9. Hệ thống sổ bao gồm
SỔ CHI TIẾT CỦA MÔT TÀI KHOẢN
TK 131-Phải thu ngắn hạn khách hàng Nhân viên: Anh Khoa
Đơn vị tính:đồng
Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ.ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
số dư đầu kỳ 1.650.000
số phát sinh
01/11 HD 267 Nhà thuốc 42 Quang Trung Xuất bán 20 chai Intimax+KM 6 chai 5111 2.040.000 07/11 HD275
Nhà thuốc Nghĩa Hưng-Quznh Mai-
NGHUNGQM Xuất bán 10 chai Intima + Km 3 chai 5111 1.020.000
08/11 HD280 Nhà hộ sinh A12-L Anh-NHSA12 Xuất bán 24 chai Intimax 5111 2.448.000 09/11 PT286 Nhà hộ sinh A12-L Anh-NHSA12 Thu tiền Intimax theo HD231 T10 1111 2.448.000
… … … … … … …
15/11 HD303 NT 233Kim Ngưu-233 Xuất 60 mãnh lực+KM 24h 5111 3.120.000
… .. … … … … …
29/11 PT398 NT 233Kim Ngưu-233 Thu tiền PXK370 T11 1111 3.120.000
30/11 PT411
NT Tư nhân Vĩnh Linh xóm 13 Thanh
Trì-13VINHLH Thu trước tiền PXK386 T12 1111 3.500.000
Tổng số phát sinh 25.604.200 26.120.000
số dư cuối kz 594.200
Ngày...tháng...năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Sau khi đăng nhập dữ liệu chứng từ trên phần mềm kế toán, tại phần “ xử lý in”, nếu chọn mục đã ghi sổ cái, thì dữ liệu cũng sẽ kết xuất sang luôn. Nếu không, đến ngày cuối cùng của tháng, phần mềm sẽ tự động kết xuất sang. Để kiểm tra dữ liệu trên sổ cái 131, trên giao diện phần mềm, ta chọn mục “ Báo cáo tổng hợp”, chọn “sổ cái của một tài khoản”, điền các tham số lần lƣợt vào tên “tài khoản” 131, “từ ngày”, “đến ngày”, “gộp tài khoản” chọn 0, “mã đơn vị”, “mẫu báo cáo”, kích đúp chuột vào “nhận”, sẽ hiện ra sổ cái TK 131
Biểu số 14 : Sổ cái TK 131
Khi khách hàng trả nợ tiền hàng bằng tiền mặt trên cơ sở hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, bảng kê hóa đơn bán hành, số tiền khách hàng trả, kế toán lập phiếu thu sau khi đã tiền hành điền đầy đủ các thông tin theo trình tự sau: loại phiếu thu, mã khách hàng, địa chỉ, ngƣời nộp tiền, lý do nộp tiền, tk nợ, ngày hạch toán, ngày lập phiếu thu, số phiếu thu… Phiếu thu đƣợc lập thành 3 liên chuyển cho kế toán trƣởng kí. Khi đã nhận đủ tiền, thủ quỹ kí tên vào phiếu
thu. Một liên lƣu lại nơi lập phiếu, một liên giao cho khách hàng, một liên thủ quỹ giữ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt để nhập số liệu. Hệ thống máy tính sẽ tự động kết xuất sang sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt hay sổ cái tiền mặt.
Biểu số 15: Phiếu thu tiền mặt
Công ty CP SX & TM DƢỢC PHẨM THIÊN PHÚ Liến số: 1
Số 117, lô C2, Khu quy hoạch Đại Kim, Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội Số phiếu: PT 286
Tài khoản nợ: 1111
PHIẾU THU
Ngày 09 tháng 11 năm 2011
Họ, tên ngƣời nộp tiền: Nhà hộ sinh A12-Lanh Địa chỉ: số 15 Khâm Thiên, Hà Nội
Về khoản: Thu tiền hàng Intimax theo HD231 T10
Nội dung Tài khoản Số tiền
Thu tiền hàng Intimax theo HD231 13111-Phải thu ngắn hạn của khách hàng 2.448.000
Kèm theo:0 chứng từ gốc. Số chứng từ gốc: Tổng tiền:2.448.000 Thuế:
Tổng cộng số tiền:2.448.00
Tổng số tiền(viết bằng chữ): hai triệu bốn trăm bốn mươi tám nghìn đồng chẵn