kế toán máy
Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định của công ty.
Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán máy và kế toán bán hàng nói riêng là việc nâng cao hiệu suất của công tác kế toán máy thông qua tính năng ƣu việt của máy tính và kĩ thuật tin học. Trong điều kiện nền kinh tế nƣớc ta đang hội nhập
với nền kinh tế thế giới thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tròn kế toán là việc làm cần thiết để bảo đảm cho sự phát triển bền vững doanh nghiệp. Song việc áp dụng công nghệ thông tin vào kế toán máy càng cao bao nhiêu thì đòi hỏi trình độ của nhân viên kế toán càng cao bấy nhiêu để làm chủ công nghệ, phát huy đƣợc thế mạnh của tin học vào sự phát triển của doanh nghiệp.
Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng kế toán máy để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng. Việc áp dụng kế toán máy giúp cho doanh nghiệp giúp cho kế toán viên giảm bớt khối lƣợng công việc tính toán đơn thuần đi rất nhiều. Tuy vậy ở một số doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán máy còn chƣa hiệu quả. Đặc biệt là các doanh nghiệp mà hệ thống sổ sách còn chƣa hoàn thiện, kế toán tổng hợp lơ là trong việc kiểm tra số liệu thì việc áp dụng kế toán máy rơi vào tình trạng không thể kiểm soát, hạch toán sai đối tƣợng dẫn đến số liệu báo cáo không chính xác.
Do vậy để xây dựng một hệ thống kế toán máy tốt cần:
1. Tham khảo các doanh nghiệp có hệ thống kế toán mạnh trong cùng ngành kinh doanh. Từ đó xác định phần mềm kế toán máy phù hợp cho doanh nghiệp mình.
2. Tổ chức mã hóa các mặt hàng cần quản lý: mã hóa là hình thức thể hiện việc phân loại gắn kí kết, xếp lớp các đối tƣợng quản lý. Mã hóa các đối tƣợng quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng chính xác không lẫn giữa các đối tƣợng, tăng tốc độ xử lý, giảm quá trình nhập liệu, tiết kiệm bộ nhớ. Việc mã hóa phải đảm bảo tính thống nhất, nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán và phàn mềm quản trị dữ liệu.
3. Yếu tố con ngƣời: hƣớng dẫn chi tiết, cụ thể kế toán viên về nhiệm vụ hạch toán của mình, hƣớng dẫn họ cách tự kiểm tra giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán. Ngƣời quản lý phải thƣờng xuyên kiểm tra, theo dõi việc
hạch toán nhất là giai đoạn đầu áp dụng, để kịp thời sửa chữa các sai sót đồng thời có những điều chỉnh cần thiết, hợp lý để hệ thống kế toán máy thực sự phát huy hiệu quả.
Trong quá trình hạch toán cần chú ý một số vấn đề sau:
1. Tùy vào yêu cầu quản trị hàng hóa mà mỗi loại hàng hóa đƣợc chia thành các nhóm, thứ một cách chi tiết. Trên cơ sở phan loại nhƣ vậy, doanh nghiệp cần mã hóa từng loại hàng hóa, đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học vào công tác kế toán máy.
2. Trên cơ sở danh mục các hàng hóa đƣợc mã hóa nhƣ vậy, xây dựng hệ thống mã số của từng loại, nhóm, thứ, vật liệu trên phần mềm kế toán máy đƣợc thuận lợi. Khi bắt đàu đƣa chƣơng trình kế toán máy vào hoạt động, cùng với việc tạo ra các danh mục khác, hàng hóa hàng hóa đƣợc tạo ra dựa vào danh mục hệ thống hàng hóa đã đƣợc xây dựng của doanh nghiệp. Trong quá trình nhập liệu vào bất cứ lúc nào, danh mục có thể thƣờng xuyên đƣợc mở rộng bằng cách nhập thêm các nhóm, loại, thứ hàng hóa khác nhau.
3. các chứng từ đƣợc sử dụng trong phần mềm kế toán cũng đƣợc cài đặt ngay từ khi bắt đầu sử dụng kế toán máy tùy theo yêu cầu. Việc thiết kế ra một danh mục các loại chứng từ là vô cùng quan trọng, quá trình nhập liệu nhanh hay chậm là phụ thuộc vào các yếu tố đặt sẵn ở danh mục chứng từ. Chứng từ sử dụng trong kế toán máy có thể thêm bớt, phân loại một cách chi tiết, có thể đặt nhiều tham số cho mỗi loại chứng từ nhƣ định khoản sẵn, chọn sẵn kho hàng, bộ phận của công ty... Một số loại cơ bản thƣờng có sẵn trong danh mục chứng từ nhƣ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu tiền, phiếu chi tiền...
CHƢƠNG 2