* Mục tiêu
Để giúp cho CTQL được khoa học và giải phóng bớt công sức lao động cho những người làm công tác quản lý SVNT, Trung tâm đã xây dựng phần mềm quản lý KTX phiên bản 1 và đang nâng cấp phiên bản 2 (dự kiến đưa vào
77
sử dụng trong tháng 12/2014). Phần mềm quản lý KTX đã rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy và giảm bớt công việc bàn giấy; kiểm soát thông tin về số lượng phòng và thông tin về sinh viên nhanh chóng, chính xác; Cho phép kiểm soát quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho báo cáo quản lý, tránh được việc phòng trống, phòng thừa người, thiếu người...
* Nội dung thực hiện
Để xây dựng phần mềm quản lý HSSV nội trú theo Quyết định số 58/2007/QĐ-BGDĐT của Bộ GD&ĐT ngày 12/10/2007 ban hành qui định về hồ sơ HSSV và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ HSSV, phải phân tích nhu cầu của người sử dụng, trách nhiệm của phòng chức năng, đặc biệt là của Ban quản lý KTX.
- Phần mềm “Quản lý KTX”: dành cho bộ phận quản lý SV, gồm các chức năng chính: Quản lý hồ sơ SV dưới dạng số hóa và hình ảnh; quản lý việc đăng ký, thu nhận SV mỗi học kỳ; quản lý phòng ở SV; quản lý thông tin ra vào cổng của SV; báo cáo thống kê SV lưu trú theo học kỳ, năm học; quản lý cơ sở vật chất..., kết quả: tốt, nhanh, chính xác, không xảy ra sai sót, sự cố.
- Xây dựng Hệ thống camera an ninh trong toàn bộ khu vực KTX để hỗ trợ CTQL đặc biệt là các khu nhà cao tầng tại KTX Mỹ Đình (khu nhà cao 21 tầng). Kiểm soát việc ra - vào các khu nhà ở bằng thẻ từ nhằm ngăn chặn đối tượng không phải là SVNT vào trong KTX (khách đến thăm xuất trình giấy tờ sẽ được phát thẻ vào).
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển như vũ bão, quy mô của Trung tâm dự kiến tăng thêm khoảng 3.800 chỗ ở cho SVNT vào năm 2015 khi khu KTX Mỹ Đình đi vào hoạt động (tiếp đó là một số khu KTX đã hoàn thiện trên Hòa Lạc) và với lượng SV của các đơn vị đào tạo trong ĐHQGHN ngày càng tăng thì việc ứng dụng tin học vào việc QLSV là một yêu cầu cấp bách.
78
* Cách tiến hành
- Xây dựng hệ thống phần mềm “Quản lý KTX” - Xác định yêu cầu của phần mềm quản lý KTX + Quản lý SV hiện ở trong KTX
+ Quản lý SV vào, ra khỏi KTX trong kỳ + Quản lý SV được khen thưởng, bị kỷ luật + Quản lý SV đã nộp tiền nhà hay chưa.
+ Quản lý thông tin về nhân viên quản lý tất cả các nhà + Tài sản, trang thiết bị và theo dõi kế hoạch sử dụng.
+ Lưu trữ dữ liệu về SVNT trong 10 năm (phục vụ cho việc kết nối Câu lạc bộ cựu SV và các nội dung khác khi cần).
Hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu sau:
+ Giao diện người và máy được thiết kế một cách khoa học, thân thiện người sử dụng, có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày.
+ Hệ thống có thể đáp ứng được nhu cầu tìm kiếm đa dạng. Cho biết thông tin về 1 SV bất kỳ, đưa ra được các báo cáo thống kê nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.
+ Cho phép in báo cáo
+ Hệ thống phải dễ sử dụng, khả năng truy nhập dữ liệu nhanh chóng và chính xác, các thao tác cần đơn giản.
+ Cung cấp kịp thời các thông tin tổng hợp, báo cáo kết quả chính xác theo yêu cầu.
+ Tự động hóa các công việc như tổng hợp, báo cáo, tra cứu, tìm kiếm các thông tin.
* Điều kiện thực hiện
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý KTX là một nhu cầu cấp bách, đòi hỏi có sự quan tâm của lãnh đạo ĐHQGHN, của TTHTSV và sự thống nhất về đầu tư, sự quyết tâm trong xây dựng kế hoạch hoạt
79
động của Ban quản lý KTX và các đơn vị đào tạo. Đây cũng là việc làm thiết thực nâng cao năng lực quản lý, góp phần nâng cao chất lượng đào tào, rèn luyện, phục vụ SVNT, góp phần đổi mới tư duy quản lý để nâng tầm quản lý KTX lên một bước phát triển mới. Với trang thiết bị hoàn chỉnh, hệ thống quản lý an ninh chặt chẽ, quản lý theo phương thức hiện đại, với mong muốn SV tại TTHTSV được phục vụ, được giáo dục, chăm sóc tốt hơn trong môi trường nội trú. Trên nền tảng ứng dụng mạnh mẽ CNTT, các khu KTX của Trung tâm sẽ vận hành theo mô hình đồng bộ: quản lý, dịch vụ, phục vụ, lấy sự hài lòng của SV lưu trú làm thước đo để tiến tới chuyên nghiệp hóa công tác quản lý KTX, trong sự phát triển đi lên của Trung tâm nói riêng và của ĐHQGHN nói chung.