9. Cấu trúc của luận văn
3.3.2. Kiểm soát –C (Control)
Mọi cải tiến sẽ trở nên vô nghĩa nếu chúng ta không có một cơ chế kiểm soát hữu hiệu, đó cũng chính là một yêu cầu quan trọng của quản lý – hoạt động giám sát.
3.3.2.1. Hoàn thiện hệ tiêu chí đánh giá
Việc kiểm soát phải được thực hiện trên cơ sở một hệ tiêu chí. Thực tế hiện nay chúng ta chỉ có thể đánh giá một cách chung chung về hiệu quả của công tác quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học, hay nói đúng hơn, công tác
quản lý chỉ được đánh giá như một phần trong tổng thể hoạt động nghiên cứu khoa học. Bản thân công tác quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học được đánh giá căn cứ vào quy trình ISO, nhưng như đã nêu, quy trình ISO thực tế chỉ đảm bảo cho các cho các đề tài trải qua một quy trình chuẩn đến khi trở thành một sản phẩm chính thức, trọn vẹn.
Hệ tiêu chí đánh giá đối với quy trình quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học cần bao quát và hữu ích đối với các nội dung sau:
(i) Tuân thủ tuyệt đối quy trình ISO hiện hành.
(ii) Đảm bảo cho việc hoàn thành mục tiêu của chương trình thông qua đánh giá khối lượng hoàn thành từng nội dung đã đề ra trong từng giai đoạn, mức độ hoàn thành từng nội dung (so sánh chất lượng các đề tài cụ thể), mức độ ứng dụng của từng nhóm nội dung trong từng chương trình.
(iii) Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của Ban chủ nhiệm các chương trình trên cơ sở đánh giá cá nhân, có sự đối chiếu, so sánh giữa các chương trình.
(iv) Đánh giá việc thực hiện cam kết theo hợp đồng nghiên cứu khoa học, trong đó đặc biệt lưu ý về tiến độ thực hiện, đối chiếu kết quả sơ tuyển, xét duyệt và kết quả nghiệm thu các đề tài.
(v) Phân loại nhà nghiên cứu làm cơ sở đề xuất phương án hỗ trợ, kế hoạch dự phòng.
(vi) Cuối cùng là đánh giá về mặt tài chính, hiệu suất đầu tư, quản lý và chế tài.
3.3.2.2. Xây dựng cơ chế kiểm soát
Khi đã có một hệ tiêu chí đánh giá chuẩn xác, chúng ta cần xây dựng cơ chế kiểm soát hợp lý, hữu hiệu. Chủ thể đóng vai trò quyết định trong thực hiện kiểm soát không ai khác hơn là Lãnh đạo Sở Khoa học và Công nghệ trên cơ sở tham mưu, giúp việc của Phòng Quản lý khoa học. Cơ chế giám sát
chủ yếu hiện nay thông qua sơ, tổng kết theo định kỳ mà tác giả cho rằng vẫn mang nặng tính hình thức, hành chính.
Việc kiểm soát một quy trình là một công việc thường xuyên, liên tục như là một phần việc của chính quy trình đó. Vì vậy, tác giả đề xuất cơ chế kiểm soát theo cấp độ như sau:
(i) Kiểm soát quá trình thực hiện các đề tài theo hợp đồng nghiên cứu khoa học căn cứ trên báo cáo của chủ nhiệm đề tài (theo quy định) và phần mềm quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học. (ii) Kiểm soát thông qua đánh giá quy trình ISO.
(iii) Báo cáo cá nhân theo từng quý của thành viên Ban chủ nhiệm các chương trình và Chủ nhiệm chương trình.
(iv) Báo cáo sơ, tổng kết theo định kỳ của từng chương trình và hoạt động nghiên cứu khoa học.