- Tài liệu pháp lý
1.3.3. Phương pháp và nội dung lập Hồ sơ dự thầu
Khi đã có đầy đủ thông tin về gói thầu (quy định trong hồ sơ mời thầu) phòng Tiếp thị - đấu thầu của Tổng công ty sẽ phân công cán bộ, chuyên viên lập hồ sơ dự thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đây là bước rất quan trọng trong quy trình tham gia đấu thầu của Tổng công ty. Bởi bước lập hồ sơ dự thầu đòi hỏi kiến thức, năng lực, kinh nghiệm và thời gian rất nhiều. Nó tác động mạnh và có tính chất quyết định đến kết quả đấu thầu của Tổng công ty.
Tổng công ty phải chuẩn bị hai bộ hồ sơ dự thầu trở lên gồm một bộ gốc và nhiều bộ sao, bìa ngoài hồ sơ dự thầu được ghi rõ “bộ gốc”, “bộ sao”, tên gói thầu, tên dự án, tên nhà thầu và ghi rõ: Không được mở trước ngày, giờ mở thầu cụ thể đã nêu trong hồ sơ mời thầu. Các tài liệu trong hồ sơ dự thầu phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của bên mời thầu.
Trên cơ sở nội dung của bộ hồ sơ dự thầu, cùng với sự phân công phối hợp nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban, cán bộ, chuyên viên đã được tổ chức trong phần chuẩn bị lập hồ sơ dự thầu, từng công việc cụ thể trong quá trình lập hồ sơ dự thầu sẽ được tiến hành.
1.3.3.1. Tài liệu pháp lý
Tài liệu pháp lý thể hiện tư cách pháp nhân của Tổng công ty cho bên mời thầu biết một cách chi tiết về Tổng công ty.
Tài liệu pháp lý gồm: - Đơn dự thầu:
Phòng Tiếp thị - đấu thầu của Tổng công ty sau khi đánh giá gói thầu lập đơn dự thầu ký kết xin ban lãnh đạo Tổng công ty được thực hiện và hoàn thành các công việc của gói thầu muốn tham gia đấu thầu khi đã xem xét kỹ các điều kiện của công trình, đặc điểm kỹ thuật, các bản vẽ, các bản tiên lượng và các thông tin khác của hồ sơ mời thầu và đưa ra giá dự thầu của Tổng công ty đối với gói thầu. Vì vậy, đây là phần rất quan trọng trong hồ sơ dự thầu của Tổng công ty khi tham gia dự thầu bởi nó đưa ra tiêu chuẩn giá cả để bên mời thầu xem xét đánh giá hồ sơ dự thầu của các nhà thầu.
Căn cứ theo hồ sơ mời thầu mà bên mời thầu đã cung cấp phòng Tiếp thị - đấu thầu tiến hành làm đơn dự thầu gói thầu theo yêu cầu quy định của bên mời thầu và theo mẫu có trong hồ sơ mời thầu.
- Tư cách pháp nhân của nhà thầu:
Bao gồm các loại văn bản pháp lý sau: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư được cấp phép theo quy định của pháp luật, Quyết định thành lập hoặc Giấy đăng ký hoạt động hợp pháp, Certificate (Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng),... của Tổng công ty cổ phần Sông Hồng.
- Bảo lãnh dự thầu:
Là bản xác nhận bảo lãnh của ngân hàng giao dịch với Tổng công ty cổ phần Sông Hồng, đây là bản chấp thuận gửi cho bên mời thầu một khoản tiền theo yêu cầu bảo lãnh trong nội dung hồ sơ mời thầu (số tiền bảo lãnh thường là 5% giá gói thầu) để bảo lãnh cho Tổng công ty tham gia đấu thầu một dự án nào đó.
Tổng công ty cổ phần Sông Hồng sử dụng bảo lãnh dự thầu của rất nhiều ngân hàng khác nhau. Một số ngân hàng mà Tổng công ty thường sử dụng bảo lãnh dự thầu:
+ Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Cầu Giấy có trụ sở tại số 99 đường Trần Đăng Ninh- Quận Cầu Giấy - Hà Nội.
+ Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Hải Dương có trụ sở số 66 - Nguyễn Lương Bằng - Thành phố Hải Dương.
- Thỏa thuận liên danh (nếu có):
Đối với một số gói thầu mà Tổng công ty cổ phần Sông Hồng không thể tự mình thực hiện được (do chưa đủ năng lực, một số phần công việc chưa tiến hành thi công bao giờ, đang tiến hành đồng thời thi công nhiều công trình, dự án lớn
khác…) thì Tổng công ty tiến hành liên danh với các doanh nghiệp khác nhằm tăng khả năng thắng thầu cao hơn. Doanh nghiệp liên danh phải đảm bảo có đủ tư cách pháp nhân và có khả năng thực hiện tốt những hạng mục, phần công việc mà Tổng công ty còn hạn chế.
Tổng công ty và doanh nghiệp liên danh thống nhất ký kết thỏa thuận liên danh với các nội dung như: nguyên tắc chung khi liên danh; phân công rõ ràng, cụ thể trách nhiệm, quyền hạn các bên liên danh; hiệu lực của thỏa thuận liên danh.