9. Hệ thống sổ bao gồm
GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƢỞNG THỦ QUỸ NGƢỜI LẬP PHIẾU NGƢỜI NỘP TIỀN (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu số 16: Sổ quỹ tiền mặt
Tóm lại từ các phiếu thu tiền mặt, và hóa đơn xuất bán hàng hóa, hàng ngày kế toán công nợ vào phần Báo cáo quản trị theo thời gian trên giao diện chính, vào phần báo cáo Bán hàng và báo cáo theo khách hàng.
2.2.2.3.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu a. Chiết khấu thương mại
Để thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng doanh thu và mở rộng thị phần, công ty có lập bảng quy định mức chiết khấu thƣơng mại cho từng đối tƣợng khách hàng, và theo số lƣợng hàng mua. Cụ thể mức chiết khấu . đối với bán hàng cho các tỉnh chiết khấu 4%, còn khách hàng mua buôn hoặc bán lẻ lớn chiết khấu 2,5%, tuy nhiên mức chiết khấu đó cũng có thể thay đổi tùy theo đối tƣợng khách hàng và loại sản phẩm. Mặt khác do quy mô hoạt động của công ty không
lớn, nên để thuận lợi cho việc hạch toán, doanh nghiệp thực hiện chiết khấu thƣơng mại bằng cách giảm giá hàng bán ghi ngay trên hóa đơn.
b. Hàng bán bị trả lại
Khi hàng hóa tiêu thụ và đã xác định đƣợc doanh thì khi nhập hàng lại sẽ làm giảm trừ doanh thu, đồng thời khi nhập lại hàng thì phải ghi giảm giá vốn hàng bán.
Đối với hạch toán kế toán, kế toán công ty sử dụng các tài khoản và các sổ sách nhƣ sau:
Tk 5212:hàng bán bị trả lại
TK 511: doanh thu bán hàng
TK 1561,632, 3331,111…
Phiếu nhập kho, sổ nhật kí chung, sổ cái TK 521
Khi khách hàng trả lại hàng bán do hàng bị hỏng hoặc do không đạt chất lƣợng, thủ kho làm nghiệp vụ kiểm hàng và lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại. Sau đó thủ kho đƣa phiếu nhập kho lên phòng kế toán, kế toán căn cứ vào các biên bản điều chỉnh, hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán sẽ đăng nhập vào phần mềm,tổng hợp ghi vào sổ nhật kí chung, và cuối tháng sẽ tồng hợp sang sổ cái TK 521- Các khoản giảm trừ doanh thu theo định khoản sau:
Nợ TK 5212 Nợ TK 33311
Có TK 111, 112, 131,…
Và đến cuối kỳ sẽ kết chuyển các khoản giảm trừ này vào TK 511 để xác định doanh thu thuần trong kỳ
Nợ TK 511 Có TK 5212
Cụ thể, ngày 21/11/2011, công ty dƣợc phẩm Thiên Phú xuất kho hàng bán 10 hộp Mãnh lực +KM4 hộp cho nhà thuốc 120 Âu Cơ, tổng giá thanh toán là 520.000đ. Tuy nhiên sau đó, nhà thuốc 120 Âu Cơ có phát hiện ra sản phẩm bị hỏng và mang trả. Kế toán tiến hành định khoản.
Nợ TK 5212 520.000
Có TK 131 (120 Âu Cơ) 520.000
Đồng thời, kế toán lập phiếu xuất kho hàng bán bị trả lại và đăng nhập phần mềm kế toán theo trình tự sau:
1. Trên giao diện Fast, vào mục kế toán bán hàng và công nợ phải thu 2. Kích chuột vào phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại sau đó vào mục “mới” 3. Mã khách, Ngƣời giao hàng: dùng chức năng tìm kiếm F5 và nhập tên khách
hàng để tìm mã khách,nhân viên giao hàng 4. Diễn giải
5. Số hóa đơn: chính là ngày bán lô hàng bị trả lại, dùng F5 để tìm kiếm 6. Nhập mã nx dùng chức năng tìm kiếm F5 và nhập tên tài khoản 131 để tìm
mã nx 13111
7. Nhập mã vật tƣ: dùng chức năng tìm kiếm F5, sau đó nhập tên vật tƣ , hàng hóa để tìm mã vật tƣ
8. Sau đó nhập mã kho, mã vụ việc, số lƣợng xuất kho và giá bán 9. Nhấp nút “Lƣu” để lƣu phiếu nhập kho