CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU THIẾT BỊ CỦA NHÀ MÁY NHIỆT ĐIỆN
3.2.2.2. Quy trình nhập khẩu mớ
Với quy trình nhập khẩu cũ thì phương thức được lựa chọn là nhập khẩu ủy thác tức là bên nhận uỷ thác phải tiến hành với nước ngoài để làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của bên uỷ thác ở đây là nhà đầu tư đại điện là Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 ủy thác cho nhà thầu thực hiện dưới sự giám sát của mình. Ban quản lý dự án chỉ đứng ra giám sát nhà thầu tìm và giao dịch với nước ngoài, ký kết hợp đồng và làm thủ tục hải quan, thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá. Do vậy không nắm được sự chủ động trong hoạt động nhập khẩu .
Vì thế trong quy trình nhập khẩu mới do tác giả xây dựng đề xuất Ban quản lý dự án nên tự đứng ra nhập khẩu. Tức là Ban quản lý dự án sẽ thực hiện hoạt động nhập khẩu độc lập tự chịu trách nhiệm về mọi mặt của mình liên quan đến quá trình nhập khẩu như một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Chỉ có điều khác ở đây là họ hoạt động trên mục đích kinh doanh có lợi nhuận còn Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 sẽ thực hiện hoạt động nhập khẩu với tư cách là đại diện của một tập doàn nhà nước cụ thể là Tập đoàn điện lực Việt Nam với nhu cầu và kế hoạch định hướng phù hợp với nhà máy Nhiệt điện Mông Dương 1 và đạt được hiệu quả tối đa.
Ban quản lý sẽ thực hiện nhập khẩu trên cơ sở nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, tính toán đầy đủ chi phí để đảm bảo hoạt động nhập khẩu đúng phương hướng, chính sách, luật pháp của quốc gia cũng như quốc tế .Những thiết bị máy móc nhập khẩu sẽ là những máy móc thiết bị được kí kết trong hợp đồng đúng với thiết kế của dự án.
Về thị trường nhập khẩu máy móc thiết bị thì thị trường hết sức phức tạp, để tiến hành hoạt động nhập khẩu Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 cần phải nghiên cứu kỹ tình hình sản xuất, khả năng, chất lượng hàng hoá nhập khẩu kể cả việc nghiên cứu kỹ các chính sách và tập quán thương mại của thị trường đó nhằm nhập khẩu nhũng mặt hàng phù hợp với nhu cầu trong nước. Hiện nay ở Việt Nam hoạt động nhập khẩu máy móc khối công nghiệp nặng tăng trưởng mạnh đã vươn lên dẫn đầu trong toàn ngành công nghiệp. Tháng 11/2012, nhập khẩu máy móc khối ngành này tiếp tục tăng, lập mức cao nhất từ trước tới nay, với 148,4 triệu USD, tăng 4,8% so với tháng trước, tăng mạnh 48,1% so với tháng 11 năm ngoái. Tổng kim ngạch
nhập khẩu máy móc, phụ tùng khối công nghiệp nặng trong 11 tháng qua đạt 1,23 tỷ USD, chiếm tới 40,6% tỷ trọng toàn ngành công nghiệp, tăng mạnh 26,4% so với cùng kỳ năm trước. Tham gia nhập khẩu máy móc, phụ tùng cho khối công nghiệp nặng có các ngành thiết bị điện, ô tô - xe máy, hóa chất, tự động hóa, thép, cơ khí, đóng tàu. Trong đó, riêng nhập khẩu máy móc, thiết bị dành cho ngành thiết bị điện đã chiếm khoảng 77,3% tỷ trọng, với kim ngạch nhập khẩu 11 tháng qua đạt 951,1 triệu USD, tăng 20,8%. Thị trường nhập khẩu chính của Việt Nam về mặt hàng này là Trung Quốc với kim ngạch 2012 đạt 5,19 tỷ USD; Nhật Bản 3,37 tỷ USD. Tuy nhiên cần cảnh giác với các thiết bị công nghiệp nhập khẩu từ Trung Quốc. Với lợi thế giá rẻ các dây chuyền sản xuất cũ của Trung Quốc lấn lướt trên thị trường so với hàng nội địa và hàng nhập khẩu từ các thị trường công nghệ nguồn như: Mỹ, EU, Nhật Bản… song chất lượng lại không đảm bảo.
Sau đó khi Ban quản lý dự án có được nguồn hàng nhập thì ký kết hợp đồng, trong hợp đồng sẽ quy định cụ thể phương thức thanh toán cũng như các giấy tờ cần thiết để Ban quản lý có thể nhận hàng khi hàng về đến VN. Thường thì phương thức thanh toán sẽ là L/C vì người bán bên nước ngoài ko tin tưởng lắm về việc thanh toán trực tiếp của các doanh nghiệp VN. Hoạt động nhập khẩu sẽ được tiến hành cụ thể như sau
Sơ đồ 3.1 : Quy trình nhập khẩu mới
Nguồn : Tác giả
Thực hiện mua và nhập khẩu thiết bị cho dự án
Xin giấy phép NK thiết bị cho dự án Thuê tàu mua bảo hiểm Làm thủ tục hải quan Nhận hàng từ tàu chở hàng Kiểm tra thiết bị nhập khẩu Làm thủ tục thanh toán Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Lập và phát hành danh mục các TB miễn thuế
Đầu tiên là xin giấy phép nhập khẩu cho dự án , Ban quản lý dự án sẽ thực hiện theo các bước :
Bước 1: Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 tự chuẩn bị hồ sơ hoặc có thể đến phòng phòng Kỹ thuật an toàn môi trường - Sở Công thương tỉnh Quảng Ninh (nơi nhà máy nhiệt điện Mông Dương 1 được xây dựng và có cảng hàng về) để được hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thẩm định theo quy định vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận Văn phòng vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần. Công chức phòng phòng Kỹ thuật an toàn môi trường sẽ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính pháp lý và nội dung của hồ sơ. Nếu hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì thống nhất thời gian kiểm tra thực tế.Trường hợp thiếu hồ sơ hoặc không hợp lệ thì công chức nhận hồ sơ hướng dẫn để người nộp hồ sơ làm lại hồ sơ theo quy định. Bước 3: Trả văn bản xác nhận nhập khẩu máy móc, thiết bị đồng bộ tại phòng Kỹ thuật an toàn môi trường Sở Công Thương vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần.
Các công đoạn thuê tàu, mua bảo hiểm ,lập danh mục hàng miễn thuế và làm thủ tục hải quan cơ bản là giống với quy trình cũ đã được trình bày rõ ràng ở chương 2. Trước khi hàng về đến VN sẽ có Giấy báo (tàu) đến (Arrival Notice) thông báo cho Ban quản lý biết về chi tiết lô hàng cũng như thời gian, địa điểm mà hàng sẽ về đến VN kèm theo việc yêu cầu Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 đến nhận hàng (và nhớ là ko quên mang theo tiền để đóng lệ phí ). Các chứng từ cần thiết để nhận là lệnh giao hàng (Delivery Order) cũng được ghi chú rõ trong Giấy báo (tàu) đến. Khi đã có D/O trong tay, Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 mang nó cùng 1 số chứng từ khác như Hợp đồng, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) v.v.. để ra Hải quan và mở Tờ khai Hải Quan. Các chứng từ này Ngân hàng bên bán sẽ gửi cho Ngân hàng của Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 trước khi hàng về 1 thời gian để Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 có thể kiểm tra và thông báo điều chỉnh nếu phát hiện lỗi của chứng từ (ko khớp với hàng hóa, sai ngày, sai tên và địa chỉ buyer chẳng hạn). Muốn có chứng từ này thì Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 phải nộp tiền để Ngân hàng của Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 ký hậu, chuyển giao quyền nhận hàng lại cho Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1.
Sau khi mở Tờ khai Hải quan thì Hải quan sẽ tiến hành kiểm hóa hàng hóa của Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 xem có đúng trong Hợp đồng, Invoice, Paking List cũng như C/O ko, nếu đúng thì Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 có thể giải phóng hàng
hóa và chở về nhà máy, tùy theo mặt hàng mà chuẩn bị tiền đóng thuế ngay hay là đóng thuế sau 1 thời gian nào đó.
Để thực hiện thanh toán thì Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 phải mở L/C. Căn cứ mở L/C là các điều khoản của hợp đồng, dựa vào đó người nhập khẩu điền vào mẫu gọi là ” Giấy xin mở khoản tín dụng nhập khẩu ” kèm theo bản sao hợp đồng, giấy phép nhập khẩu (nếu cần) được chuyển đến ngân hàng ngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi, đó là:
+ Uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về mở L/C
+ Uỷ nhiệm chi trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C
Nếu thấy thiếu,rò rỉ trong các thiết bị được nhập về Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 cần phải lập hồ sơ khiếu nại ngay nếu không sẽ bị bỏ lỡ thời hạn khiếu nại. Đối tượng khiếu nại có thể là: người bán, người vận tải, công ty bảo hiểm. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về tổn thất ( biên bản giám định, COR, ROROC hay CSC .v.v) hoá đơn vận tải đường biển, đơn bảo hiểm. ( Bill of Lading, insurance Policy.)…
3.2.3. Hoàn thành tốt các nghiệp vụ về nhập khẩu thiết bị
Đối với quá trình kiểm tra đánh giá thiết bị nhập khẩu là công việc rất phức tạp đòi hỏi những người làm công tác này phải có trình độ kỹ thuật cao. Thông thường, một dây chuyền thiết bị nhập khẩu là tiên tiến là một dây chuyền thiết bị toàn bộ có đủ 3 yếu tố: hiện đại, an toàn và hiệu quả. Nhưng dựa trên tiêu chuẩn nào để đánh giá được mức độ hiện đại, an toàn và hiệu quả của thiết bị toàn bộ? Đây là vấn đề đang gây nhiều khó khăn không chỉ đối với Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 mà còn đối với nhiều doanh nghiệp khác ở Việt nam. Bởi vì hiện nay việc lập ra các tiêu chuẩn đánh giá và kiểm tra máy móc là do Bộ khoa học công nghệ và môi trường thực hiên. Tuy nhiên, việc thực hiện các tiêu chuẩn này có nhiều bất cập . Vì thế , nhiều doanh nghiệp nhập khẩu đã phải sử dụng tiêu chuẩn của nước ngoài để đánh giá hàng hóa. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp phải xin phép ý kiến của Bộ khoa học công nghệ và môi trường để được áp dụng tiêu chuẩn của nước ngoài, một việc làm tương đối mất nhiều thời gian và công sức. Vì thế, để giải quyết vấn đề này công ty nên có một hệ thống tiêu chuẩn cụ thể đối với thiết bị toàn bộ nhập khẩu. Một sô tiêu chuẩn đánh giá tính phù hợp của thiết bị mà Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 có thể tham khảo :
+ Dây chuyền thiết bị toàn bộ có tính năng và chất lượng phù hợp với yêu cầu của công nghệ nhằm tạo ra các sản phẩm có số lượng và chất lượng đạt tiêu chuẩn đề ra.
+ Quá trình hoạt động của dây chuyền thiết bị nhập khẩu cho dự án phải đáp ứng được các yêu cầu đảm bảo môi trường và an toàn lao động theo qui định của pháp luật.
+ Các thiết bị trong dây chuyền thiết bị nhập khẩu cho dự án phải bảo đảm khả năng thực hiện các nguyên công và tính đồng bộ trong sơ đồ công nghệ của dây chuyền thiết bị nhập khẩu cho dự án .
- Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của thiết bị nhập khẩu cho dự án: xuất xứ của thiết bị nhập khẩu cho dự án (nước sản xuất); Năm chế tạo của thiết bị nhập khẩu cho dự án; Các đặc tính tính năng kỹ thuật (công suất thiết bị, số vòng quay, sản lượng sản phẩm tạo ra trong một đơn vị thời gian,...); Các yêu cầu của thiết bị nhập khẩu cho dự án đối với nguyên nhiên liệu; Tiêu hao nguyên liệu, năng lượng của thiết bị nhập khẩu cho dự án đối với một sản phẩm; Các chỉ tiêu chất lượng sản phẩm do thiết bị nhập khẩu cho dự án sản xuất ra; Đánh giá mức độ tự động hóa, cơ khí hóa, mức độ sử dụng nhân lực của dây chuyền thiết bị nhập khẩu cho dự án.
- Tiêu chuẩn đánh giá đối với thiết bị nhập khẩu cho dự án đã qua sử dụng: ngoài những đặc tính chung của thiết bị nhập khẩu cho dự án như nêu ở trên, riêng đối với những thiết bị nhập khẩu cho dự án đã qua sử dụng phải xem xét thêm:
+ Các chỉ tiêu chất lượng, đặc tính kỹ thuật hiện tại của thiết bị nhập khẩu cho dự án đã qua sử dụng so với thiết bị nhập khẩu cho dự án mới cùng loại.
+ Số giờ thiết bị nhập khẩu cho dự án đã hoạt động, điều kiện làm việc của thiết bị nhập khẩu cho dự án .
+ Số lần thiết bị nhập khẩu cho dự án đã được sửa chữa, đại tu. Các bộ phận đã được thay thế mới hoặc đảm bảo chất lượng như mới.
+ Các điều kiện bảo đảm bảo hành đối với thiết bị nhập khẩu cho dự án đã qua sử dụng.
+ Giá của thiết bị nhập khẩu cho dự án đã qua sử dụng so với thiết bị nhập khẩu cho dự án mới.
những cán bộ am hiểu các văn bản pháp lý về thuế, các văn bản của tổng cục hải quan đi làm công tác này, đồng thời phải yêu cầu cán bộ chịu trách nhiệm về sự chính xác của tờ khai hải quan. Hiện nay, ở mỗi phòng nghiệp vụ của Ban quản lý đều có một cán bộ chuyên trách chịu trách nhiệm riêng về việc làm thủ tục hải quan. Ngoài ra, do thiết bị nhập khẩu cho dự án là mặt hàng siêu trường, siêu trọng, Ban quản lý dự án nên tiến hành khai báo hải quan trước khi tàu chở hàng đến. Việc khai báo hải quan của địa phương phải được tiến hành thật chính xác. Yêu cầu hải quan kiểm hoá tại chân công trình . Sau khi hoàn thành thủ tục kiểm tra hàng hóa và tính thuế cần sao một tờ khai hải quan cho phòng kế hoạch tài chính giữ để phòng kế hoạch tài phối hợp và theo dõi kịp thời việc nộp thuế và thanh toán các khoản với Hải quan.
Ban quản lý cũng cần đốc thúc nhà thầu dự án nâng cao công tác giao nhận, vận chuyển như có kế hoạch giao nhận, vận chuyển từ trước, dựa trên hợp đồng ủy thác cũng như đơn hàng (qua hợp đồng ủy thác hoặc đơn hàng để biết được trách nhiệm trong giao nhận, vận chuyển của công ty đến đâu). Từ đó Ban quản lý sẽ thiết lập kế hoạch giao nhận, vận chuyển tối ưu để tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và cắt giảm những khoản trung gian không cần thiết. Hoàn thiện bộ phận giao nhận của phòng VTTB để vận chuyển một khối lượng lớn máy móc , thiết bị và hàng hoá từ cảng lớn đến tận chân công trình Cố gắng hoàn thiện công tác thanh toá cụ thể cần tổ chức theo dõi chặt
chẽ việc thanh toán, nắm vững thời hạn thanh toán cũng như tiến độ thanh toán của dự án đồng thời phải tích cực đôn đốc theo dõi thời hạn nộp thuế và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình. Tránh để bị phạt do chậm thanh toán dẫn đến phát sinh thêm chi phí ( trong hoạt động nhập khẩu) . Về phương thức thanh toán ngoại, Ban quản lý vẫn nên có một số thay đổi trong các điều kiện của phương thức thanh toán bằng L/C. Chẳng hạn như khi sử dụng hình thức đặt cọc có giá trị lớn, Ban quản lý có thể yêu cầu Ngân hàng bảo lãnh cho số tiền đặt cọc đó để trách những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình thanh toán. Yêu cầu nhà thầu- đơn vị mà Ban quản lý ủy thác nhập khẩu phải có giấy bảo lãnh thanh toán của cơ quan có thẩm quyền (Ngân hàng, Bộ và Ngành chủ quản của người uỷ thác, Chính Phủ....).Lập một bản giao kèo giữa Ban quản lý với nhà thầu được uỷ thác, trong đó quy định các quyền lợi mà Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 được hưởng khi người uỷ thác không có khả năng thanh toán hoặc thanh toán không đúng hạn.
3.2.4. Đào tạo nhân lực phục vụ nhập khẩu hiệu quả
Công tác đào tạo đội ngũ cán bộ đang ngày càng trở nên hết sức có ý nghĩa đối với mọi doanh nghiệp. Hiện nay với hơn 80% cán bộ có trình độ đại học và tên đại học, đội ngũ cán bộ của Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 có mặt bằng trình độ khá cao. Tuy nhiên, trước những đòi hỏi riêng của lĩnh vực nhập khẩu thiết bị cho dự án thì còn phải nghiêm túc đánh giá lại. Ban quản lý dự án Nhiệt điện 1 nên có chính sách tuyển dụng lao động mới. Đối tượng của chính sách này có thể là những