Quản lý đấu thầu ở Tổng công ty cổ phần Sông Hồng hiện nay chưa đạt được tính khoa học, còn chồng chéo, phân công công việc giữa các bộ phận chưa rõ ràng. Các phòng ban khác làm nhiệm vụ hỗ trợ, phòng Tiếp thị- đấu thầu là phòng đảm nhiệm chính công tác đấu thầu các dự án cho hầu như Tổng công ty, cộng thêm các công tác khác nữa như ISO, kế hoạch,… cùng lúc phải hoàn thành nhiều việc khiến cho hiệu quả công tác dự thầu, lập giá dự thầu không được hiệu quả cao. Các cán bộ, chuyên viên làm công tác đấu thầu đa số đều có trình độ đại học, có năng lực nhưng kinh nghiệm chưa được nhiều, do đó đôi khi chưa hiểu hết các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, các bước công việc trong lập giá dự thầu, bỏ sót yêu cầu của chủ đầu tư, tính sót khối lượng … khiến cho giá dự thầu không đảm bảo chính xác. Chính vì vậy vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của một số gói thầu có quy mô lớn, phức tạp, đòi hỏi yêu cầu về kỹ thuật cao. Ví dụ như gói thầu “Nhà máy phân đạm Hà Bắc” có giá trị 1.976 tỷ đồng, “Gói thầu xây lắp, cung cấp thiết bị M&E Sân bay Đà Nẵng” có giá trị 414 tỷ đồng. Gói thầu có giá trị lớn yêu cầu kỹ thuật phức tạp vì vậy khi tiến hành lập hồ sơ dự thầu Tổng công ty đã không đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư.
Ban lãnh đạo Tổng công ty quan tâm sát sao đến các công trình, dự án lớn nhưng chưa có sự chú ý nhiều đến các công trình, dự án quy mô nhỏ, như vấn đề công nghệ, dự toán… chưa có chính sách hợp lý cân đối cơ cấu thi công đối với hai loại công trình, dự án này, nên hiệu quả sử dụng vốn không cao, chi phí lãi vay lớn (để đảm bảo thi công công trình, dự án lớn, dài ngày).
- Công tác tổ chức, phối hợp hoạt động giữa các phòng ban của Tổng công ty chưa được thực hiện tốt:
Khi có nhiều gói thầu cùng lúc phải hoàn thành trong cùng một khoảng thời gian, phòng Tiếp thị - đấu thầu vẫn phải tự mình thực hiện, cả về hồ sơ pháp lý, thiết kế kỹ thuật và biện pháp thi công, lập giá, tìm kiếm và xác định nguồn cung ứng vật liệu, in phô tô hồ sơ. Điều đó cũng ảnh hưởng đến công tác thiết kế, lập giá, các cán bộ, chuyên viên phải làm việc dưới áp lực và tiến độ nhanh, thiếu thời gian để suy tính kỹ các phương án đề xuất trong hồ sơ dự thầu. Do đó làm giảm khả năng thắng thầu của Tổng công ty.
Thông tin về gói thầu mà Tổng công ty thu thập chưa được cụ thể, chính xác, chưa tìm hiểu kỹ về hiện trường gói thầu dẫn đến biện pháp kỹ thuật thi công chưa phù hợp với điều kiện của gói thầu. Do đó công tác làm giá dự thầu không sát với thực tế (khối lượng thi công nhiều hoặc ít hơn so với cần thiết).
Chưa có bộ phận, chuyên viên chuyên trách nghiên cứu thị trường, nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh, nhằm đề ra phương án bỏ thầu linh hoạt; nghiên cứu động thái của các khách hàng trên diện rộng; nghiên cứu tìm nguồn cung ứng vật tư đảm bảo chất lượng, quy cách phẩm chất, tìm kiếm nhà cung ứng dự phòng; dự báo xu hướng thị trường, nhu cầu đầu tư xây dựng dựa vào các quy định mới của Nhà nước. Nhất là trong giai đoạn hiện nay, khi Việt Nam đã gia nhập thành công WTO, các công ty sản xuất kinh doanh, các tập đoàn lớn nước ngoài đang dần đổ bộ vào Việt Nam, Tổng công ty cổ phần Sông Hồng cần nâng cao uy tín và năng lực của mình để giành được nhiều hợp đồng quốc tế đó là cơ hội để nâng cao trình độ công nghệ và quản lý của Tổng công ty.
Việc xác định giảm giá trong thư giảm giá khi tham gia đấu thầu chủ yếu dựa trên cảm tính và kinh nghiệm của lãnh đạo Tổng công ty, chưa có cơ sở đúng đắn, chưa dựa trên sự phân tích các vấn đề xung quanh gói thầu: như năng lực Tổng công ty so với đối thủ cạnh tranh, …Mức giảm giá vì thế dễ bị quá cao hoặc quá thấp so với cần thiết, dẫn đến trượt thầu hoặc giảm hiệu quả thi công công trình, dự án nếu trúng thầu.
Việc dự báo giá cả vật tư, nguyên vật liệu chưa được tiến hành. Chưa có biện pháp quản lý giảm hao hụt lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình thi công trên công trường. Còn ít chú ý đến việc thay thế nguyên vật liệu mới, vẫn đảm bảo chất lượng mà chi phí lại giảm.
Tổng công ty đã tiến hành đầu tư nhiều vào máy móc thiết bị nhưng vẫn chưa có hệ thống thu thập và xử lý thông tin một cách đồng bộ. Hoạt động đầu tư vào máy móc thiết bị mới tiến hành những năm gần đây nên Tổng công ty vẫn chưa tích lũy được nhiều kinh nghiệm. Tổng công ty đã tiến hành cập nhập thông tin về khoa học công nghệ trên thị trường trong nước và trên thế giới nhưng vẫn chưa đầy đủ và vẫn còn trường hợp nhập phải những máy móc cũ, lạc hậu so với thế giới. Chưa thực sự quan tâm đến công tác vận hành, kiểm tra, sửa chữa máy móc. Nhiều máy móc do vận hành không đúng quy trình nên hiệu quả sử dụng không cao, giảm tuổi thọ của máy móc.
Tổng công ty chưa có những tổng kết, rút kinh nghiệm sau những dự án đã thực hiện đấu thầu, chưa có hệ thống đánh giá phân tích, kết quả ở một số dự án. Những gói thầu Tổng công ty tham gia dự thầu và trượt thầu Tổng công ty đều lưu lại hồ sơ dự thầu tuy nhiên chưa xem xét, nghiên cứu tìm hiểu để làm rõ nguyên nhân trượt thầu. Một số gói thầu đưa ra giá dự thầu chưa phù hợp, chưa linh hoạt. Giá dự thầu có thể cao hơn giá trúng thầu của chủ đầu tư. Giá trúng thầu quá cao có thể do nhiều nguyên nhân như do nhà thầu chưa nghiên cứu kỹ giá cả nguyên vật liệu. Tính toán giá dự thầu cứng nhắc, hoàn toàn dựa vào định mức của Nhà nước, mang tính lạc hậu và không phản ánh hết sự khác nhau ở các khu vực thi công khác nhau. Công tác tính toán các tiêu chí hạ giá thành chưa được chú ý. Cơ cấu giá thành chưa được xem xét cân đối hợp lý.