu quả hơn bộ phận đấu thầu, đầu tư mua sắm máy móc thiết bị, tuyển dụng và đào tạo một đội ngũ cán bộ có trình
độ, năng động và nhiệt tình,… với mục đích giành chiến thắng trong đấu thầu thì ở công ty xây dựng Lũng Lô, nó lại chưa được quan tâm đúng mức.
4.1.2. Đăng ký dự thầu, mua hồ sơ
Sau khi bên tổ chức đấu thầu đưa ra hồ sơ mời thầu và doanh nghiệp đã cân nhắc quyết định tham gia đấu thầu thì họ tiến hành đăng ký dự thầu và mua mẫu hồ sơ dự thầu.
4.1.3. Lập hồ sơ dự thầu, xác định giá bỏ thầu.
Đây là công đoạn phức tạp và là bước quyết định khả năng thắng thầu của công ty. Bước này gồm 3 giai đoạn:
- Nghiên cứu hồ sơ, lập báo cáo. - Phân công nhiệm vụ.
- Triển khai chi tiết.
Sau khi ra quyết định tham gia đấu thầu, trưởng phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ nghiên cứu các thông tin và các yêu cầu trong hồ sơ để lập báo cáo đưa lên cấp trên xem xét. Sau đó sẽ căn cứ vào yêu cầu của hồ sơ mời thầu và tình hình công việc để giao nhiệm vụ, yêu cầu cho từng người, đồng thời giám sát tiến độ thực hiện công việc của từng bộ phận để có kế hoạch đôn đốc chỉnh sửa kịp thời.
Sau khi nhận nhiệm vụ cụ thể, từng người, từng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm nghiên cứu những nội dung liên quan đến chuyên môn riêng trong hồ sơ mời thầu , đồng thời triển khai các phần việc của mình để có thể đảm bảo được đầy đủ các phần trong hồ sơ dự thầu.
Trong phần lập hồ sơ dự thầu thì mục lập giá bỏ thầu là quan trọng nhất. Để có thể chiến thắng thì giá bỏ thầu của công ty phải là mức giá thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng công trình theo yêu cầu. Hiện nay công ty thường tính toán giá dự thầu một cách rất cứng nhắc, chỉ dựa vào bảng dự toán xây dựng cơ bản và thông báo giá trong từng thời kỳ hoặc giá các công trình tương tự. Do đó, nhiều công trình đã trượt thầu vì công ty đưa ra giá cao hơn các nhà thầu khác.
Như vậy, nếu công ty có năng lực tài chính vững mạnh, có hệ thống máy móc thiết bị hiện đại và đầy đủ, có đội ngũ công nhân viên giỏi và lành nghề, có sự tổ chức và quản lý một cách có khoa học, có các mối quan hệ tốt với các đối tác và nhà cung cấp thì mới có thể lập nên một hồ sơ dự thầu có sức mạnh áp đảo, thể hiện được một năng lực đấu thầu vượt trội.
4.1.4 Trình duyệt hồ sơ
Sau khi phòng kế hoạch kỹ thuật tính toán xong giá bỏ thầu và hòan thiện hồ sơ dự thầu, hồ sơ được trình lên cho ban giám đốc để kiểm tra và đóng dấu xác nhận. Ban giám đốc tiến hành kiểm tra chi tiết và xác nhận những thông tin được đưa ra trong hồ sơ dự thầu là chính xác.
4.1.5. Đóng gói, giao nộp và lưu hồ sơ
Hồ sơ dự thầu sau khi đuợc ban giám đốc công ty duyệt được đem nộp cho ban tổ chức đấu thầu. Quá trình in ấn, đóng gói và toàn bộ thông tin trong hồ sơ dự thầu phải hoàn tòan được bảo mật cho đến khi mở thầu.
4.1.6. Tham gia mở thầu
Công ty tham gia đấu thầu được cử người đến tham gia mở thầu. Các gói thầu được dán niêm phong trước đó và được mở công khai vào ngày tổ chức mở thầu này. Thực hiện điều này làm tăng tính minh bạch và công bằng trong đấu thầu, tránh trường hợp có sự thông đồng giữa những nhà thầu khác và ban tổ chức đấu thầu.
4.1.7. Tiếp nhận kết quả đấu thầu
- Trong trường hợp trúng thầu, lãnh đạo công ty có trách nhiệm thương thảo hợp đồng và ký hợp đồng với chủ đầu tư, sau đó chuyển cho phòng kế hoạch kỹ thuật.
- Trong trường hợp không trúng thầu, phòng kế hoạch kỹ thuật sẽ thực hiện việc phân tích nguyên nhân trượt thầu dựa trên kết quả mở thầu, biên bản kiểm tra, hồ sơ lưu để tìm biện pháp khắc phục, rút kinh nghiệm trong những lần đấu thầu tiếp theo.