9. Cấu trúc của luận văn
3.2.1. Xác định –D (Define)
Cần làm rõ vấn đề cần giải quyết, các yêu cầu và mục tiêu của việc cải tiến quy trình. Tác giả hoàn toàn không có tham vọng nâng cao toàn diện chất lượng của hoạt động nghiên cứu khoa học mà mục tiêu đặt ra ở đây là hoàn thiện quy trình quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học. Và, hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý chính là cơ sở quan trọng của việc nâng cao chất lượng hoạt động nghiên cứu khoa học.
3.2.1.1- Xác định nhu cầu
Việc cải tiến quy trình, theo quan điểm Sáu sigma, cần đạt mục đích thỏa mãn cao nhất nhu cầu của khách hàng, lấy khách hàng làm đích phục vụ tối thượng. Chúng ta đang xem xét một quy trình quản lý nhà nước dưới góc
độ của một nhà quản lý, ở đây có hai loại đối tượng “khách hàng” mà quy trình quản lý của chúng ta cần nhắm đến, đó là: (1) các nhà khoa học và (2) đơn vị thụ hưởng. Việc thỏa mãn nhu cầu của hai đối tượng này là điều kiện quyết định hiệu quả, chất lượng của sản phẩm nghiên cứu khoa học.
Nghiên cứu khoa học là một lao động đặc thù mà ở đó “người lao động - các nhà khoa học” cần được ‘giải phóng’ năng lượng thông qua tự do sáng tạo, kích thích cảm hứng, dấn thân cho khoa học. Như vậy, vấn đề đặt ra là cần có sự nghiên cứu nghiêm túc về các dạng nghiên cứu khoa học phân loại theo chủ thể nghiên cứu: nghiên cứu cá nhân, nghiên cứu theo nhóm, nghiên cứu độc lập, hợp tác nghiên cứu, tự nghiên cứu, nghiên cứu theo đơn đặt hàng,… Việc nghiên cứu và xác định nhu cầu của nhà khoa học sẽ giúp cơ quan quản lý khơi gợi và phát huy khả năng sáng tạo vô hạn của các nhà khoa học – một đối tượng ‘bất khả xâm phạm’, có vai trò quyết định chất lượng của hoạt động nghiên cứu khoa học.
Đối tượng khách hàng thứ hai - đơn vị thụ hưởng (triển khai ứng dụng, thử nghiệm), là tổ chức ứng dụng các kết quả nghiên cứu khoa học. Tác giả mạnh dạn đặt ra vấn đề nghiên cứu nhu cầu của đơn vị thụ hưởng vì trên thực tế từ trước đến nay, đối tượng này chỉ được quan tâm về mặt chức năng, hay nói cách khác, đơn vị thụ hưởng là những đơn vị chủ động đặt hàng hoặc được lựa chọn theo chức năng phù hợp với lĩnh vực mà đề tài nghiên cứu khoa học thực hiện. Chúng ta đã bỏ qua hoặc xem nhẹ nhu cầu của bản thân đơn vị thụ hưởng, như vậy việc triển khai ứng dụng hoàn toàn mang tính máy móc, thậm chí không có hiệu quả thực tế. Mặt khác, nghiên cứu về đơn vị thụ hưởng, chúng ta còn xác định được một yêu cầu quan trọng đặt ra đối với nghiên cứu khoa học là tính kịp thời - liên quan mật thiết đến tiến độ thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học. Khi xác định nhu cầu của đơn vị thụ hưởng đóng một vai trò quan trọng, có thể thấy rằng, quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học hay quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học sẽ không
‘kết thúc’ khi đề tài được nghiệm thu mà nó sẽ tiếp diễn bằng việc kiểm nghiệm kết quả thực tiễn và tạo thành một vòng xoáy trôn ốc theo hướng ngày càng cao và sâu hướng đến sự phát triển của nghiên cứu khoa học và sự phát triển của kinh tế - xã hội. Hay nói cách khác, mục tiêu đưa khoa học - công nghệ thấm sâu vào mọi hoạt động của đời sống xã hội sẽ đạt hiệu quả mong muốn.
3.2.1.2. Xác định mốc so sánh
Mọi sự cải tiến, điều chỉnh đều cần có sự đối chiếu, so sánh với cái hiện có, quy trình quản lý của chúng ta không phải ngoại lệ. Với một đối tượng quản lý đặc thù là hoạt động nghiên cứu khoa học và sản phẩm cụ thể là các đề tài nghiên cứu khoa học, việc xác định mốc so sánh không chỉ căn cứ trên một tiêu chí cá biệt mà cần có sự xem xét một cách tổng thể. Một vấn đề cần lưu ý là sự thích ứng của các bộ phận tham gia vào quy trình với yêu cầu cải tiến. Sự thích ứng này không đơn thuần về yếu tố kỹ thuật mà nó phải xuất phát từ nhận thức đầy đủ về yêu cầu cải tiến nâng cao chất lượng quy trình một cách toàn diện, sự cam kết đầy đủ về trách nhiệm. Như vậy, mốc so sánh cần được xác định bằng giai đoạn. Độ dài giai đoạn sẽ cho chúng ta có đủ dữ liệu làm cơ sở cho việc đánh giá chính xác hiệu quả cải tiến quy trình.