9. Cấu trúc của luận văn
3.2.2. Đo lường –M (Measure)
Để thực hiện việc cải tiến quy trình, chúng ta cần hiểu tường tận mức độ thực hiện trong hiện tại thông qua đánh giá năng lực hiện có. Việc đo lường phải hữu dụng, liên quan mật thiết đến việc xác định và đo lường nguồn tạo ra dao động (nguyên nhân gây lỗi).
3.2.2.1- Xác định yêu cầu
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO hiện hành vốn dĩ đã xác định những mục tiêu chất lượng tổng thể cũng như mục tiêu của từng thủ tục. Trên thực tế, kiểm soát chất lượng đặt hàng, đăng ký nghiên cứu, thẩm duyệt, nghiệm thu, và đặc biệt là kiểm soát việc hoàn thành mục tiêu đề ra là
việc cần quan tâm. Vấn đề đặt ra ở đây, mặc dù chúng ta có một cơ chế rất rõ ràng đối với các hoạt động này, nhưng qua đánh giá thực trạng, cơ chế này vận hành không đạt mục tiêu kỳ vọng.
Mục tiêu của nghiên cứu khoa học trong từng giai đoạn đều được xây dựng phù hợp với chiến lược và định hướng phát triển kinh tế - xã hội. Bên cạnh đó, mục tiêu của từng chương trình cũng được xác định rất rõ ràng. Chúng ta đầu tư nhiều cho việc thẩm định từng đề tài cụ thể nhưng lại chưa đề ra đúng mức yêu cầu đối với chính bản thân công tác thẩm định và quy trình liên kết các hoạt động trong chuỗi hoạt động quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học. Điều này lý giải vì sao, có thể số lượng đề tài nghiên cứu khoa học tăng lên nhưng chất lượng chung của chương trình không được nâng cao, dẫn đến tổng thể mục tiêu hoạt động nghiên cứu khoa học không hoàn thành.
Việc xác định yêu cầu còn thể hiện ở xác định tính chất liên kết giữa các khâu trong quy trình quản lý hiện có. Về mặt hệ thống, chúng ta đều biết, các bước tiến hành trong một quy trình có sự liên kết chặt chẽ, bước sau là kết quả, là sự tiếp nối của bước trước và là cơ sở cho bước kế tiếp. Tuy nhiên, trên thực tế, các bước tiến hành của quy trình quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học tương đối rời rạc, trách nhiệm bị ‘đứt đoạn’, mà trách nhiệm hầu như tập trung cho cơ quan điều phối. Xét đến cùng, cơ quan điều phối (phòng Quản lý khoa học) thực hiện chức năng tổ chức hành chính và chuyển tiếp là chính. Điều này cũng cho thấy cơ chế Ban chủ nhiệm Chương trình chưa phát huy được tối đa hiệu quả như mong muốn.
Một yêu cầu quan trọng đặt ra cho cải tiến quy trình hiện hành chính là cải thiện việc trễ hạn của các đề tài nghiên cứu khoa học. Như đã trình bày ở phần thực trạng, việc trễ hạn không chỉ cho thấy hiệu quả quản lý kém mà nghiêm trọng hơn, nó là một sự lãng phí lớn, đôi khi nó trực tiếp là giảm, thậm chí mất hiệu quả ứng dụng của đề tài - mục tiêu tối cao mà chúng ta hướng đến.
3.2.2.2. Xây dựng tiêu chí đánh giá, so sánh
Như đã trình bày ở phần xác định nhu cầu, chúng ta có mục tiêu chất lượng của quy trình quản lý, đó chính là những tiêu chí cơ bản để đảm bảo quy trình được thực hiện một cách đầy đủ, chính xác. Tuy nhiên, cơ sở để đánh giá chất lượng của từng bước tiến hành và của tổng thể quy trình vẫn còn là một ẩn số.
Cơ sở để xác lập tiêu chí đánh giá chính là sự phù hợp với mục tiêu của các chương trình nghiên cứu khoa học. Sự phù hợp này cần được hiểu theo nghĩa rộng, đảm bảo việc hoàn thành mục tiêu. Sự phù hợp với mục tiêu, trên quan điểm hoàn thiện quy trình quản lý, không chỉ xem xét đến sự phù hợp của một đề tài cụ thể, cá biệt mà còn phải thỏa mãn việc bao quát tất cả các mục tiêu cụ thể chương trình đề ra trong một giai đoạn. Lấy ví dụ, việc phần lớn các đề tài của chương trình giáo dục – đào tạo chỉ tập trung vào nghiên cứu tâm lý giáo dục ở từng đối tượng cá biệt, trong khi đó nhiều mảng của chương trình lại không có đề tài nghiên cứu là sự chưa phù hợp với mục tiêu chương trình đề ra. Như vậy, việc xây dựng tiêu chí phù hợp sẽ thúc đẩy quảng bá chương trình, mời gọi tham gia của nhiều đối tượng vào quá trình đặt hàng, đăng ký, nghiên cứu và triển khai ứng dụng. Chính những tiêu chí này đòi hỏi các bộ phận liên quan, đặc biệt là cơ quan điều phối phải vận hành một cách năng động, hiệu quả hơn.
Bên cạnh tiêu chí về mục tiêu đề ra cho các chương trình, thì như đã trình bày ở nhu cầu cải tiến, tiến độ thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học là vấn đề cần đặc biệt quan tâm hiện nay. Dĩ nhiên, tiến độ nghiên cứu được cam kết bằng hợp đồng nghiên cứu khoa học, và được đảm bảo tính khả thi thông qua xét duyệt của Hội đồng khoa học. Tuy nhiên, đối với từng loại đề tài, chúng ta có thể xây dựng tiêu chí để đánh giá, so sánh căn cứ vào chủ thể nghiên cứu (nhóm nghiên cứu, chủ nhiệm đề tài) hoặc tính cấp thiết của bản thân đề tài.