9. Hệ thống sổ bao gồm
SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOẢN
Tài khoản:511-Doanh thu bán hàng và cung cấp hàng hóa dịch vụ
Đối tƣợng: Intimax Tháng 11 năm 2011
Đơn vị : đồng
Chứng từ gcàhchcáhK Diễn giải
SL Đơn giá DT chƣa thuế Ngày Số
Số phát sinh
01/11 HD 265 Nguyễn Thị Huệ-HUEO Xuất bán 10 chai Intimax 10 78.000 780.000 01/11 HD266 Phan Thị Ngọc Thuận-TDV26 Xuất bán 30 chai Intimax+ ck 45% 30 102.000 1.683.000 01/11 HD267
Nhà thuốc 42 Quang Trung- 42QT
xuất bán 20 chai intimax +KM 6
chai 20 102.000 2.040.000
04/11 HD272
Nhà thuốc 63 Quốc Tử Giám- HN-63QTG
Xuất bán 20 chai Intimax + KM 6
chai 10 102.000 2.244.000
04/11 HD273
Haphaco Cnhanh2-
HAPHACO Hàng kì gửi 10 chai Intimax 10 102.000 1.020.000
04/11 HD274 Bùi Văn Tuấn-NV03
Xuất bán 24 chai Intimax + CK
35% 24 102.000 1.591.200
07/11 HD275
Nhà thuốc Nghĩa Hƣng-
Quỳnh Mại-NGHUNGQM Xuất bán 10 chai Intimax+KM 3 chai 10 102.000 1.020.000
… … … … … … …
28/11 HD434
Nhà hộ sinh A12- L Anh-
NHSA12 Xuất bán 24 chai Intimax 24 102.000 2.448.000
Tổng số phát sinh
NGƢỜI GHI SỔ KẾ TOÁN TRƢỞNG GIAM DỐC
(Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.2.3.2 Kế toán thanh toán với người mua
Bên cạnh việc theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa, thì việc theo dõi tình hình công nọ với khách hàng là rất quan trọng , bởi việc đẩy mạnh tiêu thụ sẽ trở nên vô nghĩa khi sản phẩm bán ra mà công ty không thu hồi đƣợc nợ hoặc nếu khách hàn chiếm dụng vốn quá nhiều sẽ làm giảm hiệu quả kinh doanh của công ty. Đồng thời, với phƣơng thức bán lẻ trực tiếp là chủ yếu kết hợp với phƣơng thức thanh toán trả chậm là chính do đặc thù của công ty là bán hàng dƣợc phẩm, nên hàng bán chủ yếu thông qua các trình dƣợc viên. Do đó, hàng bán sẽ đƣợc giao cho các trình dƣợc viên theo yêu cầu và đủ điều kiện ghi nhận là doanh thu và đƣợc ghi nhận vào TK 131- Phải thu của khách hàng, khi đó doanh nghiệp sẽ bị chiếm dụng một khoản vốn tƣơng đối lớn cho đến khi các đại lý, khách hàng trả đƣợc tiền.
Việc theo dõi công nợ chi tiết cho từng khách hàng đƣợc tiến hành ở sổ chi tiết công nợ, theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng ở sổ chi tiết 131. Tài khoản này đƣợc mở sổ chi tiết cho từng đối tƣợng trình dƣợc viên-nhân viên bán hàng hoặc các đại lý (xem mã hóa giao diện nhân viên bán hàng)
Cuối kì ,căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết, kế toán sẽ lên bảng tổng hợp công nợ và vào sổ cái TK 131-Phải thu khách hàng
Cụ thể, cũng theo ví dụ 1, căn cứ vào hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, tại thời điểm sau khi ghi nhậndoanh thu, kế toán sau khi nhận đƣợc chứng từ gốc đăng nhập vào phần mềm,phần mềm sẽ tự kết xuất dữ liệu sang sổ chi tiết 131 theo từng đối tƣợng
Biểu số 13: Sổ chi tiết 131