3.3.3.1. Thu nhận và xử lý hồ sơ
Sau quá trình tuyển mộ, công ty tổ chức thu nhận hồ sơ. Công ty tiếp nhận hồ sơ của ứng viên theo hai hình thức là nộp trực tiếp và nộp trực tuyến. Với những hồ sơ nộp trực tiếp, công ty tổ chức thu nhận vào giờ hành chính từ 8h00 đến 17h00 tại trụ sở chính của công ty. Với những hồ sơ nộp qua email, ứng viên có thể gửi đến email tuyển dụng của công ty là info@invetech.com.vn. Với những vị trí ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp tại công ty, công ty cũng kết hợp sơ tuyển ứng viên về ngoại hình và có được những đánh giá sơ bộ về ứng viên. Tuy nhiên, số lượng hồ sơ nhận được bằng cách nộp trực tiếp thường
không lớn bằng số lượng hồ sơ nộp qua email. Bởi vì việc gửi hồ sơ qua email tạo điều kiện thuận lợi hơn cho ứng viên trong việc gửi những thông tin cá nhân của mình qua bản mềm, chứng chỉ hay bằng cấp liên quan đều có thể scan để gửi cho công ty. Công ty không có mẫu hồ sơ chuyên dụng, CV do ứng viên tự viết và đơn xin việc được viết bằng tay kèm theo hồ sơ khi đi phỏng vấn. Những thông tin của ứng viên từ khi nộp hồ sơ cho công ty sẽ được lưu trữ vào file excel ngân hàng ứng viên. Trong file này bao gồm các thông tin cơ bản về ứng viên như tên, số điện thoại, email, ngày sinh và các thông tin về đợt tuyển dụng, thời gian của ba vòng thi tuyển dụng kèm theo những ghi chú cần thiết. (Phụ lục 3).
Việc nghiên cứu và xử lý hồ sơ nhằm mục đích chủ yếu là lựa chọn ứng viên vào vòng thi tuyển. Thông qua công việc này, nhân viên tuyển dụng cũng có được những thông tin cơ bản về ứng viên . Từ hồ sơ của ứng viên có thể cho thấy một vài nét về ứng viên. Ví dụ như đơn xin việc viết tay với nét chữ cẩu thả, nội dung lộn xộn thì ứng viên có thể là người thiếu quan tâm đến chi tiết, thiếu cẩn thận và có khả năng ảnh hưởng đến chất lượng công việc, thiếu quan tâm đến công việc. Ngoài ra, những bằng cấp, kinh nghiệm, kỹ năng, mục tiêu của ứng viên cũng được xem xét để có thể lựa chọn được những ứng viên phù hợp. Sau khi lọc CV, nhân viên tuyển dụng sẽ đưa ra được danh sách những ứng viên đủ điều kiện tham gia thi tuyển. (Phụ lục 4).
3.3.3.2. Thi tuyển
Khi được hỏi về thi tuyển, 100% người tham gia điều tra đều trả lời họ có tham gia thi tuyển. Trong đó có 60% số phiếu lựa chọn phương án thi tự luận và thi trắc nghiệm trên máy là các kỹ sư kỹ thuật và nhân viên kế toán, 40% số phiếu lựa chọn phương án thi tay nghề đó là các công nhân hàn, điện, cơ khí. Điều này cho thấy, công ty đã có những quy trình hợp lý cho công tác thi tuyển đối với những vị trí khác nhau. Đối với mỗi vị trí đều có những bài thi tuyển khác nhau để kiểm tra năng lực của ứng viên.
(Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra)
Hình 3.4: Các hình thức thi tuyển của công ty
Đối với vị trí nhân viên kế toán, nội dung của bài thi tuyển bao gồm kế toán vốn bằng tiền, đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu và ứng trước; kế toán các vật tư; kế toán tài sản cố định và các khoản đầu tư dài hạn; kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương; kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, kế toán nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu. Bài thi tự luận gồm 2 câu hỏi với thời gian 30 phút, bài thi trắc nghiệm gồm 20 câu hỏi với thời gian 30 phút. Đề thi tự luận không chỉ đánh giá về kiến thức chuyên môn về tài sản và nguồn vốn của ứng viên mà còn thông qua bài làm của ứng viên đánh giá mức độ cẩn thận trong công việc của họ. Có những đề thi tự luận khá khó nên thời gian làm bài 30 phút là không đủ để ứng viên có thể hoàn thành bài thi.
Công nhân kỹ thuật chỉ thực hiện thi tay nghề sau khi đã qua vòng hồ sơ. Nội dung thi tay nghề bao gồm lắp đặt, bảo hành, nâng cấp thang máy; bảo dưỡng điều hòa trung tâm. Trong mỗi nội dung thì đều có những bài thi đặc trưng cho từng phần. Trong nâng cấp thang máy có thể thi về lắp bổ sung thêm hệ thống thu tín hiệu để bắt sóng di động trong cabin, lắp bổ sung hệ thống điều hòa không khí của thang máy, lắp bổ sung hệ thống thẻ từ để kiểm soát ra vào thang máy, làm mới hoặc thay mới cabin và các phụ kiện vật tư của thang máy, tăng tốc độ hoặc tải trọng của thang để nâng cao khả năng vận chuyển của thang. Tùy từng độ khó trong bài thi tay nghề, hội đồng tuyển dụng sẽ lựa chọn thời gian phù hợp. Thông thường các bài thi diễn ra trong 90 phút.
Đối với kỹ sư kỹ thuật dự án thang máy và dự án điều hòa không khí nội dung thi tuyển là kiểm tra khả năng đọc bản vẽ xây dựng và kỹ thuật, khả năng sử dụng cơ bản AutoCAD, khả năng bóc tách và tính toán khối lượng thiết bị và vật tư thi công. Nói cách khác những nội dung để đánh giá năng lực ứng viên như trắc nghiệm thông minh IQ, khả năng tính toán hay trí nhớ của ứng viên đã không được để cập tới. Công ty nên bổ sung những câu hỏi về các lĩnh vực này trong đề thi tuyển.
3.3.3.3. Phỏng vấn
(Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra)
Hình 3.5: Hình thức phỏng vấn tuyển dụng
Kết quả điều tra cho thấy, 15/20 phiếu, chiếm 75% người tham gia tiến hành phỏng vấn trực tiếp; 3/20 phiếu, chiếm 15% người tham gia tiến hành phỏng vấn qua điện thoại; 2/20 phiếu chiếm 10% người tham gia tiến hành phỏng vấn qua công cụ giao tiếp đa phương tiện. Nói cách khác, phỏng vấn trực tiếp vẫn chiếm đa số trong các hình thức phỏng vấn của công ty. Phỏng vấn qua điện thoại nhằm giúp cho công ty có thêm những thông tin về ứng viên và xác nhận lịch hẹn phỏng vấn. Phỏng vấn bằng công cụ giao tiếp đa phương tiện thì tạo ra sự tương tác tốt hơn giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. INVETECH thường sử dụng hình thức phỏng vấn bằng công cụ giao tiếp đa phương tiện với những trường hợp ứng viên ở xa, không thể đến phỏng vấn trực tiếp. Hình thức này được áp dụng gần nhất với vị trí đại diện kinh doanh khu vực Đà Nẵng. Đối với phỏng
vấn trực tiếp, INVETECH lựa chọn hình thức phỏng vấn hội đồng với thành phần tham gia là Giám đốc công ty, Trưởng phòng hoặc Phó phòng các bộ phận, cán bộ nhân sự phụ trách làm thư ký của buổi phỏng vấn.
Ngoài một vài những câu hỏi mở đầu dùng trong phỏng vấn như: “Hãy tự giới thiệu về anh/chị?”, “Vì sao anh/chị ứng tuyển vào vị trí này?” hội đồng phỏng vấn trực tiếp đặt những câu hỏi về chuyên môn công việc để đánh giá trình độ của ứng viên. Đối với vị trí nhân viên kế toán người phỏng vấn thường đặt các câu hỏi như: “ Bạn ứng tuyển vào vị trí kế toán thuế, vậy theo nghiệp vụ kế toán, bạn cần những loại chứng từ, hóa đơn, tài khoản nào, loại nào cần phải sử dụng thường xuyên?”, “Theo bạn, phần mềm misa và fast có những ưu điểm, nhược điểm gì?”… Đối với vị trí kỹ sư kỹ thuật người phỏng vấn có thể đặt các câu hỏi như: “Theo bạn các bước tiến hành thi công lắp đặt thang máy như thế nào?”, “ Những yêu cầu chung trong thi công lắp đặt là gì?”, “Nếu tôi có một dự án lắp đặt thang máy cho bệnh viện bạn sẽ chọn phương pháp nào?”… Đối với vị trí công nhân, các câu hỏi phỏng vấn thường tập trung vào kinh nghiệm của ứng viên, về trạng thái sức khỏe của họ như : “ Bạn đã thực hiện việc bảo dưỡng điều hòa như thế nào?”, “Khi có sự cố về Aptomat bạn đã làm những gì để khắc phục?”, “Bạn có thể làm việc vào thời gian buổi tối không?”…
Sau khi có sự giới thiệu sơ qua về công ty, buổi phỏng vấn sẽ kết thúc bằng việc cám ơn ứng viên đã tham gia phỏng vấn và hẹn lịch thông báo về kết quả phỏng vấn. Thông thường, công ty sẽ tiến hành thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên vào 5 ngày sau ngày phỏng vấn. Tuy nhiên, công ty chỉ tiến hành thông báo cho những ứng viên phỏng vấn thành công, những ứng viên không thành công công ty không có thông tin phản hồi lại cho họ. Điều này tạo ảnh hưởng không tốt về hình ảnh công ty và đã thu hẹp lại nguồn ứng viên của công ty đối với những người đã tham gia phỏng vấn nhưng bị loại, nên công việc này cần được khắc phục. Hơn nữa, trong quá trình phỏng vấn chỉ có thư ký ghi chép lại những thông tin cần lưu trữ của tất cả các ứng viên nên dễ dẫn đến tình trạng thiếu thông tin về câu trả lời của ứng viên, thông tin được ghi chép thiếu tính hệ thống. Vì vậy công ty cần xây dựng được những tiêu chuẩn nào được sử dụng trong quá trình phỏng vấn
và sử dụng phiếu đánh giá phỏng vấn ứng viên để có lượng thông tin đầy đủ, hệ thống hơn.