- Đơn dự thầu
1.5.2. Những mặt còn hạn chế của công tác đấu thầu
Tiến độ thi công một số công trình trọng điểm không được đảm bảo như lời cam kết trong hợp đồng. Việc chậm trễ là do Tổng công ty chưa nghiêm túc thực hiện các cam kết trong hồ sơ dự thầu và các điều khoản quy định trong hợp đồng; chưa huy động đầy đủ cán bộ kỹ thuật có năng lực và kinh nghiệm, công nhân lành nghề, vật tư, thiết bị; đơn vị tư vấn giám sát hoạt động kém hiệu quả….
Không huy động được đủ nguồn lực cần thiết đảm bảo để thực hiện công trình đúng tiến độ khi nhiều gói thầu hạng mục công trình được thi công cùng một thời điểm.
Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc, các công ty con, các công ty liên kết gặp nhiều khó khăn trong việc thanh toán điều chỉnh giá các hợp đồng xây dựng. Không những thế, ở các công ty con việc tiếp cận với các nguồn vốn rất khó khăn do vốn nhỏ, không có tài sản đảm bảo. Nhờ đúc rút được kinh nghiệm của một Tổng công ty lâu năm Tổng công ty cổ phần Sông Hồng đã nỗ lực khắc phục những khó khăn, cố gắng giữ vững mục tiêu tăng trưởng, phấn đấu hoàn thành các dự án, công trình đúng tiến độ đã đề ra.
Mất cân đối giữa tỷ lệ thắng thầu các công trình nhỏ và công trình lớn: số công trình lớn thắng thầu chiếm tỷ lệ cao hơn so với công trình nhỏ, xác suất trúng thầu cũng lớn hơn. Điều đó chứng tỏ Tổng công ty chưa có chiến lược linh hoạt
trong tham gia dự thầu. Công trình lớn mang lại nguồn lợi nhuận cao, có thể tích luỹ được nhiều kinh nghiệm và tạo uy tín lớn trên thị trường xây dựng nói chung cũng như thị trường chuyên ngành xây dựng nhưng lại có nhược điểm là thời gian thu hồi vốn lâu, gây ra áp lực trong vấn đề sử dụng nhân công, máy móc và vốn… Vốn chậm được giải ngân, sức ép càng tăng thêm từ phía ngân hàng, các chủ nợ… Trong khi đó công trình nhỏ thời gian thanh quyết toán nhanh, không xảy ra các áp lực trên, nếu cân đối được số công trình lớn và công trình nhỏ thì Tổng công ty sẽ an toàn hơn trong việc sử dụng các nguồn lực.
Hệ thống định mức để lập giá thành dự toán công trình xây dựng thường xuyên sửa đổi bổ sung nên xảy ra trường hợp khác nhau giữa giá dự thầu trong hồ sơ và thực tế thi công. Các chi phí vật liệu, nhân công, máy móc đều thay đổi nên dẫn đến giá dự thầu không sát với thực tế. Điều này gây khó khăn trong công tác quản lý và tính giá dự thầu.
Chi phí cho hoạt động lập giá dự thầu, chi phí chung cho quản lý doanh nghiệp, quản lý công trường, việc thực hiện tiết kiệm và giảm chi phí chung chưa được chú ý.
Chi phí phục vụ công tác dự thầu cao: gồm chi phí mua hồ sơ, chi phí cho cán bộ đi lại, công tác phí khi đi mua hồ sơ, khảo sát ban đầu địa điểm thi công,… chi phí giao dịch với chủ đầu tư và các bên cung ứng, liên danh liên kết, chi phí in ấn phô tô tài liệu và hồ sơ dự thầu.. các chi phí này tưởng chừng rất nhỏ nhưng lại là yếu tố tạo nên tính cạnh tranh của giá dự thầu: nó sẽ được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp sau đó phân bổ vào chi phí chung trong giá dự thầu. Tiết kiệm chi phí này có ý nghĩa lớn trong việc lập giá dự thầu hiệu quả, phản ánh tính chuyên nghiệp trong công tác đấu thầu nói riêng cũng như hoạt động chung của Tổng công ty. Nó cũng đặt ra một vấn đề là : nếu gói thầu tham dự lần này của Tổng công ty không trúng thầu thì các gói thầu khác sẽ phải gánh luôn phần chi phí đó. Vì thế cần nghiên cứu xem xét kỹ lưỡng khả năng thắng thầu cũng như thực hiện thầu của Tổng công ty trước khi quyết định tham gia dự thầu.
Chi phí cho các hoạt động khắc phục còn lớn: Không nghiên cứu kỹ yêu cầu
của bên mời thầu hoặc tính toán khối lượng không chuẩn xác dễ làm cho hồ sơ lập không đúng quy cách, thiếu chính xác (như vật liệu chưa đảm bảo yêu cầu về chất lượng, công tác thực hiện còn thiếu, bảo lãnh, hồ sơ năng lực chưa đúng với yêu cầu của chủ đầu tư, máy móc thi công, nhân lực chưa đáp ứng được yêu cầu, …) đều
dẫn đến tăng chi phí dự thầu, do phải làm lại, tốn nhiều tiền của và công sức, gián tiếp làm giảm khả năng cạnh tranh của giá dự thầu hoặc hiệu quả của việc đấu thầu thi công công trình, dự án. Ảnh hưởng đến cả tiến độ làm việc nói chung của bộ phận, và nếu vì không phát hiện kịp thời để khắc phục thì hậu quả còn lớn hơn nữa, mất cơ hội, mất công sức cho toàn bộ quá trình dự thầu.
Việc tổ chức liên kết các bước trong công tác đấu thầu vẫn còn thiếu sót: các bước trong công tác đấu thầu được thực hiện nói chung là tốt, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những khiếm khuyết nhỏ ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu, và tính cạnh tranh của giá dự thầu. Đôi khi công tác bóc tách khối lượng và kiểm tra bảng tiên lượng mời thầu chưa được chính xác làm ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu, hồ sơ không đạt yêu cầu. Các yêu cầu mà chủ đầu tư nêu ra trong hồ sơ mời thầu đôi khi rất tỉ mỉ, cán bộ làm công tác lập giá không chú trọng dễ bị bỏ qua, đó có thể là nguyên nhân gây ra thiếu sót lớn trong hồ sơ dự thầu , và dẫn đến trượt thầu.
Trang thiết bị phục vụ cho công tác đấu thầu còn nhiều hạn chế: mặc dù năm qua Tổng công ty đã đầu tư khá nhiều cho cơ sở vật chất. Trong khi đó chủ yếu Tổng công ty đầu tư vào phương tiện đi lại, mua ô tô, sửa văn phòng. Việc lập dự toán giá dự thầu còn chưa sát với thực tế (chưa sát với giá dự toán do chủ đầu tư lập), vấn đề lựa chọn mức giá bỏ thầu còn thiết linh hoạt. Điều này đã làm giảm khả năng cạnh tranh của Tổng công ty.
Về vốn sản xuất, vốn lưu động của Tổng công ty luân chuyển chậm: tình trạng thiếu vốn lưu động để Tổng công ty có thể mạnh dạn đưa ra các biện pháp cạnh tranh trong đấu thầu xây lắp những công trình có giá trị lớn, thời gian thi công dài.
Quá trình thi công xây lắp, việc phát hiện và xử lý các vi phạm do làm ẩu chưa được kịp thời và nghiêm túc ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Việc kiểm tra chưa được thực hiện thường xuyên và trực tiếp nên không nắm rõ được những sai sót để sửa chữa kịp thời.
Khả năng nắm bắt thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh, về chủ đầu tư, ... còn yếu, do đó không giúp ích nhiều cho hoạt động đấu thầu xây lắp.