- Phiếu xuất kho. - Hợp đồng mua bán.
- Hóa đơn GTGT (mẫu số 01 GTKT – 3LL). - Biên bản giao nhận hàng.
- Bảng kê hàng hóa đã gửi đi tiêu thụ. - Bảng thanh lý hàng đại lý ký gửi.
- Chứng từ thanh toán : Phiếu thu hoặc biên bản đối chiếu công nợ, giấy báo có ngân hàng.
Quy trình chung:
Nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, NVKD sẽ photo thành 2 liên và chuyển lên trưởng phòng kinh doanh để kiểm tra và phê duyệt bán hàng, phê duyệt tín dụng. Đồng thời nếu là BigC hoặc Coopmart ở tỉnh thì phải gởi thông báo giao hàng. Sau đó phòng kinh doanh sẽ chuyển cho kế toán hàng hoá kiểm tra hàng hoá. Nếu hàng hoá chưa có trong kho, NVKD sẽ liên hệ mua hàng nhập kho để chuẩn bị giao hàng.
Sau khi đơn đặt hàng được phê duyệt sẽ chuyển cho kế toán hàng hoá lập phiếu xuất kho gồm 3 liên giao cho thủ kho, thủ kho xuất hàng cho bộ phận giao nhận. Sau khi nhận hàng bộ phận giao nhận sẽ lập biên bản giao hàng gồm 3 liên. Liên 1 biên bản giao hàng lưu tại bộ phận giao hàng. Thủ kho và bộ phận giao nhận ký xác nhận trên phiếu xuất kho và biên bản giao hàng. Liên 2 của phiếu xuất kho, thủ kho sẽ giữ lại để ghi thẻ kho. Phiếu xuất kho liên 1 chuyển về cho kế toán bán hàng
Liên 2 khách hàng giữ, liên 3 giao cho kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng đối chiếu giữa đơn đặt hàng, phiếu xuất kho và biên bản giao hàng nhập lên phần mềm Misa rồi tiến hành in hoá đơn GTGT gồm 3 liên : liên 1 lưu tại quyển làm căn cứ ghi sổ công nợ khách hàng, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 giao cho kế toán mua hàng.