2- Phòng VTTB Kiểm tra hồ sơ hàng về công trường
2.2.4.Thủ tục quản lý các thiết bị dự phòng của nhà máy
Khâu cuối cùng chính là quản lý các thiết bị dự phòng của nhà máy. Nếu như công việc quản lý thiết bị được thực hiện một cách hợp lý sẽ có tác dụng to lớn đến hiệu quảcông việc của nhà máy. Mặt khác qua việc quản lý thiết bị còn xác định được hiệu quả hoạt động của dự án và thông tin về công việc được cập nhật thường xuyên hơn qua đó để đánh gía được tính hiệu quả và hợp lý của công việc qua giai đoạn từ đó có những kiến nghị hoàn thiện công việc nhập khẩu và có được kế hoạch vật tư kỹ thụât , giúp cho việc nâng cao trình độ khoa học kỹ thuạt của sản xuất, han chế thừa thiếu gây ứ đọng vật tư kỹ thuật.
Sơ đồ 2. 5 : Quy trình thủ tục quản lý các thiết bị dự phòng của nhà máy
STT Các đơn vị liên quan Trình tự thực hiện
1 - Tổng thầu EPC 2 - Phòng VTTB; - Phòng Kỹ thuật; - Tư vấn ; - Tổng thầu EPC. 3 - Phòng VTTB; - Phòng Kỹ thuật; - Tư vấn. Lập danh mục thiết bị dự phòng
Phê duyệt các thiết bị dự phòng đáp ứng Hợp đồng Trình Tập đoàn phê duyệt những danh mục thiết bị dự phòng sai khác so với Hợp đồng Bàn giao các danh mục thiết bị dự phòng đáp ứng y/c của HĐ Chấp nhận các thiết bị dự phòng sai khác so với HĐ đã
được EVN phê duyệt Bàn giao các danh mục thiết
bị dự phòng sai khác Hợp đồng EVN chấp nhận
Tổ chức lưu kho, bảo quản các thiết bị dự phòng
Kiểm tra, làm rõ các danh mục thiết bị dự phòng
4 - Phòng VTTB; - Phòng Kỹ thuật; - Tư vấn; - Tổng thầu EPC; - Ban CBSX. 5 - Phòng VTTB 6 - Phòng VTTB, KT, TCKT; - Tư vấn; - Tổng thầu EPC; - Ban CBSX.
Nguồn : Phòng VTTB- Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1
Đầu tiên là lập danh mục thiết bị dự phòng : tùy theo thỏa thuận giữa Chủ
đầu tư và tổng thầu EPC trong Hợp đồng (thường là trong vòng 1 năm kể từ ngày ký Hợp đồng), Tổng thầu EPC trình cho Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1/Tư vấn danh mục thiết bị dự phòng cho dự án trên cơ sở việc triển khai chi tiết số lượng, chủng loại, đặc tính kỹ thuật … của danh mục thiết bị dự phòng qui định trong Hợp đồng để Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1/Tư vấn xem xét phê duyệt.
Hai là kiểm tra, làm rõ các danh mục thiết bị dự phòng : Căn cứ vào danh
mục thiết bị dự phòng trong Hợp đồng, các biên bản thương thảo liên quan đến vấn đề VTTB dự phòng (nếu có), các điều khoản trong Hồ sơ mời thầu về hàng dự phòng, các bản vẽ thiết kế; phòng VTTB có trách nhiệm chủ trì đôn đốc, phối hợp Tư vấn và phòng Kỹ thuật kiểm tra, xem xét danh mục thiết bị dự phòng cho dự án mà Tổng thầu EPC trình, tổ chức làm rõ chi tiết với Tổng thầu EPC nếu thấy cần thiết.
Ba là phê duyệt các VTTB dự phòng đáp ứng yêu cầu của Hợp đồng :
Trường hợp danh mục thiết bị dự phòng Tổng thầu trình đáp ứng được yêu cầu Hợp đồng hoặc chỉ có một số sai khác nhỏ thuộc thẩm quyền phê duyệt của Ban quản
lý dự án Nhiệt điện 1, căn cứ vào ý kiến của Tư vấn và Kỹ thuật, phòng VTTB trình lãnh đạo Ban phê duyệt danh mục thiết bị dự phòng của dự án và làm công văn thông báo phê duyệt và yêu cầu bàn giao hàng gửi cho Tổng thầu. Trường hợp danh mục thiết bị dự phòng Tổng thầu trình có nhiều sai khác so với Hợp đồng, căn cứ vào ý kiến chi tiết của Tư vấn và phòng Kỹ thuật về từng mục hàng, phòng VTTB trình lãnh đạo Ban ký công văn phê duyệt các danh mục thiết bị dự phòng đáp ứng yêu cầu của Hợp đồng và đề nghị Tổng thầu bàn giao các VTTB dự phòng này. Đối với các danh mục thiết bị dự phòng sai khác so với Hợp đồng, phòng VTTB trình lãnh đạo Ban ký tờ trình đề nghị Tập đoàn phê duyệt.
Bốn là bàn giao các danh mục thiết bị dự phòng đáp ứng y/c của Hợp đồng/Trình Tập đoàn phê duyệt những danh mục thiết bị dự phòng sai khác so với Hợp đồng : Việc bàn giao các thiết bị dự phòng đáp ứng y/c của Hợp đồng
và trình Tập đoàn phê duyệt những danh mục thiết bị dự phòng thường được tiến hành đồng thời với nhau do việc phê duyệt và bàn giao các thiết bị dự phòng mất rất nhiều thời gian.
* Đối với các danh mục thiết bị dự phòng đáp ứng y/c của Hợp đồng:
- Phòng VTTB chịu trách nhiệm đôn đốc Tổng thầu EPC tổ chức bàn giao hàng. Việc bàn giao thường được tiến hành theo hình thức giao tay ba giữa Tổng thầu EPC, Ban QLDA/Tư vấn (nếu Hợp đồng Tư vấn qui định trách nhiệm Tư vấn phải tham gia quá trình bàn giao hàng) và Ban CBSX (trong trường hợp Ban chỉ là đại diện cho Chủ đầu tư quản lý quá trình xây dựng dự án và bàn giao nhà máy cho đơn vị khác vận hành). Các bên tham gia giao nhận sẽ lập và ký các biên bản bàn giao VTTB dự phòng theo từng hạng mục để dễ quản lý.
- Trường hợp có một số mục VTTB dự phòng Tổng thầu không có hàng để giao mà Tổng thầu xin đề xuất đổi bằng các VTTB dự phòng khác: Nếu là những mục nhỏ thì sau khi có ý kiến chấp nhận của Tư vấn, phòng Kỹ thuật và Ban CBSX (nếu thấy cần có ý kiến của Ban CBSX), phòng VTTB trình lãnh đạo Ban duyệt và thông báo cho Tổng thầu bàn giao hàng. Những sai khác lớn có thể báo cáo Tập đoàn phê duyệt nếu cần thiết.
* Đối với các danh mục thiết bị dự phòng sai khác với Hợp đồng (bao gồm cả các mục thiết bị dự phòng Tổng thầu xin đổi nêu trên):
- Phòng VTTB chịu trách nhiệm tổng hợp các ý kiến giải trình, làm rõ của Tổng thầu, ý kiến đánh giá của Tư vấn và phòng Kỹ thuật, lập tờ trình Tập đoàn để
xin phê duyệt những danh mục thiết bị dự phòng sai khác với Hợp đồng mà Ban QLDA/Tư vấn đánh giá là có thể chấp nhận được.
- Sau khi được Tập đoàn phê duyệt, phòng VTTB làm công văn thông báo cho Tổng thầu về việc chấp nhận các danh mục thiết bị dự phòng sai khác so với yêu cầu của Hợp đồng và đề nghị Tổng thầu bàn giao hàng.
- Phòng VTTB tổ chức việc bàn giao tay ba, lập các biên bản bàn giao thiết bị dự phòng tương tự như đối với các danh mục thiết bị dự phòng đáp ứng yêu cẩu của Hợp đồng đã nêu trên.
Năm là tổ chức lưu kho, bảo quản các VTTB dự phòng: Trường hợp Ban
QLDA tiếp quản và vận hành nhà máy sau khi dự án hoàn thành thì phòng VTTB phải tổ chức lưu kho và bảo quản các VTTB dự phòng đã nhận từ Tổng thầu. Các thiết bị dự phòng có thể được sắp xếp trong kho theo hạng mục thiết bị (VD: VTTB dự phòng cho lò hơi, VTTB dự phòng cho tua bin…) hoặc theo công nghệ (cơ nhiệt, điện, đo lường điều khiển …) và phải được buộc mã số trên từng VTTB dự phòng và quản lý mã số trên máy tính để có thể dễ dàng và thuận tiện nhất khi lấy hàng.
Cuối cùng là đối chiếu, quyết toán VTTB dự phòng với các bên liên quan: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi bàn giao xong các VTTB dự phòng cho toàn bộ dự án, phòng chủ trì chịu trách nhiệm tổ chức đối chiếu với Tổng thầu EPC, Ban CBSX về các VTTB dự phòng đã bàn giao so với danh mục thiết bị dự phòng đã được duyệt (bao gồm cả các mục VTTB dự phòng Tổng thầu xin đổi) để lập danh mục hàng dự phòng cuối cùng của dự án (bao gồm toàn bộ các mục VTTB dự phòng thực tế đã bàn giao) để các bên liên quan ký (Ban QLDA/Tư vấn, Ban CBSX, Tổng thầu EPC).
- Phòng chủ trì phải thường xuyên cập nhật, quản lý việc bàn giao VTTB dự phòng trên máy tính và lưu trữ đầy đủ các hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt và giao nhận VTTB dự phòng của dự án phục vụ cho công tác quyết toán VTTB dự phòng của dự án
2.3. ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU THIẾT BỊ CỦA NHÀ MÁY