1 4 338 82 ( một tỷ một trăm mười bốn triệu ba trăm ba mươi tám ngàn tám trăm mười hai ) USD ; 7 923 025 445 6 ( mười bảy ngàn chín trăm hai mươ
2.2.2. Thủ tục đăng kí nhập khẩu từng lô hàng phục vụ xây dựng nhà máy
Sau khi đã làm thủ tục nhập khẩu thiết bị ban đầu xong thì Ban quản lý dự án Nhiệt Điện 1 sẽ tiếp tục tiến hành làm thủ tục nhập khẩu từng lô hàng. Do thiết bị được nhập khẩu cho nhà máy là những thiết bị có khối lượng lớn và phức tạp gồm nhiều các bộ phận thiết bị cấu thành nên cần chia ra nhập khẩu.
Sơ đồ 2.3: Quy trình thủ tục đăng kí nhập khẩu từng lô hàng STT Các đơn vị liên quan Trình tự thực hiện
1 - Tổng thầu EPC
2 - Phòng VTTB, KT, TCKT
Gửi hồ sơ lô hàng nhập khẩu
Kiểm tra hồ sơ lô hàng nhập khẩu
Phát hành công văn uỷ quyền cho Tổng thầu/hoặc Nhà thầu phụ vận chuyển của Tổng thầu làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa
Phát hành công văn uỷ quyền cho Tổng thầu/hoặc Nhà thầu phụ vận chuyển của Tổng thầu làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa
3 - Phòng VTTB
4
- Phòng VTTB, TCKT, KT
- Tổng thầu EPC hoặc thầu phụ vận chuyển của Tổng thầu.
5
- Phòng VTTB; - Tổng thầu EPC
- Cục Hải quan nơi xây dựng dự án đầu tư
Nguồn : Phòng VTTB- Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1
Công việc đầu tiên trong bước này là gửi hồ sơ lô hàng nhập khẩu: Trước khi hàng đến cảng 15 ngày, Tổng thầu EPC Công ty Hyundai E&C Co có trách nhiệm gửi hồ sơ lô hàng nhập khẩu cho Ban QLDA và Tư vấn để xem xét, cho phép Tổng thầu nhập khẩu hàng hóa phục vụ xây dựng dự án. Quá trình lập hồ sơ do Nhà thầu đảm nhận. Trước tiên họ sẽ lập hóa đơn, Packing List, Chứng chỉ chất lượng theo lô hàng. Khi hàng lên tàu thì hãng tàu lập vận đơn, nhà thầu mua bảo hiểm hàng hóa và được cấp chứng chỉ bảo hiểm. Sau đó nhà thầu nộp các loại hồ sơ trên cho phòng Công nghiệp và Thương mại của nước xuất khẩu để được cấp Chứng chỉ xuất xứ cho hàng hóa.
Bộ hồ sơ lô hàng nhập khẩu bao gồm: Hóa đơn thương mại, vận tải đơn, danh mục đóng gói (packing list), chứng chỉ chất lượng (CQ), chứng chỉ xuất xứ (CO), chứng chỉ bảo hiểm (CI) của lô hàng nhập khẩu.
C/O (certificate of origin): là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, cấp bởi cơ
quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó. C/O phải tuân thủ theo quy định của nước xuất khẩu và cả nước nhập khẩu, thành ra có nhiều loại CO( miễn thuế, ưu đãi thuế quan, có hạn ngạch,…). Do đó mục đích của C/O là chứng minh hàng hóa có xuất xứ rõ ràng, hợp pháp về thuế quan và các quy định khác của pháp luật về XNK của hai nước nhập và xuất khẩu
(nói nôm na là không phải hàng lậu hay hàng trôi nổi không có nhà sản xuất rõ ràng).
C/Q (certificate of quality): là văn bản do tổ chức thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hoá cấp dựa trên những quy định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá đó. Mục đích của CQ là chứng minh hàng hóa đạt chất lượng phù hợp tiêu chuẩn công bố kèm theo hàng hoá. Đơn vị sản xuất chỉ có quyền công bố tiêu chuẩn áp dụng cho hàng hóa của mình sản xuất, hoặc cấp giấy chứng chỉ xuất xưởng (tức là giấy chứng tỏ hàng hóa này là đợn vị đó sản xuất theo tiêu chuẩn X, vào ngày tháng năm,…, không phải là hàng giả, đơn vị đó chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa đó . Còn giấy CQ phải do cơ quan độc lập có chức năng cấp cho hàng hóa đó.
Do được vận chuyển bằng đường biển ,muốn tránh rủi ro và là yêu cầu bắt buộc nên Tồng thầu dự án phải chịu trách mua bảo hiểm hàng hoá bằng cách ký với công ty bảo hiểm một hợp đồng bảo hiểm. Hiện nay, vận chuyển hàng hoá bằng đường biển là loại hình vận chuyển thông dụng nhất nên bảo hiểm đường biển cũng là loại hình bảo hiểm phổ biến nhất. Hợp đồng bảo hiểm có thể được ký điều kiện A, B hoặc C. Điều quan trọng nhất ở đây là Tổng thầu của dự án cần phải lựa chọn điều kiện bảo hiểm nào cho hợp lí nhất với giá thấp nhất nhưng lại đạt lợi ích cao nhất trong từng trường hợp cụ thể. Ngoài ra, tùy thuộc vào đặc điểm và tính chất của hàng hoá, điều kiện vận chuyển mà ta nên mua bảo hiểm chuyến hay bảo hiểm bao ( một khoảng thời gian nhất định ).
Công việc thứ hai là kiểm tra hồ sơ lô hàng nhập khẩu : Phòng VTTB chịu
trách nhiệm chuyển cho phòng Kỹ thuật và phòng Tài chính - Kế toán 01 bộ sao hồ sơ lô hàng nhập khẩu ngay sau khi nhận được từ Tổng thầu EPC để phối hợp - Phòng VTTB chủ trì xem xét các danh mục Nhà thầu trình về mặt giá trị, tính pháp lý đáp ứng yêu cầu Hợp đồng EPC đã ký với Nhà thầu và danh mục hàng hóa nhập khẩu miễn thuế đã được cơ quan Hải quan xác nhận, phù hợp với các văn bản pháp lý liên quan đến công tác xuất nhập khẩu của các cơ quan có thẩm quyền.
- Phòng Kỹ thuật có trách nhiệm xem xét các vấn đề về kỹ thuật trên cơ sở tài liệu Hợp đồng về kỹ thuật như quy cách, số lượng, nguồn gốc xuất xứ, nhà chế tạo … và chuyển ý kiến bằng văn bản về phòng chủ trì để phòng chủ trì tổng hợp ý kiến trình lãnh đạo Ban xem xét.
để phục vụ cho việc nộp thuế nhập khẩu sau này.
- Phòng VTTB có trách nhiệm đôn đốc Tư vấn có ý kiến về lô hàng nhập khẩu của Nhà thầu theo đường công văn (fax) cho Ban. Văn thư Ban chuyển ngay các ý kiến của Tư vấn cho Lãnh đạo Ban, phòng VTTB, phòng TCKT và phòng Kỹ thuật để xem xét.
- Phòng VTTB tổng hợp tất cả các ý kiến của phòng Kỹ thuật, phòng Tài chính - Kế toán và Tư vấn. Nếu lô hàng nhập khẩu của Tổng thầu EPC chưa đạt yêu cầu của Hợp đồng thì liên hệ với Nhà thầu để hoàn thiện hoặc viết công văn yêu cầu Nhà thầu giải trình các vấn đề liên quan.
Công việc thứ ba là phát hành công văn ủy quyền cho Tổng thầu/hoặc Nhà thầu phụ vận chuyển của Tổng thầu làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa: Nếu bộ hồ sơ lô hàng nhập khẩu của Tổng thầu EPC đạt yêu cầu thì trong vòng 01 ngày kể từ khi nhận được ý kiến chấp nhận của phòng Kỹ thuật và Tư vấn, phòng VTTB có trách nhiệm trình lãnh đạo Ban ký công văn ủy quyền cho Tổng thẩu/ hoặc Nhà thầu phụ vận chuyển của Tổng thầu làm các thủ tục nhập khẩu hàng hóa.
Công việc thứ tư là làm thủ tục nhập khẩu tại Hải quan cửa khẩu và đóng thuế nhập khẩu/VAT (nếu có) cho lô hàng nhập khẩu : Tổng thầu/ hoặc Nhà thầu
phụ vận chuyển của Tổng thầu sẽ trực tiếp quan hệ với cơ quan Hải quan cửa khẩu để nhập khẩu và đưa hàng về công trường.Trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu nếu cơ quan Hải quan yêu cầu làm rõ về danh mục nhập khẩu, phòng VTTB sẽ chủ trì cùng với Tổng thầu và các phòng chức năng của Ban phối hợp giải quyết. Hàng hoá vận chuyển qua biên giới quốc gia để nhập khẩu hay xuất khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Về nguyên tắc, trình tự các bước làm thủ tục hải quan đối với hàng hoá nhập khẩu mậu dịch phải được tiến hành theo ba bước sau:
- Làm thủ tục nhập khẩu về mặt giấy tờ tại cơ quan hải quan: chủ hàng nhập khẩu phải nộp hồ sơ hải quan tại trụ sở Chi cục hải quan và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của hồ sơ hải quan và tính chính xác của các nội dung kê khai trong tờ khai hải quan
- Bước kê khai tại kho hàng, chủ hàng phải xắp xếp hàng hoá trặt tự, thuận tiện cho kiểm tra. Hải quan phải đối chiếu hàng hoá khai trên giấy tờ với thực tế.
- Quyết định xử lý của hải quan: sau khi kiểm tra, đối chiếu, cán bộ hải quan sẽ quyết định cho hàng hoá đi hoặc không cho hàng hoá đi. Nếu đồng ý cho hàng
hoá qua, hải quan sẽ kiểm tra xác định số thuế phải nộp của lô hàng dựa trên kết quả tự tính thuế của người khai hải quan và kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá (nếu có), ra thông báo thuế hoặc viết biên lai thu thuế (nếu có), viết biên lai lệ phí hải quan .v.v..
Căn cứ theo nghị định 200/CP thì mọi giao nhận hàng nhập khẩu đều phải
uỷ thác cho cảng, nên phải ký kết hợp đồng với cảng. Khi hàng về thì cảng phải có trách nhiệm báo cho chủ hàng và chủ hàng cử người đến làm thủ tục nhận hàng. Tổng thầu của dự án phải tiến hành một số công việc sau:
- Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cảng về việc giao nhận hàng từ tàu nước ngoài về
- Xác nhận với cảng kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu theo lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện giao nhận
- Cung cấp tài liệu cấn thiết cho việc giao nhận hàng hoá như: vận đơn, lệnh giao hàng .v.v..
- Thanh toán cho cảng các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp bảo quản vận chuyển hàng hoá
- Theo dõi việc giao nhận đôn đốc cảng lập biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong lúc giao nhận Nhà thầu phải hoàn toàn tuân theo quy định của hải quan. Nếu vi phạm các quyết định của hải quan sẽ bị xử phạt tùy theo mức độ nặng nhẹ.
Quá trình vận chuyển hàng nhập khẩu như sau: Nhà thầu Hyundai sẽ chịu trách nhiệm thuê tàu dựa vào những điều khoản của hợp đồng, đặc điểm của hàng hoá cần nhập khẩu, điều kiện vận tải v.v .. vận chuyển hàng hóa đến Cảng đi, đưa hàng lên tàu, hàng được vận chuyển tới Cảng đến (đối với dự án Mông Dương thì hàng được vận chuyển về Cảng Hải Phòng), với giá vận chuyển được nhập khẩu theo điều kiện CIF. Sau đó Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 sẽ làm thủ tục khai báo tờ khai hải quan để thông quan giải phóng hàng (thủ tục hải quan được khai báo dựa theo các bộ hồ sơ nhập khẩu), nhà thầu phụ vận chuyển của nhà thầu Hyundai sẽ lấy các tờ khai hải quan và công văn liên quan từ Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 để làm thủ tục thông quan, sau khi thông quan xong họ làm thủ tục lấy hàng từ Cảng và vận chuyển hàng hóa về công trường giao lại cho nhà thầu chính Hyundai để lắp đặt dự án.
đây là một văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở L/C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ trình được chứng từ thanh toán phù hợp với nội dung của L/C. L/C thanh toán thì do Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 mở tại một ngân hàng và đối với dự án nhà máy nhiệt điện Mông Dương 1 thì mở tại Ngân hàng Liên Việt. Khi bộ chứng từ thanh toán gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng mở L/C . Thường bên mua mở L/C trước thời gian giao hàng từ 20 đến 25 ngày. Khi mở L/C, Ban quản lý dự án nhiệt điện 1 sẽ dựa trên căn cứ là các điều khoản của hợp đồng để điền vào mẫu của giấy xin mở L/C kèm theo bản sao hợp đồng cùng 2 uỷ nhiệm chi là uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định mở L/C và uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí mở L/C cho ngân hàng. Và đối với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ này, Ban quản lý dự án phải cần cân nhắc thời gian mở L/C có lợi nhất. Khi bộ chứng từ thanh toán gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng mở L/C thì Tổng thầu cùng với Ban quản lý dự án phải cẩn thận kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy hợp lệ thì mới thông báo đồng ý trả tiền cho ngân hàng và lấy bộ chứng từ đi nhận hàng. Người nhập khẩu chuẩn bị bộ hồ sơ xin mở L/C bao gồm:
- Hợp đồng ngoại thương - Đơn xin mở L/C ( theo mẫu)
- Tiền bảo lãnh thực hiện. Nếu có sẵn ở tài khoản thì phải có uỷ nhiệm chia sang tài khoản phong toả để ngân hàng nắm giữ.
- Đơn xin mua ngoại tệ nếu đơn vị không có ngoại tệ - Hợp đồng tín dụng nếu đơn vị vay vốn từ ngân hàng Đơn mở L/C bao gồm các nội dung sau:
- Nêu rõ người hưởng lợi - Thời gian
- Số lượng
- Các điều khoản chấp nhận chiết khấu - Các điều kiện thanh toán phí
- Các thông lệ quốc tế điều chỉnh L/C và những cam kết của đơn vị mở L/C đối với ngân hàng
- Điều kiện để thanh toán
Đối với thuế nhập khẩu, thuế VAT của lô hàng nhập khẩu, phòng TCKT sẽ phối hợp với Tổng thầu để nộp cho cơ quan thuế và chủ trì giải quyết các vướng mắc về thuế của lô hàng.
Công việc thứ năm là tổng hợp, đối chiếu thiết bị nhập khẩu theo Hợp đồng phục vụ công tác quyết toán thiết bị nhập khẩu: Phòng VTTB chịu trách nhiệm:
- Cập nhật danh mục hàng hóa nhập khẩu miễn thuế nhập khẩu đã đăng ký vào biểu giá hợp đồng EPC, thường xuyên cập nhập hồ sơ các lô hàng nhập khẩu trên máy tính để theo dõi, đối chiếu so sánh tình hình nhập khẩu thực tế với danh mục hàng hóa nhập khẩu miễn thuế nhập khẩu đã đăng ký và so với biểu giá hợp đồng EPC. - Khi giá trị các lô hàng nhập khẩu sắp hết giá trị so với danh mục hàng hóa nhập khẩu miễn thuế nhập khẩu đã đăng ký hoặc so với giá trị trong bảng giá hợp đồng EPC sẽ thông báo cho Tổng thầu biết để Tổng thầu EPC có kế hoạch điều chỉnh giá trị các lô hàng nhập khẩu tiếp theo hoặc xin điều chỉnh danh mục hàng hóa nhập khẩu miễn thuế nếu cần thiết.
- Phối hợp với phòng TCKT đối chiếu giá trị VTTB do Tổng thầu thực nhập khẩu so với giá trị VTTB nhập khẩu trong hợp đồng EPC.
- Kịp thời báo cáo lãnh đạo Ban về tình hình nhập khẩu hàng hóa, chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ, số liệu phục vụ cho công tác quyết toán VTTB của dự án.
Nếu có tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng thì việc giải quyết theo đúng điều khoản trọng tài và luật quy định trong hợp đồng. Qua một công tác thực hiện thực tế theo sát tiến độ dự án là kết quả một số lô hàng Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 đã cùng nhà thầu nhập khẩu trong thời gian qua :
Bảng 2.5: Một số thiết bị đã được nhập khẩu phục vụ cho nhà máy Nhiệt điện Mông Dương 1 STT Số tờ khai HQ Mục HĐ Tên hàng Số vận đơn Số hóa đơn Xuất sứ 1 153 NDT01 14.3.1 Ống cốt sợi thủy tinh GRP BS1301SLH VMON- 034 Trung Quốc
2 159 NDT01 18.1.11 NDT01 18.1.11 Ống thép đúc cho hệ thống cứu hỏa POBUSHA130181579 VMON- 032 Trung Quốc 3 194 NDT01 21.1.3 Thiết bị gia nhiệt nước bằng điện HJSCSEL314211601 VMON- 049 Hàn Quốc 4 195 NDT01 14.6.1 Thiết bị bảo vệ catot HJSCSEL314211600 VMON- 046 Hàn Quốc
Nguồn : Ban quản lý dự án Nhiệt Điện 1