Hiện nay tại PGD Quận 2, nhân viên tín dụng còn phải đảm đương tất cả công đoạn của quá trình cho vay, đôi khi nhân viên tín dụng làm sai, không đầy đủ tất cả các bước của quy trình. Điều này là nguyên nhân làm phát sinh nhiều tiêu cực và khiếm khuyết trong cơ chế tự kiểm tra, vì khách hàng cá nhân và nhân viên tín dụng thường có mối quan hệ nhất định với nhau. Vì vậy, để nâng cao chất lượng khoản vay cũng như giảm thiểu rủi ro thì việc phân công quyền hạn và trách nhiệm là rất cần thiết. Ngân hàng cần phân chia bộ phận tín dụng, cụ thể là tổ tín dụng cá nhân thành các bộ phận chuyên trách như sau:
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn đồng thời giải đáp thắc mắc của khách hàng: Thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu là liên lạc, tìm kiếm khách hàng mới, tổng hợp và lập hồ sơ khách hàng bao gồm:
• Hồ sơ pháp lý.
• Hồ sơ tài sản đảm bảo.
• Hồ sơ khoản vay: phương án vay vốn, chứng minh thu nhập, phương
án trả nợ.
Sau đó bộ phận tiếp nhận sẽ chuyển hồ sơ đến bộ phận thẩm định.
- Bộ phận thẩm định: Có nhiệm vụ xem xét hồ sơ, thu thập thông tin khác về
khách hàng, thực hiện thẩm định, kiểm tra tính chính xác – trung thực và đưa ra đánh giá về tài sản đảm bảo và khả năng trả nợ của khách hàng. Nhân viên tín dụng chịu trách nhiệm hoàn thành báo cáo thẩm định trình lên trưởng phòng tín dụng để xem xét, sửa đổi nếu có sai sót và đưa ra quyết định cho vay hay không.
- Bộ phận kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay kết hợp thu nợ: Định kỳ, nhân
viên tín dụng nhắc nhở, đôn đốc khách hàng trả nợ lãi và gốc đồng thời tái xét đánh giá lại khách hàng sau khi đã nhận tiền vay. Nếu cá nhân vi phạm hợp đồng nhưng do lỗi khách quan thì ngân hàng cần tiến hành các giải pháp phòng ngừa, do lỗi chủ quan thì tiến hành các biện pháp xử lý để thu nợ. Với sự chuyên môn hóa thì các nhân viên tín dụng sẽ giám sát, hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình cho vay đồng thời được giám sát bởi ban kiểm soát nội bộ. Do đó hạn chế được những vấn đề nảy sinh trong quan hệ tín dụng và những sai sót về nghiệp vụ, tránh được những thủ thuật của khách hàng mà nếu chỉ một nhân viên tín dụng thực hiện thì khó có thể phát hiện được.