- Cơ chế chính sách của Nhà nước còn nhiều bất hợp lý:
CỔ PHẦN SÔNG HỒNG
2.2.3. Quản lý công tác đấu thầu có tính hệ thống
Tổng công ty cần có một bộ phận riêng chuyên tìm kiếm thông tin về các gói thầu và căn cứ tình hình hoạt động hiện tại của Tổng công ty và khả năng thắng thầu để quyết định có nên tham gia đấu thầu hay không. Quyết định mua hồ sơ mời thầu, giao bộ phận thầu trong phòng Tiếp thị- đấu thầu xem xét và lên kế hoạch lập hồ sơ dự thầu. Phân công các công việc cụ thể cho từng cán bộ, chuyên viên trong phòng và yêu cầu sự hỗ trợ từ các phòng ban khác, hồ sơ dự thầu sẽ được đưa đến các phòng ban có liên quan đến gói thầu để đảm bảo làm đúng yêu cầu của chủ đầu
tư. Tùy quy mô gói thầu tham gia mà sự hỗ trợ đó có thể nhiều hay ít.
Phòng kinh tế - kế hoạch, kết hợp với phòng tài chính - kế toán làm tăng phần năng lực tài chính (bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo tình hình nộp ngân sách nhà nước… của Tổng công ty) bằng tiếng việt và tiếng anh (nếu có yêu cầu). Hỗ trợ dịch ra tiếng anh thuyết minh biện pháp thi công nếu cần. Liên hệ với ngân hàng để thực hiện bảo lãnh dự thầu.
Phòng Kỹ thuật - cơ giới hỗ trợ thiết kế một số hạng mục nào đó trong gói thầu, tùy tình hình công tác của các cán bộ, chuyên viên trong phòng tại thời điểm đó, kèm theo thuyết minh biện pháp thi công. Hỗ trợ trong việc đi khảo sát hiện trường, thu thập thông tin, tính toán khối lượng của gói thầu nếu có yêu cầu.
Văn phòng Tổng công ty hỗ trợ in ấn phô tô hồ sơ dự thầu cùng cán bộ chuyên viên phòng Tiếp thị - đấu thầu, lập file đóng gói hồ sơ.
Các bước công việc khi lập hồ sơ dự thầu được chú ý liên kết, dựa trên yêu cầu của hồ sơ mời thầu: ví dụ như về hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực tài chính, nhà cung ứng chỉ định, kết cấu yêu cầu, các yêu cầu đặc biệt khác; giá dự thầu tính dựa trên thiết kế bản vẽ thi công.
Mở rộng hoạt động của các trung tâm tư vấn, trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, tăng cường mối quan hệ với các nhà cung cấp nước ngoài, mở rộng danh mục vật tư tự sản xuất được nhằm làm giảm chi phí vật liệu, giảm giá dự thầu. Hoạt động của các bộ phận này sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác đấu thầu, làm cho giá dự thầu giảm đi nhằm tăng tính cạnh tranh của Tổng công ty khi tham gia dự thầu.
Tổng công ty cần có những biện pháp nâng cao khả năng hoạt động độc lập của các đơn vị trực thuộc, các công ty con, các công ty liên kết mỗi gói thầu các công ty ký tự dự thầu mà không thấy đủ năng lực để làm thì có thể di chuyển đến phòng Tiếp thị - đấu thầu của Tổng công ty để cùng lập hồ sơ dự thầu, được sự hỗ trợ và chỉ dẫn để dần dần thành thạo lấy kinh nghiệm cho những lần dự thầu tiếp sau. Tuy nhiên, đó chỉ là biện pháp áp dụng trong thời gian đầu như hiện nay, để tránh việc phải khắc phục sửa chữa quá nhiều khi hồ sơ dự thầu mang lên Tổng công ty thông qua trước khi nộp thầu mà chưa đảm bảo các yêu cầu. Về lâu dài, các công ty con cần có chính sách đào tạo để bộ phận lập hồ sơ dự thầu của mình có đủ kiến thức cần thiết, để có thể hoạt động độc lập và có hiệu quả, có thể bằng cách luân chuyển cán bộ, chuyên viên giữa Tổng công ty và các công ty con, hoặc cho đi học các lớp đào tạo bổ sung tại các trường trung học, cao đẳng, đại học, tuỳ từng vị
trí của nhân viên.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 một cách nghiêm ngặt, đồng loạt, không chỉ là hệ thống quản lý trên giấy tờ, tránh tình trạng gắng sức để được cấp chứng nhận sau đó thực hiện lại không theo quy trình đã lập ra. Mặt khác, cần thường xuyên cập nhật những thay đổi trong quy trình làm việc, hệ thống quản lý chất lượng, theo tốc độ thay đổi của khoa học kỹ thuật tiên tiến, để quản lý một cách phù hợp. Biện pháp thi công hợp lý, đầu tư mới máy móc thiết bị thi công, học hỏi kinh nghiệm quản lý, tiếp cận công nghệ tiên tiến hiện đại từ các công trình liên danh đấu thầu.
Cần có một đội ngũ cán bộ kinh nghiệm và năng lực cao có khả năng quản lý và tổ chức công việc một cách khoa học theo dõi và chỉ đạo toàn bộ quá trình tham gia dự thầu để tỷ lệ thắng thầu cao.
Điều kiện thực hiện:
Cần có sự tham gia của toàn bộ cán bộ, công nhân viên trong toàn Tổng công ty, các đơn vị trực thuộc, các công ty con, các công ty liên kết. Quy chế được lập nên cần ban hành tới tất cả các phòng ban, các bộ phận, không chỉ là truyền đạt đến mà phải làm cho các nhân viên thấu hiểu và thực hiện nhuần nhuyễn.
Cán bộ, chuyên viên các phòng ban đều có trình độ đại học trở lên, thông thạo vi tính, am hiểu về đấu thầu và thi công xây dựng nói chung, hoặc ít nhất cũng phải hiểu về công việc mình được giao trong từng gói thầu. Cán bộ, chuyên viên phòng Tiếp thị - đấu thầu đảm nhiệm công tác đấu thầu và nhất là lập giá dự thầu cần phải có đủ trình độ hiểu biết về kinh tế cũng như kỹ thuật, để không chỉ thiết kế công trình, đề ra biện pháp thi công mà còn phải tính toán các giải pháp sao cho mang lại hiệu quả cao nhất cho Tổng công ty.
Tổng công ty cần tăng cường đầu tư hơn nữa trang thiết bị cho công tác đấu thầu: đầu tư thêm máy vi tính, máy in, nối mạng nội bộ và mạng internet để tận dụng sự tiện lợi do máy móc mang lại, giảm đáng kể chi phí và làm giảm ngăn cách giữa các phòng ban, giữa nhân viên Tổng công ty với nguồn kiến thức rộng lớn bên ngoài ngày càng đổi mới và cập nhật kịp thời các thay đổi về chính sách của các địa phương, của Nhà nước.