9. Cấu trúc của luận văn
3.3.1. Cải tiến –I (Improve)
Trên cơ sở xác định mục tiêu, tiêu chí đánh giá, nguồn dao động và căn nguyên gây ra dao động, tác giả đề xuất hướng cải tiến nhắm đến hai vấn đề: (1) đảm bảo mục tiêu của các chương trình nghiên cứu khoa học; và, (2) từng bước khắc phục tình trạng trễ hạn của các đề tài nghiên cứu khoa học.
3.3.1.1. Xác định cách thức giảm thiểu căn nguyên gây dao động
Chúng ta thực hiện việc cải tiến đối với một quy trình quản lý bị chi phối mạnh mẽ bởi các quy định, thủ tục hành chính mang tính pháp quy. Vì vậy, cách thức để giảm thiểu căn nguyên gây dao động không thể chỉ dựa vào các yếu tố kỹ thuật.
Có thể thấy, căn nguyên gây ra dao động thực tế không phải do quy trình quản lý hiện hành có khiếm khuyết mà thuộc về các thành phần có liên quan. Nếu cho rằng việc bổ sung các thủ tục để làm cho quy trình ISO chặt chẽ hơn thì theo tác giả, chúng ta sẽ lại tiếp tục rơi vào tình trạng “hành chính hóa” - rườm rà nhưng vẫn không có hiệu quả. Như vậy, cách thức để giảm thiểu căn nguyên chính gây ra dao động là nâng cao hiệu quả làm việc tập thể và tăng cường các biện pháp hỗ trợ.
3.3.1.2. Điều chỉnh các tác nhân chính
a- Ban chủ nhiệm chương trình
Vai trò, trách nhiệm chủ chốt, quyết định của Ban chủ nhiệm các chương trình phải được phát huy một cách tối đa trong quy trình hiện hành trên cơ sở xác lập rõ ràng phạm vi trách nhiệm, mối quan hệ giữa Sở Khoa học và Công nghệ với Ban chủ nhiệm các Chương trình. Như vậy, Ban Chủ nhiệm không thể chỉ hoạt động theo hình thức một hội đồng, mà về bản chất đây đã là một cơ quan “không thường trực” được duy trì cố định, thường xuyên bao gồm các cá nhân cụ thể. Trên thực tế, quy chế hoạt động của Ban chủ nhiệm các chương trình chưa được thực hiện một cách đầy đủ, phù hợp.
Cơ chế làm việc của Ban chủ nhiệm cần được thể chế hóa mang tính chuyên nghiệp nhằm đảm bảo hiệu quả tập thể thay vì là ‘sự tập hợp mang tính cá nhân theo tình huống’ như hiện nay. Vấn đề đặt ra ở đây là cần có sự cam kết đầy đủ về trách nhiệm và chức năng của Ban chủ nhiệm đề tài. Nếu quy trình bị hẫng ngay từ khâu đầu tiên thì rõ ràng hiệu quả tổng thể tất yếu bị ảnh hưởng.
Trong điều kiện hiện nay, việc hình thành cơ chế Ban chủ nhiệm chương trình theo kiểu ban quản lý dự án là khó thực hiện . Tuy nhiên, chế độ làm việc định kỳ, liên tục là đề xuất mà tác giả muốn đề xuất, và đi kèm theo đó là thù lao tương xứng với hiệu quả của chính chương trình mang lại. Chế độ làm việc định kỳ, liên tục sẽ giúp tăng cường mối liên hệ giữa các thành viên với nhiệm vụ chung của Ban chủ nhiệm chương trình. Thông qua mối liên hệ này, việc cập nhật thông tin về chương trình đến từng thành viên, đánh giá hoạt động của chương trình và các biện pháp thúc đẩy hoàn thành mục tiêu sẽ được giải quyết. Chế độ làm việc này được đảm bảo trên cơ sở thông tin được cập nhật đầy đủ, kịp thời bằng phần mềm quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học. Cùng với đó là cơ chế tài chính hữu hiệu nhằm phát huy trách nhiệm đối với chương trình.
Trước mắt, việc cải tiến chế độ làm việc của Ban chủ nhiệm các chương trình sẽ giúp cải thiện một số nội dung như: mở rộng kênh quảng bá, triển khai mục tiêu của chương trình đến các đối tượng có liên quan, giám sát chặt chẽ hoạt động của chương trình và tiến độ thực hiện, giải quyết khó khăn của các đề tài trong quá trình thực hiện, và quan trọng là đánh giá liên tục hiệu quả hoạt động của chính Ban chủ nhiệm chương trình.
Như vậy, điều chúng ta cần xây dựng là:
(i) Một chế độ làm việc đảm bảo trách nhiệm liên tục, xuyên suốt và mối liên hệ chặt chẽ của Ban chủ nhiệm các chương trình.
(ii) Phân công trách nhiệm rõ ràng đối với từng thành viên Ban chủ nhiệm các chương trình, kể cả việc phân công theo dõi từng đề tài cụ thể.
(iii) Cơ chế tài chính hỗ trợ tương xứng đảm bảo phát huy trách nhiệm cũng như tưởng thưởng xứng đáng với công sức của Ban chủ nhiệm các chương trình.
b- Nhà nghiên cứu
Qua đánh giá thực trạng, Sở Khoa học và Công nghệ với tư cách là chủ thể quản lý, đã đưa nhiều lý do chủ quan, khách quan khiến các chủ nhiệm đề tài, các nhóm nghiên cứu không hoàn thành tiến độ đã cam kết. Các biện pháp chế tài cần thiết cũng đã được đưa ra, thậm chí được pháp lý hóa như ban hành quy chế 3187, tổ chức hội đồng thanh lý,… Tuy nhiên, để điều chỉnh tác nhân này, tác giả cho rằng, các biện pháp chế tài hành chính sẽ không phát huy hiệu quả, thậm chí dẫn đến hạn chế việc kích thích, khơi nguồn hoạt động nghiên cứu khoa học trên bình diện chung. Khi đã xác định nghiên cứu khoa học là một loại lao động đặc thù, chúng ta cần một giải pháp “mềm” nhằm giảm thiểu căn nguyên này.
(i) Giám sát quá trình thực hiện đề tài
Hiện tại, hoạt động giám sát việc báo cáo tiến độ thực hiện đề tài rất lỏng lẻo, phụ thuộc vào sự tích cực, chủ động, trách nhiệm của chủ nhiệm đề tài là chính. Ban chủ nhiệm các chương trình cần được trang bị phần mềm quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học được đảm bảo thực hiện tốt vai trò giám sát của chương trình. Thông qua việc giám sát bằng công nghệ thông tin sẽ giúp nắm bắt sát tình hình nghiên cứu, những khó khăn, vướng mắc và những vấn đề phát sinh để có biện pháp xử lý, hỗ trợ kịp thời đối với từng đề tài cụ thể.
(ii) Hỗ trợ nhà nghiên cứu
Một vấn đề cần quan tâm là chúng ta đòi hỏi các nhà nghiên cứu phải đáp ứng yêu cầu về tiến độ cùng một sản phẩm có chất lượng cao, song, sự hỗ trợ đối với họ từ phía quản lý lại rất hạn chế.
Trước hết là về mặt tài chính. Chúng ta bị bó buộc bởi cơ chế tài chính theo quy định với những hạn mức, khoản, mục cụ thể, cứng nhắc. Ban chủ nhiệm các chương trình và Hội đồng khoa học cũng bị ràng buộc bởi cơ chế này. Trong khi đó, quá trình nghiên cứu có thể phát sinh những nhu cầu và
các khoản chi phí ngoài dự tính. Như vậy, căn cứ vào báo cáo thực tế của chủ nhiệm đề tài, Ban chủ nhiệm chương trình và Hội đồng khoa học cần được giao thẩm quyền ở một biên độ thích hợp về cơ chế tài chính nhằm hỗ trợ kịp thời cho từng đề tài cụ thể. Thực tế cho thấy, quy định của Nhà nước bao giờ cũng có độ trễ nhất định so với thay đổi, biến chuyển trong thực tế mà chúng ta lại không có bất kỳ biện pháp nào để giải quyết.
Thứ hai, về mặt khoa học. Một đề tài đã qua hai bước xét duyệt là sơ tuyển và xét duyệt của Hội đồng khoa học để được phép tiến hành, nhưng lại phải bị đình chỉ, thanh lý vì không hoàn thành / trễ hạn là việc không nên xảy ra. Như vậy, Ban chủ nhiệm các chương trình cần tăng cường sự hỗ trợ về chuyên môn khi nhóm nghiên cứu hoặc chủ nhiệm đề tài gặp khó khăn. Sự hỗ trợ này có thể thông qua chính các thành viên của Ban chủ nhiệm chương trình hoặc thông qua mối liên hệ với các cơ sở nghiên cứu trong hệ thống quản lý của Sở Khoa học và Công nghệ.
Tóm lại, bước cải tiến mà tác giả đề xuất trong nghiên cứu này chính là viêc khắc phục yếu tố chủ quan trong tổ chức thực hiện quy trình quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học. Xét cho cùng trong mọi vấn đề thì yếu tố con người vẫn là yếu tố quyết định sự thành bại. Một quy trình cho dù chặt chẽ đến đâu nhưng thiếu sự quyết tâm thực hiện, thiếu một cam kết đầy đủ thì hiển nhiên, kết quả sẽ không đạt được như mong muốn.