CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU THIẾT BỊ CỦA NHÀ MÁY NHIỆT ĐIỆN
3.1.2.Hiệu quả nhập khẩu
Đốc rút rất nhiều kinh nghiêm từ việc hiệu quả của những công trình thiết bị cho nhà máy nhiệt điện trong thời gian gần đây ở Việt nam đã không đạt được như ý, chưa phát huy được hết vai trò to lớn của mình trong nền kinh tế quốc dân. Một trong những nguyên nhân quan trọng của tình trạng yếu kém về những nhà máy, công trình thiết bị toàn bộ nhập khẩu về chất lượng không cao, chất lượng sản phẩm chưa thực sự đáp ứng yêu cầu ,hiệu quả kinh tế xã hội thấp... chính là do chất lượng năng lực nhà thầu không cao. Để đạt được hiệu quả nhập khẩu cao nhất, Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 cương quyết không nhập khẩu các máy móc thiết bị cũ ,lạc hậu không tuân thủ đúng các điều kiện đã được kí kết giữa hai bên. Ban quan lý sẽ tăng cường kiểm tra kĩ lưỡng từ khâu nhập thiết bị về, nâng cao chất lương cán bộ để có kiểm tra chi tiết các thiết bị được nhập về xem có đúng tiêu chuẩn chất lượng kĩ thuật hay không.
Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 cùng quyết tâm duy trì một bộ máy quản lý, lãnh đạo hoàn chỉnh, không thừa, không thiếu và tổ chức phân cấp quản lý, phân công lao động trong mỗi doanh nghiệp sao cho phù hợp vì nếu bộ máy cồng kềnh không cần thiết sẽ làm cho việc của Ban quản lý không có hiệu quả và ngược lại. Chuẩn bị các nghiệp vụ nhập khẩu cho tốt trước mỗi đợt nhập hàng về để đảm bảo được thời gian nhập khẩu và đưa thiết bị về công trường là ngắn nhất đạt hiệu quả tối đa. Đặc biệt cần chú trọng vào việc hoàn thiện một số bước trong quy trình nhập khẩu để tránh lãng phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh
Trong quá trình thực hiện có thể xuất hiện những vấn đề xử lý tranh chấp phát sinh khi thực hiện hợp đồng va tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng là vấn đề rất có thể xảy ra thì cần cán bộ Ban quản lý phải có năng lực giải quyết tốt. Việc giải quyết tranh chấp tuy thế vẫn còn gặp phải một số vướng mắc do pháp luật trong lĩnh vực này còn thiếu chặt chẽ. Các quy định mâu thuẫn với nhau làm cho các bên thiếu tin tưởng và coi thường điều khoản trọng tài, nhiều khi làm nảy sinh thái độ thiếu nghiêm túc khi thực hiện hợp đồng. Khi gặp những
trường hợp như vậy Ban quản lý cần nhờ đến luật pháp can thiệt thường phải mời ngay các cơ quan hữu quan như chủ tàu, nhân viên cảng biển, cán bộ giám định( nếu có) trực tiếp làm các biên bản hàng đổ vỡ, hàng kém chất lượng để làm chứng từ khiếu kiện sau này. Tuỳ theo nội dung khiếu nại mà người nhập khẩu và bên bị khiếu nại có các cách giải quyết khác nhau. Nếu không tự giải quyết được thì làm đơn gửi trọng tài kinh tế hoặc toà án kinh tế theo quy định trong hợp đồng.
3.2. GIẢI PHÁP
3.2.1. Giám sát chặt chẽ các bước của quy trình nhập khẩu
Hiện nay, công tác tổ chức quản lý của Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 là quản lý trực tiếp, mọi hoạt động đều nằm dưới sự chỉ đạo của Ban giám đốc. Các phòng chức năng phụ trách từng khu vực và quản lý theo sự phân công lãnh đạo của Ban. Bộ máy hoạt động của Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 như thế là tương đối hợp lý. Trong thời gian tới cần gia tăng thêm sự tương tác giữa các phòng ban để phối hợp thực hiện công việc nhập khẩu cho nhịp nhàng hiệu quả.
Về vấn đề quản lý đội ngũ cán bộ, Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 nên có những quy định tăng cường ý thức trách nhiệm của các cán bộ trong khi làm việc, đặc biệt là khi thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh. Có thể sử dụng phương pháp đánh vào kinh tế, chẳng hạn như, nếu cán bộ nào vị phạm những quy định của Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 thì tùy theo mức độ thiệt hại do vi phạm đó gây ra mà phải đền bù cho Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 những khoản tiền khác nhau. Tuy nhiên trong quá trình tổ chức quản lý, lãnh đạo Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 cũng nên đánh giá đúng năng lực của từng cá nhân để sắp xếp công việc cho phù hợp, không nên để tình trạng những người biết thì không được làm, những người không biết lại cứ phải làm.
Ban quản lý cũng nên thiết lập một hệ thống nhắc nhở giám sát đối tác thực hiện nghĩa vụ của mình tại từng thời điểm thích hợp để tránh xảy ra chuyện họ quên hay thực hiện không tốt công việc đó. Qua đó cũng nắm được đối tác có thực hiện hợp đồng theo đúng thời gian biểu của hợp đồng hay không. Ban quản lý nên sử dụng mọi biện pháp liên lạc hay phương tiện liên lạc như thư tín, điện thoại, fax, email v.v.. để gửi và nhận những thông tin liên quan đến công việc.
Ngoài ra, cũng cần thiết lập một hệ thống giám sát để giám sát các hoạt động như vận tải, bảo hiểm, thanh toán v.v.. Muốn giám sát chặt chẽ, Ban quản lý nên vạch kế
hoạch rõ ràng và ghi chép lại những nội dung và kết quả nắm bắt được để sau này có cơ sở khiếu nại người bán, người vận tải hay người bảo hiểm nếu họ vi phạm hợp đồng đã kí kết với Ban quản lý.
3.2.2. Xây dựng quy trình nhập khẩu cho thời gian tới